ข้อ ใด ไม่ใช่ การ เตรียมตัว ก่อน ไป สัมภาษณ์ งาน

              ๑. มีมนุษย์สัมพันธ์ดี  สามารถเข้ากับทุกคนได้

              ๒. มีความรู้ดี  โดยเฉพาะเกี่ยวกับภูมิหลังของผู้ให้สัมภาษณ์  เพื่อประโยชน์ในการเตรียมคำถาม

              ๓. ศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่จะสัมภาษณ์  เพื่อจะได้ตั้งคำถามให้ตรงประเด็น

              ๔. มีมารยาททั้งในการพูด  การฟัง  การถาม  คือ ต้องเป็นผู้ฟังมากกว่าผู้พูด

              ๕. มีบุคลิกภาพดี  คือ คล่องแคล่ว ไม่เคอะเขิน  แต่กายสุภาพ  ถูกกาลเทศะ

              ๖. มีความสามารถในการใช้คำพูด  คือ  พูดชัดเจน  ใช้คำสุภาพ  เข้าใจง่าย

              ๗. สามารถสร้างบรรยากาศให้เป็นกันเอง  ตึงเครียด หรือเป็นพิธีการมากเกินไป  ควรมีบรรยากาศเหมือนการพูดคุยกันธรรมดา

              ๘. ให้เกียรติแก่ผู้ให้สัมภาษณ์  และตรงต่อเวลา

วิธีการรวบรวมข้อมูลในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

ถ้าต้องการออกแบบระบบใหม่จะต้องเข้าใจว่า ระบบเดิมเป็นอย่างไร ทำงานอย่างไร มีขั้นตอนการทำอย่างไร ปัญหาก็คือ จะเก็บข้อมูลอย่างจึงจะทำให้เข้าใจระบบเดิม การเก็บข้อมูลมีด้วยกันหลายวิธีซึ่งจะกล่าวในที่นี้ เพียงบางวิธีเท่านั้น นอกจากนั้นจะมีตัวอย่างการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีสัมภาษณ์และการใช้แบบสอบถามของระบบบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งเป็นตัวอย่างของระบบที่จะใช้ในการศึกษาต่อไปด้วย เริ่มต้นของการเก็บข้อมูลด้วยการรวบรวมข้อมูล คือ รวบรวมแบบฟอร์มของอินพุททั้งหมดที่กรอกข้อมูลแล้ว และที่ยังไม่ได้กรอกข้อมูล นอกจากนั้นต้องเก็บรวบรวมรายงานทั้งหมด (Output Reports) พร้อมทั้งบอกด้วยว่ารายงานและแบบฟอร์มอินพุตแต่ละฉบับถูกสร้างขึ้นในส่วนใดของระบบบ่อยครั้งแค่ไหน จำนวนมากน้อยเท่าไร และใครเป็นผู้ใช้รายงานและแบบฟอร์มเหล่านั้น
เมื่อมีแบบฟอร์มและรายงานอยู่ในมือแล้วจึงเริ่มศึกษาเอกสารต่างๆ ของระบบ รวมทั้งวิธีการทำงานของระบบ โปรแกรมที่มีอยู่ ไฟล์ข้อมูล และการเชื่อมโยงของไฟล์ ปัญหาก็คือเอกสารวิธีการทำงานของระบบนั้นทันสมัยมากน้อยแค่ไหน หรือมีการเก็บเอกสารเหล่านั้นหรือไม่ เป็นต้น ดังนั้นสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำถัดไป คือ สังเกตการณ์ทำงานจริงด้วยตนเองจะทำให้เราทราบว่าการทำงานจริง ๆ ในระบบเป็นอย่างไร
ก่อนที่จะเริ่มสังเกตการณ์ นักวิเคราะห์ระบบต้องขออนุญาตจากผู้ที่เราจะสังเกตการทำงานของเขา รวมทั้งผู้บังคับบัญชาด้วย ระหว่างการสังเกตการณ์เราจะต้องอยู่ห่างๆ จากการทำงานและจะต้องไม่ขัดขวางการทำงานของเขา แต่สิ่งหนึ่งที่ต้องจำไว้ คือ ผู้ที่อยู่ภายใต้การสังเกตการณ์ของเราจะทำงานไม่ปกติเหมือนเวลาที่เขาทำตามปกติ อาจจะทำมากเกินไปทำงานด้วยความประหม่า หรือทำด้วยความระมัดระวังมากกว่าปกติ วิธีที่ดีที่สุด คือ ลงมือทำด้วยตัวเอง ทำให้เข้าใจการทำงานดีกว่าการสังเกตการณ์เท่านั้น

