ในบทเรียนนี้จะสอนถึงหลักของการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่การเขียนจดหมายธรรมดา ตลอดจนยังสามารถนำไปใช้ในการส่งอีเมล์ได้อีกด้วยเช่นกัน letter writing สิ่งที่ผู้เขียนต้องระวังมากที่สุดในการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ คือรูปแบบจดหมายและภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมายซึ่งภาษาที่ใช้เขียนจดหมายรวมทั้งรูปแบบจดหมายจะมี 2 อย่างคือ แบบเป็นทางการ (formal) และ แบบไม่เป็นทางการ (informal) ถ้าเขียนจดหมายแบบเป็น ทางการภาษาที่ใช้รวมทั้งรูปแบบจดหมายก็ต้องใช้แบบเป็นทางการแต่ถ้าเขียนจดหมายแบบไม่เป็นทางการ จะใช้ภาษาและรูปแบบจดหมายง่ายๆ สบายๆ จดหมายที่เป็นทางการ (formal letter) เช่น จดหมายธุรกิจ (business letter) หรือจดหมายสมัครงาน (application for a job) จะต้องประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้ 1. Return address คือที่อยู่ของผู้เขียนจดหมายซึ่งจะวางไว้มุมขวามือด้านบนของจดหมายโดยที่อยู่ของผู้เขียนจดหมายจะประกอบด้วยหมายเลขที่บ้าน ชื่อถนน ชื่อเมือง ชื่อรัฐ และรหัสไปรษณีย์ อาจจะใส่ comma (,) ทุกท้ายบรรทัดและใส่ full stop (.) ที่บรรทัดสุดท้ายก็ได้ แต่ไม่เป็นที่นิยมนักและที่สำคัญห้ามเขียนชื่อผู้เขียนจดหมายไว้ที่ return address ตัวอย่าง 80
Green Road 9 Britannia Road 2. Date คือวันที่ๆ เขียนจดหมายซึ่งสามารถวางไว้ได้หลายที่ เช่น วางdate ไว้ใต้ return address หรือวาง date ไว้ใต้ชื่อที่พิมพ์ไว้ด้านล่างของจดหมาย การเขียนวันที่มีด้วยกัน 2 แบบคือ แบบอเมริกันและแบบทั่วไป โดยการเขียนวันที่แบบอเมริกันจะวางเดือนไว้หน้าวัน ตัวอย่าง อีกอย่างเป็นการเขียนวันที่แบบทั่วไป ซึ่งจะวางวันที่ (day) ไว้หน้าเดือน Day/month/year หมายเหตุ: การเขียนวันที่ทำได้หลายแบบ เช่น 3. Inside address คือ ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ โดยจะเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้ด้านซ้ายมือ ซึ่งอาจจะวางไว้บรรทัดเดียวกันกับวันที่ที่อยู่ด้านขวามือ หรือวางไว้ต่ำกว่าวันที่ก็ได้ inside address จะประกอบด้วย ชื่อผู้รับ (title – name-last name) ตัวอย่าง Mr. R.C. Bushill หมายเหตุ: 4. Greeting คือคำขึ้นต้นจดหมาย ซึ่งเป็นการทักทายถ้าเป็นการเขียน ตัวอย่าง กรณีที่ไม่ทราบชื่อผู้รับและไม่ทราบด้วยว่าเป็นเพศหญิงหรือชาย greeting จะอยู่ในรูป Dear Sir or Madam กรณีที่เขียนจดหมายแบบไม่เป็นทางการ greeting จะอยู่ในรูป Dear + name หรือ Dear + title ตัวอย่าง ถ้าเริ่มต้นจดหมายด้วยการใช้ตำแหน่งและนามสกุล (title and surname) ของบุคคล เช่น ‘Dear Mr. Suriya’ เวลาลงท้ายจดหมายให้ใช้ ‘Yours Sincerely’ ถ้าใช้ ‘yours’ จะเป็นทางการน้อยกว่าอันแรก ถ้าเริ่มต้นจดหมายด้วย ‘Dear Sirs’ ให้ลงท้ายจดหมายด้วย ‘Yours faithfully’ ถ้าเป็นจดหมายส่วนตัวมักจะลงท้ายด้วย ‘Yours’ หรือ ‘Love’ หมายเหตุ : 5. Body คือ ตัวจดหมายหรือเนื้อหาของจดหมาย ซึ่งจะบอกถึงวัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมาย เนื้อหาของจดหมายจะมีความสำคัญมากกว่าส่วนอื่นๆ ของจดหมาย โดยปกติแล้ว