คำทักทายของอีเมลนี้คืออะไร

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าอินเตอร์เน็ตมีอิทธิพลต่อเราในด้านต่างๆมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความบันเทิง การหาความรู้ รวมไปถึงการติดต่อกันทางธุรกิจ มีใครในที่นี้ไม่รู้จัก email หรือเจ้าจดหมายอิเล็กทรอนิกส์บ้างไหมคะ? แหม คงไม่มีสินะ แล้วรู้หรือเปล่าคะว่าการเขียนอีเมลให้ดูสุภาพและดูเป็น Professional นั้นมีวิธีการอย่างไร? รู้ไหมคะว่าแม้การใช้อีเมลจะไม่เป็นทางการเท่ากับการใช้จดหมาย แต่หากเราเขียนอีเมลด้วยภาษาที่ถูกต้อง ดูเป็นมืออาชีพมากเท่าไร ก็ยิ่งทำให้ภาพลักษณ์ของเราและองค์กรดีขึ้นอย่างไม่ต้องลงทุนลงแรงอะไรมากมายเลย

ขั้นตอนการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษไม่ยากไม่ยุ่งเท่าไหร่หรอกค่ะ เพียงแค่ลองทำตามขั้นตอน 5 อย่าง ดังต่อไปนี้

1. เริ่มด้วยการทักทาย

การทักทายเป็นวัฒนธรรมสากลค่ะ คล้ายๆกับคำกล่าวที่ว่าไปมาลาไว้ของไทยนั่นแหละ เมื่อเราจะเริ่มการสนทนานั้นการทักทายเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้รับรู้สึกประทับใจ และสัมผัสได้ว่าได้พูดคุยกับผู้มีมารยาท คำทักทายในอีเมลไม่มีอะไรมากมายค่ะ เพียงใช้คำสั้นๆง่ายๆ เช่น Dear (ชื่อผู้รับ) และหากจะให้ดูเป็นทางการมากยิ่งขึ้นก็ควรใช้นามสกุลของผู้ที่เราต้องการจะติดต่อ เช่น Dear Mr. Potter ในกรณีที่เราไม่ทราบชื่อของผู้ติดต่อเราสามารถทักทายแบบกว้างๆได้ว่า Dear Sir/Madam หรือ To whom it may concern ก็ได้ค่ะ ทั้งนี้ทั้งนั้น ถ้าเราซี้กับคนที่ติดต่อพอสมควรจะใช้คำว่า Hi Harry แบบนี้ก็ได้นะ

2. กล่าวขอบคุณผู้รับ

หากเราทำการตอบอีเมลสอบถามข้อมูลจากลูกค้า หลังจากกล่าวคำทักทายข้างต้นแล้วสิ่งที่ควรทำเป็นลำดับต่อมาคือการกล่าวขอบคุณ ขอบคุณในที่นี้คือยังไง ก็ประมาณว่าขอบคุณที่ลูกค้าให้ความสนใจในบริษัทเรานั่นเอง เราสามารถใช้ประโยคง่ายๆที่ว่า Thank you for contacting AAA Company (ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท AAA) ก่อนที่จะตอบคำถามที่ลูกค้าซักถามต่อไป แต่ถ้าหากเราจะตอบอีเมลที่ลูกค้าได้เคยตอบมาก่อนแล้ว เราก็จะใช้ประโยค Thank you for your prompt reply (ขอบคุณสำหรับการตอบอีเมลที่ฉับไวของคุณ) หรือ Thanks for getting back to me (ขอบคุณที่ตอบกลับมา) การกล่าวคำขอบคุณแบบนี้จะช่วยทำให้ผู้รับข้อความรู้สึกดีและทำให้เราดูสุภาพม๊ากมากเลยแหละ

3. บอกจุดประสงค์ในการติดต่อ

ถ้าตัวเราเองเป็นคนที่ติดต่อไป เราควรใช้ประโยคอื่นแทนที่จะใช้ประโยคขอบคุณเหมือนข้อที่แล้ว นั่นคือประโยคบอกจุดประสงค์ในการติดต่อ ตัวอย่างเช่น I am writing to inquire about… (ฉันเขียนติดต่อมาเพื่อต้องการสอบถามเกี่ยวกับเรื่อง…) หรือ I am writing in reference to… (ฉันเขียนมาเนื่องจากว่า….) อย่าลืมนะว่าเราต้องแจ้งจุดประสงค์ที่ชัดเจนและแจ่มแจ้ง อย่าคลุมเครือ ต้องสั้น กระชับ ฉับไว เพราะคนที่ต้องอ่านอีเมลเขาไม่อยากอ่านอะไรที่ยืดเยื้ออารัมภบทกันหรอกจ้า อย่างไรก็ตาม แม้จะต้องการความกระชับแต่ก็ต้องใส่ใจเรื่องการสะกด ไวยาการณ์ และเครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้องด้วยนะ

