การป้อนข้อมูลที่เป็นสูตรใน Excel ต้องพิมพ์เครื่องหมายใดก่อน

ความสามารถที่โดดเด่นของ Excel คือ การนำข้อมูลที่เก็บอยู่ในเวิร์กชีตมาวิเคราะห์และประมวลผล เพื่อให้ได้ผลลัพธ์จากการใช้สูตรคำนวณ  โดนการนำค่าคงที่ ตัวเลข  คัวแปร  หรือการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์บนเวิร์กชีตที่เก็บค่าต่างๆ  แล้วใช้ตัวดำเนินการหรือเครื่องหมายคำนวณ  เช่น  บวก, ลบ, คูณ หรือหาร และแสดงผลลัพธ์ในเซลล์ เราจึงมาดูวิธรการสร้างสูตรคำนวณพื้นฐาน  และการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ที่ใช้ในสูตรคำนวณในลักษณะต่างๆ
นอกจากการคำนวณพื้นฐานแล้ว  Excel ยังมี Function (ฟังก์ชัน) สำเร็จรูปเพื่อนำมาคำนวณค่าอัตโนมัติสำเร็จรูปที่ได้เขียนเอาไว้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่ใส่ชื่อ Function แล้วระบุค่าที่จำนะไปคำนวณตามรูปแบบของฟังก์ชันก็คำนวณสูตรยากๆที่ซับซ้อนได้แบบรวดเร็ว และโปรแกรมได้เตรียมฟังก์ชันให้หลายร้อยฟังก์ชัน  แยกเป็นประเภทต่างๆ  เช่น  ฟังก์ชันการเงิน, ฟังก์ชันสถิติ เป็นต้น

การคำนวณพื้นฐานใน Excel ทำได้ง่ายๆเหมือนเราใช้เครื่องคิดเลขทั่วไปในชีวิตประจำวัน  เช่น + (บวก), - (ลบ), * (คูณ), / (หาร) และ ^ (ยกกำลัง)  จะต่างกันที่สูตรคำนวณ (Formula) ใน Excel นั้นจะต้องใส่เครื่องหมาย = (เท่ากับ) นำหน้าสูตรก่อน แล้วตามด้วยตำแหน่งเซลล์  หรือตัวเลขที่เป็นเหมือนตัวแปรที่จะนำค่าไปคำนวณ  เช่น  =A2+50 คือ การนำค่าที่เก็บในเซลล์  A5 ไปบวกกับค่า 50 เป็นต้น

ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operator)

หรือเรียกง่ายๆว่า “เครื่องหมายคำนวณ” เช่น บวก, ลบ, คูณ, หาร และยกกำลัง  ซึ่งตัวแปรที่ใช้กับตัวดำเนินการนี้จะต้องเป็นข้อมูลตัวเลขเท่านั้น และผลลัพธ์ที่ได้ก็จะเป็นตัวเลขเช่นเดียวกัน

ตัวดำเนินการอ้างอิง (Reference Operator)

ใช้ในการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์บนเวิร์กชีต โดยใช้เครื่องหมาย , (comma), : (colon)  หรือเว้นวรรค (space) ในการอ้างอิงถึงกลุ่มเซลล์บนเวิร์กชีต

ตัวดำเนินการข้อความ (Text Operation)
ใช้สำหรับเชื่อมข้อความ  อาจจะเป็นข้อความแบบค่าคงที่  หรือข้อความที่เก็บอยู่ในเซลล์มาแสดงร่วมกันได้ หรือจะใช้เชื่อมเนื้อหาหลายๆ เซลล์ให้แสดงที่เซลล์ใหม่ได้

ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ (Comparison Operator)
ใช้เปรียบเทียบข้อมูล เช่น = (เท่ากับ), > (มากกว่า) เป็นต้น โดยแปรฟลในเชิงตรรกะคือ TRUE (จริง) หรือ FALSE (เท็จ) เช่น 15>20 คือ 15 มากกว่า 20 หรือไม่ ซึ่งก็คือไม่ใช่ก็เป็น เท็จ (FALSE) เป็นต้น

