ตัวอย่างการวางแผนกําลังคน บริษัท

การวางแผนกำลังคน

1. การวางแผนกำลังคน คืออะไร
2. ทำไมถึงต้องวางแผนกำลังคน
3. หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ (การวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เพื่อการวางแผนอัตรากำลังคน)
4. ขั้นตอนการจัดทำแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)
5. ปัญหาของการวางแผนกำลังคน

สารจากผู้เขียน

บทความฉบับนี้ผู้เขียนถ่ายทอดจากประสบการณ์การทำงาน HR มากว่า 14 ปี และการศึกษาหาความรู้จากผลงานวิจัยจากสถาบันที่น่าเชื่อถือ ความตั้งใจในการถ่ายทอดโดยใช้ภาษาที่ใกล้ตัว และเข้าใจง่าย และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านสามารถนำไปต่อยอดในการทำงานสาย HR ในลำดับต่อไป

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning)

กุญแจสำคัญในการดำเนินธุรกิจนั้น คือ คุณภาพ ความสามารถของพนักงาน และจำนวนกำลังคนที่เหมาะสมกับงาน หากกำลังคนไม่สอดคล้อง มากไป ก็ค่าใช้จ่ายสูง ปัญหาด้านคนทำงานมาก คนทำงานน้อยจะตามมา น้อยเกินไป งานโหลดส่งผลต่ออารมณ์ ความเครียด และบรรยากาศการทำงาน ที่สำคัญอาจเสียโอกาสทางธุรกิจ เพราะไม่มีกำลังคนเพียงพอต่อการผลิตสินค้า และบริการ

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) หมายถึง

การคาดการณ์ คาดคะเน หรือการวิเคราะห์ จำนวนความต้องการกำลังคนขององค์กร ประเภทพนักงานที่มีความสามารถเหมาะสมที่จะมาปฎิบัติงานให้พอเพียงกับการเปลี่ยนแปลง การขยายตัว หรือลดขนาดองค์กร เพื่อความเหมาะสมของขนาดองค์กร และเป้าหมายของธุรกิจ

การวางแผนอัตรากำลังคนนี้จัดเป็นการวางแผนประเภทหนึ่ง เช่นเดียวกับการวางแผนการผลิต หรือ การวางแผนการตลาด เป็นต้น

ทำไมถึงต้องวางแผนกำลังคน

สถานการณ์เปลี่ยนเร็วมาต้อง “เตรียมการล่วงหน้า” ไม่ใช่ “แก้ปัญหาเฉพาะหน้า”

“คน” เป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าขององค์กร “ต้องพร้อมเพื่อการแข่งขัน”

วลีจาก การวางแผนกำลังคน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล มหาวิทยาลัยมหิดล

คำกล่าวสั้นๆ แต่โดนใจ การวางแผนกำลังคน คือการเตรียมการล่วงหน้า

– เพื่อใช้กำลังคนให้สอดคล้อง เหมาะสมกับงาน ให้เกิดประสิทธิภาพ และความคุ้มค่า

– เตรียมกำลังคนทั้งด้านปริมาณ และด้านคุณภาพ สำหรับการรองรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

– เป็นเครื่องมือช่วยตัดสินใจในการบริหารทรัพยากรบุคคล ดังนี้

1. การวางแผนสรรหา และคัดเลือกบุคลากร เพื่อลด Recruitment Gaps
2. การพัฒนาบุคลากร (Training and Development)
3. การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)
4. การสืบทอดตำแหน่ง / สร้างความต่อเนื่องในการบริหาร (Succession Planning)
5. การบริหารค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร เช่น ค่าตอบแทน สวัสดิการ (Compesation & Benefit )
6. การตัดสินใจลด หรือเพิ่มกำลังคนด้วยมาตรการต่างๆ (Expansion / Restructuring / Reduction)

กล่าวได้ว่าการวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) เป็นต้นน้ำของกระบวน HR เกือบทั้งหมด และในครั้งหน้าผู้เขียนจะมาอธิบายว่า หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ  และนำไปเชื่อมโยงกับการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างไร

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) ต่อ

หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ (การวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เพื่อการวางแผนอัตรากำลัง)

1. ต้องศึกษาทำความเข้าใจธุรกิจ เป้าหมาย และทิศทางขององค์กรเป็นอันดับแรก HR ควรเข้าใจแผนธุรกิจขององค์กรเป็นอย่างดี เมื่อเข้าใจแล้วก็จะได้คำตอบว่า