4. ใส่ประโยคจบสวยๆ

จะเป็นการดีมากหากเราจะใส่ประโยคขอบคุณสวยๆอีกครั้งก่อนจะทำการจบอีเมล อาจจะเริ่มจบด้วยประโยค Thank you for your patience and cooperation (ขอบคุณสำหรับความอดทนและความร่วมมือ) หรือ Thank you for your consideration (ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ) จากนั้นก็ต่อด้วย If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know (หากคุณมีปัญหาหรือกังวลใจอะไร อย่าลังเลที่จะบอกฉัน) และ I look forward to hearing from you/ I am looking forward to hearing from you (ฉันตั้งหน้าตั้งตารอการติดต่อจากคุณ)

5. ลงท้ายอีเมล

ขั้นตอนสุดท้ายคือการกล่าวคำลงท้ายและตามด้วยชื่อของเรา คำลงท้ายที่ใช้บ่อยๆคือ Best regards, Sincerely, และ Thank you ให้หลีกเลี่ยงที่จะใช้คำว่า Best wishes หรือ Cheers นอกเสียจากว่าเราจะซี้กันจริงๆ ลำดับสุดท้ายจริงๆก็คืออย่าลืมตรวจตราสิ่งที่เราเขียนมาทั้งหมดก่อนที่จะกดส่งนะ เพื่อให้อีเมลของเราสมบูรณ์แบบที่สุด!

เคยไหมคะ? ทุกครั้งที่ต้องเขียนอีเมล จะเจอกับปัญหาไม่รู้จะเขียนยังไงดี ซึ่งสามารถดูประโยคที่ใช้เขียนอีเมลได้ที่นี่ หรือ องค์ประกอบในการเขียนอีเมลที่ต้องรู้ได้ที่นี่ 

และอีกปัญหาที่พบบ่อยคือ การเลือกคำขึ้นต้นหรือลงท้ายประโยคไม่ถูก บางท่านอาจจะเลือกใส่คำที่ตัวเองคุ้นชิน และใช้เป็นประจำลงท้ายอีเมลอยู่เสมอ อย่างเช่นคำว่า Best regards แปลว่า ด้วยความเคารพ ซึ่งเป็นคำลงท้ายที่ค่อนข้างเป็นทางการมาก ๆ 

ถ้าหากใช้ Best regards ลงท้ายอีเมลที่เป็นทางการหรืองานธุรกิจ ก็ถือว่าโอเคเลยค่ะ แต่ในทางกลับกัน ถ้าลงท้ายในอีเมลไม่เป็นทางการ หรือส่งหาคนสนิท ก็จะดูแปลกและไม่เข้ากับสถานการณ์นั่นเองค่ะ

นอกจากคำลงท้ายประโยคที่ต้องใส่ใจแล้ว คำขึ้นต้นก็ละเลยไม่ได้เช่นเดียวกัน เพราะต้องเลือกให้เข้ากับคำลงท้าย และเข้ากับสถานการณ์ด้วยค่ะ เช่น

E-mail ทางการ
Dear Sir or Madam,
Best regards,
Dear Mr Smith,
Best Regards,

E-mail ไม่เป็นทางการ
Dear John,
Take care,
Hi Dan,
Love,

วันนี้ Globish จึงได้รวบรวมมาทั้งคำขึ้นต้นและคำลงท้าย E-mail มาให้ทุกท่านเลือกใช้ได้อย่างเหมาะสมค่ะ แต่ก่อนอื่นเลย เราไปแยกประเภทของอีเมลกันก่อน ว่าอันไหนเป็นอีเมลทางการและอีเมลไม่เป็นทางการค่ะ

E-mail ทางการ (Formal E-mail)

คือ อีเมลที่เราต้องการส่งให้คนที่เราไม่สนิท ไม่รู้จัก อย่างเช่น หัวหน้าหรือเป็นลูกค้าเรานั่นเองค่ะ ยกตัวอย่างเช่น

An email to a customer (อีเมลหาลูกค้า)

A job application (อีเมลสมัครงาน)

An email to your manager (อีเมลหาผู้จัดการ/หัวหน้า)

A complaint to a shop (อีเมลร้องเรียน)

An email from one company to another company (อีเมลติดต่อระหว่างบริษัท)

E-mail ไม่เป็นทางการ (Informal E-mail)

คือ อีเมลที่เราส่งให้คนสนิท หรือคนที่รู้จักกันระดับหนึ่ง เช่น เพื่อนสนิทหรือเพื่อนในที่ทำงาน ยกตัวอย่างเช่น

A birthday greeting to a colleague (อีเมลอวยพรวันเกิด)

A social invitation to a friend at your workplace (อีเมลเชิญไปงานเลี้ยง)

A congratulations email (อีเมลแสดงความยินดี)

คำขึ้นต้นและใช้ลงท้าย E-mail ทางการ (Formal E-mail)

คำขึ้นต้น
Dear Sir or Madam (ใช้กับบริษัท)
Dear Sir (ใช้กับผู้ชายที่ไม่รู้จักชื่อ)
Dear Madam (ใช้กับผู้หญิงที่ไม่รู้จักชื่อ)
Dear Mr Smith (ใช้กับผู้ชายที่อยู่ในสถานะทั้งแต่งงานและยังไม่ได้แต่งงาน)
Dear Ms Smith (ใช้กับผู้หญิงที่อยู่ในสถานะทั้งแต่งงานและยังไม่ได้แต่งงาน)
Dear Mrs Smith (ใช้กับผู้หญิงที่อยู่ในสถานะแต่งงานแล้ว)
Dear Miss Smith (ใช้กับผู้หญิงที่อยู่ในสถานะยังไม่ได้แต่งงาน)

