จากกระแสในโซเชียลที่กำลังมาแรงและเป็นที่วิพากษ์วิจารอยู่ในขณะนี้ ถึงกรณีการลงทะเบียนจัดสรรวัคซีนของโรงพยาบาลแห่งหนึ่งที่ปรากฎเป็นลิสรายชื่อของบุคคลคนเดียวซ้ำกันหลายรายการ โดยอ้างว่าเกิดจากความซ้ำซ้อนจากการใช้งานระบบของ Google Forms Show ฉะนั้นวันนี้ “ดีมีเตอร์ ไอซีที” ผู้ให้บริการ Google Workspace ในประเทศไทยอย่างเป็นทางการ ที่มีลูกค้าในเอเชียแปซิฟิก (APAC) กว่า 3,000 ราย จะพาทุกท่านมาไขข้อข้องใจว่าหากเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว เราจะมีวิธีการแก้ไข และมีวิธีการป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดอย่างไรได้บ้าง Google Formsวิธีตั้งค่า Google Forms ให้ผู้ใช้งานตอบได้คนละครั้งเท่านั้นบน Google Forms ในการจะตั้งค่าจำกัดให้ผู้ใช้สามารถกรอกแบบฟอร์มได้คนละหนึ่งครั้งสามารถทำได้ง่าย ๆ ดังนี้
4. จากนั้นติ๊กเครื่องหมายถูกที่ “จำกัดให้ตอบกลับได้เพียง 1 ครั้ง” (Limit to 1 response) ซึ่งการตั้งค่าแบบนี้จะทำให้ผู้ใช้ที่เข้ามากรอกฟอร์มอีกรอบด้วยบัญชี Google เดิม จะพบว่าไม่สามารถกรอกได้แล้วนั่นเอง วิธีตั้งค่า Google Forms ให้สามารถแก้ไขได้ใหม่เมื่อกรอกข้อมูลผิดผู้กรอกฟอร์มสามารถแก้ไขข้อมูลเมื่อกรอกข้อมูลในฟอร์มผิดได้ โดยไม่ต้องกรอกใหม่ หากผู้สร้างฟอร์มตั้งค่าดังนี้
3. ตรง “ผู้ตอบสามารถ” (Respondents can) ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ “แก้ไขหลังจากส่ง” (Edit after submit) 4. หลังกดส่งฟอร์ม ผู้ใช้จะสามารถแก้ไขได้ โดยคลิก “แก้ไขการตอบกลับของคุณ” (Edit your response) *ผู้ใช้จำเป็นที่จะต้องเก็บลิงก์สำหรับแก้ไขนี้ไว้ หลังจากส่งฟอร์ม. 5. แต่เพื่อความสะดวกยิ่งขึ้น สามารถตั้งค่าให้ฟอร์มส่งลิงก์แก้ไขไปยังอีเมลผู้กรอกได้ โดยต้องเปิดการตั้งค่า “รวบรวมอีเมล” (Collect emails) ให้เลือกติ๊ก “อีเมลแจ้งการตอบกลับ” (Response receipts) และติ๊ก “ทุกครั้ง” (Always) 6. เมื่อกรอกฟอร์มและกดส่งเรียบร้อย จะมีอีเมลแจ้งเตือนไปยังอีเมลที่กรอกไว้ จากนั้นจะสามารถแก้ไขข้อมูลในฟอร์มได้ วิธีตั้งค่า Google Forms ให้กรอกได้เฉพาะคนในองค์กรเท่านั้นสำหรับการตั้งค่า Google Forms ให้เฉพาะคนในองค์กรมีสิทธิ์กรอกเท่านั้น ยกตัวอย่างเช่น ผู้ที่มีอีเมลโดเมนองค์กรเดียวกัน โรงเรียน มหาวิทยาลัย เป็นต้น สามารถตั้งค่าตามได้ดังนี้
สำหรับการตั้งค่าด้านบนสามารถเปิดได้พร้อมกัน หากจำกัดให้สามารถกรอกได้คนละครั้ง และเปิดให้แก้ไขได้ เมื่อเข้าฟอร์มจะแสดงลิงก์ให้สามารถแก้ไขได้เลย แล้วถ้าลืมตั้งค่าใน Google Forms ล่ะ? แก้ไขอย่างไร?Google Sheetsในกรณีที่ฟอร์มมีการกรอกข้อมูลไปแล้ว คุณสามารถลบรายการที่ซ้ำกันในไฟล์ผลการตอบกลับ Google Sheets (Responses) ได้ง่าย ๆ ดังนี้ วิธีลบรายการที่ซ้ำใน Google Sheets
3. เมื่อได้ไฟล์สำเนามาแล้ว คลิกที่มุมบนซ้ายเพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมด 4. จากนั้นไปที่เมนู “ข้อมูล” (Data) และเลือก “นำรายการที่ซ้ำออก” (Remove Duplicates) ติ๊ก “ข้อมูลมีแถวส่วนหัว” (Data has header row) และติ๊กเฉพาะคอลัมน์ที่ไม่ต้องการให้มีข้อมูลซ้ำ กด “นำรายการที่ซ้ำออก” (Remove Duplicates) และกด “ตกลง” |