วิธีการเก็บข้อมูล
                การสัมภาษณ์ (Interview)
            ในการตั้งรูปแบบของคำถามและคำตอบนั้นเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการสัมภาษณ์เนื่องจากการสัมภาษณ์คือ การที่เราจะสามารถได้ข้อมูลโดยตรงจากผู้ที่เราต้องการข้อมูลและเป็นเรื่องเฉพาะที่เราต้องการทราบ ดังนั้น ในการสัมภาษณ์หัวข้อต่างๆ นั้นควรจะเป็นสิ่งที่ทำให้คนที่ให้สัมภาษณ์บอกเราได้ถึงสิ่งที่เขาคิด เกี่ยวกับเรื่องระบบที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน เป้าหมายขององค์กรและการปฏิบัติงานภายในองค์กรทั่ว ๆ ไป

                หลักในการสัมภาษณ์ (Principles of Interviewing)
            การสัมภาษณ์มีผลต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการ ขึ้นอยู่กับความชำนาญในการสัมภาษณ์ของนักวิเคราะห์ระบบ การสัมภาษณ์เป็นวิธีการดึงความคิดเห็นของผู้ใช้ที่มีต่อระบบ ถ้าผู้ใช้ไม่ชอบหน้านักวิเคราะห์ก็จะทำให้เขาไม่ชอบโครงการปรับปรุงระบบใหม่ด้วย แต่ในทางตรงกันข้าม ถ้านักวิเคราะห์ทำตัวให้ผู้ใช้นับถือก็จะทำให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น ซึ่งจะเป็นการประกันได้ว่าโครงการจะสำเร็จด้วยดี

            การวางแผนการสัมภาษณ์
  การเตรียมการและวางแผนการสัมภาษณ์มี 5 ขั้นตอน เริ่มตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลพื้นฐานไปจนถึงการเลือกผู้ที่เราต้องการจะสัมภาษณ์ ดังนี้
1. ศึกษา อ่านและเข้าใจพื้นฐานข้อมูลของผู้ถูกสัมภาษณ์ และลักษณะขององค์กร โดยอาจจะศึกษาจากรายงานต่าง ๆ จดหมายข่าว และข่าวสารที่กล่าวถึงองค์กรนั้นทำให้สามารถลดเวลาในการป้อนคำถามที่เกี่ยวข้องกับลักษณะขององค์กรนั้น ในขณะที่อ่านเอกสาร เราก็สังเกตถึงลักษณะท่าทาง ภาษาที่ผู้ถูกสัมภาษณ์ที่เป็นสมาชิกอยู่ในองค์กรนั้นให้อธิบายถึงองค์กร จะช่วยให้การสัมภาษณ์สมบูรณ์ขึ้น
2. การตั้งเป้าหมายในการสัมภาษณ์ จากหัวข้อที่ 1 จะทำให้เราสามารถเก็บข้อมูลได้ในบางส่วนแล้ว จึงทำให้เราสามารถตั้งวัตถุประสงค์ของสัมภาษณ์ มีหัวข้อหลักที่ควรคำนึงถึงในการตั้งคำถาม คือ ศึกษาแหล่งที่มาของข้อมูล รูปแบบของข้อมูลที่ต้องการ ความถี่ในการใช้เพื่อการตัดสินใจ ปริมาณของข้อมูล และวิธีการตัดสินใจ
3. การเลือกผู้ที่ถูกสัมภาษณ์ ในการเลือกผู้ที่เราต้องการสัมภาษณ์นั้น ควรจะรวมบุคคลหลักในทุกระดับงานในองค์กร ซึ่งอาจจะถูกกระทบในระบบ เพื่อพยายามให้เกิดความสมดุลในสิ่งที่ผู้ใช้ต้องการให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยอาศัยวิธีการติดต่อไปยังองค์กรนั้นสอบถามข้อมูลก่อนกำหนดตัวผู้ที่จะถูกสัมภาษณ์
4. เตรียมการสัมภาษณ์ โดยนัดกับผู้ถูกสัมภาษณ์ล่วงหน้า เพื่อให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้มีเวลาที่จะเตรียมตัวตอบหัวข้อและรายละเอียดในการให้สัมภาษณ์ ในการสัมภาษณ์ในแต่ละครั้งควรให้อยู่ในช่วงเลาระหว่าง 45 นาทีถึง 1 ชั่วโมง เพื่อจะได้ไม่รบกวนเวลางานของผู้ถูกสัมภาษณ์มานัก
5. กำหนดชนิดของคำถามและโครงสร้าง ควรเขียนปัญหาให้ครอบคลุมส่วนหลักที่ใช้ในการตัดสินใจ และพูดซักถามให้เป็นไปตามเป้าหมาย เทคนิคในการตั้งคำถามเป็นหัวใจสำคัญในการสัมภาษณ์ คำถามโดยทั่วไปมีรูปแบบพื้นฐานที่นักวิเคราะห์ควรจะทราบ 2 ประเภท คือ คำถามปลายเปิดและคำถามปิด ซึ่งคำถามแต่ละประเภทมีข้อดีข้อเสียและผลกระทบต่างกันนอกจากนี้ยังมีลักษณะโครงสร้างคำถามอีก 2 ประเภท คือ คำถามแบบไร้โครงสร้าง และคำถามแบบมีโครงสร้าง

