หลายๆ ครั้งที่ความคิดดีดีไม่ได้รับการยอมรับหรืออนุมัติจากผู้บริหาร ด้วยเหตุที่ ผู้รับผิดชอบงานไม่สามารถถ่ายทอดคุณค่า และแนวคิดของสิ่งที่นำเสนอให้ผู้อื่นเข้าใจได้ Show การนำเสนอแบบ High Impact Visual Storytelling จะช่วยทำให้ความคิดดีดี ไม่ได้จบที่ภาพในฝันอีกต่อไป เทคนิค #1เราต้องเข้าใจทัศนคติของกลุ่มคนที่ฟังการนำเสนอก่อนว่า เขามีทัศนคติต่อเรื่องที่เราจะนำเสนออย่างไร ซึ่งโดยปกติแล้ว จะอยู่ในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งดังต่อไปนี้
คำถามในใจหลายคนก็คือ ในห้องประชุมล้วนมีคนทั้ง 3 กลุ่มรวมกันอยู่ ดังนั้นควรจะทำอย่างไร คำตอบก็คือ ในเรื่องที่นำเสนอจะมีคนที่เป็น decision maker จริงๆ อยู่เพียงคนเดียว ขอให้เรายึดคนนั้นเป็นหลัก ซึ่งไม่จำเป็นว่าจะเป็น CEO หรือผู้มีตำแหน่งสูงสุดเสมอไป ตัวอย่างการนำงานซึ่งไม่อยู่ในแผนงบประมาณตอนปลายปี คนที่สนใจหัวข้อนี้เป็นพิเศษคือ CFO แม้ CEO จะนั่งอยู่ในห้องประชุมด้วยก็ตาม เทคนิค #2เมื่อเราต้องคิด หรือได้รับมอบหมายให้นำเสนองานสักเรื่องหนึ่ง อย่าเริ่มด้วยการเปิดโปรแกรม PowerPoint เพื่อเตรียทำมสไลด์นำเสนอทันที ขอให้ตระหนักเสมอว่า ยิ่งเราใช้เวลาในการคิดให้ตกตะกอนและสร้างโครงเรื่องที่มีเหตุมีผลมากเท่าไหร่ โอกาสที่จะได้รับการยอมรับก็มีมากขึ้นเท่านั้น ในการนำเสนอครั้งหนึ่งๆ ควรแบ่งเวลาออกเป็นสามส่วนเพื่อ
จากภาพประกอบจะเห็นว่า ในช่วงที่ 1 เวลาส่วนใหญ่อยู่ที่การคิด ช่วงที่ 2 การคิดและการลงมือสร้างรูปแบบชิ้นงานมีพอๆ กัน และในช่วงที่ 3 เวลาส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องของการฝึกฝนเพื่อสามารถใช้เทคนิคในการพูดได้เป็นอย่างดี เทคนิค #3หลายๆ ครั้งที่ HR มีตัวเลขข้อมูล สถิติที่ละเอียดและมีปริมาณมาก แต่น่าเสียดายที่ไม่สามารถสกัดคุณค่าของข้อมูลดิบเหล่านั้นออกมาได้ ด้วยการนำมาวิเคราะห์ และ นำเสนอแนวทางแก้ปัญหาอย่างมีนัยสำคัญให้ผู้บริหารได้พิจารณา เรามักจะพบว่า HR นำเสนอด้วยการอ่านกราฟให้ผู้บริหารฟัง หรือไม่เช่นนั้น ก็นำตารางสถิติที่คัดลอกจาก MS Excel ใส่ในหน้าที่นำเสนอโดยไม่ได้มีการวิเคราะห์ใดๆ การนำเสนอที่ดี ผู้นำเสนอต้องสามารถโน้มน้าวให้ผู้ฟังได้ตระหนักและแสดงพฤติกรรมตามที่ผู้นำเสนอต้องการให้ได้ ซึ่งได้แก่ เพื่อการรับทราบ (to inform) เพื่อการโน้มน้าวให้เห็นคล้อย (to convince) หรือ เพื่อนำไปสู่การปฏิบติ (to act) ในภาพประกอบนี้ องุ่นคือข้อมูลดิบที่เรามี เครื่องคั้นคือสติปัญญาและประสบการณ์ของผู้นำเสนอที่จะวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อแสดงทรรศนะ หรือ ถ่ายทอดผลการวิเคราะห์ข้อมูล (น้ำองุ่น) ให้ผุ้ฟังได้รับทราบ ผู้ฟังคงได้ประโยชน์น้อยกว่าถ้าเพียงแค่เราส่งผ่านองุ่นให้เขา เทคนิค #4การเขียนโครงเรื่องคือความท้าท้ายอีกอย่างหนึ่งของการนำเสนอ ซึ่งก็เป็นไปได้สองทางคือ หนึ่งไม่มีข้อมูลที่จะนำเสนอ สองมีข้อมูลมากจนไม่ทราบว่าจะนำเสนออะไรดี หลักสำคัญที่จะช่วยลำดับความคิดและเรียงร้อยข้อมูลเพื่อการนำเสนอคือ
ทั้งนี้ ให้ตระหนักไว้เสมอว่า จำนวนหน้า ภาคผนวกจะเป็นตัวกำหนด ความยาวของ Executive Summary ซึ่งโดยปกติแล้วควรจะมีเพียง 1 หน้า แต่ถ้ามีจำนวนหน้าในภาคผนวกมาก นั่นชี้ให้เห็นว่า หัวข้อนำเสนอมีความซับซ้อน ดังนันจึงต้องเพิ่มจำนวน Executive Summary ให้ครอบคลุมทุกประเด็นที่ต้องการนำเสนอ โดยสัดส่วนในการคำนวนที่ใช้เป็นแนวทางคือ จำนวนหน้า Executive summary เท่ากับ 10% ของจำนวนหน้าในภาคผนวก ตัวอย่างเช่น ถ้ามีภาคผนวก 30 หน้า ก็จะมี Executive summary จำนวน 3 หน้า เทคนิค #5การนำเสนอข้อมูลโดยใช้กราฟ นับเป็นเรื่องหนักใจของผู้นำเสนอหลายๆ คน และเราคงสงสัยว่าทำไม่ในหนังสือนิตยสารต่างประเทศที่มีการนำเสนอกราฟ ในหลากหลายรูปแบบ ทำไมจึงดูสบายตา เป็นระเบียบ เข้าใจง่าย และมีความเป็นมืออาชีพ จริงๆ แล้วเทคนิคการใช้กราฟสำหรับทำงานนำเสนอไม่ใช่เรื่องยากเกินความสามารถแต่อย่างใด ทุกคนก็ทำได้ เพียงแต่เราต้องรู้หลักในการทำ เช่น การทำกราฟวงกลม ให้วางเส้นดิ่งของชิ้นที่ใหญ่ที่สุดไว้ที่ตำแหน่ง 12 นาฬิกาเสมอ โดยวางตามวงรอบเข็มนาฬิกา หลังจากนั้นให้วางชิ้นที่ใหญ่เป็นลำดับสอง ไว้ในทิศทางตรงกันข้าม และ ชิ้นที่มีสัดส่วนลดหลั่นลงมากจากมากไปน้อยในทิศทางทวนเข็มนาฬิกา ทั้งนี้ ควรจำกัดจำนวนชิ้นองค์ประกอบของกราฟไว้ไม่เกิน 5 ชิ้น ในส่วนชิ้นที่มีขนาดไม่ใหญ่ ให้รวมเป็นชิ้นเดียวและเขียนรายละเอียดกำกับไว้ข้างๆ กราฟ ยกเว้นแต่ สัดส่วนชิ้นเล็กนั้นมีความสำคัญต่อการวิเคราะห์ ถ้าเป็นเช่นนั้น ก็ให้ใส่แยกไว้ เป็นต้น นอกจากกราฟวงกลมที่ยยกตัวอย่างให้เห็น นี้ยังมีเทคนิคในการใช้กราฟอีกหลายอย่างที่เป็นประโยชน์ รวมถึงการทำตารางให้น่าสนใจ ซึ่งสามารถเรียนรู้ได้ เพื่อผู้นำเสนอจะได้นำไปใช้เพื่อทำให้ผู้ฟังเข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อได้ง่ายขึ้น อันจะส่งผลให้โอกาสในการเห็นคล้อยและอนุมัติมากขึ้นตามไปด้วยเช่นกัน เทคนิค #6โดยปกติแล้ว คนมีความสามารถอ่านได้ 250 คำต่อนาที ในขณะที่ฟังได้ 160 คำต่อนาที นั่นคงตอบคำถามได้ว่า เวลาที่เรานำเสนองาน และใช้วิธีการอ่านทุกตัวอักษรตามสไลด์ที่เตรียมไปจะสร้างความรำคาญให้กับผู้ฟังโดยเฉพาะผู้ที่เป็นผู้บริหารทั้งหลายที่อ่านจบก่อนที่เราจะนำเสนอจบเสียอีก การทำสื่อจึงควรเลี่ยงการเขียนประโยคทุกประโยคทั้งหมดใส่ไปในงานนำเสนอ เพราะจะมีผลทำให้สื่อที่เราทำนั้นเต็มไปด้วยตัวหนังสือที่มีขนาดเล็ก ทั้งนี้ เหตุผลที่คนทำเช่นนั้น ส่วนใหญ่มีความกังวลว่าจะจำไม่ได้ว่าต้องพูดอะไร ในกรณีนี้ หากเราเตรียมข้อมูลด้วยตัวเอง อย่างมีขั้นตอน เราย่อมเข้าใจสิ่งที่เราจะนำเสนอได้โ่ดยไม่จำเป็นต้องท่องจำ หรือในอีกกรณี ก็เนื่องจาก สื่อที่นำเสนอนั้นเป็น เอกสารอ่านประกอบเพื่ออ่านก่อนการประชุมด้วย (pre -reading) ทำให้ต้องใส่ข้อมูลละเอียดเข้าไปเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจง่าย ทางออกสำหรับสถานการณ์นี้ก็คือ การทำสื่อแยกออกเป็นสองประเภทเพื่อวัตถุประสงค์ที่ต่างกัน เทคนิค #7การใช้พื้นหลัง (background) มีอิทธิพลต่อระดับความเข้าใจเนื้อหาของผู้ฟังอย่างมาก พื้นหลังสีขาวคือสีมาตรฐานที่ควรใข้มากที่สุดเพราะอ่านง่าย และเวลาที่นำภาพหรือไอคอนซึ่งดาวน์โหลดจากแหล่งต่างๆ มาใช้โแบบไม่เสียเงินและไม่สามารถหาเลือกภาพหรือไอคอนที่ไม่มีพื้นหลัง (transparent) ได้ การใช้พื้นขาวจะช่วยลดการรบวนสายตาและเพิ่มความเรียบร้อยของงานนำเสนอได้มาก ในบางครั้งผู้นำเสนอจำเป็นต้องใช้พื้นหลังซึ่งเป็นสีของหนวยงาน (corporate identify- CI) ในกรณีนี้ ผู้นำเสนอควรพิจารณาความกลมกลืนสอดคล้องกันตลอดทั้งชุดสื่อนำเสนอเพื่อความสวยงามและสอดคล้องกับข้อกำหนด CI การใช้พื้นสีเข้ม สามารถทำได้หากต้องการเน้นเนื้อหาที่นำเสนอ เป็นลักษณะงานโฆษณา หรือแผ่น