ในการสร้างแฟ้มฐานข้อมูลใหม่ด้วยโปรแกรม Microsoft Access สิ่งแรกที่ต้องทำก่อนขั้นตอนอื่นคือข้อใด

Microsoft Office Access 2007 ประกอบด้วยการปรับปรุงจำนวนมากที่ทำให้กระบวนการสร้างฐานข้อมูลใหม่ง่ายยิ่งขึ้น ถ้าคุณเคยสร้างฐานข้อมูลมาก่อน คุณจะพอใจกับคุณลักษณะเหล่านี้ที่สามารถทำให้กระบวนการสร้างฐานข้อมูลเร็วยิ่งขึ้น

บทความนี้ครอบคลุมขั้นตอนพื้นฐานในการเริ่มต้นใช้งาน Office Access 2007 และการสร้างฐานข้อมูลไม่ว่าจะสร้างจากแม่แบบหรือสร้างขึ้นเองตั้งแต่ต้น นอกจากนี้ยังให้รายละเอียดเกี่ยวกับเทคนิคบางประการเพื่อนำข้อมูลมาใส่ในฐานข้อมูลใหม่ของคุณ

บานหน้าต่าง "การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access"

เมื่อคุณเริ่มต้น Access เป็นครั้งแรก หรือถ้าคุณปิดฐานข้อมูลโดยไม่ปิด Access บานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access จะยังถูกแสดงอยู่ ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ หรือดูเนื้อหาพิเศษจาก Microsoft Office Online ได้

การสร้างฐานข้อมูลโดยใช้แม่แบบ

Access มีแม่แบบที่หลากหลายให้คุณใช้เพื่อช่วยเพิ่มความเร็วให้กับขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูล แม่แบบคือฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานซึ่งมีตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานต่างๆ ซึ่งจำเป็นต่อการทำงานเฉพาะอย่าง ตัวอย่างเช่น มีแม่แบบที่สามารถใช้ติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บบันทึกการใช้จ่าย แม่แบบบางตัวมีตัวอย่างระเบียนเพื่อช่วยสาธิตวิธีใช้งาน ฐานข้อมูลแม่แบบสามารถนำไปใช้งานได้เลย หรือคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณ

ถ้าหนึ่งในบรรดาแม่แบบเหล่านี้ตรงกับที่คุณต้องการ การใช้แม่แบบนั้นจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดที่จะเริ่มต้นใช้ฐานข้อมูล อย่างไรก็ตามถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการนำเข้ามายัง Access คุณอาจตัดสินใจว่าการสร้างฐานข้อมูลใหม่จากตั้งแต่ต้นนั้นดีกว่า แม่แบบจะมีโครงสร้างข้อมูลที่กำหนดไว้แล้ว และอาจจำเป็นต้องดัดแปลงข้อมูลที่มีอยู่ของคุณให้เข้ากับโครงสร้างของแม่แบบ

1. ถ้าคุณมีฐานข้อมูลเปิดอยู่ ให้คลิก ปิดฐานข้อมูล บนเมนู แฟ้ม เพื่อแสดงบานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access
2. แม่แบบหลายตัวจะปรากฏภายใต้ แม่แบบออนไลน์พิเศษ ในบานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access และมีให้ใช้ได้มากขึ้นถ้าคุณคลิกการเชื่อมโยงในบานหน้าต่าง ประเภทแม่แบบ คุณสามารถดาวน์โหลดแม่แบบเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ Office Online ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในส่วนถัดไปของบทความนี้
3. คลิกที่แม่แบบที่คุณต้องการใช้
4. Access จะเสนอแนะชื่อแฟ้มสำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อแฟ้ม คุณสามารถเปลี่ยนแปลงชื่อแฟ้มได้ถ้าต้องการ เมื่อต้องการบันทึกฐานข้อมูลในโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากที่แสดงใต้กล่องชื่อแฟ้ม ให้คลิก
   
   แล้วเรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึก จากนั้นคลิก ตกลง คุณอาจสร้างแล้วเชื่อมโยงฐานข้อมูลของคุณไปยังไซต์ Windows SharePoint Services 3.0 ด้วยหรือไม่ก็ได้
5. คลิก สร้าง (หรือคลิก ดาวน์โหลด สำหรับแม่แบบ Office Online)