          ประเภทของการสัมภาษณ์
  ประเภทของการสัมภาษณ์มี 2 ประการ คือ
1. คำถามแบบไร้โครงสร้าง (Unstructured interview) เป็นการสัมภาษณ์แบบเปิดประเด็นคุยโดยไม่มีหัวข้อเจาะจง ข้อมูลที่ได้จะกระจัดกระจาย จากนั้นจึงค่อยจับประเด็น         

2. คำถามแบบมีโครงสร้าง (Structured interview) เป็นการสัมภาษณ์ในกรณีที่มีการกำหนดหัวข้อไว้แล้ว และค่อย ๆ ขยายรายละเอียดให้เห็นภายที่ชัดเจนขึ้น

          ลักษณะของคำถาม
 1. คำถามปลายเปิด (Open – ended Questions) หมายถึง คำถามที่ให้ผู้ตอบ ตอบได้อย่างอิสระ เปิดโอกาสให้ผู้ถูกสัมภาษณ์แสดงความคิด ทัศนคติได้อย่างกว้างขวาง เช่น
1.1 คุณคิดอย่างไรในการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้กับระบบงานในแผนกของคุณ
1.2 คุณจะทำอย่างไรให้ถึงเป้าหมายตามที่แผนกกำหนดไว้
1.3 อะไรที่คุณคิดว่าเป็นข้อผิดพลาดของการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในแผนก
1.4 คุณใช้งานแบบฟอร์มนี้อย่างไร และมีการทำงานเป็นเช่นไรบ้าง

          ข้อดีของการใช้คำถามปลายเปิด

• ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มีอิสระในการตอบคำถาม
• ไม่ต้องเตรียมรายละเอียดของคำถามมากนัก
• มีการดำเนินการสอบถามอย่างต่อเนื่อง
• ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่อึดอัดในการตอบคำถามและเพิ่มความสนใจในการตอบคำถามมากขึ้น
• คำถามที่จะใช้ในการสอบถามควรเป็นคำถามที่สั้นและง่ายในการถาม

          ข้อเสียของการใช้คำถามปลายเปิด

• คำตอบที่ได้มาอาจมีความละเอียดเกินกว่าความต้องการหรือไม่ตรงประเด็น
• ทำให้ผู้สัมภาษณ์ไม่สามารถควบคุมเวลาและคำตอบได้
• อาจเกิดความกดดันสำหรับผู้ถูกสัมภาษณ์ ว่าถูกจับผิด หรือคิดว่าตนเองเป็นเหยื่อในการตกปลา

