การจัดการ ข้อมูล จาก google form สู่ excel

สําคัญ: หากคุณแชร์แบบฟอร์มกับผู้ทํางานร่วมกัน บุคคลดังกล่าวอาจมีสิทธิ์เข้าถึงสเปรดชีตที่ลิงก์ของแบบฟอร์มด้วย หากต้องการนําผู้ทํางานร่วมกันออก คุณจะต้องนําบุคคลนั้นออกจากทั้งแบบฟอร์มและสเปรดชีต

เคล็ดลับ: คุณจะดูสเปรดชีตคำตอบได้ในหน้าจอหลักของ Google ชีต, แอป Google ชีต หรือ Google ไดรฟ์

ยกเลิกการลิงก์สเปรดชีตกับแบบฟอร์ม

1. เปิดแบบฟอร์มใน Google ฟอร์ม
2. คลิกสรุปที่ด้านซ้ายบนในส่วน "คำตอบ"
3. คลิกเพิ่มเติม
   
   
   ยกเลิกการลิงก์แบบฟอร์ม
   
   ที่ด้านขวาบน
4. คลิกยกเลิกการลิงก์

ลบแบบฟอร์มหรือคำตอบ

เคล็ดลับ: หากคุณเก็บคำตอบไว้ในสเปรดชีต ระบบจะสร้างอีกไฟล์หนึ่งใน Google ไดรฟ์ ซึ่งคุณจะลบสเปรดชีตหรือแบบฟอร์มดังกล่าวได้โดยไม่เป็นการลบอีกไฟล์ที่ลิงก์กันอยู่ หากลบคําตอบในแบบฟอร์ม คุณจะยกเลิกการดำเนินการนั้นไม่ได้

เปิดไฟล์ Excel จากไดรฟ์และแก้ไขในชีต ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณดำเนินการในไฟล์ Excel ต้นฉบับ

เบราว์เซอร์ Chrome เท่านั้น

1. ตรวจสอบว่ายังไม่ได้ติดตั้งส่วนขยายการแก้ไข Office สำหรับเอกสาร ชีต และสไลด์ด้วยวิธีการดังนี้

   1. เปิดเบราว์เซอร์ Chrome แล้วคลิกเพิ่มเติม
      
      
      เครื่องมือเพิ่มเติมส่วนขยายที่มุมขวาบน
   2. หากเห็นส่วนขยายการแก้ไข Office สำหรับเอกสาร ชีต และสไลด์ ให้คลิกนำออก

2. ดับเบิลคลิกไฟล์ Excel ในไดรฟ์

   จากนั้นระบบจะเปิดตัวอย่างไฟล์ของคุณ

3. คลิกเปิดด้วย Google ชีตที่ด้านบน

คุณจะแก้ไข แชร์ ดูประวัติเวอร์ชัน ทำงานร่วมกับผู้อื่นแบบเรียลไทม์ และดำเนินการอื่นๆ ได้แล้ว ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณดำเนินการในไฟล์ Microsoft Office 

คุณจะแก้ไข แชร์ ดูประวัติเวอร์ชัน ทำงานร่วมกับผู้อื่นแบบเรียลไทม์ และดำเนินการอื่นๆ ได้แล้ว ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณดำเนินการในไฟล์ Microsoft Office

นำเข้าข้อมูล Excel ไปยังชีต

คุณจะนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel ไปยังไฟล์ชีตใหม่ (หรือไฟล์เดิม) ได้ แต่ไฟล์ Excel จะยังคงเดิมแม้คุณจะแก้ไขไฟล์ชีตก็ตาม

1. สร้างสเปรดชีตใหม่หรือเปิดสเปรดชีตเดิมในชีต
2. คลิกไฟล์นำเข้า
3. เลือกไฟล์ Excel แล้วคลิกเลือก
4. เลือกตัวเลือกการนำเข้าดังนี้
   • สร้างสเปรดชีตใหม่
   • แทรกชีตใหม่
   • แทนที่สเปรดชีต
5. คลิกนำเข้าข้อมูล
6. หากได้รับการแจ้งเตือน ให้คลิกเปิดตอนนี้

แปลงไฟล์ Excel เป็นชีต

คุณจะแปลงไฟล์ Excel เป็นชีตและทำงานกับไฟล์ดังกล่าวในชีตได้โดยไม่ต้องนำเข้าข้อมูล แต่ไฟล์ Excel จะยังคงเดิม

1. เปิดไดรฟ์แล้วดับเบิลคลิกไฟล์ Excel

   จากนั้นระบบจะเปิดตัวอย่างไฟล์ของคุณ

2. คลิกเปิดด้วย Google ชีตที่ด้านบน
3. คลิกไฟล์บันทึกเป็น Google ชีต

วิธีการแปลงการอัปโหลดไฟล์ Office ในอนาคตทั้งหมดเป็น Google ชีตโดยอัตโนมัติ 

1. คลิกการตั้งค่า
   
   การตั้งค่าที่ด้านบนในไดรฟ์
2. เปิดแปลงไฟล์ที่อัปโหลดเป็นรูปแบบเครื่องมือแก้ไข Google เอกสารถัดจากหัวข้อ "แปลงรายการที่อัปโหลด"

หมายเหตุ: ระบบจะไม่แปลงไฟล์ที่อัปโหลดก่อนหน้านี้

หากเห็นไฟล์ Excel และไฟล์ชีตใหม่ในไดรฟ์ ให้เก็บหรือลบไฟล์ Excel ก็ได้ หากเก็บไฟล์ Excel ให้เปลี่ยนชื่อไฟล์เป็น [เก็บถาวร] เอกสารของฉัน.xls เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความสับสน

4. สร้างจดหมายเวียนใน microsoft word เพื่อดึงข้อมูลจาก microsoft excel มากรอกในแบบฟอร์ม microsoft word อัตโนมัติ

โดยการ เลือก Start Mail Merge >> Step-by-Step Mail Merge Wizard จะปรากฏแถบ Mail Merge ทางด้านขวามือ

เลือก Next starting document >> Next Select recipients >> Browse.. แล้วคลิกเลือกไฟล์ .xlsx ที่ดาวน์โหลดไว้จาก google form

ต่อไปเลือก Next Write your letter >> นำเมาส์ไปคลิกให้เคอร์เซอร์กะพริบที่พื้นที่ที่เราต้องการจะเติมคำตอบที่หัวข้อแรก (ในตัวอย่างคือ ชื่อ-สกุล) >> more items.. >> เลือก ชื่อ-สกุล  >> Insert