– กำลังคนที่เป็นกำลังหลักของเราคืองานกลุ่มไหน

– เราต้องการกำลังคนที่มีความรู้ ทักษะ ความสามารถในด้านใดบ้างเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายธุรกิจ

ยกตัวอย่างเช่น บริษัทขายโปรแกรมสำเร็จรูปเปิดใหม่แห่งหนึ่งมีเป้าหมายต้องการทำให้บริษัทฯ เป็นที่รู้จัก แน่นอนว่า HR ความต้องเตรียมอัตรากำลังด้าน PR,  Mass Communication, Marketing Communication ร่วมถึงภาพรวมการทำสื่อเช่น Creative, Graphic Designer เป็นต้น

1. การวิเคราะห์กำลังคน

2.1. ความต้องการกำลังคนเป็นอย่างไร องค์กรจะไปสู่เป้าหมายตรงนั้นได้ จะต้องอาศัยคนที่เป็นแบบไหน เป็นอย่างไร ตำแหน่งใดถือเป็นหลักสำคัญที่จะทำให้เป้าหมายบรรลุ พิจารณาดังนี้

– ลักษณะของพนักงานที่ต้องการ (วัฒนะธรรมองค์กร) ช่วงอายุที่ต้องการ ระดับการศึกษา ทักษะที่ต้องการ

– เทคโนโลยีที่จะต้องนำมาให้ในการทำงานในอนาคต มีผลต่อการทำงานของหน่วยงานใด ในตำแหน่งใด

– แนวโน้มตลาดแรงงาน เช่น ในอนาคนข้างหน้า Gen Z ไม่อยากทำงานประจำแล้ว แต่อยากทำงานอิสระ หรือแรงงานหนุ่มสาวน้อยลงกำลังเข้าสู่สังคมผู้สูงอายุ เป็นต้น

2.2. กำลังคนที่ปัจจุบันมีอยู่ นอกจากการนับจำนวนกำลังแล้ว ควรพิจารณาประกอบ ดังนี้

– การวัด หรือการประเมินความรู้ และทักษะในแต่ละระดับ คนของเราเก่งเรื่องอะไร มีจุดแข็งในด้านใด ความสามารถในการทำงาน (Competency) ที่คนของเรามีเป็นอย่างไร

– วิเคราะห์ข้อมูลการลาออก (Turnover) โดยแยกเป็นแต่ละระดับ และกลุ่มงาน วิเคราะห์ช่วงอายุพนักงานที่กำลังเกษียณในแต่ละปี

– ประเมินว่าคนของเรานั้นสามารถพัฒนาได้มากน้อยแค่ไหน มีข้อจำกัดอะไรในการพัฒนา

2.3. ขั้นตอนการหาความต่าง (Gap Analysis) คือ การเปรียบเทียบข้อมูลอัตรากำลังที่ควรจะเป็น กับอัตรากำลังคนที่มีอยู่ปัจจุบัน ดังตัวอย่างคร่าวๆ ง่ายๆ เพื่อช่วยเพื่อนๆ วางแผนฯ

หมายเหตุ เนื่องจากองค์กรมีแผนเลื่อนตำแหน่งให้ MKT Com ไปสู่ ระดับ Supervisor

การปิด Gap

– น้อยเกินไป ก็ต้องมาดูว่า ขาดในที่ปริมาณคน หรือ ขาดที่ความรู้ทักษะ ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง หากขาดคนก็ต้องหาคนมาเพิ่มมาเสริม HR ก็จะสามารถรู้ได้ว่าต้องหาคนเพิ่มตำแหน่งไหน มีทักษะอย่างไร

– มากไป วิเคราะห์ได้ว่า กำลังคนที่อยู่เกินความต้องการ หรือ ทักษะความรู้ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปเนื่องจากทางเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ เป็นต้น กรณีที่กำลังคนเกินความต้องการ วิธีการโอนย้าย หรือการเพิ่มเสริมทักษะความรู้ใกล้เคียงจากเดิมเพื่อตอบสนองรูปแบบธุรกิจใหม่ในอนาคตก็เป็นวิธีหนึ่งในการเตรียมการ

ดังที่ผู้เขียนได้ระบุไว้ใน การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) ตอนต้น การวางแผนอัตรากำลังเปรียบดังต้นน้ำ เป็นเสมือนปัจจัยตั้งต้นของการบริหารงานทรัยยากรบุคคล