 2. คำถามปลายปิด (Closed Questions) หมายถึง คำถามที่มีคำตอบกระชับมีขอบเขตชัดเจน มีคำตอบให้เลือก คำถามที่ต้องการให้คำตอบเป็นจำนวนหรือต้องการคำตอบเพียง ใช่หรือไม่ เช่น
2.1 คุณมาทำงานบริษัทนี้นานเท่าไรแล้ว
2.2 มีจำนวนรายงานที่คุณใช้ผ่านระบบคอมพิวเตอร์เท่าไรในแต่ละเดือน
2.3 ช่วยบอกสิ่งที่คุณให้ความสำคัญสูงสุดในการขายสินค้าสัก 2ข้อ
2.4 ใครเป็นผู้ที่ได้รับผลลัพธ์นี้บ้าง
2.5 คุณยอมรับรายงานการเงินของคุณที่พิมพ์จากเครื่องคอมพิวเตอร์หรือไม่
2.6 คุณคิดว่าแบบฟอร์มนี้สมบูรณ์หรือไม่

        ข้อเสียของคำถามปลายปิด

• ผู้ถูกสัมภาษณ์จะเกิดความเบื่อหน่าย
• จะไม่ได้รายละเอียดเพิ่มเติม
• จะไม่ได้ทราบถึงเหตุผลและความคิดของผู้ถูกสัมภาษณ์
• ในระหว่างการสัมภาษณ์นั้นจะไม่มีสัมพันธภาพระหว่างผู้สัมภาษณ์และผู้ถูกสัมภาษณ์

       ลักษณะคำถามที่ต้องการข้อมูลที่ลึกซึ้ง (PROBES)
เป็นประเภทที่ 3 ของรูปแบบคำถาม ลักษณะคำถามแบบนี้จะเป็นลักษณะคำถามปลายเปิดที่ต้องการให้ผู้ถูกสัมภาษณ์สามารถตอบได้อย่างมีอิสระ เพื่อที่ผู้สัมภาษณ์จะได้คำตอบที่ดีและนำไปวิเคราะห์ความต้องการได้ลึกซึ้งมากขึ้น เช่น

• ทำไมถึงเป็นอย่างนี้
• อะไรที่ทำให้คุณรู้สึกอย่างนั้นค่ะ
• ช่วยเตรียมรายละเอียดที่ใช้ในการวัดประสิทธิภาพการทำงานให้เข้าใจง่ายด้วยได้ไหมค่ะ
• ช่วยบอกถึงสิ่งที่คุณคิดเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ว่ามีผลต่อระบบงานของคุณอย่างไร ช่วยอธิบายในแต่ละส่วนให้ละเอียดด้วยค่ะ

       ลักษณะคำถามที่เป็นหลุมพราง (Question Pitfalls)
เป็นคำถามที่ไม่ควรใช้ในการสัมภาษณ์ เพราะอาจจะทำให้ผู้ที่ถูกสัมภาษณ์ไม่พอใจเกิดความลังเล สับสน และคำตอบที่ได้อาจจะไม่ตรงตามที่ต้องการ หรืออาจจะไม่ใช่ข้อเท็จจริง ดังนั้น สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือ
1. หลีกเลี่ยงในการตั้งคำถามที่นำคำตอบ (Leading Questions) ไม่ใช่คำถามน่าจะทำให้ผู้ตอบเอนเอียงไปสู่สิ่งที่ผู้ถามต้องการ เช่น “คุณเห็นด้วยกับการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในระบบงานของคุณใช่ไหม” “คุณชอบใช้ระบบนี้มากหรือไม่” เป็นต้น ซึ่งทำให้ผู้ตอบมีความลำบากใจที่จะปฏิเสธ ดังนั้นควรจะแก้ไขเป็น “คุณคิดอย่างไรกับการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในระบบงานของคุณ” ซึ่งจะทำให้ได้ประโยชน์มากกว่า
2. หลีกเลี่ยงคำถามซ้อนคำถาม (Double Barreled Questions) คำถามที่มีมากว่า 1 คำถามซ้อนอยู่ในประโยคเดียวกัน เช่น “คุณมีวิธีตัดสินใจอะไรบ้างในการทำงานปกติแต่ละวันและคุณจัดการสิ่งเหล่านั้นได้อย่างไร” ซึ่งอาจทำให้ผู้ตอบตอบเพียงคำถามเดียว และทำให้ผู้ถามสรุปคำตอบที่ผิดพลาดได้

