Show
การใช้โปรแกรมประมวลผลคำหน้าแรก > 4 การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ การใช้โปรแกรมประมวลผลคำทักษะการใช้โปรแกรมประมวลผลคำ ได้แก่ ♦ การทดสอบเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรมประมวลผลคำ ♦ การพิมพ์เอกสาร รวมทั้งการตรวจทานงานเอกสาร วัตถุประสงค์การเรียนรู้ทักษะขั้นพื้นฐาน : การใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพื่อให้ผู้เรียนสามารถ 1) จัดการงานเอกสาร โดยการ ♦ จัดการเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน ♦ แสดงมุมมองของเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน ♦ ค้นหาข้อความบนเอกสาร และการแทนที่ได้ตามคู่มือการใช้งาน ♦ เคลื่อนย้ายข้อมูลบนเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน Clip VDOWord: การแปลงไฟล์ Word ให้เป็น PDF พร้อม Bookmarks Word: การแก้ปัญหาขนาดตัวอักษรภาษาไทยและภาษาอังกฤษให้มีขนาดเท่ากัน (Complex script problem) e-Bookที่มา : http://www.ฟรีสื่อการเรียนการสอน.com ที่มา : https://docs.google.com ที่มา : http://comqa.nsru.ac.th วัตถุประสงค์การเรียนรู้ทักษะขั้นต้นสำหรับการทำงาน: การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ เพื่อให้ผู้เรียนสามารถ 1) จัดการงานเอกสาร โดยการ
2) จัดรูปแบบข้อความ โดยการ
3) จัดการกับย่อหน้าในเอกสาร โดยการ
4) แทรกวัตถุลงบนงานเอกสาร โดยการ
5) จัดรูปแบบเอกสาร โดยการ
6) พิมพ์เอกสาร โดยการ
7) ตรวจทานงานเอกสาร โดยการ
ที่มา: สถาบันคุณวุฒิวิชาชีพ (องค์การมหาชน) ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Office Word 2010ปัจจุบันสำนักงานทั้งภาครัฐและเอกชน มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายการต่างๆ แทนเครื่องพิมพ์ดีดมากขึ้น เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเครื่องคอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแต่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ทำให้สำนักงานต่างๆ นิยมใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการประมวลข้อมูล ซึ่งสามารถจัดทำเอกสาร บทความ และรายงานได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถจัดข้อความและเลือกแบบอักษร แก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสารจัดขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์เอกสารจริกออกมา
1. ช่วยให้งานเอกสารสะดวกขึ้น เช่น การเพิ่ม ลบ แทรก เป็นต้น 2. ช่วยให้การค้นหาเอกสารและจัดเก็บเอกสารง่ายขึ้น 3. ช่วยประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสาร 4. ช่วยลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน เช่น การจดหมายเวียน 5. ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม เนื่องจากเพิ่มกราฟิก รูปวาด ตามที่ต้องการได้ 6. ลดความผิดพลาดของงานเอกสาร เนื่องจากลบหรือเพิ่มโดยตรวจสอบความถูกต้อง ทางหน้าจอก่อนพิมพ์ หรืออาจใช้ระบบตรวจคำผิดอัตโนมัติ จึงช่วยให้เอกสารสมบูรณ์ 7. สามารถค้นหาและเรียกข้อมูลได้ง่าย ส่วนประกอบต่างๆ ของโปรแกรม Microsoft Office Word 2010