คำลงท้าย
Best
Best regards
Best wishes
Yours sincerely
Yours faithfully
Sincerely
Sincerely yours
Kind regards
Thank you
Warm wishes
Warm regards
With gratitude
Many thanks
Respectfully

คำที่คนส่วนใหญ่มักเลือกใช้ลงท้ายอีเมลคือคำว่า Best regards แปลว่า ด้วยความเคารพ แต่ถ้าใช้บ่อย ๆ อาจจะดูน่าเบื่อ และจำเจ ถ้าหากใครถนัดใช้ Best regards อยู่แล้ว อาจลองเปลี่ยนไปใช้คำอื่นดูบ้าง ก็เป็นความคิดที่ดี และได้เพิ่มคลังคำศัพท์ด้วยค่ะ 

ตัวอย่างการขึ้นต้นและลงท้าย E-mail ทางการ

1. Dear Mr Jang,

Please can you tell me what your bank charges for money transfers? I would like to transfer to Japan.

Best regards,

Jane Kim

2. Dear Mrs Liang

Thank you for your enquiry. I am attaching a suggested itinerary for a two-week holiday in Vietnam.

Kind regards,

Jim Smith

3. Dear Sir or Madam

We sent the above order for orange juice to you on 5 October, but we have still not had a delivery. Please can you tell us when you can deliver the juice?

Yours faithfully,

Kim Choi

4. Dear Jane Kim,

We sell three kinds of water heaters. The prices are 56,000 Baht (150 litres), 61,250 Baht (200 litres) and 66,500 Baht (250 litres). I enclose some brochures. 

I look forward to receiving your order.

Best regards,

Nutrada Suksun

Sales Department

คำขึ้นต้นและใช้ลงท้าย E-mail ไม่เป็นทางการ (Informal E-mail)

คำขึ้นต้น
Dear Jane
Hi Jane
Hi there Jane
Hello Jane
Hey Jane
Morning Jane
Afternoon Jane
Evening Jane
Hello again Jane
Hi everyone (สำหรับส่งอีเมลหาคนหลายคนในครั้งเดียว)

คำลงท้าย
Best wishes
Cheers
Peace
Thanks a bunch
Thanks
Chat soon
Yours truly
Love
All the best
Lots of Love
God Bless
Blessing
Take care

ตัวอย่างการขึ้นต้นและลงท้าย E-mail ทางการ

1. Dear Pim,

Thank you for your call today. I am sorry that I was not in the office when you rang, but here is the information that you wanted. The address of our branch in Singapore is 54 Liu Fang Road, Jurong Town, Singapore 2262. The manager is Mr S. Rushford.

Please feel free to contact me if you need any information about other branches.

Take care, 

John

2. Dear Jane,

How are you? Hope you are doing well. I am also good here.

I am writing this letter to invite you for my birthday party which will be celebrated on 30th October 2021. The party will be held in my house. The theme of the party is The Great Gatsby. It will begin at 6 PM in the evening.

We have not seen each other for a long time. So, I will be really happy if you can attend my party. Waiting to meet you soon.

Lots of Love,

Penny

ข้อระวังที่ไม่ควรพลาด

1) Mr / Mrs / Ms ใช้กับนามสกุลเท่านั้น เช่น

ลูกค้าชื่อ Jennifer Jang

❌ Dear Mrs Jennifer, 

✅ Dear Mrs Jang,

2) ถ้าไม่แน่ใจว่าควรใช้คำนำหน้าชื่ออันไหน ให้ใช้ชื่อ นามสกุลแทน เช่น

Dear Jennifer Jang,

3) ใช้ Ms. เรียกคนที่คุณไม่แน่ใจว่าเขาต้องการให้ใช้คำนำหน้าชื่อ Miss หรือ Mrs. 

4) อย่าลืมใส่ (,) ทุกครั้ง ทั้งคำขึ้นต้นและคำลงท้าย เช่น 

Dear Sir or Madam,

Dear Mr Smith,

Your faithfully,

Best regards,

Hi Jane,

Take care,

สรุปคำขึ้นต้นและคำลงท้าย Email

อย่าลืมนำคำขึ้นต้นและคำลงท้ายเหล่าน้ีไปใช้ให้เข้ากับสถานการณ์นะคะ เพราะการใช้ภาษาอังกฤษอย่างถูกต้องจะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพค่ะ

ขอบคุณข้อมูลจาก:

เว็ปไซต์ Indeed Career Guide

เว็ปไซต์ AplusTopper

เรียนภาษาอังกฤษเพิ่มความโปร พูดโฟลว์ได้อย่างมั่นใจ ได้ที่ Globish คอร์สเรียนภาษาอังกฤษที่ดีที่สุดสำหรับวัยทำงาน พิสูจน์แล้วจากผู้เรียนกว่า 10,000 คน