ตัวหรือเนื้อหาจดหมายจะประกอบด้วย 4 ส่วนด้วยกัน 1. Opening คือ ส่วนที่พูดถึงเหตุผลว่าทำไมจึงเขียนจดหมาย 6. Closing คือ คำลงท้ายจดหมายซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือแบบเป็นทางการ (formal) และแบบไม่เป็นทางการ (informal) ถ้าไม่รู้ชื่อผู้รับหรือเมื่อใช้ชื่อสกุลของผู้รับในการทักทาย (greeting) คำลงท้ายจะใช้แบบเป็นทางการหรือแบบ Standard ก็ได้ แต่ถ้าใช้ชื่อแรกของผู้รับในการทักทาย คำลงท้ายจะใช้แบบไม่เป็นทางการ ต่อไปนี้เป็นคำขึ้นต้น (ทักทาย) และคำลงท้าย ทั้ง 3 แบบ Formal (เป็นทางการ) Very truly yours, Standard Informal (ไม่เป็นทางการ) หมายเหตุ : คำลงท้ายจดหมายนอกจากที่กล่าวแล้วยังมีคำว่า ‘love’ ซึ่งถ้าเป็นผู้หญิงใช้ ก็จะใช้ในการเขียนจดหมายส่วนตัว ถ้าเป็นผู้ชายใช้ก็จะใช้กับเพื่อนหญิงที่สนิทมากๆ หรือใช้กับญาติพี่น้อง คำว่า ‘yours’, ‘Best wishes’ และ ‘All the best’ ถ้าผู้ชายใช้จะใช้คำเหล่านี้ในการเขียนจดหมายส่วนตัว ถ้าเป็นผู้หญิงใช้ก็จะใช้ในการเขียนจดหมายถึงคนที่ตัวเองไม่ได้ชอบพอเป็นพิเศษส่วนคำว่า ‘lots of love’ ใช้ได้ทั้งชายและหญิง เมื่อเขียนจดหมายถึงเพศตรงข้ามที่ตัวเองชอบ (รัก) มากๆ(ชายเขียนถึงชายด้วยกันไม่ค่อยใช้คำนี้เพราะใช้ในเชิงชู้สาว) 7. Signature/Typed name คือ การเซ็นชื่อผู้เขียนที่ท้ายจดหมาย ถ้า จดหมายที่เป็นทางการจะมีชื่อที่พิมพ์และมีลายเซ็นด้วย ส่วนจดหมายส่วนตัวจะมีเพียงลายเซ็นหรือชื่อที่เขียน (ไม่ได้พิมพ์ชื่อ) 8. Envelope คือ การจ่าหน้าซองจดหมายโดยให้เขียนชื่อ นามสกุล และที่อยู่ให้ชัดเจน การจ่าหน้าซองจดหมายจะมี 2 ส่วน คือส่วนที่เป็นชื่อที่อยู่ของผู้รับ และส่วนที่เป็นชื่อที่อยู่ของผู้ส่งซึ่งทั้ง 2 ส่วนคล้ายกับ return address และ inside address ส่วนต่างๆ
ของจดหมาย Date Inside address Greeting Body Closing Signature Typed Name หมายเหตุ : ถ้ามีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ใส่ enclosure ถัดจาก Typed Name จดหมายสมัครงาน March 20, 1998 Mr.Supot Suton Dear Mr.Suton : I am applying for the position of secretary which was advertised in the Bangkok Post of March 10. Sincerely yours, NIPONE NICK จดหมายสอบถาม January 16, 1998 1 The Personal Manager Dear Sir or Madam : I should be grateful if you would send me information about the regulations for admission to South-East Asia University. Could you also tell me whether the university arranges accommodation for students? Yours sincerely, THANAPAN TONGYAI หมายเหตุ : ถ้ากระดาษเขียนจดหมายมีชื่อที่อยู่ของบริษัทพิมพ์ไว้แล้ว ผู้เขียนไม่ต้องเขียน return address ซํ้าอีกเพียงใส่วันที่ก็พอ Envelopes คือ ซองจดหมาย ในส่วนนี้จะพูดถึงการจ่าหน้าซองจดหมายการจ่าหน้าซองจดหมาย จะประกอบด้วยเนื้อหา 2 ส่วน คือ ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมาย และชื่อที่อยู่ของผู้ส่งจดหมาย ชื่อ-ที่อยู่ของผู้รับ จะประกอบด้วย ชื่อ – ที่อยู่ของผู้ส่ง จะประกอบด้วย ตัวอย่างการจ่าหน้าซองจดหมาย หมายเหตุ : Mr. Panuwat Kanyanok ที่มา:นเรศ สุรสิทธิ์ สอนภาษาอังกฤษ |