ขั้นตอนการจัดทำแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)

1. เตรียมข้อมูลกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบันในเชิงปริมาณ (มีจำนวนเท่าไหร่ ตำแหน่งใดบ้าง) และคุณภาพ (ทักษะความรู้ที่้ต้องสนองเป้าหมายองค์กรหรือไม่อย่างไร) ผู้อ่านสามารถเข้าไปดูแบบฟอร์มเกี่ยวกับการวางแผนกำลังคนได้ทางอินเตอร์เน็ตแล้วนำมาปรับใช้***
2. คาดการณ์กำลังคนในอนาคต ในระยะเวลาข้างหน้าที่กำหนดไว้ต้องการบุคคลากรเพิ่มเท่าไหร่ อย่างไรบ้าง ทั้งจำนวนรวม และแยกประเภท ตลอดจนระบุรายละเอียดคุณสมบัติต่างๆ เช่น ความรู้ ความชำนาญ ทักษะ และประสบการณ์
3.  แผนกำลังคน (Manpower plans) หรือแบบฟอร์มอัตรากำลัง จากการวิเคราะห์คาดการณ์ทั้งหมดแล้ว ให้นำมาระบุจำนวนที่ชัดเจนลงแบบฟอร์มเพื่อคำนวณค่าส่วนต่าง (Gap Analysis)

โดยแผนอัตรากำลังนี้จะต้องพิจารณาเรื่องต่างๆ นี้ประกอบด้วย

– เวลา หมายถึง มีเวลาเพียงพอที่จะรอสร้างพนักงานหรือไม่ ถ้าไม่พอก็ต้องเน้นการสรรหาคนใหม่เข้ามามากกว่า ส่วนการพัฒนาก็ให้ทำควบคู่ไป

– ทรัพยากรที่เกี่ยวข้องมีพอหรือไม่ อาทิ เครื่องมือต่างๆ ในการทำงาน เทคโนโลยี โปรแกรม เครื่องจักร สิ่งเหล่านี้มีพร้อมมากน้อยแค่ไหน ยกตัวอย่างเช่น หาคนมาได้แต่ขาดเครื่องมือในการทำงาน ทำให้คนที่เข้ามาไม่สามารถสร้างผลงานได้ ดังนั้น ต้องคุยกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องวางแผนเรื่องการจัดหาทรัพยากรมาให้สอดคล้องกัน

– ความพร้อมของพนักงานเอง พนักงานของเราเองพร้อมเติบโต พัฒนาต่อยอดความรู้ และทักษะใหม่ๆ เพียงใด ยกตัวอย่างเช่น พนักงานรุ่นเก่าตั้งแต่ยุคก่อตั้งบริษัท อาจไม่พร้อมที่จะรับเทคโนโลยีใหม่ๆ หากพิจารณาจุดนี้ HR ก็จะทราบว่าควรลงทุนกับการพัฒนาพนักงานปัจจุบัน หรือควรเลือกรับคนรุ่นใหม่ๆ เข้ามาปฏิบัติงาน

ปัญหาของการวางแผนกำลังคน

1.  นโยบาย เป้าหมาย/วัตถุประสงค์ขององค์การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เพื่อตอบสนองการแข่งขันทางธุรกิจ
2.  เกิดจากผลประโยชน์ส่วนตัว ต้องการนำพรรคพวกตนเองเข้ามาทำงาน ผู้ใหญ่ต้องการฝากคนนั้นคนนี้เข้าทำงานทั้งที่ความสามารถของคนนั้นไม่ได้ตรงกับที่องค์กรต้องการเลย
3.  การวิเคราะห์ปัจจัยทางการผลิตคลาดเคลื่อน หรือไม่สามารถวิเคราะห์ค่างานได้
4.  สภาพแวดล้อมขององค์การไม่เอื้ออำนวย เช่น ผู้บริหารยังไม่ให้ความสำคัญกับการวางแผนกำลังคนอย่างจริงจัง หรือ ฝ่ายอื่นๆ ยังไม่เห็นความสำคัญก็ยกให้เป็นหน้าที่ HR ฝ่ายเดียว เป็นต้น

ขอขอบคุณ

• เอกสารประกอบการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อพัฒนาฐานข้อมูลทรัพยากรที่จำเป็นในการจัดทำแผนความต้องการอัตรากำลังคนด้านสุขภาพ สำนักงาน ก.พ.

• ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร: Think People Consulting on Prakal’s Blog