การเรียบเรียงคำถามในการสัมภาษณ์
การเรียบเรียงคำถามเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่งในการสัมภาษณ์ เป็นสิ่งที่ทำให้เห็นถึงความพร้อมของผู้ถูกสัมภาษณ์ เป็นศิลปะอย่างหนึ่งที่จะทำให้ได้คำตอบตามจุดประสงค์ที่ต้องการ สามารถช่วยให้ควบคุมเวลาในการสัมภาษณ์ได้ดี และยังทำให้การเก็บรวบรวมข้อมูลมาวิเคราะห์ได้ง่ายอีกด้วย ซึ่งการเรียบเรียงมีโครงสร้างดังต่อไปนี้
1. โครงสร้างแบบรูปกรวย (Funnel Structure) 
จะเป็นลักษณะการตั้งคำถามทั่วไปก่อน อาจเริ่มด้วยคำถามปลายเปิด แล้วค่อยตั้งคำถามให้แคบลง มีการเจาะจงมากขึ้น แล้วจบด้วยคำถามปลายปิด ในโครงสร้างแบบกรวยนี้มีข้อดี คือ คำถามนั้นจะไม่เป็นการบีบคั้นผู้ถูกสัมภาษณ์ให้รู้สึกว่าตอบผิด เพราะว่าเป็นการถามความคิดเห็นโดยทั่วไป ผู้สัมภาษณ์เองก็จะเตรียมคำถามได้ง่าย ลักษณะการสัมภาษณ์ก็จะเป็นการผ่อนคลาย ในการตั้งคำถามแบบนี้จะได้รายละเอียดที่มากกว่าจนอาจไม่ต้องใช้คำถามที่ลึกซึ้ง
2. โครงสร้างแบบปิรามิด (Pyramid Structure)
โครงสร้างแบบนี้จะเป็นการถามคำถามในลักษณะที่เฉพาะเจาะจง โดยอาจเริ่มใช้คำถามปลายปิดก่อน แล้วค่อยขยายลักษณะคำถามออกไปเป็นคำถามที่มีลักษณะเปิดกว้างขึ้นแล้วก็อาจจะจบลงด้วยคำถามปลายเปิด โดยให้ผู้สัมภาษณ์ตอบในเรื่องทั่วไปมากขึ้น
การใช้โครงสร้างแบบนี้จะเป็นกรณีที่เรารู้สึกว่าผู้ถูกสัมภาษณ์ต้องการให้มีการอุ่นเครื่องก่อนที่จะถามคำถามหลัก ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากเมื่อผู้ที่ถูกสัมภาษณ์ยังไม่มีความพร้อมในการตอบคำถาม หรือไม่เต็มใจนักที่จะตอบคำถาม หรือเมื่อผู้ถามต้องการจบการสัมภาษณ์โดยให้ได้หัวข้อ หรือใจความสำคัญ
3. โครงสร้างแบบข้าวหลามตัด (Diamond – shaped Structure)
เป็นการผสมระหว่างโครงสร้าง 2 แบบที่ผ่านมา ผลลัพธ์ทีได้นั้นจะเป็นผลลัพธ์ที่ดีที่สุดโดยจะเริ่มต้นที่คำถามง่าย คำถามเฉพาะ อาจใช้คำถามปลายปิด เพื่อนำเข้าสู่กระบวนการสัมภาษณ์ แล้วค่อย ๆ ถามคำถามทั่ว ๆ ไป แล้วจบลงโดยเป็นคำถามเฉพาะเพื่อสรุป
ผู้สัมภาษณ์จะต้องเริ่มจากคำถามง่าย ๆ ซึ่งเป็นลักษณะคำถามปิดเพื่อเป็นการอุ่นเครื่องผู้ถูกสัมภาษณ์ ในตอนกลางผู้ที่ผู้สัมภาษณ์จะเริ่มพูดถึงความคิดของตนเอง ซึ่งไม่ได้ต้องการคำตอบที่ถูกหรือผิด และเพื่อให้เข้าใจคำถามได้ถูกต้อง จากนั้นผู้สัมภาษณ์จะต้องบีบคำถามให้แคบลงอีกให้เป็นคำถามเฉพาะ เพื่อให้เกิดความเข้าใจกันมากขึ้นระหว่างการสัมภาษณ์และผู้สัมภาษณ์ควรมีการทวนคำถามอีกครั้งด้วย