Access จะสร้างหรือดาวน์โหลดฐานข้อมูลแล้วจึงเปิด ฟอร์มจะปรากฏให้คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลได้ ถ้าแม่แบบของคุณมีข้อมูลตัวอย่าง คุณสามารถลบแต่ละระเบียนได้โดยคลิกที่ตัวเลือกระเบียน (กล่องหรือแถบสีเทาทางซ้ายของระเบียน) จากนั้นทำดังนี้

บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ

1. เมื่อต้องการเริ่มต้นป้อนข้อมูล ให้คลิกที่เซลล์ว่างเซลล์แรกบนฟอร์มแล้วเริ่มพิมพ์ ใช้ 'บานหน้าต่างนำทาง' เพื่อเรียกดูฟอร์มหรือรายงานอื่นที่คุณอาจต้องการใช้

การดาวน์โหลดแม่แบบจาก Office Online

ถ้าคุณไม่พบแม่แบบที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณในบานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access และคุณได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตอยู่ คุณสามารถค้นเพิ่มเติมได้จากเว็บไซต์ Office Online

1. ในบานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ภายใต้ ข้อมูลเพิ่มเติมบน Office Online ให้คลิก แม่แบบ

 หมายเหตุ   หน้าแรกของแม่แบบบน Office Online จะปรากฏในหน้าต่างเบราว์เซอร์

1. ใช้เครื่องมือนำทางและค้นหา Office Online เพื่อหาแม่แบบ Access ที่คุณต้องการใช้แล้วทำตามคำสั่งเพื่อดาวน์โหลด ฐานข้อมูลจะถูกดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นเปิดในอินสแตนซ์ใหม่ของ Access ในกรณีส่วนใหญ่แม่แบบจะถูกออกแบบมาเพื่อเปิดฟอร์มป้อนข้อมูลเพื่อที่คุณจะได้เริ่มป้อนข้อมูลได้ทันที

การสร้างฐานข้อมูลจากตั้งแต่ต้น

ถ้าคุณไม่สนใจใช้แม่แบบ คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลจากตั้งแต่ต้น ในกรณีส่วนใหญ่ การทำเช่นนั้นเกี่ยวข้องกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งหรือทั้งสองสิ่งต่อไปนี้

• การป้อน การวาง หรือการนำเข้าข้อมูลลงในตารางที่ถูกสร้างเมื่อคุณเริ่มต้นฐานข้อมูลใหม่ จากนั้นทำซ้ำกระบวนการนี้กับตารางใหม่ที่คุณสร้างด้วยการใช้คำสั่ง แทรกตาราง
• การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่นและการสร้างตารางใหม่ในกระบวนการ

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนและออกแบบฐานข้อมูล หรือการสร้างความสัมพันธ์ ฟอร์ม รายงาน หรือแบบสอบถาม ให้ตามการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

สร้างฐานข้อมูลเปล่า

1. ในบานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ภายใต้ สร้างฐานข้อมูลเปล่า ให้คลิก ฐานข้อมูลเปล่า
2. ในบานหน้าต่าง ฐานข้อมูลเปล่า ให้พิมพ์ชื่อแฟ้มในกล่อง ชื่อแฟ้ม ถ้าคุณไม่ใส่นามสกุลให้ชื่อแฟ้ม Access จะเติมให้คุณ เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งของแฟ้มนอกเหนือไปจากค่าเริ่มต้น ให้คลิก เปิด
   
   (ถัดจากกล่อง ชื่อแฟ้ม) เรียกดูตำแหน่งใหม่ จากนั้นคลิก ตกลง
3. คลิก สร้าง

Access จะสร้างฐานข้อมูลโดยมีตารางเปล่าชื่อ Table1 จากนั้นเปิด Table1 ในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' จุดแทรกจะวางบนเซลล์แรกที่ว่างในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

1. เริ่มต้นพิมพ์เพื่อเพิ่มข้อมูล หรือวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ดังที่อธิบายในส่วน การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทความนี้