โปสเตอร์ แต่หากจะใช้ก็ควรเลี่ยงตัวหนังสือที่เล็ก และปริมาณตัวหนังสือมาก เพราะตัวหนังสือสีขาว หรือสีอ่อนซึ่งอยู่พื้นเข้มจะทำให้ผู้ฟังต้องเพ่งสายตาเวลาอ่านซึ่งถือเป็นการรบกวนผู้ฟังโดยไม่จำเป็น การใช้ภาพเป็นพื้นหลัง ก็ควรต้องทำอย่างระมัดระวัง เพราะจะทำให้การอ่านเนื้อหา หรือดูรูปภาพ และไดอะแกรม ต่างๆ ยาก หากต้องใช้ ควรมีการวางสีพื้น (translucent panel) ที่มีค่าความโปร่ง (transparent) ที่ระดับ 30%-40% จะช่วยให้การอ่านตัวอักษรง่ายขึ้น ในขณะที่ยังคงมองทะลุแถบนี้และเห็นภาพที่ใช้เป็นพื้นหลังได้ เทคนิค #8คำถามยอดนิยมในการทำสื่อนำเสนอก็คือ ควรใช้สีอย่างไร และจำนวนกี่สีจึงจะเหมาะสม คำตอบในข้อนี้คือ ไม่มีกฏตายตัว เพราะ การทำสื่อก็คืองานศิลปะ ดังนั้นผู้รับผิดชอบสามารถใช้ได้ตั้งแต่ 1 สีไปจนถึง 12 สี ตราบใดที่ยังคงคุมโทน และ สัดส่วนของสีได้ แต่ในความเป็นจริงก็เป็นเรื่องที่ทำได้ยากหากไม่ประสบการณ์ ทั้งนี้ หลักการสำหรับผู้ทำสื่อที่ยังไม่ชำนาญคือให้มีจำนวนสีในหนึ่งหน้าไม่เกินสี่สี (รวมสีตัวหนังสือด้วย) ทั้งนี้ การจับคู่สีก็มีหลายรูปแบบ สิ่งสำคัญในการใช้สีที่ควรต้องทราบก็คือ ควรใช้สีที่ผสมเทา (muted color) มากกว่าการใช้สีแท้ เพราะการใช้ muted color จะทำให้ชิ้นงานที่นำเสนอมีความน่าอ่าน และ มีความสวยงามมากกว่า จำนวนสีที่น้อยไม่ได้หมายความว่าสื่อการนำเสนอของเราจะไม่น่าสนใจ เพราะสีมีลูกเล่นให้เราได้เล่นหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็น การผสมเทา ผสมขาว หรือแม้แต่การไล่น้ำหนักอ่อนแก่ สิ่งเหล่านี้ช่วยทำให้สีหนึ่งสีกลายเป็นสีแตกต่างกันได้ในการรับรู้ของผู้ฟัง เทคนิค #9การจัดวางองค์ประกอบต่างๆ ในหน้าการนำเสนอจะมีผลต่อการรับรู้ของผู้ฟังเ่ช่นกัน ชิ้นงานที่ตัวหนังสือ และ สิ่งต่างๆ (objects) วางกระจัดกระจายโดยไม่มีการจัดกลุ่ม หรือเชื่อมโยงกัน ย่อมรบกวนสายตาและการรับรู้ของผู้ฟัง การจัดวางนั้นไมจำเป็นต้องจัดกลุ่มให้มีความสมมาตรสมบูรณ์ เพราะจะทำให้งานขาดจุดเด่นและดูเป็นรูปแบบมากเกินไป นอกจากนี้ การจัดวางองค์ประกอบยังต้องคำนึงถึงทิศทางของสิ่งที่อยู่ในหน้าสื่อทุกชิ้นอีกด้วย ว่าต้องไปในทิศทางเดียวกัน เช่น ปลายดินสอที่วางทิศทางตรงกันข้ามกันในรูปประกอบ ให้ความรู้สึกที่ต่างกันสำหรับผู้ดู เทคนิค #10เมื่อเรามีชิ้นงาน (visual presentation) ที่ออกแบบมาเป็นอย่างดี ขั้นสุดท้ายของควาสำเร็จก็คือ การนำเสนอให้ผู้บริหารได้ฟัง ซึ่งการจะนำเสนอให้ได้ดี ผู้นำเสนอต้องสามารถวิเคราะห์ผู้ฟังให้ได้ว่า ผู้ฟังชอบหรือไม่ชอบอะไร ซึ่งเราสามารถใช้คุณลักษณะของผู้ฟังสองแกนมาเป็นตัวช่วยในการแบ่งกลุ่มได้ คือ แกนที่ 1 ผู้ฟัง ชอบบอก หรือ ชอบถามมากกว่า แกนที่ 2 ผู้ฟัง เน้นความสัมพันธภาพ หรืองานมากกว่า การใช้แกนสองแกนเป็นหลัก จะทำให้เราสามารถแบ่งกลุ่มผู้ฟังได้เป็น 4 กลุ่ม และเมือ่ทราบแล้ว เราก็สามารถปรับวิธีการนำเสนอให้สอดคล้องกับความชอบหรือความสนใจของผู้ฟังในแต่ละกลุ่มได้ เช่น ถ้าผู้ฟังอยู่ในกลุ่ม Amiable สิ่งควรทำก็คือ การสร้างความคุ้นเคยที่ไม่ใช่เรื่องานก่อนนำเสนอเป็นสิ่งจำเป็น โทนในการนำเสนอต้องมีความเป็นมิตร ไม่ตรงจนไม่รักษาน้ำใจ พูดอธิบายภาพใหญ่ ใช้คำถาม How เพื่อกระตุ้นให้เกิดการซักถาม สิ่งที่ไม่ควรทำได้แก่ การรวบรัดสรุป หรือกดดันให้คิดและให้คำตอบในเวลาที่จำกัด เทคนิค #11การเตรียมเนื้อหาเพื่อนำเสนอต้อง กระชับ ชัดเจน เมื่อมีการซักถามในระหว่างก็นำเสนอ ก็ต้องรับมือกับคำถามนั้นทันที หากมีคำตอบและไม่ทำให้เสียเวลาท่านอื่น ก็ให้ตอบคำถามนั้น แต่ถ้าคำถามนั้นคือเนื้อหาที่เตรียมมาอยู่แล้ว ก็แจ้งให้ผู้ถามทราบอย่างสุภาพว่าคำถามนั้นมีเน้ื้อหาที่มีคำตอบอยู่แล้วในช่วงถัดไป ผู้นำเสนอต้องมีภาพชัดเจนว่าต้องการบรรลุวัตถุประสงค์อะไรจากการนำเสนอ มีการเรียงลำดังหน้าการนำเสนอตามโครงเรื่อ่งเพือให้เข้าใจง่าย ทั้งนี้ Executive summary จะมีส่วนสำคัญในการเตรียมผู้ฟังเข้าสู่สิ่งที่จะนำเสนอในรายละเอียด เทคนิค #12สิ่งสุดท้ายที่มีความสำคัญได้แก่ เทคนิคการนำเสนอ (stage skill) ไม่ว่าจะมีการใช้มือ และอวัยวะอื่นๆ การใช้สายดา การปล่อยให้มีช่วงว่าง การไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย การใช้น้ำเสียงที่ไม่เบาหรือดังเกินไป และสิ่งสำคัญที่สุด การนำเสนอต้องสะท้อนพลัง และ ความกระตือรือล้นจของผู้นำเสนอ สิ่งต่างๆ เหล่านี้มีส่วนช่วยเพิ่มระดับการยอมรับ และเป้นพลังโน้มน้าวให้ผู้นำเสนอบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้เป็นอย่างดี
|