โปรแกรมประมวลผลคํา microsoft word

ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Office Word 2010

ปัจจุบันสำนักงานทั้งภาครัฐและเอกชน มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายการต่างๆ แทนเครื่องพิมพ์ดีดมากขึ้น เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเครื่องคอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแต่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ทำให้สำนักงานต่างๆ นิยมใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการประมวลข้อมูล ซึ่งสามารถจัดทำเอกสาร บทความ และรายงานได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถจัดข้อความและเลือกแบบอักษร แก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสารจัดขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์เอกสารจริกออกมา

• ด้านการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากเป็นระบบคอมพิวเตอร์ทำให้เอกสารที่จัดเก็บไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่เป็นกระดาษ แต่จัดเก็บในรูปแบบของไฟล์ข้อมูล ทำให้ข้อมูลอยู่ได้ครบถ้วนในสภาพดีและสมบูรณ์
• การเรียกใช้ข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะเป็นลักษณะของไฟล์ข้อมูล ถ้ารู้ชื่อไฟล์ข้อมูลและตำแหน่งที่จัดเก็บก็สามารถหาและเปิดใช้งานได้ง่าย
• การทำสำเนา เมื่อผู้ใช้เอกสารขึ้นมาแล้ว สามารถพิมพ์ ทางเครื่องพิมพ์ได้ตามจำนวนที่ต้องการและพิมพ์กี่ครั้งก็ได้โดยไม่จำกัด สามารถนำไปใช้เป็นสำเนาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การค้นหาและแก้ไขเอกสาร เมื่อพิมพ์เอกสารแล้วสามารถค้นหาคำที่ต้องการได้หากต้องการแก้ไขคำในเอกสารก็สามารถแก้ไขได้ทันที หรืออาจใช้เครื่องมือแก้ไขคำที่เหมือนกัน โดยแทนที่คำที่เหมือนกันด้วยคำใหม่ที่กำหนดขึ้นได้ทันที
• การจัดรูปแบบเอกสาร Microsoft Office Word 2010 สามารถจัดรูปแบบเอกสารได้ทันทีตามที่ต้องการ เช่น ตั้งระยะด้านหน้า ด้านหลัง ด้านบน ด้านล่าง การจัดคอลัมน์ หรือใส่ข้อความ หรือตัวเลขที่หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ของแต่ละหน้าอัตโนมัติ
• การใช้รูปแบบที่จัดไว้แล้ว Microsoft Office Word 2010 สามารถใช้ในการจัดรูปแบบเอกสารที่มีไว้ให้ เพื่อช่วยให้การสร้างเอกสารเกิดความสะดวก และเป็นมาตรฐานโดยใช้แม่แบบสำเร็จรูปในการสร้างเอกสาร
• การตรวจสอบคำผิดลักษณะใหม่ เครื่องมือในการตรวจสอบการสะกด มีการปรับปรุงให้มีความสอดคล้องกันมากขึ้น ซึ่งช่วยให้มีการแก้ไขและแทนคำที่พิมพ์ผิดด้วยคำที่ใกล้เคียงหรือถูกต้องโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงคำที่ไม่สุภาพ และตรวจสอบคำผิดนั้นเป็นพจนานุกรมแยกคำจึงช่วยให้การตรวจตัวสะกดมีความละเอียดมากขึ้น
• การใช้เอกสารร่วมกัน เมื่อส่งแบบร่างของเอกสารเพื่อให้ป้อนข้อมูล Microsoft Office Word 2010 จะช่วยรวบรวมและจัดการ ตรวจทานแก้ไขข้อคิดเห็นของผู้ร่วมงานเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อพร้อมที่จะประกาศเอกสารผ่าน Microsoft Office Word 2010ทำให้มั่นใจว่าการตรวจทานแก้ไขและคำแนะนำที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขนั้นไม่ได้ซ่อนอยู่ในเอกสารที่ประกาศ
• สามารถบันทึกเอกสารต่างๆ และเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่ได้เก็บบันทึกไว้ขึ้นมาใช้ในภายหลังได้ ซึ่งมีประโยชน์ดังนี้

1. ช่วยให้งานเอกสารสะดวกขึ้น เช่น การเพิ่ม ลบ แทรก เป็นต้น

2. ช่วยให้การค้นหาเอกสารและจัดเก็บเอกสารง่ายขึ้น

3. ช่วยประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสาร

4. ช่วยลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน เช่น การจดหมายเวียน

5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม เนื่องจากเพิ่มกราฟิก รูปวาด ตามที่ต้องการได้

