ถ้านักศึกษาจะสมัครเข้าใช้งาน google docs ควรนิยมใช้ e- mailใดมากที่สุด

หลายๆ ท่านอาจจะประสบปัญหา กับการจัดทำแบบสอบถาม ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเรื่องการขนย้ายหรือจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก การคัดลอกหรือจดข้อมูลต่างๆ หรือแม้กระทั่งงบประมาณในการพิมพ์กระดาษที่จำกัด ปัญหาของท่านจะหมดไป เมื่อท่านเลือกใช้งาน Google Form หนึ่งในบริการ Web Application ของกลุ่ม Google Docs ซึ่งช่วยให้เราสามารถสร้างแบบสอบถามออนไลน์ หรือใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย

ซึ่งในบทความนี้จะอธิบายถึงประโยชน์ไปจนถึงขั้นตอนการใช้งาน Google Form อย่างละเอียด ชนิดที่ว่า… อ่านจนจบแล้วสามารถนำไปใช้งานจริงได้เลยทันที

ข้อดีของการทำแบบสอบถามออนไลน์ (เมื่อเทียบกับแบบสอบถามทั่วไป)

• กระจายข้อมูลได้ทั่วถึง และสามารถเข้าถึงได้เร็วกว่า: การที่เราทำแบบสอบถามออนไลน์จะช่วยให้มีโอกาสได้ผู้เข้าร่วมแบบสอบถามที่ทั่วถึงกว่า ไม่ใช่แค่เพียงในพื้นที่ที่เราสามารถเดินแจกแบบสอบถามเท่านั้น อีกทั้งเรายังส่งแบบสอบถามให้ผู้ที่อยู่ภูมิภาคอื่นไปจนถึงผู้ที่อาศัยอยู่ต่างประเทศสามารถทำแบบสอบถามให้เราได้ในเวลาอันรวดเร็วอีกด้วย
• ประหยัดงบประมาณ: การพิมพ์แบบสอบถามในรูปแบบกระดาษย่อมมีค่าใช้จ่าย และแน่นอนว่า…ยิ่งเยอะยิ่งเห็นความแตกต่าง เพราะฉนั้นการทำแบบสอบถามในรูปแบบออนไลน์จะประหยัดงบประมาณได้เป็นจำนวนมาก
• สามารถยกตัวอย่างให้เห็นรูปธรรมมากขึ้น: หากเราต้องการให้ผู้ตอบแบบสอบถามได้เห็นสิ่งที่เราต้องการจะสื่อมากขึ้น เช่น หากทำแบบประเมิณผลงานบางอย่างที่เป็นสิ่งของ ก็สามารถใส่ภาพหรือวิดีโอของสิ่งของนั้นๆ ลงไปในแบบสอบถามออนไลน์ได้เลย
• ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ: หากข้อมูลมีความสำคัญ การจัดเก็บเอกสารก็ยิ่งมีสำคัญตามไปด้วย การที่เอกสารข้อมูลถูกจัดอย่างเป็นระเบียบในบัญชี Google จะยิ่งง่ายต่อการค้นหา
• สามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อได้สะดวก: เราสามารถนำผลลัพธ์จากการทำแบบสอบถามออนไลน์ไปใช้ต่อได้อย่างสะดวก รวดเร็ว เพราะเราสามารถ Export ข้อมูลผลลัพธ์ออกมาเป็นไฟล์เพื่อนำไปใช้ต่อได้เลย
• นอกจากเป็นแบบสอบถามยังใช้ทำการสอบย่อยแบบออนไลน์ได้อีกด้วย: เราสามารถใช้ Google Form เพื่อสร้างข้อสอบสำหรับการสอบย่อยได้ โดยที่ผู้ทำข้อสอบสามารถตรวจคำตอบได้ทันทีอีกด้วย

ข้อควรระวังในการใช้งาน

• ระวังการลืมลงชื่อออก(Log-out) เมื่อทำการลงชื่อเข้าใช้(Log-in) ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สาธารณะ: เนื่องจาก Google Form ค่อนข้างสะดวกในการเช็คข้อมูล ซึ่งอาจทำให้บางครั้งเราต้องการเข้าไปดูความคืบหน้าว่าแบบสอบถามของเรามีคนตอบมากน้อยแค่ไหน ซึ่งเราอาจจะใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สาธารณะแล้วอาจลืมลงชื่อออก(Log-out)ได้ แล้วถ้าหากท่านใดที่ใช้อีเมลหลักเป็นบัญชีเดียวกันแล้วด้วยนั้น ให้พึงระวังไว้เสมอว่าบัญชีที่ใช้ควรเก็บรักษาให้ดี เพราะหากมีใครเข้าถึงบัญชีจากการที่เราเปิดดูฟอร์มทิ้งไว้ก็เท่ากับเค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลอีเมลของเราได้เช่นกัน

