สภาพแวดล้อมทางธุรกิจภายใน ตัวอย่าง

ภายหลังจากที่องค์กรได้มีการกำหนดทิศทางขององค์กรไว้อย่างชัดเจนแล้ว ก่อนที่จะทำการว่าองค์กรจะมี OKRs อะไรบ้าง สิ่งสำคัญที่องค์กรควรดำเนินการก่อนคือ การทำความเข้าใจกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ที่องค์กรกำลังอยู่ก่อนว่าเป็นอย่างไรบ้าง

สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ หรือ Business context จะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นทั้งภายในองค์กรเอง และภายนอกองค์กร ซึ่งการเกิดขึ้นนี้อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินการขององค์กร ที่จะทำให้ประสบความสำเร็จตามวิสัยทัศน์ และพันธกิจตามที่ได้กำหนดไว้ ซึ่งผลกระทบนี้ อาจจะเป็นได้ทั้งในทางบวก หรือทางลบต่อองค์กรก็ได้

สภาพแวดล้อมทางธุรกิจ จะแบ่งออกได้เป็น สภาพแวดล้อมภายใน และสภาพแวดล้อมภายนอก องค์กร โดยสภาพแวดล้อมภายใน หรือเรียกว่า Internal environment จะประกอบด้วย ขั้นตอนการปฏิบัติงาน กระบวนการทำงาน ระบบงาน เทคโนโลยีที่ใช้ ความสามารถของพนักงาน จำนวนพนักงาน การสื่อสารภายในองค์กร ความเป็นผู้นำ วัฒนธรรม ขีดความสามารถขององค์กร

ส่วนสภาพแวดล้อมภายนอก ก็ยังแบ่งได้อีก 2 กลุ่ม โดยกลุ่มแรกจะเป็นกลุ่มที่มีอิทธิพลอย่างมากต่อองค์กร การดำเนินงานของกลุ่มนี้มีผลโดยตรงต่อองค์กร และองค์กรยังมีความสามารถในการบริหารจัดการกลุ่มนี้ได้ เรียกว่า Transactional environment ได้แก่ ลูกค้า คู่แข่ง ผู้ส่งมอบ เจ้าของ หุ้นส่วน พันธมิตร และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญอื่นๆ

ส่วนอีกกลุ่มหนึ่ง จะเป็นสภาพแวดล้อมภายนอกที่ส่งผลต่อการดำเนินงานขององค์กร แต่องค์กรไม่สามารถเข้าไปควบคุมหรือเปลี่ยนแปลงได้มากนัก เรียกว่า Contextual environment ได้แก่ สังคม เทคโนโลยี เศรษฐกิจ สิ่งแวดล้อม และการเมือง

การทำความเข้าใจสภาพแวดล้อมทั้งภายใน และภายนอกองค์กรเหล่านี้ จะช่วยทำให้เข้าใจได้มากขึ้นว่าตอนนี้องค์กรของเราเกิดอะไรขึ้นบ้าง มีอะไรที่เกิดขึ้นหรือกำลังจะเกิดขึ้น ที่อาจจะส่งผลกระทบในทางบวก หรือในทางลบต่อเป้าหมายขององค์กร ความเข้าใจเหล่านี้ จะช่วยให้องค์กรสามารถเตรียมความพร้อมรับมือได้อย่างถูกต้อง และเป็นประโยชน์กับองค์กรต่อไป

หนึ่งในเครื่องมือที่นิยมเอามาวิเคราะห์ เพื่อให้สามารถเข้าใจผลกระทบของสภาพแวดล้อมที่มีต่อองค์กรได้มากขึ้น นั่นคือ SWOT ซึ่งประกอบด้วยการวิเคราะห์ถึง จุดแข็ง (Strength) จุดอ่อน (Weakness) โอกาส (Opportunity) และอุปสรรค (Threat) ทั้งนี้การวิเคราะห์ SWOT ขององค์กร จะต้องเข้าใจถึงทิศทางที่องค์กรต้องการจะไป และสภาพแวดล้อมที่องค์กรอยู่ควบคู่กันไปด้วย

เพราะหากไม่ชัดเจนว่าจะไปทางไหน การเกิดขึ้นหรือที่กำลังจะเกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ก็ไม่สามารถระบุได้ว่าจะเป็นโอกาส หรือจะเป็นอุปสรรคต่อองค์กร หรืออาจจะเป็นแค่เหตุการณ์ๆ หนึ่งเท่านั้น (Event) ที่ไม่ได้ส่งผลกระทบแต่อย่างใดต่อองค์กร หรืออาจจะส่งผลกระทบน้อยมากจนไม่ต้องไปสนใจ