6. ลดความผิดพลาดของงานเอกสาร เนื่องจากลบหรือเพิ่มโดยตรวจสอบความถูกต้อง ทางหน้าจอก่อนพิมพ์ หรืออาจใช้ระบบตรวจคำผิดอัตโนมัติ จึงช่วยให้เอกสารสมบูรณ์

7. สามารถค้นหาและเรียกข้อมูลได้ง่าย

ส่วนประกอบต่างๆ ของโปรแกรม Microsoft Office Word 2010

1.  Quick Access Toolbar เป็นแถบเครื่องมือเรียกใช้งานได้รวดเร็วผู้ใช้สามารถเพิ่มปุ่มคำสั่นที่ใช้งานบ่อยๆ
2.  Title bar เป็นแถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปัจจุบันที่เปิดใช้งานอยู่
3. Ribbon(รวบรวมคำสั่งเป็นหมวดหมู่) เป็นแถบที่รวบรวมคำสั่งต่างๆในโปรแกรมเพื่อให้ผู้ใช้เลือกใช้งานง่ายขึ้นทำได้ง่ายโดยคลิกสองครั้งที่แท็บที่ใช้งานอยู่ หรือกดที่แป้งพิมพ์ CTRL+F1
4. Status bar เป็นแถบแสดงสถานการณ์ทำงานปัจจุบันบนหน้าจอ ทำหน้าที่แสดงจำนวนหน้า จำนวนคำและภาษาที่ใช้ปัจจุบัน
5. View bar เป็นแถบแสดงมุมมองเอกสารในแบบต่างๆ และเครื่องมือที่ใช้ในการย่อ-ขยายเอกสาร เพื่อง่ายต่อการสร้างเอกสาร
6. Microsoft Word Help เป็นการขอความช่วยเหลือจากโปรแกรม
7. View Ruler แสดงและซ่อนไม้บรรทัด
8. Turn on Panning Hand เป็นเครื่องมือในการเลื่อหน้าเอกสารโดยคลิกเลือกที่เครื่องมือ เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนรูปมือคลิกเมาส์ซ้ายค้างไว้แล้วเลื่อนหน้าเอกสารตามความต้องการ การยกเลิกการใช้งานให้คลิกที่ปุ่มเครื่องมืออีกครั้ง

การสร้าง การเปิด ปิด และบันทึกเอกสาร

การสร้างเอกสาร

เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Office Word 2010 การพิมพ์งานในเอกสารจะมีหน้าเอกสารเปล่าๆมาให้ใช้งาน 1 หน้ากระดาษ ซึ่งโปรแกรม Microsoft Word จะตั้งชื่่อในเบื้องต้นมาให้คือ “Document1” แต่ในขณะที่กำลังพิมพ์เอกสารอื่นๆ อยู่แล้วต้องการสร้างเอกสารใหม่ ก็จะสร้างได้ 2 แบบคือ

1. การสร้างเอกสารเปล่า

1.1 คลิกแท็บ File เลือกคำสั่ง New

1.2 คลิกเลือกเอกสารเปล่า

1.3 พิมพ์ข้อความลงในเอกสาร คลิกตำแหน่งที่ต้องการพิมพ์ข้อความในเอกสารที่บริเวณเคอร์เซอร์ (Cursor คือเส้นสีดำที่กะพริบบอกตำแหน่งที่จะใส่ข้อความ) พิมพ์ข้อความที่ต้องการได้ทันที

2. การสร้างเอกสารจากแม่แบบ

2.1 คลิก แท็บ File เลือกคำสั่ง New

2.2 คลิกเลือกเทมเพลต (Sample templates)

2.3 เลือกเทมเพลตที่ต้องการใช้งาน จากตัวอย่างเป็นรูปแบบจดหมาย

2.4 พิมพ์ข้อความตามรูปแบบที่เทมเพลตกำหนดมาให้

การเปิดแฟ้มงาน

การเปิดไฟล์งานที่บันทึกไว้แล้วขึ้นมาพิมพ์เพิ่มเติมหรือแก้ไข

1. คลิก แท็บ File เลือกคำสั่ง Open
2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Open เลือกไดรฟ์และโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูล
3. เลือกไฟล์ที่ต้องการเปิด เช่น เลือกไฟล์ “การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ” แล้วคลิกปุ่ม Open
   