ระดับความสำคัญเครื่องหมายคำนวณ (ลำดับการคำนวณ)
สูตรการคำนวณใน Excel จะคำนวณจากซ้ายไปขวาเสมอ  แต่เครื่องหมายคำนวณทางคณิตศาสตร์ต่างๆ จะมีลำดับความสำคัญต่างกัน โดยจะประมวลผลจากตัวดำเนินการระดับสูงไปยังระดับรองลงมา  หรือตามลำดับการคำนวณภายในสูตร เช่น A5+B5*C5-10 จะกระโดดข้ามเครื่องหมาย + ไปทำที่เครื่องหมาย * (คูณ) ก่อนตามลำดับความสำคัญแล้วจึงย้อนกลับไปคำนวณยังเครื่องหมายที่เหลือ และถ้าในสูตรคำนวณเดียวกันมีตัวดำเนินการที่มีระดับความสำคัญเท่าๆกัน เช่น + หรือ – ก็จะคำนวณจากซ้ายไปขวาจนครบตามปกติ

แถบสูตร (Formula Bar)
การใส่สูตรคำนวณลงในเซลล์นั้น จะทำได้โดยคลิกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ก่อน แล้วพิมพ์สูตรลงไปในเซลล์โดยตรง หรือจะพิมพ์ลงบนแถบสูตร (Formula Bar) ซึ่งจะมีการใช้งานแถบสูตร ดังนี้

สูตรคำนวรที่ลงบนเซลล์ไปแล้ว หากต้องการแก้ไข เช่น เปลี่ยนตำแหน่งเซลล์ที่อ้างอิง หรือแก้ไขเครื่องหมายคำนวณ เปลี่ยนชื่อฟังก์ชันก็จะทำได้ 2 แบบ ดังนี้
วิธีที่ 1

วิธีที่ 2

เลือกเซลล์ที่จะนำมาคำนวณด้วยเมาส์
การอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ในสูตรคำนวณของ Excel ที่ง่ายและแม่นยำที่สุด สามารถทำได้โดยใช้เมาส์คลิกเลือกเพื่อนำเอาตำแหน่งเซลล์มาใส่ได้เลย  โดยไม่ต้องพิมพ์ชื่อของตำแหน่งเซลล์ลงไปเอง  การเลือกนั้นจะคลิกเลือกเพียงเซลล์เดียว หรือคลิกลากเลือกช่วงเซลล์แบบกลุ่มหลายๆเซลล์ก็ทำได้เช่นกัน

การคำนวณของ Excel จะคำนวณสูตรที่ใช้จากซ้ายไปขวา ตาจะตรวจสอบความสำคัญหรือลำดับก่อนว่าจะทำอะไรก่อนหรือหลัง ฉะนั้นถ้าจัดลำดับไม่ถูกต้องผลลัพธ์ที่ออกมาก็อาจจะไม่ถูกต้องไปด้วย วิธีการจัดลำดับเราจะใช้เครื่องหมายวงเล็บ ( ) มาช่วยจัดลำดับ เพื่อบังคับว่าให้ทำอะไรก่อนหรือหลัง เช่น =(B2+50)/SUM(D2:D5) ให้นำ B2 บวกกับ 50 ก่อนแล้วไปหาผลรวมจากฟังก์ชัน SUM จากนั้นก็เอาผลลัพธ์ของค่าแรกไปหารกับผลรวมเป็นต้น

Function (ฟังก์ชัน) คือ ชุดคำสั่งในการคำนวณอัตโนมัติเป็นฟังก์ชันสำเร็จรูปที่ได้เขียนเอาไว้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่ใส่ชื่อฟังก์ชัน แล้วระบุค่าที่จะนำไปคำนวณตามรูปแบบของฟังก์ชัน หรือเรียกว่า Argument (อาร์กิวเมนต์) เช่น การคำนวณทางการตำแหน่งเซลล์ และคาสที่กำหนด เพื่อให้ฟังก์ชันนำไปคำนวณแล้วแสดงผลออกมาได้ถูกต้อง เช่น การคำนวณทางการเงินบางฟังก์ชัน ต้องระบุเงินต้น, ดอกเบี้ยและระยะเวลา เป็นต้น

เมื่อใส่ตัวอักษรเริ่มต้น ซึ่งจะเป็นตัวอักษรของชื่อฟังก์ชัน เช่น =S ก็จะแสดงรายการของฟังก์ชันที่ขึ้นต้นด้วยตัว S ขึ้นมาให้เลือกหากพิมพ์ตัวต่อไปก็จะกรองเข้าไปถึงชื่อฟังก์ชันตามที่จะใช้งาน เช่น =SUM ก็จะขึ้นรายการฟังก์ชันที่ขึ้นต้นด้วย SUM ทั้งหมดขึ้นมาให้เลือก

การเลือกฟังก์ชันเพื่อให้คำนวณอัตโนมัติ ซึ่งเป็นฟังก์ชันพื้นฐานเลือกได้อีกวิธีหนึ่ง ซึ่งเป็นวิธีเดิมๆ ที่เคยใช้กันมาทุกเวอร์ชันคือ คลิกปุ่ม AutoSum โดยจะมีฟังก์ชันให้เลือกใช้งานหลายตัวเลือกได้ง่ายๆ ดังนี้
การคำนวณอัตโนมัตินี้โปรแกรมจะตัดสินใจเลือกกลุ่มเซลล์มาคำนวณจากตำแหน่งเซลล์ผลลัพธ์ที่เลือก เช่น เลือกแสดงผลด้านล่าง ก็จะมองไป หาเซลล์ที่อยู่เหนือตำแหน่งผลลัพธ์แต่ถ้าเลือกเซลล์แสดงผลทางขวาก็จะมองหาเซลล์ตัวเลข ที่อยู่ด้านซ้ายมาคำนวณ

ฟังก์ชันพื้นฐานจะเป็นฟังก์ชันที่นิยมนำมาใช้งานบ่อยๆ เช่น
- Sum (ผลรวม) หาผลรวมตัวเลข                                                        
- Average (ค่าเฉลี่ย) หาค่าเฉลี่ย
- Count Numbers (นับจำนวนตัวเลข) นับจำนวนเซลล์ที่เก็บค่าตัวเลขเอาไว้
- Min (ค่าที่น้อยที่สุด) หาค่าต่ำสุดของตัวเลขที่เลือก
- Max (ค่ามากที่สุด) หาค่าสูงสุดของตัวเลขที่เลือก
- More Functions… เลือกฟังก์ชันอื่นๆ

หารคุณต้องการดูผลลัพธ์การคำนวณแบบรวดเร็วโดยไม่ต้องสร้างสูตร  ก็เลือกตัวเลขแล้วดูผลลัพธ์ที่แสดงผลแถบสถานะด้านล่างได้ ซึ่งจะมีการคำนวณพื้นฐานเช่น Sum หาผลรวม, Average หาค่าเฉลี่ย และ Count นับจำนวนเซลล์ข้อมูลที่เลือก

เพิ่มฟังก์ชันการแสดงค่าบนแถบสถานะ

            คุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันการคำนวณค่าพื้นฐาน อื่นๆ ให้แสดงค่าที่แถบสถานะได้ เช่น ฟังก์ชัน Minimun แสดงค่าต่ำสุด และ Maximum แสดงค่าสูงสุด หือจะคลิกปิดฟังก์ชันที่ไม่ต้องการแสดงค่าได้