การสร้าง การเปิด ปิด และบันทึกเอกสารการสร้างเอกสาร เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Office Word 2010 การพิมพ์งานในเอกสารจะมีหน้าเอกสารเปล่าๆมาให้ใช้งาน 1 หน้ากระดาษ ซึ่งโปรแกรม Microsoft Word จะตั้งชื่่อในเบื้องต้นมาให้คือ “Document1” แต่ในขณะที่กำลังพิมพ์เอกสารอื่นๆ อยู่แล้วต้องการสร้างเอกสารใหม่ ก็จะสร้างได้ 2 แบบคือ
1.1 คลิกแท็บ File เลือกคำสั่ง New 1.2 คลิกเลือกเอกสารเปล่า 1.3 พิมพ์ข้อความลงในเอกสาร คลิกตำแหน่งที่ต้องการพิมพ์ข้อความในเอกสารที่บริเวณเคอร์เซอร์ (Cursor คือเส้นสีดำที่กะพริบบอกตำแหน่งที่จะใส่ข้อความ) พิมพ์ข้อความที่ต้องการได้ทันที 2. การสร้างเอกสารจากแม่แบบ 2.1 คลิก แท็บ File เลือกคำสั่ง New 2.2 คลิกเลือกเทมเพลต (Sample templates) 2.3 เลือกเทมเพลตที่ต้องการใช้งาน จากตัวอย่างเป็นรูปแบบจดหมาย 2.4 พิมพ์ข้อความตามรูปแบบที่เทมเพลตกำหนดมาให้ การเปิดแฟ้มงาน การเปิดไฟล์งานที่บันทึกไว้แล้วขึ้นมาพิมพ์เพิ่มเติมหรือแก้ไข
การปิดไฟล์ที่ใช้งาน เมื่อมีการเปิดใช้งานโปรแกรมหลายๆ ไฟล์ถ้าต้องการปิดไฟล์งานบางไฟล์ที่ทำเสร็จหรือแก้ไขเสร็จแล้วให้เลือกที่ แท็บ File คลิกที่ Close จะเป็นการปิดไฟล์ที่ใช้งานอยู่ หากไฟล์ที่ใช้ยังไม่ได้มีการบันทึกมาก่อน โปรแกรมจะถามว่าจะบันทึกข้อมูลหรือไม่ การบันทึกเอกสาร เมื่อพิมพ์งานเอกสาร และตกแต่งแล้วก็บันทึกข้อมูลลงในหน่วยความจำได้ดังนี้
การบันทึกเอกสาร ปกติใช้คำสั่งลัดคือ Ctrl + S ถ้าต้องการเปลี่ยนชื่อในการบันทึกให้กดปุ่ม F12 การออกจากโปรแกรม การออกจากโปรแกรมให้คลิกที่ แท็บ File จากนั้นให้คลิก Exit หรือเลือกที่ปุ่มปิดที่มุมบนด้านขวามือ จะเป็นการออกจากโปรแกรม หากไฟล์ที่ใช้ยังไม่บันทึกมาก่อนโปแกรมจะถามว่า จะบันทึกข้อมูลหรือไม่ กด Save เพื่อบันทึกเอกสาร และออกจากโปรแกรม กด Don’t Save เพื่อไม่บันทึกเอกสาร และออกจากโปรแกรม กด Cancel หรือปุ่ม Close เพื่อยกเลิกจากการออกจากโปรแกรม การกำหนดค่าเริ่มต้นในการใช้โปรแกรมการกำหนดขนาดเอกสาร โดยปกติ ส่วนใหญ่จะใช้ขนาด A4 ในการทำงาน แต่ก็สามารถปรับเปลี่ยนขนาดของกระดาษให้เหมาะสมกับงานที่เราต้องการได้ โดยกำหนดขนาดเอกสารมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
การกำหนดระยะขอบกระดาษที่ใช้ การกำหนดระบชยะขอบกระดาษ (Margins) ของกระดาษที่ใช้มีความจำเป็นอย่างยิ่งในการพิมพ์เอกสารเนื่องจากเอกสารมีอยู่หลายรูปแบบ ก่อนที่จะพิมพ์หรือสร้างเอกสารจึงควรกำหนดระยะขอบกระดาษเสีก่อน ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