การปิดไฟล์ที่ใช้งาน

เมื่อมีการเปิดใช้งานโปรแกรมหลายๆ ไฟล์ถ้าต้องการปิดไฟล์งานบางไฟล์ที่ทำเสร็จหรือแก้ไขเสร็จแล้วให้เลือกที่ แท็บ File คลิกที่ Close จะเป็นการปิดไฟล์ที่ใช้งานอยู่ หากไฟล์ที่ใช้ยังไม่ได้มีการบันทึกมาก่อน โปรแกรมจะถามว่าจะบันทึกข้อมูลหรือไม่

การบันทึกเอกสาร

เมื่อพิมพ์งานเอกสาร และตกแต่งแล้วก็บันทึกข้อมูลลงในหน่วยความจำได้ดังนี้

1. คลิกปุ่ม Save บนแท็บ Quick Access Toolbar หรือคลิกแท็บ File เลือกคำสั่ง Save หรือ Save As
2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Save As ให้กำหนดรายละเอียด
3. ที่ช่อง Save in เลือกตำแหน่งไดรฟ์ และโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บข้อมูล
4. ช่อง File name พิมพ์ชื่อไฟล์ถ้าไม่เปลี่ยนชื่อไฟล์โปรแกรมจะตั้งชื่อ Doc1 จากนั้นยคลิกปุ่ม Save จะได้ไฟล์นามสกุล .docx

การบันทึกเอกสาร ปกติใช้คำสั่งลัดคือ Ctrl + S ถ้าต้องการเปลี่ยนชื่อในการบันทึกให้กดปุ่ม F12

การออกจากโปรแกรม

การออกจากโปรแกรมให้คลิกที่ แท็บ File จากนั้นให้คลิก Exit หรือเลือกที่ปุ่มปิดที่มุมบนด้านขวามือ จะเป็นการออกจากโปรแกรม หากไฟล์ที่ใช้ยังไม่บันทึกมาก่อนโปแกรมจะถามว่า จะบันทึกข้อมูลหรือไม่

กด Save เพื่อบันทึกเอกสาร และออกจากโปรแกรม

กด Don’t Save เพื่อไม่บันทึกเอกสาร และออกจากโปรแกรม

กด Cancel หรือปุ่ม Close เพื่อยกเลิกจากการออกจากโปรแกรม

การกำหนดค่าเริ่มต้นในการใช้โปรแกรม

การกำหนดขนาดเอกสาร 

โดยปกติ ส่วนใหญ่จะใช้ขนาด A4 ในการทำงาน แต่ก็สามารถปรับเปลี่ยนขนาดของกระดาษให้เหมาะสมกับงานที่เราต้องการได้ โดยกำหนดขนาดเอกสารมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. คลิกที่ริบบอนเค้าโครงกระดาษ (Page Layout) คลิกที่ปุ่มขนาด (Size)
2. คลิกเลือกขนาดกระดาษที่ต้องการ

การกำหนดระยะขอบกระดาษที่ใช้

การกำหนดระบชยะขอบกระดาษ (Margins) ของกระดาษที่ใช้มีความจำเป็นอย่างยิ่งในการพิมพ์เอกสารเนื่องจากเอกสารมีอยู่หลายรูปแบบ ก่อนที่จะพิมพ์หรือสร้างเอกสารจึงควรกำหนดระยะขอบกระดาษเสีก่อน ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกที่ริบบอนเค้าโครงหน้ากระดาษ แล้วคลิกปุ่มระยะขอบ
2. เลือกรูปแบบของระยะขอบที่ต้องการหรือกำหนดระยะขอบด้วยตัวเองทำได้โดย

2.1 คลิกที่ Custom Margins…

2.2 จะได้ไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Page Setup แล้วกำหนดระยะขอบตามต้องการหลังจากนั้นคลิกปุ่ม OK จะได้หน้าเอกสารที่มีระยะขอบตามต้องการ

การปรับกระดาษแนวตั้งและแนวนอน

เอกสารโดยทั่วไปส่วนใหญ่จะเป็นแนวตั้ง (Portrait) ดังนั้นเมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมาโปรแกรมจะกำหนดเอกสารให้เป็นแนวตั้งซึ่งสามารถปรับแต่เป็นแนวนอนได้เหมือนกัน มีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกที่ริบบอนเค้าโครงหน้ากระดาษ คลิกปุ่มการวางแนว
2. เลือกรูปแบบของกระดาษแนวตั้งหรือแนวนอนตามต้องการ

การตั้งค่าตัวอักษรเริ่มต้น

การกำหนดตัวอักษรเริ่มต้นให้กับตัวอักษรที่ต้องการพิมพ์ในเอกสารเพื่อความเหมาะสมกับเอกสารที่ต้องการ กำหนดได้ดังนี้