         การบันทึกข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์ (Making a Record of the Interview)
การบันทึกบทสนทนาระหว่างการสัมภาษณ์เป็นสิ่งสำคัญ อาจใช้เครื่องอัดเสียง หรือจดด้วยปากกา ที่สำคัญคือ ควรจะทำในขณะที่มีการสัมภาษณ์ การเลือกใช้วิธีใด ขึ้นอยู่กับผู้สัมภาษณ์ และการนำข้อมูลไปใช้หลักการสัมภาษณ์

           การใช้เครื่องอัดเสียง (Tape Recorder)

เมื่อได้นัดหมายกับผู้ถูกสัมภาษณ์ ควรจะบอกล่วงหน้าว่าจะมีการอัดเสียง และทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มั่น
ใจว่า ข้อมูลที่ได้รับจะเป็นความลับอยู่ภายในโครงการ และจะทำลายทิ้งเมื่อสิ้นสุดโครงการ ถ้าผู้ถูกสัมภาษณ์อนุญาตให้อัดเสียงก็ควรยอมรับและปฏิบัติตม การใช้เครื่องอัดเสียงมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ดังนี้
ข้อดีในการใช้เครื่องอัดเทป

• ความสมบูรณ์ถูกต้องในทุกคำพูด
• ทำให้ผู้สัมภาษณ์มีอิสระในการฟังและติดตามอย่างรวดเร็ว
• สามารถสบสายตาซึ่งจะเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้สัมภาษณ์มีความเป็นกันเอง
• ทำให้ผู้อื่นที่อยู่ในกลุ่มทำงานวิเคราะห์ระบบได้ยินการสนทนาทุกขั้นตอนเมื่อนำมาฟังใหม่

          ข้อเสียในการใช้เครื่องอัดเทป

• ผู้ถูกสัมภาษณ์จะรู้สึกอึดอัดที่จะนอบเนื่องจากถูกบันทึก
• ทำให้ผู้สัมภาษณ์ขาดความเอาใจใส่ในการฟัง เนื่องจากคิดว่าจะมีการบันทึกเสียงแล้ว
• บางครั้งเป็นการยากที่จะใช้ในการจับใจความสำคัญ ในกรณีที่บันทึกเสียงนาน
• เพิ่มค่าใช้จ่ายเนื่องจากมีการใช้เทปในการบันทึก

            การใช้การจดบันทึก (Notetaking)

  การจดบันทึกอาจะเป็นวิธีเดียวที่สามารถยันทึกการสนทนาได้ ถ้าผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่อนุญาตให้บันทึก
เสียงด้วยเทป ซึ่งมีข้อดีข้อเสีย คือ
ข้อดีในการจดบันทึก

• ทำให้ผู้สัมภาษณ์มีความตื่นตัวในการจดบันทึก
• ทำให้สามารถย้ำในหัวข้อคำถามที่สำคัญ ๆ
• ช่วยให้การสัมภาษณ์นั้นมีแนวโน้มไปตามต้องการ
• แสดงให้เห็นว่าผู้สัมภาษณ์มีความสนใจผู้ถูกสัมภาษณ์

           ข้อเสียในการจดบันทึก

• การสร้างความเป็นกันเองจะเป็นไปได้ยาก เราะว่าโอกาสที่จะสบตากันเป็นไปได้น้อยมาก
• จะขาดลักษณะของกานสนทนา พูดคุยกัน
• ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ ขาดความต่อเนื่องในการตอบ เพราะต้องรอผู้สัมภาษณ์จดบันทึกให้เสร็จก่อน
•  ทำให้การคิดตาม หรือความรู้สึกต่าง ๆ ของผู้สัมภาษณ์ไม่ค่อยสอดคล้องผู้สัมภาษณ์

