ใน Excel นั้น เราสามารถทำให้ข้อมูล 2 ช่องที่แท้จริงแล้วข้างในเป็นข้อมูลตัวเดียวกัน แสดงผลออกมาต่างกันได้ (เหมือนเวลาเราเปลี่ยนเคสมือถือ ข้างในก็ยังเป็นเครื่องเดิม แต่คนที่มองเห็นจะรู้สึกว่าเป็นคนละเครื่องอัน ประมาณนั้น) Show
วิธีการคือ ต้องกำหนด “รูปแบบ” (Format) ของทั้งสองช่องให้ไม่เหมือนกัน ยกตัวอย่างเช่น ในช่อง A1, A2, และ A3 มีเลข 2.345 ทั้งคู่
นี่คือความสามารถของการเปลี่ยนหรือกำหนด Format ที่ทำให้ค่าเดียวกัน แสดงผลไม่เหมือนกันได้
การกำหนด Format เบื้องต้นซึ่งปกติการกำหนด Format ทำได้โดยเลือกช่องที่เราต้องการ จากนั้นเลือกแถบ Home => ในช่อง Number สามารถเลือก Drop Down Format ต่างๆ ที่โปรแกรม Excel ได้ทำไว้ให้แล้ว เช่น General, Number, Currency, Date, Text, และอีกมากมาย ให้ลองกดเล่นดูนะครับ ปกติแล้ว Format พวกนี้จะเอาไว้ใช้กับข้อมูลที่เป็นตัวเลขนะครับ การกำหนด Format แบบขั้นสูง (Custom Format)เราจะใช้ Custom Number Format เมื่อต้องการกำหนดรูปแบบตัวเลขที่ไม่มีให้เลือกในรูปแบบมาตรฐาน พูดง่ายๆ คือ ถ้าของสำเร็จรูปไม่มีให้ใช้ เราก็เลยต้อง Customize ขึ้นมาซะเองเลย ซึ่ง Custom Format มีวิธีการทำดังนี้
แล้วไอ้รูปแบบที่เราต้องพิมพ์ลงไปคืออะไรล่ะ?? ผมจะบอกวิธีให้ครับ
วิธีการเขียน Custom Number Formatหากข้อมูลจริงๆ ที่เราพิมพ์ลงไป เป็นเลข 43210.525 แต่เราต้องการเปลี่ยนให้มีรูปแบบที่แสดงแตกต่างกันไปตาม Custom Format ซึ่งหลังจากเลือก Format Cell –> Custom แล้วจะเห็นว่ามีตัวอย่างวิธีเขียนขึ้นมาให้ดูมากมาย ซึ่งหลักการที่สำคัญคือ Custom Format แต่ละตัวที่เราพิมพ์ลงไปจะแทนตำแหน่งของตัวเลข 1 ตำแหน่ง โดยมีความหมายไม่เหมือนกัน ซึ่งผมขอแบ่งออกเป็นกลุ่มๆ ได้ดังนี้ กลุ่มแทนตำแหน่งตัวเลขกลุ่มเครื่องหมายประกอบตัวเลข
กลุ่มตัวอักษรกลุ่มแทน วันที่ และ เวลา
Escape Characterบางทีเราต้องการใส่ character พิเศษให้เป็นคำธรรมดาๆ นอกจากจะใส่ ” ” ครอบแล้ว ยังสามารถใช้ \นำหน้า code นั้นๆ ได้ด้วย เช่น อยากให้เลข 123 มองเห็นเป็น #123 เราสามารถใส่ custom number format ได้ 2 แบบ คือ
การกำหนดสี ด้วย Code [ ]
Excel จะใส่สีให้กับ format ที่ตามหลัง Code สีต่างๆ การกำหนด Format โดยขึ้นกับค่าของตัวเลขข้างในวิธีนี้ทำให้เรากำหนดให้ใช้ Format โดยขึ้นอยู่กับค่าข้างใน โดยไม่ต้องพึ่งพา Conditional Formatting เลย สามารถทำได้ 2 แบบหลักๆ คือ กำหนดให้ใช้ Format ให้ขึ้นอยู่กับค่าข้างใน ว่าเป็นเลขบวก เลขลบ เลขศูนย์ หรือ Textมีรูปแบบคือ ให้ใส่ Syntax โดยคั่นด้วยเครื่องหมาย Semicolon ( ; ) โดยมีรูปแบบดังนี้ Format ทุกค่า // อันนี้เป็นแบบปกติที่เราใช้กัน คือไม่มี ; เลย Formatเลขบวก หรือ Formatเลขศูนย์ ; Formatเลขลบ // อันนี้มี ; 1 ที Formatเลขบวก ; Formatเลขลบ ; Formatเลขศูนย์ // อันนี้มี ; 2 ที Formatเลขบวก ; Formatเลขลบ ; Formatเลขศูนย์ ; Formatตัวหนังสือ // อันนี้เต็มยศสุดๆ มี ; 3 รอบ ตัวอย่าง ใส่ Format ให้ต่างกันได้ 3 แบบ โดยกำหนดเงื่อนไขเองมีรูปแบบคือ [เงื่อนไขแรก]formatแรก;[เงื่อนไขที่สอง]formatที่สอง;formatอื่นๆ เช่น [<-400] [Red](-0.00);[=200][yellow]0.00;[blue]0.00 แปลว่า
แปลว่า หากเราใส่ Custom Format เป็นคำว่า ;;; จะทำให้มองไม่เห็นค่าที่พิมพ์ลงไปใน Cell (แต่ยังมองเห็นใน Formula Bar อยู่) แบบนี้เอาไปแกล้งคนอื่นได้ครับ รับรองว่าเห็นแล้วงงแน่นอนว่าทำไมมองไม่เห็นสิ่งที่อยู่ใน Cell 5555 ทำให้เลขกลายเป็น Text ด้วย Format ที่กำหนดก่อนหน้านี้เราเรียนวิธีเปลี่ยน Format ไปแล้ว ซึ่งค่าที่แท้จริงจะยังคงเป็นเลขเหมือนเดิมอยู่ อย่างไรก็ตามเราสามารถทำให้ข้อมูลกลายเป็นข้อความจริงๆ ได้ด้วยการใช้ฟังก์ชัน TEXT มาช่วย เช่น
สมมติ A1 มีเลข 1234 แล้วเขียนสูตรใน B1 ว่า
ผลลัพธ์จะได้เป็นข้อความว่า 01-234 ทันที และเป็นข้อความจริงๆ ด้วย ไม่ใช่แค่ Format ครับ ตารางสรุปแชร์ความรู้ให้เพื่อนๆ ของคุณ |