สิ่งที่ควรรู้อื่นๆ

• Google ได้แจ้งไว้ใน ข้อกำหนดในการให้บริการ ว่า Google สามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวตามนโยบายส่วนบุคคล: โดยถือว่าเราได้อนุญาตให้ Google (และผู้ที่เราทำงานด้วย) มีสิทธิ์ในเนื้อหาของเรา ไม่ว่าที่ใดในโลก ในการใช้ โฮสต์ จัดเก็บ ทำซ้ำ แก้ไข สร้างงานต่อยอดเนื้อหาของเรา (เช่น งานการแปลภาษา การปรับเปลี่ยน หรือการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่ทาง Google ทำเพื่อให้เนื้อหาของเราสามารถใช้งานได้ดีขึ้นร่วมกับบริการของ Google) สรุปคือ ข้อมูลใดๆของเราก็ตามที่อาจเป็นประโยชน์ต่อ Google นั้น ทาง Google สามารถนำข้อมูลของเราไปไปใช้ต่อยอดได้ในระดับนึง โดยถือว่าเราสมัครใจในการแบ่งปันไปแล้วตั้งแต่เราเริ่มใช้งาน Google Form แต่ทาง Google จะยังคงเก็บความลับให้เรา เพราะสิทธิ์ความเป็นเจ้าของข้อมูลยังอยู่ที่เรา

เริ่มต้นการใช้งาน Google Form

ขั้นตอนในการเข้าใช้งาน

ก่อนอื่น การที่จะเข้าไปใช้งาน Google Form ได้ ต้องมีบัญชี Google ก่อน ซึ่งนักศึกษาและบุคคลากรของมหาวิทยาลัยกรุงเทพ สามารถใช้บัญชี Google ของทางมหาวิทยาลัยได้เลย

ซึ่งถ้าเรามีบัญชี Google เรียบร้อยแล้ว ให้เข้าไปที่ https://docs.google.com/forms และทำการลงชื่อเข้าใช้งาน จะปรากฏหน้าต่างแสดงแบบฟอร์มที่เรามีอยู่ ดังรูปภาพ 1.1

จากที่เห็นในรูปภาพด้านบน คือเรายังไม่มีแบบฟอร์มอยู่เลย หลังจากเข้ามาที่หน้าต่างแสดงแบบฟอร์มของเราแล้ว ให้กดปุ่ม สร้างแบบฟอร์มใหม่ แล้วเริ่มขั้นตอนสร้างแบบฟอร์มได้เลย

เครื่องมือต่างๆ ในการใช้งาน

เนื่องจากความสามารถของปุ่มต่างๆ ใน แถบเมนูด้านบน ส่วนใหญ่จะถูกใช้ทำหลังจากสร้างแบบฟอร์มเสร็จ เพราะฉนั้นตอนนี้ เราจะมาพูดถึงบริเวณ แถบเครื่องมือด้านข้าง กันก่อน ซึ่งแถบเครื่องมือนี้มีไว้สำหรับสร้างคำถามต่างๆ ในแบบฟอร์ม

เพิ่มคำถาม (Add question)
ใช้สำหรับเพิ่มคำถามในรูปแบบต่างๆ คำถามแต่ละรูปแบบจะมีลักษณะและความสามารถที่แตกต่างกัน

เพิ่มรูปภาพ (Add image)
สำหรับแทรกรูปภาพลงไปในแบบฟอร์ม
สามารถแทรกได้จากรูปในเครื่องของเรา หรืออ้างอิงรูปที่มีอยู่บน Internet แล้วก็ได้

เพิ่มส่วน (Add section)
ใช้ในการแบ่งหน้า และยังสามารถใช้แยกส่วนของแบบสอบถามออกจากกันได้อีกด้วย
ซึ่งในส่วนนี้จะอธิบายในหัวข้อต่อไป

ซึ่งรายละเอียดของแถบเครื่องมือส่วนนี้ทั้งหมด สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จาก 

การตกแต่งธีม การดูตัวอย่าง และการตั้งค่า

เนื่องจากข้างต้นเราได้พูดถึง แถบเครื่องมือด้านข้าง กันไปเรียบร้อยแล้ว เราจะมาพูดถึง แถบเมนูด้านบน กันต่อ

