การจัดการข้อมูลสารสนเทศ ม.1 ppt

We’ve updated our privacy policy so that we are compliant with changing global privacy regulations and to provide you with insight into the limited ways in which we use your data.

You can read the details below. By accepting, you agree to the updated privacy policy.

Thank you!

View updated privacy policy

We've encountered a problem, please try again.

ต่างๆ ที่เกี่ยวกับการนำสารสนเทศ มาจัดทำเป็นฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ได้

          การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล เป็นขั้นตอนแรกในการจัดการสารสนเทศ ซึ่ง

ควรกระทำควบคู่กันไป กล่าวคือ เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็ทำการตรวจสอบข้อมูลนั้น

ทันที เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามความต้องการมากที่สุด

          (1.)  การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นการจัดการกับข้อมูลที่มีจำนวนมาก โดยจะต้อง

ดำเนินการอย่างรอบคอบและเป็นระบบ จึงควรกำหนดว่าจะต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง ข้อมูลได้

มาจากไหน และจัดเก็บข้อมูลเหล่านั้นมาได้อย่างไร 

        (2.)  การตรวจสอบข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เก็บรวบรวม

มาเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีคุณภาพ เนื่องจากหากข้อมูลที่ได้รวบรวมมานั้นไม่ถูกต้อง ขาด

ความน่าเชื่อถือ หรือไม่ครบถ้วน สารสนเทศที่ได้ย่อมไม่มีคุณภาพด้วย 

           การประมวลผลข้อมูล คือ การนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วหรือข้อมูลที่ได้จากการเก็บ

รวบรวมและตรวจสอบมากระทำเพื่อให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไปจนเกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ 

ดังนี้

          (1.)  การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล เป็นการแยกประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมา

อย่างเป็นระบบตามกลุ่มและประเภทของข้อมูลนั้น เพื่อให้สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อ

ไปได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ทั้งนี้อาจเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้มเอกสารหรือแฟ้ม

ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้ 

          (2.)  การจัดเรียงข้อมูล เป็นขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา

หรืออ้างอิงข้อมูลในอนาคต 

          (3.)  การคำนวณ เป็นการประมวลผลที่ต้องการผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่มีความ

ละเอียด ถูกต้อง แม่นยำ เนื่องจากข้อมูลที่รวบรวมและจัดเก็บมานั้นอาจมีทั้งรูปแบบของ

ข้อความและตัวเลข ซึ่งต้องมีการคำนวณหาค่าเฉลี่ยหรือผลรวมของข้อมูลนั้นๆ เช่น

          (4.)  การทำรายงาน เป็นการประมวลผลที่มีความสลับซับซ้อนมากที่สุด โดยมีจุด

ประสงค์หลักเพื่อเผยแพร่ข้อมูลในอนาคต ผู้ดำเนินการจะต้องสรุปข้อมูลเพื่อทำรายงานให้

ตรงกับความต้องการในการใช้สาสนเทศนั้น ๆ โดยจะต้องนำเสนอรายงานในรูปแบบที่

สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดการสารสนเทศ 

            การดูแลรักษาข้อมูล เป็นขั้นตอนการจัดการสารสนเทศมีจุดประสงค์หลักเพื่อ

ป้องกันและเก็บรักษาข้อมูลไม่ให้สูญหาย ช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลสำหรับ

นำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคต

          1.    การจัดเก็บ คือ การนำข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและประมวลผลแล้วมาบันทึก

เข้าสู่ระบบข้อมูลอย่างมีระเบียบและเป็นหมวดหมู่ เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้งาน ทั้งนี้

อาจจัดเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้ม เอกสารสิ่งพิมพ์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในคอมพิวเตอร์

ก็ได้ 

          2.    การทำสำเนา  คือการเพิ่มจำนวนข้อมูลด้านปริมาณ โดยเนื้อหาของข้อมูลจะ

ไม่เปลี่ยนแปลงไปจากต้นฉบับหรือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว สามารถกระทำได้โดย

การคัดลอกทั้งจากมนุษย์หรือเครื่องจักรต่าง ๆ ซึ้งอาจเป็นเครื่องถ่ายเอกสารหรือ

คอมพิวเตอร์ก็ได้ 

          3.    การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล คือ การนำสำเนาที่ทำเพิ่มไว้แจกจ่ายให้