2.1 คลิกที่ Custom Margins… 2.2 จะได้ไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Page Setup แล้วกำหนดระยะขอบตามต้องการหลังจากนั้นคลิกปุ่ม OK จะได้หน้าเอกสารที่มีระยะขอบตามต้องการ การปรับกระดาษแนวตั้งและแนวนอน เอกสารโดยทั่วไปส่วนใหญ่จะเป็นแนวตั้ง (Portrait) ดังนั้นเมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมาโปรแกรมจะกำหนดเอกสารให้เป็นแนวตั้งซึ่งสามารถปรับแต่เป็นแนวนอนได้เหมือนกัน มีขั้นตอนดังนี้
การตั้งค่าตัวอักษรเริ่มต้น การกำหนดตัวอักษรเริ่มต้นให้กับตัวอักษรที่ต้องการพิมพ์ในเอกสารเพื่อความเหมาะสมกับเอกสารที่ต้องการ กำหนดได้ดังนี้
การจัดรูปแบบย่อหน้าและการกั้นระยะการกำหนดรูปแบบย่อหน้าและกำหนดระยะห่างของย่อหน้าจากระยะขอบซ้ายหรือระยะขอบขวาสามารถเพิ่มหรือลดการเยื้องของย่อหน้าหรือกลุ่มย่อหน้าภายในระยะขอบกระดาษนอกจากนี้ยังสามารถสร้างเนื้อเยื้องออก ซึ่งจะดึงย่อหน้าออกไปหาระยะขอบซ้าย ซึ่งบรรทัดแรกของย่อหน้าจะไม่เยื้องแต่บรรทัดต่อๆไปจะเยื้อง การจัดรูปแบบย่อหน้าทำได้ 2 วิธี วิธีที่ 1 จัดรูปแบบโดยกำหนดจากเส้นไม้บรรทัด ปรับตั้งระยะกั้นหน้าย่อหน้าและกั้นหลังได้ดังนี้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ 2. นำเมาส์ไปชี้ที่สัญลักษณ์บนไม้บรรทัดแล้ว drag ไปวางตำแหน่งที่ต้องการ วิธีที่ 2 การจัดรูปแบบ Paragraph โดยใช้เมนูคำสั่ง 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ 2. คลิก Tab Page Layout กำหนดรายละเอียดใน Tab Paragraph -ส่วนของ Indent กำหนดการเยื้องที่ช่อง Left กำหนดกั้นหลังที่ช่อง Right -ส่วนของ Spacing กำหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้าที่ช่อง Before (ก่อนย่อหน้าที่เลือก) After (หลังย่อหน้าที่เลือก) การกำหนดการกั้นระยะโดยใช้ Tab การจัดระยะเพื่อกำหนดย่อหน้าหรือกำหนดตำแหน่งแท็บหยุด เป็นการจัดการเกี่ยวกับระยะขอบงระยะการพิมพ์ตามที่กำหนดไว้ การกำหนดแท็บเป็นการช่วยเพิ่มความสะดวกในการจัดระยะของข้อมูลในแต่ละบรรทัดให้ตรงกันการกด <Tab> 1 ครั้ง จะทำให้เลื่อนไปเป็นระยะที่กำหนดไว้ ระยะแท็บ จะกำหนดให้มีค่าเท่ากับ 0.5 นิ้ว ซึ่งการจัดระยะแท็บสามารถทำได้ 2 วิธี ดังต่อไปนี้
1. คลิกที่ไม้บรรทัดเพื่อวาง Tab ตามตำแหน่งที่ต้องการ 2. ถ้าต้องการย้ายตำแหน่งหลังจากที่วางแล้ว ให้คลิก Tab ที่วางไว้และย้ายได้ตามต้องการ 3. การลบ Tab ให้ลาก Tab ที่ไม้ต้องการมาบนกระดาษ Tab นั้นจะหายไป 4. การปรับตำแหน่ง Tab ทั้งงาน ให้คลุมข้อความทั้งหมดก่อน จึงจะลากหรือย้าย Tab ได้ 5. การใช้ Tab ให้กดพิมพ์แป้น Tab เคอร์เซอร์จะย้ายไปตำแหน่ง Tab ที่วางไว้ 2. จัดระยะแท็บโดยกำหนดตำแหน่งด้วยการพิมพ์ระยะแท็บ ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้ 1. ดับเบิ้ลคลิกที่ไม้บรรทัด 2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกของ Tabs ขึ้นมา 3. ที่ช่อง Tab Stop Position : ให้พิมพ์ตำแหน่งแท็บที่ต้องการ เช่น 0.5 นิ้ว 4. คลิกปุ่ม Set 5. หากต้องการกำหนดตำแหน่งแท็บเพิ่มให้ทำตามข้อ3) และ4) ไปเรื่อยๆ 6. เมื่อเสร็จสิ้นการกำหนดตำแหน่งแท็บ ให้คลิกที่ปุ่มOK |