ในสำนักงาน ควรจะมีการปรับปรุง เกี่ยวกับ อะไร มากที่สุด

ส่วนใหญ่ผู้จัดการจะเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายในสำนักงานคือค่าใช้จ่ายคงที่ และไม่ค่อยให้ความสำคัญที่จะพัฒนาการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลา ซึ่งเมื่อถึงเวลาจัดทำงบประมาณคิดเพียงจะตัดงบเหล่านี้ แล้วไปเพิ่มให้กับส่วนงานอื่นๆ เช่นฝ่ายการตลาด เพราะเข้าใจว่าสร้างรายได้ให้กับกิจการมากกว่า แต่ในความเป็นจริงควรจะทำสอดคล้องกัน เพิ่มรายได้และบริหารค่าใช้จ่าย (ไม่ใช่ลดหรือตัดค่าใช้จ่าย)  ด้วยประสบการณ์ในการทำงานกับลูกค้าหลายประเภทกิจการ ทีมงานบริษัท จีโนซิส จำกัด จึงสรุปขั้นตอนการปรับปรุงการทำงานในสำนักงาน เพื่อบริหารค่าใช้จ่าย บริหารเวลางานในสำนักงาน หรือ Back Office ให้มีประสิทธิภาพและคุ้มค่ากับงบประมาณ

1. จัดระเบียบพื้นที่ ดูเป็นงานที่ง่ายๆ แต่ไม่ค่อยมีใครจะจัดการอย่างจริงจัง จัดไฟล์ต่างๆ ให้เป็นหมวดหมู่เข้าแฟ้ม แยกเอกสารตามอายุและความสำคัญ ถ้าเก่ามากและไม่มีความสำคัญอีกแล้ว ไม่จำเป็นต้องเก็บ ก็ให้ทำลายทิ้งหรือเก็บในรูปแบบอิเลคโทรนิคส์
2. กำจัดเอกสารที่ซ้ำซ้อน หลังจากที่ทำลายเอกสารเก่าแล้ว ให้ดูว่ามีเอกสารที่มีหลายสำเนาหรือไม่ เอาไปทำลายหรือรีไซเคิล
3. จัดการงานที่ซ้ำซ้อน เคยเห็นอยู่บ่อยครั้งที่งานเดียวกัน แต่ว่าต้องคีย์ข้อมูลซ้ำแล้วซ้ำอีกโดยคนหลายๆ คน ทางที่ดีที่สุดคือนำคนเหล่านั้นมาอยู่ในทีมเดียวกันแล้วแบ่งงานกันตามความถนัดที่สุด และกระจายหน้าที่โดยให้ระบบงาน หรือฐานข้อมูลหลักเป็นตัวรวบรวม
4. ยกเลิกรายงานที่ไม่จำเป็น คงจะเคยเห็นกันว่ามีบันทึกอนุมัติ เอกสารหลายฉบับที่เยิ่นเย้อ ทั้งๆ ที่สามารถย่อให้เหลือในรายงานฉบับเดียว สรุปข้อมูลเท่าที่จำเป็นกับหน่วยงานที่รับผิดชอบ
5. ยกเลิกการอนุมัติหลายขั้นตอน พบมากในหน่วยงานที่มีหลายระดับและมีความรับผิดชอบแตกต่างกัน งานนี้ต้องปรับโครงสร้างองค์กรให้ลดขั้นตอนการอนุมัติ ลดเวลาการตัดสินใจ โดยกำหนดผู้อำนาจตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ให้มีน้อยคน (เป็นคนเดียวไม่ได้ เพราะต้องมีการคานอำนาจ ในการตรวจสอบด้วย)
6. ใช้ระบบออโตเมชั่น มีระบบการทำงานที่ไม่จำเป็นต้องใช้คนแล้วเช่น ระบบตอบรับอัตโนมัติ ระบบการโอนเงินผ่านทางอิเลคโทรนิคส์ ไม่ต้องออกเช็ค ระบบการแจ้งข้อมูลผ่าน SMS เป็นต้น อย่างไรก็ตามควรจะตรวจสอบค่าใช้จ่ายและประเมินผลที่ได้รับเทียบกับงบประมาณที่ต้องเสียเพิ่มด้วย
7. ฝึกอบรมพัฒนาเจ้าหน้าที่ มีหลายบริษัทเข้าใจผิดว่าทีมงานในสำนักงานไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมอะไรมากมาย เพราะไม่ต้องไปหาลูกค้าหรือสร้างรายได้อะไร ซึ่งจริงๆ แล้วพนักงานทุกคนในบริษัทคือตัวแทนของบริษัท ประสิทธิภาพในการทำงานต้องมีการพัฒนาปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ เมื่อบริษัทกำลังเติบโต ทุกฝ่ายควรได้รับการฝึกเตรียมความพร้อมด้วยกันทุกคน สิ่งที่ควรทำก่อนคือแยกแยะหน้าที่ความรับผิดชอบของงานให้ชัดเจน (Job Description) แล้วจัดหาวิชาหรือเรื่องการอบรมให้ตรงกับหน่วยงานนั้นๆ เริ่มต้นจากการฝึกอบรมภายในกันเองแล้วเชิญบริษัทอบรมเฉพาะด้านมาแนะนำเพิ่มเติมในมุมมองที่แตกต่าง
8. จัดพื้นที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานส่วนใหญ่ไม่สามารถทำงานได้เต็มที่เพราะการจัดวางตำแหน่งอุปกรณ์เครื่องใช้ หรือสภาพแวดล้อมโดยรอบไม่เอื้ออำนวย เช่นต้องเดินไปถ่ายเอกสารหรือส่งแฟกซ์ไกลจากที่นั่ง เป็นต้น ควรจะจัด Layout  ผังที่นั่งการทำงานให้เหมาะสมกับผู้ที่ใช้งาน ลดเวลาการเคลื่อนไหว เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้คล่องตัว บางทีสามารถซื้ออุปกรณ์สำนักงานที่ไม่แพงมากนัก เช่นพริ้นเตอร์ (Printer) เดี๋ยวนี้ราคาถูกมาก ก็จัดให้กับพนักงานที่ต้องใช้งานพิมพ์จำนวนมากใช้เป็นส่วนตัว เป็นต้น  จะได้ไม่ต้องเดินหรือใช้งานเครื่องใดเครื่องหนึ่งมากเกินไป โดยประเมินเปรียบเทียบราคาของใหม่ กับค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์ขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกัน ว่าอย่างไหนให้ความคุ้มค่าและเทียบกับประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น
9. จัดสรรจำนวนพนักงานให้เหมาะสมกับงาน จำนวนงานในสำนักงานอาจมีขึ้นมีลงได้ ยิ่งถ้าเป็นธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับฤดูกาลการขาย ถ้าเป็นไปได้ควรจัดจำนวนพนักงานหลักที่มีความสามารถและประสบการณ์ให้พอดีกับปริมาณงานหลักๆ แล้วจัดหาพนักงานชั่วคราว หรือ Part-time มาช่วยสนับสนุนเมื่อปริมาณเพิ่มขึ้นในบางช่วงเวลาของปี การจัดการนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานให้เหมาะสมกับรายได้ที่เปลี่ยนแปลง
10. เปรียบเทียบการดำเนินงานกับธุรกิจใกล้เคียงกัน โดยขอคำแนะนำกับบริษัทที่ปรึกษา หรือสำนักบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีที่มีประสบการณ์การทำงานในธุรกิจอุตสาหกรรมเดียวกันของเรา จัดหาข้อมูลเปรียบเทียบเช่นเปอร์เซ็นต์ค่าใช้จ่ายต่างๆ ต่อรายได้ของข้อมูลอุตสาหกรรม เพื่อดูว่าธุรกิจของเราบริหารจัดการใกล้เคียงอย่างไร เพื่อนำมาพัฒนาปรับปรุง และที่ปรึกษาเหล่านี้สามารถแนะนำว่าควรจะจัดระบบการบริหารจัดการอย่างไรให้ดีขึ้นได้เมื่อเปรียบเทียบกับธุรกิจอื่นๆ ที่ขนาดใกล้เคียงกัน
11. ฝึกให้พนักงานทำงานข้ามฝ่าย (Cross-training) หลังจากที่กิจการได้จัดการตามขั้นตอนที่กล่าวมาแล้ว พนักงานควรมีการสับเปลี่ยนหน้าที่การทำงานกันบ้าง เพื่อสามารถทำงานทดแทนกันได้ และกระจายความรู้การทำงานให้ทุกส่วนงานรับรู้และช่วยเหลือกันได้ ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานคนหนึ่งที่ผ่านงานหลายอย่างในองค์กร จะเข้าใจธุรกิจมากขึ้นและสามารถทำงานหลายอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การปรับปรุงพัฒนาไม่ได้หยุดอยู่เพียง 11 ขั้นตอนนี้ เมื่อเข้าใจธุรกิจมากขึ้นและพร้อมที่จะเปิดรับสิ่งใหม่ๆ การพัฒนาย่อมไม่มีที่สิ้นสุด