แก่ผู้ใช้และผู้เกี่ยวข้อง 

          4.    การปรับปรุงข้อมูล คือ การแก้ไขปรับปรุงรายการข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน อาจ

กระทำโดยการแก้ไขข้อมูลบางส่วนหรือบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมลงในระบบข้อมูล

3.6 ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ

 1. ฮาร์ดแวร์ 

            ฮาร์ดแวร์ (hardware) คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบข้าง ซึ่งฮาร์ดแวร์ประกอบด้วยหน่วยสำคัญ 5 หน่วย คือ หน่วยรับข้อมูล หน่วยประมวลผลกลาง หน่วยความจำหลัก หน่วยแสดงผล และหน่วยความจำรอง ซึ่งผู้ใช้ระบบสารสนเทศต้องเลือกฮาร์ดแวร์ให้เหมาะสมกับระบบสารสนเทศขององค์กร 

ฮาร์ดแวร์

            ซอฟต์แวร์ (software) คือ โปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่สั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ซอฟต์แวร์จะถูกเขียนขึ้นโดยนักเขียนโปรแกรม (programmer) ด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ (computer language) ซึ่งมีอยู่มากมาย ซอฟต์แวร์แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ 

            1. ซอฟต์แวร์ระบบ เป็นโปรแกรมทุกโปรแกรมที่ทำหน้าที่ติดต่อกับฮาร์ดแวร์และมีเครื่องมือสำหรับให้ผู้ใช้ทำงานพื้นฐานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ระบบที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ได้แก่ ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ และโปรแกรมแปลคำสั่งภาษาคอมพิวเตอร์ระดับสูงให้กลายเป็นภาษาเครื่อง ซึ่งเป็นภาษาเดียวที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ 

            2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ เป็นโปรแกรมที่สั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานต่าง ๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ดังนั้นการเขียนซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่อให้รองรับการทำงานตามวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ที่ผู้ใช้ต้องการ ทำให้มีการประยุกต์ใช้งานคอมพิวเตอร์ด้านต่าง ๆ อย่างกว้างขวาง ซอฟต์แวร์ประยุกต์มี 2 ประเภท คือ ซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน เช่น โปรแกรมทะเบียนรายชื่อนักเรียน เป็นต้น และซอฟต์แวร์สำหรับงานทั่วไป เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) ไมโครซอฟต์เอ๊กเซล (Microsoft Excel) ไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยด์ (Microsoft Power Point) เป็นต้น 

ซอฟต์แวร์

            ข้อมูล (data) เป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลจนกลายเป็นสารสนเทศ (information) ดังนั้นข้อมูลที่จะนำมาใช้ในคอมพิวเตอร์ได้นั้น จะต้องมีการแปลงรูปแบบที่มนุษย์เข้าใจให้เป็นรูปแบบที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ หรือเป็นสัญญาณดิจิทัล 

            บุคลากร (peopleware) เป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ ซึ่งบุคลากรต้องมีความรู้ความสามารถด้านการใช้งานคอมพิวเตอร์เบื้องต้นจนถึงระดับสูง แตกต่างกันไปตามหน้าที่และความรับผิดชอบ บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์มีหลายระดับดังนี้ 

            1. ระดับผู้ใช้งาน (user) เป็นผู้นำสารสนเทศที่ได้จากระบบสารสนเทศไปใช้งาน เช่น ครูประจำชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1 ห้อง 1 สามารถพิมพ์รายชื่อนักเรียนไปเช็คชื่อเข้าชั้นเรียนได้ 

            2. ระดับผู้พัฒนาระบบ (system analyst) เป็นผู้พัฒนาระบบสารสนเทศ ได้แก่ นักวิเคราะห์ระบบ ทำหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับหน่วยงาน และนักเขียนโปรแกรม ทำหน้าที่เขียนคำสั่งด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ระบบสารสนเทศทำงานตามที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบ 

            3. ระดับผู้ปฏิบัติการ (operator) เป็นผู้ที่ทำหน้าที่ป้อนข้อมูลให้กับระบบสารสนเทศ 

บุคลการในระบบสารสนเทศ

            กระบวนการทำงาน (procedure) เป็นขั้นตอนการทำงานที่ผู้ใช้ต้องทำตาม เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ กระบวนการทำงานจะอยู่ในรูปแบบของคู่มือการใช้งานสำหรับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ดังนั้นคู่มือจะต้องอธิบายการใช้งานระบบอย่างละเอียดและเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย 