- Financial (การเงิน) ฟังก์ชันทางด้านการเงิน ใช้คำนวณหาค่าทางการเงินต่างๆ เช่น มูลค่าเงินในอนาคต, อัตราดอกเบี้ย, ค่าเสื่อมราคา, จำนวนเงินชำระต่องวด หรือจำนวนงวดสำหรับการลงทุนเป็นต้น
- Logical (ตรรกะ) ฟังก์ชันทางด้านตรรกศาสตร์ ใช้ในการคำนวณแบบกำหนดเงื่อนไข เช่น การเปรียบเทียบค่าที่ให้ผลลัพธ์เป็นจริง (TRUE) หรือเท็จ (FALSE)
- Text (ข้อความ) ใช้จัดการกับข้อมูลประเภทข้อความ เช่น นับจำนวนตัวอักษร ค้นหาคำ แทนที่ข้อความแปลงข้อความ แปลงตัวอักษร พิมพ์เล็ก พิมพ์ใหญ่ เป็นต้น
- Date & Time (วันที่และเวลา) ฟังก์ชันเกี่ยวกับวันที่และเวลา ใช้คำนวณหาวันและเวลา แสดงวันที่ปัจจุบัน แปลงวันที่เป็นเลขลำดับ หรือแปลงเลขลำดับเป็นวัน เดือน สัปดาห์ หรือปี เป็นต้น
- Lookup & Reference (การค้นหาและการอ้างอิง) ฟังก์ชันที่ใช้ในการค้นหาและอ้างอิง โดยใช่ค้นหาข้อมูลในตารางเพื่อดึงค่าที่ค้นหาเจอมาใช้งาน
- Math & Trig (คณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ) ฟังก์ชันทางด้านคณิตศาสตร์และตรีโกณมิติใช้คำนวณหาค่าทางคณิตศาสตร์หรือตรีโกณมิติ เช่น ค่าผลรวม ค่าสัมบูรณ์ ค่าปัดเศษทศนิยม แปลงมุมเรเดียนเป็นมุมองศาหาค่ารากที่สองของตัวเลข เป็นต้น
- Statistical (ทางสถิติ) ฟังก์ชันการวิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติ  ใช้คำนวณหาค่าสถิติต่างๆ เช่น ค่าเฉลี่ยสูงสุด ต่ำสุด ค่ามัธยฐาน ค่าเฉลี่ยเรขาคณิต นับจำนวนค่า นับจำนวนตัวเลข นับเซลล์ว่าง หาค่าลอการิทึมหรือหาค่ารากที่สองของตัวเลข เป็นต้น
- Database (ข้อมูล) ฟังก์ชันเกี่ยวกับฐานข้อมูลใช้จัดการข้อมูลที่ถูกจัดเก็บในตาราง เช่น ค้นหา คำนวณค่าในตาราง เช่น หาผลรวม, หาค่าสูงสุด-ต่ำสุด, นับจำนวน, หาค่าเฉลี่ยในกลุ่มฐานข้อมูล เป็นต้น
- Information (ข้อมูล) ฟังก์ชันทางด้านสารสนเทศที่ใช้ตรวจสอบลักษณะหรือสถานะของข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ เช่น  ตรวจสอบว่ามีข้อมูลในเซลล์นั้นหรือไม่ ข้อมูลในเซลล์เป็นตัวเลขหรือข้อความเป็นต้น
- More Functions (ฟังก์ชันเพิ่มเติม) เลือกฟังก์ชันกลุ่มอื่นๆเพิ่มเติม

ฟังก์ชันใหม่ของ Excel 2013 เมื่อคุณคลิกลากคลุมเซลล์ข้อมูลที่เป็นตัวเลข สามารถคลิกปุ่ม  Quick Analysis ในหัวข้อ TOTALS เพื่อเลือกการคำนวณค่าด้วยฟังก์ชันพื้นฐานต่างๆได้ เช่น Sum, Average, Count ได้แบบรวดเร็ว

คุณสมบัติเด่นทางด้านการคำนวณของ Excel คือ จากการที่เราอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ที่เก็บค่าตัวเลขมาใช้ในสูตรหากว่าสูตรคำนวณลักษณะนี้ต้องนำไปใช้กับเซลล์อื่นๆ ที่คำนวณแบบเดียวกัน  เราจะสร้างแค่สูตรแรกที่เหลือใช้วิธีก็อปปี้สูตรแทนตำแหน่งเซลล์ที่อ้างถึงก็จะเปลี่ยนตามทิศทางการก็อปปี้สูตรไปวาง  ผลการคำนวณก็จะเปลี่ยนตามโดยอัตโนมัติ
ก็อปปี้สูตรคำนวณแบบต่อเนื่อง
การก็อปปี้สูตรแบบต่อเนื่องจะทำได้ง่าย ด้วยการใส่สูตรแรกเสร็จแล้ว ให้คลิกเลือกเซลล์ที่มีสูตร แล้วเลื่อนเมาส์ไปที่เครื่องหมาย + ที่เป็นจุดจับเติมในมุมล่างขวาของเซลล์ แล้วคลิกลากไปตามทิศทางที่จะก็อปปี้สูตรไป เช่น คลิกลากลงจะหมายถึงก็อปปี้สูตรไปใช้เซลล์ด้านล่าง เป็นต้น