การป้อนข้อมูลในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' นั้นถูกออกแบบมาให้คล้ายกับการทำงานในแผ่นงาน Microsoft Office Excel 2007 โครงสร้างตารางจะถูกสร้างขณะที่คุณป้อนข้อมูล  เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ในตาราง เขตข้อมูลใหม่จะถูกกำหนดขึ้น Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลแต่ละตัวโดยอัตโนมัติจากข้อมูลที่คุณป้อน

ถ้าคุณไม่ต้องการป้อนข้อมูลใน Table1 ขณะนี้ ให้คลิก ปิด

 สิ่งสำคัญ   ถ้าคุณปิด Table1 โดยไม่บันทึกอย่างน้อยหนึ่งครั้ง Access จะลบทั้งตารางแม้ว่าคุณจะได้ป้อนข้อมูลลงไปแล้ว

เพิ่มตาราง

คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่ด้วยการใช้คำสั่ง แทรกตาราง คุณสามารถใช้มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' เพื่อเริ่มป้อนข้อมูลทันที (Access จะสร้างโครงสร้างตารางให้คุณขณะที่ป้อน) หรือคุณสามารถใช้มุมมองออกแบบเพื่อสร้างโครงสร้างตารางก่อนแล้วค่อยสลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' เพื่อป้อนข้อมูล ไม่ว่าคุณจะเริ่มในมุมมองไหน คุณสามารถสลับไปที่มุมมองอื่นได้โดยใช้ปุ่มบนแถบสถานะของ Access

แทรกตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล'    ในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' คุณสามารถป้อนข้อมูลได้ทันทีแล้วให้ Access สร้างโครงสร้างตารางให้เบื้องหลัง ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกำหนดเป็นตัวเลข (Field1, Field2 และอื่นๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่คุณป้อน

1. บนแท็บสร้าง ในกลุ่มตาราง คลิก ตาราง

Access จะสร้างตารางและวางจุดแทรกไว้ในเซลล์แรกที่ว่างในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

 หมายเหตุ   ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ คุณอาจอยู่ในมุมมอง 'ออกแบบ' แทนที่จะเป็นมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' เมื่อต้องการสลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' ให้คลิกปุ่ม มุมมองแผ่นข้อมูล ในมุมล่างขวาของหน้าต่าง Access โปรแกรม Access จะพร้อมท์ให้คุณบันทึกตารางใหม่ แล้วจากนั้นสลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล'

1. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่

Access จะแสดงบานหน้าต่าง แม่แบบเขตข้อมูล ซึ่งมีรายการชนิดเขตข้อมูลที่ใช้ตามปกติ ถ้าคุณลากรายการตัวหนึ่งมาใส่ในแผ่นข้อมูล Access จะเพิ่มเขตข้อมูลเป็นชื่อนั้นแล้วตั้งค่าคุณสมบัติที่เหมาะสมสำหรับชนิดของเขตข้อมูลนั้น คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติได้ภายหลังถ้าต้องการ คุณต้องลากเขตข้อมูลมาใส่ในพื้นที่ของแผ่นข้อมูลที่มีข้อมูล  แถบแนวตั้งจะปรากฏเพื่อแสดงตำแหน่งเขตข้อมูลที่จะวางให้คุณเห็น

1. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์แรกที่ว่าง หรือวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ดังที่อธิบายไว้ในส่วนการคัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นมายังตาราง Access ซึ่งจะปรากฏต่อไปในบทความนี้
2. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้คลิกสองครั้งที่ส่วนหัวคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อคอลัมน์ใหม่

เป็นวิธีที่ดีที่จะใช้ชื่อที่มีความหมายสำหรับแต่ละเขตข้อมูล เพื่อที่คุณจะสามารถบอกได้ว่าเขตข้อมูลนั้นมีอะไรเมื่อคุณดูใน รายการเขตข้อมูล

1. เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ ให้คลิกที่ส่วนหัวคอลัมน์เพื่อเลือกคอลัมน์ จากนั้นลากคอลัมน์ไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ

คุณสามารถเลือกได้หลายคอลัมน์ที่ต่อเนื่องกันแล้วลากคอลัมน์เหล่านั้นไปตำแหน่งใหม่ทีเดียวพร้อมกัน เมื่อต้องการเลือกหลายคอลัมน์ต่อเนื่องกัน ให้คลิกที่ส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์แรก จากนั้นในขณะที่กด SHIFT ค้างไว้ให้คลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์สุดท้าย

แทรกตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมอง 'ออกแบบ'    ในมุมมอง 'ออกแบบ' ก่อนอื่นให้คุณสร้างโครงสร้างของตารางตัวใหม่ จากนั้นสลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' เพื่อป้อนข้อมูล หรือคุณสามารถป้อนข้อมูลโดยใช้วิธีอื่นเช่น การวางหรือการนำเข้า

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตาราง

1. สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล

 หมายเหตุ   ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล และคอลัมน์ ชนิดข้อมูล คุณอาจอยู่ใน มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' แทนที่จะเป็นมุมมอง 'ออกแบบ' ถ้าต้องการสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ' ให้คลิก มุมมองออกแบบ บนแถบสถานะของ Access โปรแกรม Access จะถามชื่อของตารางใหม่ จากนั้นสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ'

1. ถ้าต้องการ คุณสามารถพิมพ์คำอธิบายให้เขตข้อมูลแต่ละตัวในคอลัมน์ คำอธิบาย จากนั้นคำอธิบายจะปรากฏบนแถบสถานะเมื่อจุดแทรกอยู่ในเขตข้อมูลนั้นในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' นอกจากนั้น คำอธิบายยังใช้เป็นข้อความแถบสถานะสำหรับตัวควบคุมใดๆ ในฟอร์มหรือรายงานที่คุณสร้างด้วยการลากเขตข้อมูลจาก รายการเขตข้อมูล และสำหรับตัวควบคุมใดๆ ที่ถูกสร้างสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์ม หรือ ตัวช่วยสร้างรายงาน
2. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมด ให้บันทึกตารางด้วยการคลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน
3. คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลลงในตารางเมื่อใดก็ได้ด้วยการสลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' แล้วคลิกที่เซลล์แรกที่ว่าง นอกจากนั้น คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นได้ ซึ่งจะอธิบายในส่วนต่อไป การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

หลังจากป้อนข้อมูลบางส่วนแล้ว ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลอีกอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลลงในตาราง คุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อมูลของคุณในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' หรือคุณอาจสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ' แล้วเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ในตารางออกแบบก็ได้

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมอง 'ออกแบบ'    ไม่ว่าคุณได้สร้างตารางในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' หรือมุมมอง 'ออกแบบ' คุณควรที่จะตรวจสอบและตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล ซึ่งจะทำได้เฉพาะในมุมมอง 'ออกแบบ' เท่านั้น เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมอง 'ออกแบบ' ให้คลิก มุมมองออกแบบ บนแถบสถานะของ Access เมื่อต้องการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลในตารางออกแบบ คุณสมบัติจะปรากฏด้านล่างของตารางออกแบบ ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล

เมื่อต้องการดูคำอธิบายของคุณสมบัติแต่ละเขตข้อมูล ให้คลิกที่คุณสมบัติแล้วอ่านคำอธิบายในกล่องที่อยู่ถัดจากรายการคุณสมบัติภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล ตารางต่อไปนี้อธิบายคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่มักจะถูกปรับเปลี่ยน

การคัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

ถ้าข้อมูลของคุณปัจจุบันถูกเก็บไว้ในโปรแกรมอื่น เช่น Office Excel 2007 คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลนั้นลงในตาราง Access โดยทั่วไปได้ วิธีนี้ดีที่สุดถ้าข้อมูลของคุณแบ่งเป็นคอลัมน์ไว้แล้วเหมือนในแผ่นงาน Excel ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำ วิธีดีที่สุดคือแบ่งคอลัมน์ของข้อมูลโดยใช้แท็บ หรือแปลงข้อมูลไปในตารางโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำก่อนที่จะคัดลอก ถ้าข้อมูลของคุณจำเป็นต้องแก้ไขหรือจัดการ (เช่นแบ่งชื่อเต็มออกเป็นชื่อกับนามสกุล) คุณอาจต้องแก้ไขหรือจัดการข้อมูลก่อนที่จะคัดลอก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access

เมื่อคุณวางข้อมูลลงในตารางเปล่า Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่พบ ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีแต่วันที่ Access จะใช้ชนิดข้อมูลวันที่/เวลากับเขตข้อมูลนั้น ถ้าเขตข้อมูลมีแต่คำว่า "yes" และ "no" Access จะใช้ชนิดข้อมูล Yes/No กับเขตข้อมูลนั้น