ตัวอย่างเช่น การสูญเสียบุคลากรจากการเกษียณอายุ หากบุคลากรที่กำลังจะเกษียณเป็นคนที่สำคัญและมีบทบาทต่อทิศทางที่องค์กรจะมุ่งไป ก็จะถือว่าเหตุการณ์นี้เป็น “อุปสรรค” หรือเป็น “จุดอ่อน” ขององค์กร ที่จะส่งผลต่อการสร้างความสำเร็จให้กับองค์กรได้

แต่ถ้าคนคนนั้นไม่ได้มีบทบาทหรือมีความสำคัญต่อทิศทางที่องค์กรจะมุ่งไปแต่อย่างใด ก็ไม่ถือว่าเป็นปัญหาแต่อย่างใดกับองค์กร เป็นแค่เหตุการณ์หนึ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น หรืออาจจะส่งผล แต่ก็น้อยมาก

เมื่อองค์กรได้มีการพิจารณาแล้วว่าอะไรเป็นจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส หรืออุปสรรค จากสภาพแวดล้อมที่เกิดขึ้น หรือที่จะเกิดขึ้นแล้ว ก็จะนำมาสู่การพิจารณาถึงปัจจัยทางกลยุทธ์ที่สำคัญ ที่ประกอบด้วย

· ความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ (Strategic Advantage)

· ความท้าทายเชิงกลยุทธ์ (Strategic Challenge) และ

· โอกาสเชิงกลยุทธ์ (Strategic Opportunity)

ความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ (Strategic Advantage)

จะเป็นสิ่งที่องค์กรมี และเป็นปัจจัยที่สำคัญที่ทำให้องค์กรประสบความสำเร็จที่ผ่านมา รวมถึงยังเป็นปัจจัยที่สร้างความได้เปรียบเมื่อเทียบกับคู่แข่งด้วย

ทั้งนี้ ความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์นี้จะพิจารณาจาก จุดแข็ง (Strength) ขององค์กร เช่น ด้านบุคลากร ด้านเทคโนโลยี ด้านต้นทุน ด้านห่วงโซ่อุปทาน ด้านช่องทางและสาขา เป็นต้น โดยองค์กรจะต้องมีกลยุทธ์ หรือวัตถุประสงค์ ในการปรับปรุงปัจจัยต่างๆ เหล่านี้ให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง เพื่อรักษาความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์และความสำเร็จขององค์กรเอาไว้ต่อไป

ความท้าทายเชิงกลยุทธ์ (Strategic Challenge)

จะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้น หรืออาจจะเกิดขึ้น และส่งผลกระทบทำให้ความสามารถในการบรรลุวิสัยทัศน์ หรือเป้าหมายขององค์กรลดลงได้ รวมถึงเป็นปัจจัยที่ทำให้องค์กรมีปัญหาในการทำงานที่ผ่านมา และปัจจัยนั้นยังคงมีอยู่ หรือมีแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้นด้วย

ความท้าทายเชิงกลยุทธ์ จะพิจารณาจาก จุดอ่อน (Weakness) และอุปสรรค (Threat) ที่เกิดขึ้นและมีแนวโน้มจะเกิดขึ้นขององค์กร ความท้าทายที่ยังมีอยู่นี้ จะเรียกว่า ปัญหา (Problem) ซึ่งองค์กรจะต้องมีกลยุทธ์หรือวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการแก้ไขปัญหา (Problem solving) เหล่านี้ให้หายไปหรือลดลง

ส่วนความท้าทายที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้น จะเรียกว่า ความเสี่ยง (Risk) ซึ่งองค์กรจะต้องมีการบริหารความเสี่ยง (Risk management) อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิผล เพื่อไม่ให้เหตุการณ์ที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้นและส่งผลกระทบในทางลบต่อองค์กรนี้ สามารถเกิดขึ้นได้ หรือหากจะมีโอกาสเกิดขึ้น ก็ให้ส่งผลกระทบต่อองค์กรน้อยที่สุด

โอกาสเชิงกลยุทธ์ (Strategic Opportunity)

จะเป็นสิ่งที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้น และจะเป็นประโยชน์อย่างมากกับองค์กร ซึ่งจะพิจารณาจาก โอกาส (Opportunity) ที่จะเกิดขึ้น และเมื่อนำโอกาสนั้นมาพิจารณาถึงประโยชน์ที่จะเกิดขึ้น โอกาสของความสำเร็จ ความคุ้มค่าที่จะนำมาทำให้เกิดขึ้น จนมั่นใจว่าเป็นผลดีหรือเป็นประโยชน์กับองค์กรจริง องค์กรก็จะนำสิ่งนั้นมาสร้างให้เกิดเป็น นวัตกรรม (Innovation) กับองค์กรต่อไป

บางส่วนจากหนังสือ OKRs @ Work บริหารผลงานสู่ความเป็นเลิศด้วย OKRs