            องค์ประกอบของระบบสารสนเทศต้องทำงานสัมพันธ์กัน ซึ่งขาดองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งไม่ได้ เพื่อให้เกิดการประมวลผลได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ 

3.7 ระดับของสารสนเทศ

        ปัจจุบันข้อมูลและสารสนเทศมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากสังคมในยุคปัจจุบันถือได้ว่าเป็นสังคมฐานความรู้ (Knowledge-based Society) กล่าวคือ คนในสังคมใช้ข้อมูลและสารสนเทศในการตัดสินใจ มีการเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากสารสนเทศจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตสูงขึ้น ทั้งนี้เพราะสารสนเทศเป็นสิ่งที่ช่วยให้การตัดสินใจของผู้ใช้มีความแม่นยำ ให้นักเรียนลองจินตนาการดูว่า หากนักเรียนต้องการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยการเดินเข้าไปที่ร้านและเลือกพิจารณาคอมพิวเตอร์ทีละยี่ห้อเพื่อเปรียบเทียบด้วยตนเองนั้น นักเรียนคงต้องใช้เวลาเป็นวันในการเทียบเคียงข้อมูล แต่ปัจจุบันหากนักเรียนต้องการข้อมูลเพื่อตัดสินใจซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ เพียงแต่เข้าอินเทอร์เน็ต นักเรียนจะพบว่ามีหลายเว็บไซต์ที่ให้นักเรียนกรอกความต้องการการใช้งานเครื่อง แล้วเว็บไซต์จะประมวลผลและนำเสนอเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีคุณลักษณะและรุ่นใกล้เคียงกับความต้องการได้เพียงเสี้ยววินาที ซึ่งนี่เป็นแค่ตัวอย่างของการใช้งานสารสนเทศของผู้ใช้เป็นรายบุคคลเท่านั้น ปัจจุบันหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ ได้นำสารสนเทศมาใช้ในการตัดสินใจมากขึ้น ซึ่งระดับของสารสนเทศเป็นระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศ มีอยู่ด้วยกัน 3 ระดับ ดังนี้ 

1. ระดับบุคคล 

            ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับบุคคลนั้น จะเป็นการที่แต่ละบุคคลในองค์กรจะสร้างและใช้สารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานส่วนตัวเท่านั้น เช่น การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดในการพิมพ์เอกสาร การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยต์ในงานนำเสนอสำหรับการสอนหรือบรรยาย โดยสามารถกรอกข้อความ ตาราง ภาพ ภาพเคลื่อนไหวและเสียง ที่ช่วยดึงดูดให้ผู้ฟังสนใจตลอดเวลา การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซลล์กรอกข้อมูล คำนวณ สร้างกราฟ และทำนายผลลัพธ์ของข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นต้น 

สารสนเทศระดับบุคคล

            ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับกลุ่มนั้น จะเป็นการที่กลุ่มของคนในองค์กรที่ต้องทำงานร่วมกันจะสร้างและใช้สารสนเทศร่วมกัน ซึ่งจะส่งเสริมการดำเนินงานของกลุ่มให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น 

        หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายระยะใกล้หรือระยะไกล ทำให้มีการใช้ทรัพยากร ได้แก่ ข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน 

สารสนเทศระดับกลุ่ม

            ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับองค์กรนั้น จะเป็นการที่แผนกต่าง ๆ ในองค์กร เช่น แผนการขายและการตลาด แผนการผลิต แผนกจัดซื้อ แผนกบุคคล แผนกการเงินและการบัญชี เป็นต้น มีการสร้างและส่งผ่านสารสนเทศจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งได้โดยสร้างสารสนเทศในรูปแบบรายงาน หรือกราฟเพื่อให้ผู้บริหารนำไปประกอบการตัดสินใจได้ 

        หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ของแผนกต่าง ๆ มาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายเพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน 

        สิ่งที่สำคัญของระบบสารสนเทศระดับกลุ่มและระดับองค์กร คือ การเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เป็นเครือข่ายทั้งภายในองค์กรและการเชื่อมโยงภายนอกองค์กร เพื่อให้มีการสื่อสารและส่งข้อมูลถึงกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ 

สารสนเทศระดับองค์กร