การ ใช้ ข้อมูล จาก web OPAC เพื่อ ทำ รายงาน สิ่ง ที่ จะ ต้อง ทำ คือ ข้อ ใด

ระบบที่บางห้องสมุดก็ใช้ บางห้องสมุดก็ไม่ใช้ ได้แก่

1. ระบบมัลติมีเดีย (Multimedia) เป็นการจัดการเกี่ยวกับไฟล์มัลติมีเดียทั้งหลายในระบบครับ เช่นปกหนังสือ รูปสมาชิก E-book ไฟล์รูปภาพ ไฟล์เสียง ฯลฯ เทรนด์หรือแนวโน้มปัจจุบันจะใช้งานนี้มากขึ้น เพราะผู้ใช้บริการสืบค้น สามารถจะเปิดดู อ่าน ฟัง มัลติมีเดียที่บรรณารักษ์ใส่เข้าไปได้ทันที จากหน้าจอคอมพิวเตอร์

2. ระบบลงทะเบียนวารสาร (Periodical) โปรแกรมห้องสมุดที่บอกรับวารสารจำนวนมากและมีการจัดเก็บวารสารนานหลายปี ควรจะแยกระบบการลงทะเบียนวารสารและการจัดการวารสาร ออกจากการลงทะเบียนหนังสือและสื่ออื่นๆ เนื่องจากหนังสือหรือสื่ออื่นๆ แต่ละชื่อเรื่อง การลงทะเบียนจะจบที่ตัวของมันเองแม้จะมีเล่ม 1 เล่ม 2 ก็จบที่เล่มนั้นๆ  ขณะที่วารสาร 1 ชื่อเรือง จะมีฉบับปลีก ออกตามมาตามวาระ เช่น นักเลงรถ ปีที่ 1 ฉบับที่ 1 นักเลงรถ ปีที่ 1 ฉบับที่ 2 ต่อไปเรื่อยๆ ไม่มีกำหนดสิ้นสุด การจัดการเพื่อลงทะเบียนวารสาร จึงไม่สามารถทำแบบเดียวกับหนังสือได้ นอกจากนี้ระบบวารสารยังต้องมีการสร้างฉบับที่วารสารที่จะได้รับ เพื่อให้เมื่อได้รับวารสารฉบับนั้นๆ จะได้ทำการลงทะเบียนรับได้ทันที

เหตุผลที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่ต้องแยกการลงทะเบียนวารสาร ออกจากการลงทะเบียนหนังสือคือ ในวารสารแต่ละฉบับ จะมีเนื้อหาที่หลากหลาย การลงทะเบียนแบบเดียวกับหนังสือ จะไม่สามารถให้รายละเอียดที่ลงลึกถึงแต่ละเนื้อหานั้นได้ ขณะที่หากใช้ระบบวารสารร่วมกับระบบดัชนีวารสาร (ซึ่งจะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป) จะทำให้สามารถลงทะเบียนเนื้อหาที่น่าสนใจ ให้ผู้ใช้สามารถสืบค้นได้

อีกประการหนึ่ง เนื่องจากห้องสมุดจะได้รับวารสาร แต่ละฉบับ เป็นวาระๆ การจัดการเรื่องค่าบอกรับสมาชิกวารสาร การติดต่อตัวแทนจำหน่าย การตรวจสอบว่า วารสารฉบับใดได้รับหรือไม่ได้รับ การทำรายงานสรุป จึงเป็นเรื่องสำคัญ เป็นต้น

อย่างไรก็ดี ข้อพิจารณาว่า ควรจะใช้ระบบวารสารหรือไม่ กลับอยู่ที่ความต้องการของห้องสมุดว่า ต้องการเก็บวารสารไว้นานหรือไม่เป็นหลัก กล่าวคือ หากห้องสมุดมีพื้นที่จำกัด ต้องจำหน่ายวารสารฉบับเก่าออกทุกปี ก็มักจะไม่ใช้ระบบนี้ โดยอาจใช้ระบบจัดการ แบบ Manual แบบเดิมคือเมื่อได้รับการเช็คในบัตรเหลือง หรืออาจเลี่ยงไปลงทะเบียนในระบบลงทะเบียนหนังสือแทน (โดยระบุชื่อเรื่อง เป็นชื่อวารสาร ร่วมกับ ปีที่ ฉบับที่เดือน .ปี . ตามรูปแบบของวารสาร)

อนึ่ง บางโปรแกรมที่ระบุว่า มีระบบลงทะเบียนวารสาร ก็มักจะให้ลงทะเบียนด้วยวิธีการลงทะเบียนแบบเดียวกับหนังสือนี้ ซึ่งห้องสมุดใด ที่ต้องการใช้ระบบวารสารที่แท้จริง เพื่อให้ตอบสนองการทำงาน จะไม่ได้รับความสะดวก เมื่อเทียบกับวิธีการลงทะเบียนวารสารในโปรแกรมที่มีมาตรฐาน

