เอกสารประกอบการสอนรายวชิ า เครื่องใช้สานกั งานและการพิมพ์เอกสาร รหสั วิชา 3200-0008 บทท่ี 1 ความรู้เบือ้ งต้นเก่ียวกับเคร่ืองใช้สานักงาน 1.1 ความหมายท่เี ก่ียวข้องกับสานักงาน สานักงาน (Office) หมายถึง สถานท่ีที่ใช้เป็นท่ีทางานของพนกั งานในหน่วยงานทงั้ ท่ีเป็นหนว่ ยงานทาง ภาครัฐและภาคเอกชน มีการปฏิบตั งิ านอยา่ งมีระบบและมีประสทิ ธิภาพ งานสานักงาน หมายถึง การปฏิบตั งิ านตา่ งๆภายในสานกั งาน ซึง่ มกั จะเป็นงานที่เก่ียวกบั เอกสาร การ วางแผนและการจัดการเพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุม การประมวลเหตุการณ์และดาเนินงานด้วย ประสิทธิภาพ ซงึ่ โดยสว่ นใหญ่แล้วสานกั งานมกั จะถกู จดั ให้เป็นศนู ย์การปฏิบตั งิ านเอกสาร ศนู ย์ความจา แหลง่ อานวยความสะดวก พบปะตดิ ตอ่ ประสานงานระหวา่ งผ้มู าตดิ ตอ่ และผ้ทู ี่ทางานอยภู่ ายในสานกั งาน เคร่ืองใช้สานักงาน หมายถึง เคร่ืองมือเคร่ืองใช้ที่ชว่ ยในการปฏิบตั งิ านของพนกั งานในสานกั งานให้เกิด ความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและถกู ต้องชดั เจน สร้างความประทบั ใจแกผ่ ้รู ับอนั จะนาไปสู่ ความสาเร็จในการตดิ ตอ่ เคร่ืองใช้สานกั งานในปัจจบุ นั โดยส่วนใหญ่จะเป็นกลไกอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์หรืออาจเรียกได้ วา่ เป็นเครื่องใช้สานกั งานอตั โนมตั ิ สานักงานอัตโนมัติ กอร์ดอน บี เดวิส (Gordon 1984) “สานกั งานอตั โนมตั ิ คอื การประยกุ ต์คอมพวิ เตอร์และการส่ือสารในงาน สานกั งานงานซง่ึ ประกอบด้วย พนกั งาน นกั วิชาชีพ และผ้จู ดั การ” เดวิด บารคอมบ์ (Barcomb 1989) “ในภาพ กว้างแล้ว สานกั งานอตั โนมตั กิ ็คือ การใช้เทคโนโลยีท่ีเหมาะสมในการชว่ ยให้ผ้คู นจดั การสารสนเทศ สานกั งาน อตั โนมตั ิเป็นหลกั การ เป็นวิธีการใหมส่ าหรับคดิ และดาเนินงานกบั สารสนเทศ สานกั งานอตั โนมตั ิเป็นของจริง เป็นระบบที่ใช้งานได้ในทางปฏิบตั แิ ละมีอยจู่ ริง สานกั งานอตั โนมตั ไิ มไ่ ด้เป็นสิง่ ท่ีเรียกวา่ “สานกั งานในอนาคต” ซึ่งยงั เป็นเพียงแนวคิดผสมทฤษฎีเท่านนั้ ”ชารลส์ เรย์ แจเน็ต ปาล์มเมอร์ และเอวีโวห์ล (Ray, Palmer and Wohl 1995) “สานกั งานอตั โนมตั เิ ป็นหลกั การที่เกี่ยวข้องกบั การประสานโต้ตอบกนั ของผ้ทู ี่อย่ใู นสานกั งานโดย อาศบั ระบบและเทคโนโลยีเพ่ือให้บรรลเุ ปา้ หมายขององค์การ” ครรชิต มาลยั วงศ์ (ครรชิต มาลยั วงศ์ 2536) “แนวคดิ และวิธีการนาคอมพิวเตอร์ และอปุ กรณ์สานกั งานมา เชื่อมโยงกนั ด้วยระบบส่ือสารข้อมลู เพื่อให้ผ้ปู ฏิบตั งิ านในสานกั งานสามารถทางานร่วมกนั ได้อยา่ งรวดเร็ว และ สะดวกสบาย ทงั้ ในด้านการผลิต และการเรียกค้นเอกสาร การประมวลผลข้อมูล การติดต่อส่ือสารระหว่าง ผ้ปู ฏิบตั ิงานทงั้ ภายในและภายนอกสานกั งาน การจดั งานนดั หมาย การประชมุ และการตดั สินใจ”สานกั งาน อตั โนมตั ิจดั ตงั้ ขนึ ้ ให้เป็นส่วนหนงึ่ ของสานกั งาน และทาหน้าที่ส่งเสริมและสนบั สนนุ หน่วยงานให้ปฏิบตั งิ านได้ อยา่ งมีประสทิ ธิภาพ และตรงเปา้ หมายท่ีหนว่ ยงานได้กาหนดไว้ เอกสารประกอบการสอนรายวชิ า เครื่องใช้สานกั งานและการพมิ พ์เอกสาร รหสั วชิ า 3200-0008 1.2 องค์ประกอบของสานักงาน สานกั งานมีองค์ประกอบสาคญั 3 ประการ ได้แก่ 1. อาคารสถานที่หรือห้องท่ีใช้เป็นสานกั งาน 2. ผ้ปู ฏิบตั งิ านในสานกั งาน 3. เคร่ืองใช้สานกั งาน 1. อาคารสถานท่หี รือห้องท่ใี ช้เป็ นสานักงาน สานกั งาน คือ สถานที่แห่งหน่ึงซี่งอาจเป็นห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ได้ อาจเป็นสถานท่ีสาหรับทาธุรกรรมตา่ งๆ หรือเพื่ออานวยความสะดวกในการทางานหรือควบคมุ การดาเนินงาน โดยอาศยั สารสนเทศเป็นเคร่ืองมือ โดยมีหน้าท่ีรับข้อมูลจากผ้หู นึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผ้หู นึ่ง การ จาแนกข้อมลู หรือเอกสารในสานกั งานตามลกั ษณะและประเภท สานกั งานอตั โนมตั ิ องคป์ ระกอบของสานกั งานอตั โนมตั แิ บง่ เป็น 5 ประเดน็ 1. บุคลากรอาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นกั เทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนัก งานอ่ืน ๆ 2. กระบวนการปฏิบตั งิ าน 2.1 การรับเอกสารและข้อมลู 2.2 การบนั ทกึ เอกสารและข้อมลู 2.3 การสื่อสารเอกสารและข้อมลู 2.4 การจดั เตรียมข้อมลู ขา่ วสารตา่ งๆ 2.5 การกระจายขา่ วสาร 2.6 การขยายรูปแบบเอกสาร 2.7 การค้นคืนและการจดั เก็บเอกสารข้อมลู 2.8 การกาจดั และการทาลายเอกสาร 2.9 การดแู ลความมน่ั คงปลอดภยั 3. เอกสาร ข้อมลู สารสนเทศ 4. เทคโนโลยี 5. การบริหารจดั การ เอกสารประกอบการสอนรายวิชา เคร่ืองใช้สานกั งานและการพมิ พ์เอกสาร รหสั วชิ า 3200-0008 ความปลอดภยั ในการใช้เครื่อง อปุ กรณ์สานกั งานใช้กระแสไฟฟ้า ควรใช้อยา่ งระมดั ระวงั ไม่ควรจบั ต้อง สว่ นท่ีมีกระแสไฟฟ้าวิ่งผ่านที่ไมม่ ีฉนวนปอ้ งกนั เนื่องจากบางจดุ มีกระแสไฟฟ้า จะเกิดอนั ตรายถึงชีวิตได้ และ ควรคานึงถึงความต้านทานกระแสไฟฟ้าของเคร่ืองว่ามีมากน้อยเพียงใด และขึน้ อยู่กับระยะเวลาในการใช้ เคร่ือง การใช้นานเกินไป อาจเกิดความร้อนจนเครื่องชารุดได้เชน่ กนั เครื่องใช้สำนักงาน สำนักงานทุกแห่งต่างมองเห็นความจาเป็นในการพัฒนาประสิทธิภาพในการทางาน สิ่งที่จะช่วยให้การทางานมีประสิทธิภาพ วัสดุและเครื่องมือเครื่องใช้สานักงานทุกประเภท เพื่อการเตรียมความพร้อมในการปฏิบัติงานในแต่ละวัน ต้องศึกษาวัสดุและเครื่องมือเครื่องใช้ในงานเลขานุการทั้งรู้จักนาเครื่องมือ เครื่องใช้ไปพัฒนาระบบการทางาน การเลือก การใช้และการบารุงรักษาเครื่องใช้สานักงาน