Access ตั้งชื่อเขตข้อมูลโดยใช้ข้อมูลที่วางของแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล ถ้าเขตข้อมูลที่วางในแถวแรกเป็นชนิดเดียวกับแถวที่เหลือ Access จะใช้ข้อมูลแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล และรวมแถวนั้นเป็นแถวข้อมูลด้วย ถ้าข้อมูลในแถวแรกที่วางไม่เหมือนกับข้อมูลในแถวอื่นที่ตามมา ข้อมูลแถวแรกจะใช้เป็นชื่อเขตข้อมูลเท่านั้น ไม่นับรวมเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลด้วย

ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางถูกตีความว่าเป็นแถวข้อมูลทั้งแถวและถูกใช้เป็นชื่อเขตข้อมูลด้วย คุณควรจะเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลทันทีเพื่อเลี่ยงความสับสน

1. บันทึกตารางของคุณด้วยการคลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน
2. ในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' ให้คลิกสองครั้งที่หัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับแต่ละคอลัมน์ อาจดูเหมือนว่าคุณกำลังพิมพ์ทับลงบนข้อมูล แต่ว่าแถวหัวคอลัมน์จะมีแต่ชื่อเขตข้อมูลเท่านั้น ไม่มีข้อมูลอยู่
3. บันทึกตารางของคุณอีกครั้งด้วยการคลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน

 หมายเหตุ   คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลได้ด้วยการสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ' แล้วแก้ไขชื่อเขตข้อมูลที่นั่นได้ เมื่อต้องการสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ' ให้คลิกขวาที่ตารางใน 'บานหน้าต่างนำทาง' จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับกลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' ให้คลิกสองครั้งที่ตารางใน 'บานหน้าต่างนำทาง'

การนำเข้า ผนวก หรือเชื่อมโยงข้อมูลจากแหล่งอื่น

คุณอาจมีข้อมูลที่เก็บในอีกโปรแกรมหนึ่งและอยากนำเข้ามาในตารางใหม่หรือผนวกเข้ากับตารางที่มีอยู่ใน Access หรือคุณอาจทำงานกับบุคคลที่เก็บข้อมูลในโปรแกรมอื่นและคุณต้องการทำงานกับข้อมูลนั้นใน Access ด้วยการเชื่อมโยงเข้ามายัง Access ไม่ว่าแบบใดก็ตาม Access จะช่วยให้ทำงานกับข้อมูลจากแหล่งอื่นได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel จากตารางในฐานข้อมูล Access อื่น จากรายการของ Windows SharePoint Services 3.0 หรือจากแหล่งอื่นที่หลากหลาย ขั้นตอนที่คุณใช้จะต่างกันเพียงเล็กน้อยขึ้นอยู่กับแหล่งของคุณ แต่กระบวนงานต่อไปนี้จะช่วยคุณเริ่มต้นใช้งานได้

1. ใน Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้คลิกคำสั่งสำหรับชนิดแฟ้มที่คุณกำลังนำเข้า ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel ให้คลิก Excel ถ้าคุณไม่พบชนิดโปรแกรมที่ถูกต้องอย่างที่ต้องการ ให้คลิก แหล่งอื่น

 หมายเหตุ   ถ้าคุณไม่พบชนิดรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก คุณอาจจำเป็นต้องเริ่มโปรแกรมซึ่งคุณใช้สร้างข้อมูลแต่แรก แล้วใช้โปรแกรมนั้นบันทึกข้อมูลเป็นรูปแบบแฟ้มที่ใช้กันทั่วไป (เช่น แฟ้มข้อความ Delimited (แฟ้มข้อความที่มีตัวคั่น: แฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ค่าในเขตข้อมูลแต่ละเขตถูกแบ่งด้วยตัวอักขระตัวหนึ่ง เช่น จุลภาคหรือแท็บ)) ก่อนที่จะนำเข้าข้อมูลลงใน Access

1. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาแฟ้มข้อมูลต้นทาง หรือไม่ก็ให้พิมพ์เส้นทางแบบเต็มของแฟ้มข้อมูลต้นทางในกล่อง ชื่อแฟ้ม
2. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ (ทุกโปรแกรมยอมให้คุณนำเข้า และบางโปรแกรมยอมให้คุณผนวกหรือเชื่อมโยง) ภายใต้ ระบุวิธีการและตำแหน่งที่คุณต้องการจะเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่โดยใช้ข้อมูลที่นำเข้า หรือ (เฉพาะบางโปรแกรม) คุณสามารถผนวกข้อมูลเข้ากับตารางที่มีอยู่ หรือสร้างตารางที่มีการเชื่อมโยงซึ่งยังคงการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในโปรแกรมต้นทาง
3. ถ้าตัวช่วยเริ่มต้น ให้ทำตามคำสั่งในหน้าถัดๆ ไปของตัวช่วย บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วย ให้คลิก เสร็จสิ้น

ถ้าคุณนำเข้าวัตถุหรือตารางที่มีการเชื่อมโยงจากฐานข้อมูล Access ไม่ว่ากล่องโต้ตอบ นำเข้าวัตถุ หรือ เชื่อมโยงตาราง จะปรากฏขึ้นหรือไม่ก็ตาม เลือกรายการที่คุณต้องการแล้วคลิก ตกลง

ขั้นตอนที่แน่นอนขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกที่จะนำเข้า ผนวก หรือเชื่อมโยงข้อมูลหรือไม่

1. Access จะถามคุณว่าต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าที่เพิ่งทำไปหรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะดำเนินการนำเข้าอีกครั้งในอนาคต ให้คลิก ใช่ แล้วป้อนรายละเอียด จากนั้นคุณสามารถทำซ้ำการดำเนินการได้อย่างง่ายดายในภายหลังด้วยการคลิก การนำเข้าที่บันทึกไว้ ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดการดำเนินการ ให้คลิก ปิด

ถ้าคุณเลือกที่จะนำเข้าตาราง Access จะนำเข้าข้อมูลในตารางใหม่จากนั้นแสดงตารางภายใต้กลุ่ม ตาราง ใน 'บานหน้าต่างนำทาง' ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตารางนั้น ถ้าคุณเลือกที่จะเชื่อมโยงข้อมูล Access จะสร้างตารางที่มีการเชื่อมโยงภายใต้กลุ่ม ตาราง ใน 'บานหน้าต่างนำทาง'

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีนำเข้าข้อมูลใน Access ให้ดูที่การเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม

การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่แล้ว

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office
   
   จากนั้นคลิก เปิด

1. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เรียกดูฐานข้อมูลที่คุณต้องการเปิด
2. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
• เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลในแบบการใช้ร่วมกันในสภาพแวดล้อมแบบผู้ใช้หลายคนเพื่อที่คุณและผู้ใช้คนอื่นสามารถอ่านและเขียนฐานข้อมูลได้พร้อมกัน ให้คลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูล หรือเลือกฐานข้อมูลแล้วคลิก เปิด
• เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลแบบอ่านอย่างเดียว เพื่อที่คุณสามารถดูแต่แก้ไขไม่ได้ ให้เลือกฐานข้อมูล คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว
• เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลในแบบมีเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลเพื่อที่คนอื่นจะไม่สามารถเปิดได้ขณะที่คุณเปิดอยู่ ให้เลือกฐานข้อมูลแล้วคลิกลูกศรถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล
• เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลแบบอ่านอย่างเดียว และป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเปิดขณะที่คุณเปิดอยู่ ให้คลิกฐานข้อมูล คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียวเป็นเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

ถ้าคุณไม่พบฐานข้อมูลที่คุณต้องการเปิด    

1. ในกล่องโต้ตอบ เปิด คลิกที่ คอมพิวเตอร์ของฉัน (My Computer) หรือคลิก คอมพิวเตอร์ของฉัน ในรายการแบบหล่นลง มองหาใน
2. ในรายการของไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไดรฟ์ที่คุณคิดว่าอาจจะมีฐานข้อมูล แล้วคลิก ค้นหา
3. พิมพ์เกณฑ์การค้นหาของคุณในกล่องโต้ตอบ ผลลัพธ์การค้นหา แล้วกด ENTER เพื่อค้นหาฐานข้อมูล
4. ถ้าพบฐานข้อมูล ให้คลิกสองครั้งเพื่อเปิด
5. คุณต้องคลิก ยกเลิก ในกล่องโต้ตอบ เปิด สำหรับฐานข้อมูลที่จะเปิด จากนั้นปิดกล่องโต้ตอบ ผลลัพธ์การค้นหา