บทความที่เกี่ยวข้อง

• หลักสูตรการสร้างแบบจำลองทางการเงิน 23-24 ส.ค.55

09/10/2022

Franchise Standard by GSB and GNOSIS

ธนาคารออมสิน จัดหลักสูตร Franchise Standard ร่วมกับ บริษัท จีโนซิส จำกัด เพื่อยกระดับมาตรฐานแฟรนไชส์ไทยสู่สากล สอนฟรีผ่านออนไลน์ 4 วัน โดยที่ปรึกษาแฟรนไชส์ และผู้บริหารแบรนด์แฟรนไชส์ที่ประสบความสำเร็จ มาแบ่งปันความรู้และประสบการณ์ ให้กับแฟรนไชส์ไทยรุ่นใหม่ได้เติบโตสู่ความเป็นเลิศ

อ่านต่อ »

23/05/2022

World Franchise Associates collaboration with Gnosis

World Franchise Associates “WFA” offers programs to assist business owners to develop and market international franchises and to connect investors with the right brands. Sethaphong Phadungpisuth is the International Associate of WFA, based in Bangkok Thailand.

อ่านต่อ »

14/04/2022

30/01/2022

แฟรนไชส์น่าลงทุน 2565

แฟรนไชส์น่าลงทุน 2565 ต้องสามารถฝ่าความท้าทายและการแข่งขันสูง ธุรกิจที่ปรับตัวได้เร็วกับภาวะวิกฤต ใช้เทคโนโลยีในการบริหารจัดการ มีฐานลูกค้าและแฟรนไชส์ซีมาก ตอบโจทย์ความเป็นตัวตนของลูกค้ารายบุคคล รักษาสิ่งแวดล้อม และธุรกิจคืนทุนไว

อ่านต่อ »

08/01/2022

จีโนซิส ที่ปรึกษาธุรกิจ บริหารการเงิน , ที่ปรึกษาแฟรนไซส์, ประเมินมูลค่าทางธุรกิจ, ออกแบบระบบแฟรนไซส์ ครบทุกเรื่องทางธุรกิจ วางใจ gnosis