1. คลิกที่ริบบอนหน้าแรก (Home) คลิกปุ่มลูกศรด้านล่างขวามือหรือกดปุ่ม Ctrl + D
2. เลือกรูปแบบของตัวอักษรที่ต้องการ
3. คลิกปุ่ม Set As Default จะปรากฏกล่องโต้ตอบให้คลิกเลือก หลังจากนั้นให้กดปุ่ม OK

การจัดรูปแบบย่อหน้าและการกั้นระยะ

การกำหนดรูปแบบย่อหน้าและกำหนดระยะห่างของย่อหน้าจากระยะขอบซ้ายหรือระยะขอบขวาสามารถเพิ่มหรือลดการเยื้องของย่อหน้าหรือกลุ่มย่อหน้าภายในระยะขอบกระดาษนอกจากนี้ยังสามารถสร้างเนื้อเยื้องออก ซึ่งจะดึงย่อหน้าออกไปหาระยะขอบซ้าย ซึ่งบรรทัดแรกของย่อหน้าจะไม่เยื้องแต่บรรทัดต่อๆไปจะเยื้อง

การจัดรูปแบบย่อหน้าทำได้ 2 วิธี

วิธีที่ 1 จัดรูปแบบโดยกำหนดจากเส้นไม้บรรทัด ปรับตั้งระยะกั้นหน้าย่อหน้าและกั้นหลังได้ดังนี้

1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ

2. นำเมาส์ไปชี้ที่สัญลักษณ์บนไม้บรรทัดแล้ว drag ไปวางตำแหน่งที่ต้องการ

วิธีที่ 2 การจัดรูปแบบ Paragraph โดยใช้เมนูคำสั่ง

1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ

2. คลิก Tab Page Layout กำหนดรายละเอียดใน Tab Paragraph

-ส่วนของ Indent กำหนดการเยื้องที่ช่อง Left กำหนดกั้นหลังที่ช่อง Right

-ส่วนของ Spacing กำหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้าที่ช่อง Before (ก่อนย่อหน้าที่เลือก) After (หลังย่อหน้าที่เลือก)

การกำหนดการกั้นระยะโดยใช้ Tab

การจัดระยะเพื่อกำหนดย่อหน้าหรือกำหนดตำแหน่งแท็บหยุด เป็นการจัดการเกี่ยวกับระยะขอบงระยะการพิมพ์ตามที่กำหนดไว้ การกำหนดแท็บเป็นการช่วยเพิ่มความสะดวกในการจัดระยะของข้อมูลในแต่ละบรรทัดให้ตรงกันการกด <Tab> 1 ครั้ง จะทำให้เลื่อนไปเป็นระยะที่กำหนดไว้ ระยะแท็บ จะกำหนดให้มีค่าเท่ากับ 0.5 นิ้ว ซึ่งการจัดระยะแท็บสามารถทำได้ 2 วิธี ดังต่อไปนี้

1. กำหนดระยะแท็บตามที่ต้องการสามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือไม้บรรทัด มีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกที่ไม้บรรทัดเพื่อวาง Tab ตามตำแหน่งที่ต้องการ

2. ถ้าต้องการย้ายตำแหน่งหลังจากที่วางแล้ว ให้คลิก Tab ที่วางไว้และย้ายได้ตามต้องการ

3. การลบ Tab ให้ลาก Tab ที่ไม้ต้องการมาบนกระดาษ Tab นั้นจะหายไป

4. การปรับตำแหน่ง Tab ทั้งงาน ให้คลุมข้อความทั้งหมดก่อน จึงจะลากหรือย้าย Tab ได้

5. การใช้ Tab ให้กดพิมพ์แป้น Tab เคอร์เซอร์จะย้ายไปตำแหน่ง Tab ที่วางไว้

2. จัดระยะแท็บโดยกำหนดตำแหน่งด้วยการพิมพ์ระยะแท็บ ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้

1. ดับเบิ้ลคลิกที่ไม้บรรทัด

2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกของ Tabs ขึ้นมา

3. ที่ช่อง Tab Stop Position : ให้พิมพ์ตำแหน่งแท็บที่ต้องการ เช่น 0.5 นิ้ว

4. คลิกปุ่ม Set

5. หากต้องการกำหนดตำแหน่งแท็บเพิ่มให้ทำตามข้อ3) และ4) ไปเรื่อยๆ

6. เมื่อเสร็จสิ้นการกำหนดตำแหน่งแท็บ ให้คลิกที่ปุ่มOK