 หมายเหตุ   คุณสามารถเปิดแฟ้มข้อมูลในรูปแบบแฟ้มภายนอก เช่น dBASE, Paradox, Microsoft Exchange หรือ Excel ได้โดยตรง นอกจากนั้น คุณยังสามารถเปิด แหล่งข้อมูล ODBC (แหล่งข้อมูล ODBC: ข้อมูลและรายละเอียดที่จำเป็นต้องใช้เพื่อเข้าถึงข้อมูลนั้นจากโปรแกรมและฐานข้อมูลที่สนับสนุนโพรโทคอล Open Database Connectivity (ODBC)) เช่น Microsoft SQL Server หรือ Microsoft FoxPro โปรแกรม Access จะสร้างฐานข้อมูล Access ใหม่โดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์เดียวกับแฟ้มข้อมูล และเพิ่มการเชื่อมโยงไปยังแต่ละตารางในฐานข้อมูลภายนอก

เคล็ดลับ

• เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลตัวหนึ่งในบรรดาฐานข้อมูลที่เคยเปิดมาแล้วล่าสุด ให้คลิกชื่อแฟ้มของฐานข้อมูลนั้นในรายการ เปิดฐานข้อมูลล่าสุด ในบานหน้าต่าง การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access Access จะเปิดฐานข้อมูลโดยใช้การตั้งค่าตัวเลือกเดียวกันกับที่ฐานข้อมุลที่คุณเปิดใช้ครั้งสุดท้าย ถ้ารายการของแฟ้มที่ใช้ล่าสุดไม่แสดง บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก ตัวเลือก Access ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access ให้คลิก ปรับให้เป็นแบบส่วนตัว จากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมาย รายการแฟ้มที่ใช้ล่าสุด คุณสามารถเลือกจำนวนแฟ้มที่ใช้ล่าสุดที่คุณต้องการให้แสดงในรายการได้สูงสุด 9 แฟ้ม
• ถ้าคุณกำลังเปิดฐานข้อมูลโดยใช้คำสั่ง เปิด บนเมนู แฟ้ม คุณสามารถดูรายการทางลัดไปยังฐานข้อมูลที่คุณเคยเปิดมาก่อนด้วยการคลิก เอกสารล่าสุดของฉัน ในกล่องโต้ตอบ เปิด

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่ ให้ดูที่การเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ในบทความนี้

การสร้างแม่แบบเปล่าที่กำหนดเอง

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าตัวใหม่ Access จะเปิดตารางใหม่ซึ่งคุณสามารถป้อนข้อมูลได้ แต่จะไม่สร้างวัตถุอื่นในฐานข้อมูล ถ้าคุณต้องการวัตถุอื่น เช่น ฟอร์ม รายงาน แมโคร หรือตารางเพิ่มเติม ให้ปรากฏอยู่ในฐานข้อมูลใหม่ทุกตัวที่คุณสร้าง คุณสามารถสร้างแม่แบบเปล่าที่กำหนดเองซึ่งมีวัตถุเหล่านั้น จากนั้นครั้งต่อไปที่คุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ ฐานข้อมูลใหม่จะมีวัตถุเหล่านั้นที่อยู่ในแม่แบบ นอกจากวัตถุเหล่านั้น แม่แบบยังสามารถมีตารางที่ใส่ข้อมูลไว้แล้วได้

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีคอลเลกชันของแมโครที่คุณต้องการใช้ในทุกโครงการ ถ้าคุณสร้างแม่แบบเปล่าที่มีแมโครเหล่านั้น Access จะรวมแมโครเหล่านั้นำแในฐานข้อมูลใหม่ใดๆ ที่คุณสร้าง

