การสร้างรายงานโดยนำข้อมูลในตาราง(Table) หรือการค้นหาข้อมูลด้วยแบบสอบถาม (Query)ออกมาใช้งานสามารถกำหนดรูปแบบได้ตามความต้องการทั้งที่เป็นการบันทึกรายงานเองและการสร้างรายงานด้วยเครื่องมือช่วยสร้าง (Report Wizard)นอกจากนี้การสร้างปุ่มในฟอร์ม การนำเข้า/ส่งออกข้อมูล(Import/Export) และการดูแลฐานข้อมูล (Database) ช่วยทำให้การใช้โปรแกรม Microsoft Access ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
10.1 การสร้างและบันทึกรายงานรายงาน (Report) เป็นการสร้างหน้าต่างหรือรูปแบบสำหรับการแสดงข้อมูลจากตาราง และแบบสอบถามออกมาเป็นรายงานซึ่งสามารถกำหนดรูปแบบของรายงานว่าจะให้ออกมาในรูปลักษณะใดได้ตามต้องการหรือจะใช้เครื่องมือช่วยในการสร้างรายงาน แต่ละวิธีจะมีวิธีการสร้างแตกต่างกันออกไปและในแต่ละรายงานจะสร้างมาจากตาราง และแบบสอบถามเพียง 1 ตาราง หรือ 1 แบบสอบถามเท่านั้น ในแต่ละรายงานจะประกอบด้วยการตั้งค่าในการทำงานต่างๆกันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการสร้างรายงานและข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการซึ่งรายงานที่ดีนั้นต้องคำนึงถึงความเหมาะสมความสวยงาม ไม่เลอะเทอะและเป็นระเบียบ
10.2 ตัวช่วยสร้างรายงานวิธีการสร้างรายงาน1. คลิกวัตถุ รายงาน(Reports)
การออกแบบรายงานนั้นก็จะมีกล่องเครื่องมือการออกแบบรายงาน ซึ่ง เครื่องมือในรายงานนั้นเหมือนกับเครื่องมือการออกแบบฟอร์ม
10.3 การสร้างปุ่มคำสั่งในฟอร์ม การสร้าง Form เปล่า เราสามารถสร้างและออกแบบหน้าจอได้ด้วยตัวเราเองและสามารถกำหนดหน้า Formได้ทำอะไรก็ได้ตามต้องการ 1. ไปที่ Tab Create ----> Blank Form(ฟอร์ม เปล่า)
เป็นคอนโทรลที่ใช้สำหรับเลือกข้อมูลมาใช้งาน เช่น ใช้ค้นหาหรือใช้สำหรับป้อนข้อมูลที่ต้องการกรอกบ่อยๆ โดยไม่ต้องพิมพ์ โดยใช้กล่องคำสั่งผสมมาเก็บรายการข้อมูลได้ โดยเราสามารถสร้างได้ดังนี้
1) คลิกที่แท็บออกแบบตามหมายเลข 1 จากนั้น คลิกกล่องคำสั่งผสมตามหมายเลข 2
2) คลิกตำแหน่งที่ต้องการสร้างกล่องคำสั่งผสมในฟอร์ม จะปรากฏหน้าจอให้เลือกแหล่งข้อมูลว่าต้องการจะใช้แหล่งข้อมูลจากตารางหรือต้องการสร้างข้อมูลเอง ในตัวอย่างเลือกต้องการเลือกข้อมูลเอง จากนั้นกดถัดไป
3) พิมพ์จำนวนคอลัมน์ตามหมายเลข 1 จากนั้นเพิ่มข้อมูลที่ต้องการสร้างเป็นตัวเลือกของกล่องคำสั่งผสมตามหมายเลข 2 จากนั้นกดถัดไปตามหมายเลข 3