ให้ใช้ประโยชน์ได้และเกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงานเพื่อให้งานดาเนินไปอย่างรวดเร็ว ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงานเครื่องใช้สำนักงาน หมายถึง เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการปฏิบัติงานของพนักงานในสำนักงานให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและถูกต้องชัดเจน สร้างความประทับใจแก่ผู้รับอันจะนำไปสู่ความสำเร็จในการติดต่อ เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบันโดยส่วนใหญ่จะเป็นกลไกอิเล็กทรอนิกส์หรืออาจเรียกได้ว่าเป็นเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติเครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบันได้รับการพัฒนาให้มีความทันสมัย มีความสามารถ และมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น การใช้เครื่องใช้สำนักงานจึงช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานในสำนักงานได้มาก สำนักงานจึงควรเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติโดยคำนึงถึงหลักเกณฑ์ในการเลือกเครื่องใช้สำนักงาน เพื่อให้ได้เครื่องใช้สำนักงานที่มีประโยชน์คุ้มค่ามากที่สุด วัสดุสานักงาน แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ วัสดุโดยสภาพ และวัสดุคงทนถาวร วัสดุโดยสภาพ หมายถึง สิ่งของหรืออุปกรณ์สานักงานซึ่งเมื่อใช้แล้วย่อมหมดไปโดยสภาพ แปรสภาพ ซึ่งได้แก่วัสดุสานักงาน กระดาษที่ใช้กับงานเขียน ใช้กับงานพิมพ์ ใช้เครื่องถ่ายเอกสาร ใช้กับเครื่องอัดสาเนา วัสดุประเภทกระดาษที่ใช้เขียน ดินสอ ปากกา ปากกาเคมี วัสดุที่ใช้เข้าเล่ม กระดาษกาว อุปกรณ์เครื่องเคลือบ ลวดเย็บกระดาษ แฟ้มเอกสาร ของใช้ทั่วไป น้ายาลบคาผิด ยางลบ ซองจดหมายประเภทต่าง ๆ ซองเอกสาร เป็นต้น เครื่องใช้สานักงานหรือครุภัณฑ์ คือสิ่งของที่มีลักษณะคงทนถาวร มีอายุการใช้งานนานเมื่อนามาใช้บางครั้งต้องเสียเงินค่าบารุงรักษา ครุภัณฑ์สานักงานได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องพิมพ์ โปรแจคเตอร์ เครื่องฉายทึบแสง เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องอัดสาเนา เครื่องทําลาย วัสดุ อุปกรณ์เครื่องเขียนและเครื่องใช้ประกอบด้วย
อุปกรณ์เครื่องใช้สานักงานและสิ่งอานวยความสะดวก
และสินค้าในหมวดเครื่องใช้สำนักงานของเว็บเราได้แก่เครื่องย่อยกระดาษ Leitz รุ่น IQ Office Pro P5
ลูกแม็ก ราปิด Rapid เบอร์ 9/8 (4 กล่อง) 5000 ตัว
แม็กเย็บกระดาษ ทรงคีม ราปิด Rapid รุ่น E10
FฺB Fanpage : officeandtools |
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเครื่องใช้ สำนักงาน
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.ketiadaan Inc.