ในกรณีที่ผู้ให้สัมภาษณ์ไม่ให้ความร่วมมือ เราควรยุติการสัมภาษณ์ ถ้าพยายามจะดำเนินการสมภาษณ์
ต่อไป จะทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ สิ่งที่ไม่ควรทำก็คือการบอกผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับเรื่องนี้ เพราะสิ่งที่ผู้สัมภาษณ์ต้องการ คือ ความร่วมมือ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง จึงควรพยายามนัดครั้งที่สองเพราะผู้ให้สัมภาษณ์อาจจะมีอารมณ์ไม่ดีในวันนั้นถ้าวันที่สองยังเหมือนเดิมก็ควรจะเปลี่ยนแหล่งข้อมูลใหม่ได้แล้ว
เมื่อจบการสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์ระบบควรจะสรุปข้อมูลด้วยปากเปล่าให้ผู้ให้สัมภาษณ์ฟัง รวมทั้งประเด็นสำคัญต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการเช้าใจผิดเกิดขึ้น และบอกผู้ให้สัมภาษณ์ได้ทราบว่าจะส่งรายงานสรุปการสัมภาษณ์มาให้ภายหลัง เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจอีกครั้งหนึ่ง และท้ายที่สุดอย่าลืมขอบคุณผู้ให้สัมภาษณ์ที่ได้สละเวลาอันมีค่าของเขาในหารให้สัมภาษณ์ครั้งนี้
นักวิเคราะห์ต้องนำข้อมูลที่สัมภาษณ์มาถอดคำพูดคำต่อคำ และควรส่งสำเนาสรุปการสัมภาษณ์พร้อมด้วยจดหมายขอบคุณไปให้ผู้ที่เราสัมภาษณ์เพื่อให้เขาตรวจสอบอีกครั้งหนึ่งถ้ายงมีสิ่งที่ขาดตกบกพร่องหรือได้ข้อมูลไม่เพียงพอ จะทราบได้ทันทีจากสรุปรายงานนี้ ซึ่งอาจจะส่งใบนัดเพื่อขอสัมภาษณ์อีกครั้งหนึ่งก็ได้
ขั้นสุดท้ายของการสัมภาษณ์ คือ การวิเคราะห์ข้อมูลทีเราได้มาทั้งหมด แล้ววิเคราะห์ว่าข้อมูลนั้นถูกต้องมากน้อยเพียงใด มีข้อมูลที่ลำเอียงหรือไม่ ซึ่งปกติแล้วกิจการธุรกิจทุก ๆ แห่งมักจะมี “สิ่งเคลือบแฝง”อยู่ให้สัมภาษณ์บางคนอาจจะให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบที่ไม่มีประสบการณ์อาจจะถูกหลอกได้ สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบที่ดีควรจะทำก็คือ ดึงข้อมูลที่ถูกต้องออกจากการสัมภาษณ์นั้น ๆหรือจากแหล่งอื่น ๆ ที่เป็นไปได้ การเปรียบเทียบข้อมูลที่ถูกต้องหลาย ๆ แหล่งจะทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องมากขั้น ผลการวิเคราะห์ควรจะเก็บเป็นความลับเพราะคงไม่มีลูกค้าคนไหนพอใจที่จะถูกเปิดเผยบางสิ่งบางอย่างออกมา
หลักการสัมภาษณ์ทั้งหมดนี้สามารถใช้กับทุก ๆ คนในโครงการที่เกี่ยวข้องเหมือนกันหมดไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หรือพนักงานจัดของในคลัง ทุกคนควรจะได้รับการปฏิบัติเหมือนกนหมด
            การเขียนรายงานสรุปการสัมภาษณ์
ถึงแม้ว่าการสัมภาษณ์จะสมบูรณ์แล้วก็ตาม แต่โดยสรุปควรจะมีการจับประเด็นสำคัญของการสัมภาษณ์ โดยเขียนเป็นรายงาน ควรเขียนสรุปให้เร็วที่สุด จะได้คุณภาพของรายงานมากที่สุดเช่นกัน รวมทั้งจะเป็นผลช่วยให้มีแนวทางในการสัมภาษณ์ในครั้งต่อไป ในการประชุมในแต่ละครั้งควรนำรายงานสรุปการสัมภาษณ์ขั้นมาพูดหรือติดตามผลต่อไป ซึ่งจะทำให้เข้าใจในตัวผู้ถูกสัมภาษณ์มากขึ้น
ในการเขียนรายงานสรุปการสัมภาษณ์สามารถทำได้ดังต่อไปนี้

• ชื่อผู้สัมภาษณ์ และชื่อผู้ถูกสัมภาษณ์
• วันที่ และหัวข้อที่สัมภาษณ์
• เป้าหมายในการสัมภาษณ์โดยรวม และในแต่ละข้อย่อย
• ประเด็นหลักที่ได้จากการสัมภาษณ์
• ความเห็นของผู้สัมภาษณ์