ชุดสี (Color Palette)
ปรับแต่งสีและธีม ของแบบฟอร์มจากที่แจกฟรีอยู่แล้ว
หรือสามารถแทรกรูปของเราเองขึ้นไปบน Header ก็ได้

การตั้งค่า (Setting)
สำหรับแทรกรูปภาพลงไปในแบบฟอร์ม

• จำกัดเพียง 1 คำตอบ: จำกัดให้ 1 คน สามารถทำแบบฟอร์มได้ครั้งเดียว โดยผู้ทำแบบฟอร์ม ต้องลงชื่อเข้าใช้เท่านั้น
• แก้ไขหลังจากส่ง: อนุญาตให้ผู้ทำแบบฟอร์ม สามารถกลับไปแก้ไขคำตอบได้
• ดูสรุปคำตอบ: อนุญาตให้ผู้ทำแบบฟอร์ม สามารถกลับไปดูคำตอบที่ตนตอบได้

• แสดงความคืบหน้า: จะปรากฏเส้นแจ้งความคืบหน้า หากมีการแบ่งหน้า
  
  
• สับเปลี่ยนลำดับของคำถาม: เรียงลำดับคำถามแบบสุ่ม (เหมาะกับการทำฟอร์มเป็นข้อสอบ)
• แสดงลิงก์เพื่อส่งการตอบกลับอื่น: อนุญาตให้ผู้ทำแบบฟอร์ม ส่งคำตอบเพิ่มได้มากกว่า 1 รอบ ข้อความยืนยัน: แสดงข้อความ หลังจากทำแบบฟอร์มเสร็จ

ส่วนหัวข้อสุดท้ายจะเป็นการตั้งค่าสำหรับทำข้อสอบ
สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จาก 

การนำ Google Form ที่สร้างสำเร็จแล้วไปใช้งาน

หลังจากที่สร้างแบบสอบถามหรือข้อสอบเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลานำมันไปใช้งานต่อ

โดยเราสามารถจัดการได้ด้วยการกดที่ ปุ่ม ส่ง [Send]

ซึ่งเราสามารถส่งไปใช้งานได้ 3 รูปแบบดังนี้

• การส่งฟอร์มต่อเป็นลิงค์
• การแนบฟอร์มลงไปในอีเมล
• การแทรกฟอร์มลงบนเว็บเพจที่เราต้องการ

การส่งฟอร์มต่อเป็นลิงค์ [Send via Link]

เป็นการส่งแบบฟอร์มอย่างง่าย โดยคัดลอกลิงค์ไปให้ผู้ตอบผ่านทางไหนก็ได้ เช่น ส่งผ่านโปรแกรมพูดคุยต่างๆ ที่สามารถส่งข้อความหากันได้

พอผู้ตอบได้รับลิงค์ก็สามารถเข้าผ่านลิงค์มาทำฟอร์มได้ทันที

การส่งฟอร์มต่อผ่านอีเมล [Send via Email]

นอกจากนี้เพียงแค่เราติ๊กเลือก รวมฟอร์มในอีเมล เท่านี้เราก็จะสามารถแนบแบบฟอร์มไปกับอีเมลได้ทันที

การฝังฟอร์มลงเว็บเพจ [Send via Embed HTML]

สำหรับผู้ที่ต้องการสร้างแบบฟอร์มที่ไม่เป็นความลับอะไรมาก และมีเว็บเพจเป็นของตนเอง การนำฟอร์มฝังลงไปบนเว็บเพจก็เป็นช่องทางที่ดีในการเพิ่มผู้ร่วมทำแบบทดสอบได้อย่างดี

โดย Code ที่ทาง Google Form จะให้เรามา คือ iframe code ซึ่งเราเพียงแค่คัดลอกไปวางไว้ใน Code ของเว็บเพจบริเวณที่เราต้องการแสดง ก็ถือว่าเป็นอันเสร็จสิ้น ลองเซฟและเปิดเว็บเพจของเราดูได้ทันที จะเห็นฟอร์มปรากฏอยู่บนเว็บเพจเรียบร้อย

การตอบกลับจากผู้ทำแบบฟอร์ม [RESPONSES]

การตอบกลับ แยกการดูออกได้เป็นสองแบบ

การนำข้อมูลไปใช้ในรูปแบบอื่นๆ (ปุ่มบริเวณทางขวา)