ก็อปปี้สูตรด้วยคำสั่ง Copy & Paste

การก็อปปี้สูตรแบบนี้จะทำได้เหมือนการก็อปปี้ข้อมูลทั่วไป แต่สูตรจะเปลี่ยนไปตามตำแหน่งเซลล์ที่วางโดยอัตโนมัติ

ก๊อปปี้สูตรข้ามเวิร์กชีต

นอกจากการก๊อปปี้สูตรไปวางในพื้นที่ติดกันในเวิร์กชีตเดียวกันแล้ว คุณยังสามารถก๊อปปี้สูตรจากเวิร์กบุ๊คหนึ่งไปวางอีกเวิร์กบุ๊คหนึ่งได้ โดยวิธีการก๊อปปี้ด้วยคำสั่ง Copy (คัดลอก) และวางสูตรในตำแหน่งปลายทางด้วยคำสั่ง Paste (วาง) ได้ดังนี้

ฟังก์ชัน  จะหมายถึง  สูตรพิเศษที่ได้เขียนไว้ล่วงหน้า  เพื่อให้ผู้ใช้นำไปใช้ได้โดยสะดวกผู้เรียนสามารถใช้ฟังก์ชันได้โดยการใส่ฟังก์ชันเหล่านั้นไปในสูตรบนแผ่นงานของผู้เรียน  ลำดับตัวอักษรที่ใช้ในฟังก์ชัน  เรียกว่า  รูปแบบ  ฟังก์ชันทั้งหมดมีรูปแบบพื้นฐานเดียวกัน  ถ้าผู้เรียนไม่ได้ทำตามรูปแบบนี้โปรแกรม  Microsoft Excel  จะแสดงข้อความกำหนดข้อผิดพลาดในสูตร  ถ้าเป็นฟังก์ชันนั้น  เหมือนกับสูตรอื่นๆ

ในโปรแกรม Microsoft Excel จะมีฟังก์ชันให้ผู้เรียนเลือกมากมาย  ซึ่งผู้เรียนสามารถเลือกได้จากเครื่องมือ บนแถบเครื่องมือ

จะปรากฏไดอะล็อคบล็อกซ์ของการเลือกฟังก์ชันดังรูป

ประเภทของฟังก์ชัน

• ที่ใช้ไปล่าสุด
• ทั้งหมด
• การเงิน
• วันและเวลา
• คณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ
• ทางสถิติ
• การค้นหาและการอ้างอิง
• ฐานข้อมูล
• ข้อความ
• ตรรกศาสตร์
• ข้อมูล

ชื่อฟังก์ชันที่ถูกใช้งานบ่อย ๆ ใน Excel 

ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	ABS ABS (number) =Abs(A1)	ให้ค่าสมบูรณ์ของตัวเลข
ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	AVERAGE AVERAGE(number1.number2,…..) =AVERAGE(A1:A5)	ให้ค่าเฉลี่ยของตัวแปรของมัน
ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	COUNT COUNT(valuel,value2,…) =COUNT(A1:A5)	นับจำนวนตัวเลขที่มีอยู่ในรายการตัวแปร
ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	MAX MAX(number1,number2,…..) =MAX(A1:A5)	ให้ค่าสูงสุดในรายการของตัวแปร
ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	MIN MIN(number1,number2,…..) =MIN(A1:A5)	ให้ค่าต่ำสุดในรายการของตัวแปร
ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	MOD MOD(number1,divisor2,…..) =MOD(A1:A5)	ให้ค่าเศษของการหาร
ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	ROUND ROUND(number,num digits) =ROUND(A1,2)	ปัดเศษจำนวนให้เป็นตำแหน่ง ทศนิยมที่ระบุ

ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	ROUNDDOWN ROUNDDOWN(number,num_ digits) =ROUNDDOWN(A1,2)	ปัดเศษจำนวนลง
ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	ROUNDUP ROUNDUP (number,num_digits) =ROUNDUP(A1,2)	ปัดเศษจำนวนขึ้น
ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	SUM SUM(number1,number2,…..) =SUM(A1:A5)	ให้ค่าผลรวมของตัวแปร

•   ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฟังก์ชัน

• ฟังก์ชันจะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับเสมอ  (=)
  
• ข้อมูลที่เอ็กเซลใช้ในการคำนวณในฟังก์ชันนั้นจะอยู่ในเครื่องหมายวงเล็บ ( )
  
   =SUM(A1,A2,A3)
   =AVERAGE(C1,C2,C3)
   =MAX(B7,C7,D7,E7)
   =COUNT(D12,D13,D14)
การกำหนดกลุ่มเซลล์ในการคำนวณให้ใช้เครื่องหมายจุลภาค (,)  ระหว่างเซลล์อ้างอิงในฟังก์ชัน  ตัวอย่างเช่น  =SUM(A1,A2,A3)  จะเท่ากับ  =A1+A2+A3                
   =SUM(A1:A3)
   =AVERAGE(C1:C3)
   =MAX(B7:E7)
   =COUNT(D12:D14)
การกำหนดกลุ่มเซลล์ในการคำนวณให้ใช้เครื่องหมายจุดคู่ (:)  ระหว่างเซลล์อ้างอิงต้นและปลายฟังก์ชัน  แล้วเอ็กเซลจะคำนวณโดยใช้เซลล์อ้างอิงทุกเซลล์ระหว่างเซลล์อ้างอิงทุกเซลล์อ้างอิงปลาย  ตัวอย่างเช่น  =SUM(A1:A3)   จะเท่ากับ  =A1+A2+A3

•    การคำนวณทั่วไป

การใส่ฟังก์ชัน

การใส่ฟังก์ชันในการคำนวณนั้นสะดวกและรวดเร็วกว่าการนั่งป้อนสูตรเอง  อีกทั้งฟังก์ชันก็ใช้ง่ายมาก   เพราะจะมีคำแนะนำพร้อมกับขั้นตอนที่อำนวยความสะดวกในการใส่ข้อมูลในสูตร

เมื่อสิ้นสุดคำสั่งโปรแกรม  Microsoft Excel  จะปรากฏไดอะล็อคบ็อกซ์ แสดงขึ้นมาดังรูป

เมื่อสิ้นสุดคำสั่งโปรแกรม  Microsoft Excel  จะแสดงไดอะล็อคบ็อกซ์ขึ้นมาทันที  ถ้า     ไดอะล็อคบ็อกซ์นี้บังข้อมูลที่ผู้เรียนต้องการดูอยู่  ก็สามารถทำการเลื่อนไดอะล็อคบ็อกซ์นี้ไปวาง ยังตำแหน่งใหม่ได้

เมื่อผู้เรียนใส่ฟังก์ชันเข้าไปแล้ว  ผู้เรียนจะต้องกำหนดตัวเลขหรือเซลล์อ้างอิงเพื่อใช้ในการคำนวณของฟังก์ชันด้วย

ในบางครั้งที่ผลลัพธ์ของสูตรไม่ได้ตรงไปตรงมา แต่ขึ้นอยู่กับเงื่อนไข ดังนั้นจึงต้องนำฟังก์ชัน IF เข้ามาช่วย  ฟังก์ชัน  IF ใช้สำหรับการกำหนดเงื่อนไขว่า ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขจะให้ทำอย่างไร และถ้าไม่เป็นไปตามเงื่อนไขจะให้ทำอย่างไร
** ฟังก์ชัน IF มีโครงสร้างดังนี้