คุณสามารถสร้างแม่แบบเปล่าในรูปแบบแฟ้ม Office Access 2007 รูปแบบแฟ้ม Access 2002-2003 หรือรูปแบบแฟ้ม Access 2000 แม่แบบต้องถูกตั้งชื่อว่า ว่าง.accdb สำหรับรูปแบบแฟ้ม Office Access 2007 และ ว่าง.mdb สำหรับรูปแบบแฟ้มในรุ่นก่อนหน้า

• ถ้ารูปแบบแฟ้มเริ่มต้นถูกตั้งค่าเป็น Access 2000 หรือ Access 2002 - 2003 Access จะใช้ ว่าง.mdb เป็นชื่อแฟ้มแม่แบบเปล่า ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างในรูปแบบแฟ้มเดียวกับ ว่าง.mdb ตัวอย่างเช่น แม้ว่ารูปแบบแฟ้มเริ่มต้นของคุณจะเป็น Access 2000 แต่ถ้าแม่แบบชื่อ ว่าง.mdb เป็นรูปแบบแฟ้ม Access 2002-2003 ฐานข้อมูลใหม่ใดๆ ที่คุณสร้างจะเป็นรูปแบบ Access 2002-2003
• ถ้ารูปแบบแฟ้มเริ่มต้นถูกตั้งค่าเป็น Access 2007 Access จะใช้ ว่าง.accdb เป็นชื่อแฟ้มสำหรับแม่แบบเปล่า

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office
   
   แล้วคลิก ตัวเลือกการเข้าใช้งาน

1. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access ให้คลิก ขั้นสูง
2. ภายใต้ ขั้นสูง เลือกรูปแบบที่คุณต้องการจากรายการแบบหล่นลง รูปแบบของแฟ้มเริ่มต้น

เมื่อต้องการสร้างแม่แบบเปล่า ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• เริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลเปล่า จากนั้นนำเข้าหรือสร้างวัตถุที่คุณต้องการรวมในแม่แบบ
• ทำสำเนาของฐานข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งมีวัตถุที่คุณต้องการในแม่แบบ จากนั้นลบวัตถุอื่นๆ ที่คุณไม่ต้องการ

หลังจากที่คุณมีวัตถุที่ต้องการในแม่แบบแล้ว คุณต้องบันทึกลงในตำแหน่งที่ระบุ

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office
   
   จากนั้นชี้ไปที่ บันทึกเป็น

1. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น เรียกดูโฟลเดอร์แม่แบบโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งในสองโฟลเดอร์นี้
• โฟลเดอร์แม่แบบของผู้ใช้    ตัวอย่างเช่น C:\Documents and Settings\<username>\Application Data\Microsoft\Templates
• โฟลเดอร์แม่แบบของระบบ    ตัวอย่างเช่น C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

 หมายเหตุ   แม่แบบเปล่าในโฟลเดอร์แม่แบบของระบบจะแทนที่แม่แบบเปล่าในโฟลเดอร์แม่แบบใดๆ ของผู้ใช้

1. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม พิมพ์ ว่าง.accdb (หรือ ว่าง.mdb ถ้าคุณกำลังสร้างแม่แบบในรุ่นก่อนหน้า) จากนั้นคลิก บันทึก

ตอนนี้ แม่แบบใหม่อยู่ในตำแหน่งที่ต้องการแล้ว เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าตัวใหม่ วัตถุในแม่แบบจะรวมอยู่ในฐานข้อมูลใหม่ใดๆ ที่คุณสร้างตามค่าเริ่มต้น Access จะเปิดตารางใหม่ในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล' เหมือนกับที่ทำเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่โดยไม่ใช้แม่แบบ

เมื่อต้องการหยุดใช้แม่แบบเปล่า ให้ลบหรือเปลี่ยนชื่อแฟ้ม ว่าง.accdb (หรือ ว่าง.mdb สำหรับ Access รุ่นก่อนหน้า)

การสร้างฐานข้อมูลใหม่ในโปรแกรม Microsoft Access สามารถทำได้อย่างไร

กระบวนการสร้างฐานข้อมูลข้อใดถูกสร้างเป็นขั้นตอนแรกในระบบฐานข้อมูล Microsoft Access

Microsoft Access เป็นโปรแกรมสําเร็จรูปประเภทใด

โปรแกรม Microsoft Access เป็นโปรแกรมที่เหมาะกับงานด้านใดมากที่สุด