อย่างไรก็ดี หากห้องสมุดไม่มีการรับวารสารจำนวนมาก ไม่ได้เก็บวารสารนานหลายปี ไม่ต้องการลงรายละเอียดเพื่อการสืบค้น เพียงต้องการให้สมาชิกค้นได้ว่า มีวารสารชื่อนี้ ฉบับนี้หรือไม่เท่านั้น ก็สามารถใช้การลงทะเบียนแบบเดียวกับหนังสือได้

3. ระบบดัชนีวารสาร (Journal Indexing) เป็นดึงข้อมูลบทความหรือเนื้อหาที่เห็นว่าน่าสนใจ ของวารสารฉบับนั้นๆ มาลงทะเบียนในฐานข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้ที่สนใจเรื่องนั้นๆ สามารถสืบค้นได้ ข้อมูลที่ดึงมาลงทะเบียนได้แก่ ชื่อบทความ ชื่อผู้แต่ง สาระสังเขป หน้า จำนวนหน้า เป็นต้น ระบบนี้ จะเป็นระบบที่ต่อยอดมาจากระบบวารสาร หากไม่มีระบบวารสารก็จะใช้ไม่ได้

การพิจารณาว่า ควรจะใช้ระบบนี้หรือไม่ จะดูจากการจัดเก็บวารสารเช่นเดียวกัน หากเก็บวารสารไว้ไม่นานนัก ก็ไม่ควรใช้ระบบนี้ โดยอาจเลี่ยงไปใช้วิธี ตัดเอาบทความหรือเนื้อหาที่น่าสนใจ จัดทำเป็นกฤตภาค และลงทะเบียนในระบบลงทะเบียนหนังสือ เลือกประเภทวัสดุเป็นกฤตภาคก็ได้

4. ระบบสืบค้นผ่านเว็บ (WebOPAC) แตกต่างจากระบบสืบค้นผ่านเครือข่าย Lan แบบ Client-Server ที่เรียกว่า OPAC กล่าวคือระบบOPAC จะต้องติดตั้งโปรแกรมกับทุกเครื่องที่ต้องการให้สืบค้นได้ ขณะที่ระบบ WebOPAC หรือ WebPAC ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม เพียงให้เครื่องนั้น เชื่อมต่อมายังเครื่องแม่ (Server) ได้ ก็สืบค้นได้ ไม่ว่าจะเป็นการเชื่อมต่อแบบ Intranet (คือภายในองค์กรผ่านเครือข่าย Lan) หรือแบบ Internet ก็ตาม

จะเห็นได้ว่า OPAC จะมีข้อจำกัดมากกว่า เพราะจะค้นผ่าน Internet ไม่ได้ ขณะที่ WebOPAC นอกจากจะสืบค้นได้ ยังมีรูปแบบหน้าจอการทำงานที่เป็นสากล ผู้ที่เคยใช้ Internet จะสามารถใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องสอน

บางท่านสงสัยว่า หากไม่ต้องการให้บุคคลภายนอกสืบค้นได้ ก็ไม่จำเป็นต้องใช้ WebOPAC ก็ได้ใช่หรือไม่ จริงๆ แล้ว สามารถจำกัดให้สืบค้นเฉพาะภายในองค์กรเป็นแบบ Intranet ได้ การกำหนดให้เป็น Internet หรือ Intranet ขึ้นอยู่กับความต้องการของทางห้องสมุด และความพร้อม ส่วนโปรแกรมโดยทั่วไป จะใช้ได้ทั้ง 2 รูปแบบ โดยไม่มีผลกับเรื่องของราคา

นอกจากนี้ หากใช้ OPAC ทุกเครื่องที่จะสืบค้นต้องลงโปรแกรม จึงมีค่าใช้จ่ายในเรื่องสิทธิ์การใช้งาน (ที่มักระบุว่าใช้ได้ไม่เกินกี่เครื่อง มีภาระเรื่องการดูแลรักษาระบบ เพราะเครื่องอาจมีปัญหา เมื่อมีเครื่องที่ใช้งานมาก ความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาก็มากขึ้นตามไปด้วย) ขณะที่ WebOPAC ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม ดังนั้น จะใช้งานกี่เครื่องก็ได้ อยู่ห้องไหน หรือส่วนไหนของหน่วยงาน ก็สามารถใช้งานได้

นอกเหนือจากนี้ จะเป็นระบบที่เสริม เพื่อยกระดับคุณภาพการให้บริการให้ดียิ่งขึ้น อาทิระบบ Line notify, ระบบสืบค้นผ่าน Smartphone,  ระบบยืมคืนผ่าน Smartphone, ระบบ RFID ฯลฯ

ดูระบบงานทั้งหมดที่นี่