ตัวอย่าง การใช้ฟังก์ชัน IF

อาจารย์ผู้หนึ่งมีคะแนนของนักเรียนจำนวนมาก จึงต้องการจะสร้างระบบที่ช่วยตัดเกรดนักเรียน โดยมีกฎเกณฑ์ว่า ตั้งแต่ 80 คะแนนขึ้นไป ได้เกรด A , ตั้งแต่ 70 คะแนน ถึง 79 คะแนน ได้เกรด B, ตั้งแต่ 60 คะแนน ถึง 69 คะแนน ได้เกรด C, ตั้งแต่ 59 คะแนน ถึง 50 คะแนน ได้เกรด D และถ้าได้คะแนนต่ำกว่า 50 คะแนน ถือว่าได้เกรด F

สำหรับการใช้ฟังก์ชั่นสำหรับการตัดเกรด  คือ 

**  H4  คือ ช่องเซลล์ที่จะคิดเป็นเกรด  โดยปกติการคิดเกรดนี้จะมาจากช่องคะแนนรวมของนักเรียนแต่ละคน  **

โดยให้พิมพ์ฟังก์ชั่นทั้งหมดนี้ในเซลล์ที่ต้องการให้แสดงเกรด  จากนั้นกดปุ่ม  Enter  โปรแกรมก็จะแสดงเกรดที่กำหนดในช่องเซลล์ที่ต้องการ 

ในการคำนวณหากมีข้อผิดพลาดโปรแกรมจะแสดงสัญลักษณ์ออกมาให้ผู้เรียนทราบโดยจะแสดง ณ ตำแหน่งเซลล์ที่ใช้ในการคำนวณ  ดังตัวอย่างของผิดพลาดที่พบบ่อย ๆ มีดังนี้ 

ความหมาย คอลัมน์นั้นแคบเกินที่จะแสดงผลลัพธ์ได้ทั้งหมด 
การแก้ไข      ปรับขนาดของความกว้างคอลัมน์ให้พอดีกับขนาดของข้อมูลใหม่ 

ความหมาย    ตัวหารที่ใช้ในสูตรมีค่าเป็น  0  หรือ การอ้างอิงเซลล์เปล่าเป็นตัวหาร 
การแก้ไข         ตรวจสอบค่าตัวหารที่ใช้ในสูตรและแก้ไขให้ถูกต้อง 

ความหมาย   ในสูตรมีชื่อฟังก์ชันหรือเซลล์อ้างอิงที่โปรแกรมไม่รู้จัก
การแก้ไข        ตรวจสอบว่าพิมพ์สูตรผิด หรือ กำหนดสูตรอ้างอิงต่าง ๆ ผิดหรือไม่ 

จากตัวอย่างนี้  มีข้อผิดพลาดคือชื่อของฟังก์ชัน   SUM   พิมพ์ผิดเป็น  SUMM  หากเราแก้ไขก็จะ สามารถใช้สูตรนี้ได้ตามปกติ 

ความหมาย   ในสูตรมีการใส่ข้อมูลในเซลล์อ้างอิงที่ไม่สามารถคำนวณได้  เช่น  ข้อความ  เป็นต้น
การแก้ไข        ตรวจสอบว่าพิมพ์สูตรผิด หรือ กำหนดสูตรอ้างอิงต่าง ๆ ผิดหรือไม่ 

ข้อความนี้จะแสดงขึ้นมา  หากสูตรนั้นมีเซลล์อ้างอิงซึ่งเป็นเซลล์ของสูตรอยู่ด้วย  ทำให้ไม่สามารถคำนวณได้

 

การป้อนสูตร Excel ต้องพิมพ์เครื่องหมายใดก่อนเป็นอันดับแรก

เครื่องหมายใดที่ต้องใช้นำหน้าทุกครั้งเมื่อต้องการป้อนสูตรใน Excel

การป้อนสูตรคำนวณจะต้องใช้เครื่องหมายใดนำหน้าเสมอ

หากต้องการใช้ข้อความในสูตร Excel ต้องใช้เครื่องหมายใด