หน่วยงานที่ปฏิบัติหน้าที่ตรงกับวัตถุประสงค์หลักขององค์การ

การจัดองค์กร

องค์กร”เกิดจากการที่มนุษย์รวมกลุ่มกันเพื่อทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง เพื่อตอบความสนองความต้องการแบบใดแบบหนึ่ง เช่น การรวมตัวกันของคนในสมัยก่อนเพื่อการล่าสัตว์มาเป็นอาหาร การสร้างที่อยู่อาศัย การรวมตัวในลักษณะนี้ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ของคนในกลุ่ม โดยนำเอาการรวมกลุ่มเป็นเครื่องมือในการกำหนดความสัมพันธ์ จนกลายมาเป็นรูปแบบขององค์กรในปัจจุบัน ที่เป็นการร่วมตัวกันเพื่อให้เกิดผลประโยชน์ มากกว่าการที่รวมตัวกันโดยสัญชาตญาณของมนุษย์เอง

องค์การจึงเข้ามามีบทบาทในการในกิจกรรมทุกรูปแบบของมนุษย์ เช่น กิจกรรมด้านธุรกิจ การศาสนา การศึกษา

ในปัจจุบันนี้กิจกรรมแบบองค์กรได้ขยายตัวเพิ่มมากขึ้นเป็นลำดับด้วยเหตุผล 4 ประการคือ

1. เงื่อนไขจากสิ่งแวดล้อม เกิดจากการเปลี่ยนแปลงของสังคมวัฒนธรรมชนบท (Rural Culture) มาเป็นสังคมวัฒนธรรมเมือง (Urban Culture) สังคมประเภทนี้จะก่อให้เกิดการอยู่ใกล้ชิดกับบุคลอื่น เกิดความพึ่งพาอาศัยกัน เกิดความขัดแย้งกัน จึงเป็นที่มาของการเกิดขึ้นขององค์กรเพื่อให้องค์กรเป็นเครื่องมือในสร้างความสัมพันธ์ของมนุษย์

2. เงื่อนไขจากมนุษย์มีผลกระทบต่อการสร้างแรงจูงใจให้มนุษย์ก่อตั้งองค์กรใหม่ขึ้นมาที่เกิดจากการเรียนรู้วิธีการในการกำหนดความความสัมพันธ์เพื่อหาผลประโยชน์จากการดำเนินงาน

3. เงื่อนไขจากองค์กร เมื่อมีการตั้งองค์กรในระยะหนึ่งจะเกิดการสร้างวัฒนธรรมในองค์กร จึงก่อให้เกิดการเปลี่ยนไปเรื่อยๆ อย่างต่อเนื่อง ด้วยปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อมทั้งภายใน และภายนอกองค์กร เพื่อรักษาทรัพยากรของตนไว้

4. เงื่อนไขจากสังคม การเกิดวิวัฒนาการทางสังคมต่างๆ เช่น วิวัฒนาการทางเทคโนโลยี วิวัฒนาการทางการศึกษา รวมถึงการเพิ่มขึ้นของจำนวนประชากรที่มากขึ้น ทำให้ต้องมีการขยายตัวขององค์กร เพื่อสนองความต้องการของมนุษย์ที่เพิ่มมากขึ้น

ความหมายขององค์กร มีผู้ให้ความหมายขององค์กรไว้หลายความหมาย เช่น Alvin Brown ซึ่ง กล่าวว่า องค์กร หมายถึง หน้าที่ซึ่งสมาชิกแต่ละคนของหน่วยงานถูกคาดหมายให้ประพฤติปฏิบัติและถูกคาดหมายความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกเพื่อนำไปสู่วัตถุประสงค์ของหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นความหมายที่เน้น ภารกิจหน้าที่ Louis Allen พิจารณาองค์กรในแง่ของโครงสร้างซึ่งเป็นกลไกที่ทำให้ชีวิตสามารถร่วมกันทำงานได้ดีโดยต้องมีการจัดกลุ่มทำงาน กำหนดและมอบหมายหน้าที่ ความรับผิดชอบ กำหนดความสัมพันธ์ให้บรรลุถึงเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นความหมายที่เน้น กระบวนการ

Talcott Parsons มององค์กรในแง่เป็น หน่วยงานหนึ่งของสังคม (Social Unit) คือ เป็นกลุ่มที่ถูกสร้างขึ้นอย่างรอบคอบและมีการปรับปรุงตามกาลเวลาเพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายอย่างเฉพาะทาง

จากความหมายขององค์กร จะสามารถมองเห็นได้ว่าความสำคัญขององค์กรนั้นเป็นสิ่งที่จำและขาดไม่ได้คือ องค์กรจะต้องมีส่วนที่เป็นโครงสร้างที่พลวัตร (Dynamic) คือคนและกระบวนการปฏิบัติของคน เช่น อำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ ประกอบโครงสร้างที่คงที่ (Static) คือ อำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ การแบ่งงานกัน และการติดต่อสื่อสาร (ทั้งการบัญชาและประสานงาน) เพื่อมุ่งไปสู่เป้าหมายที่สามารถเรียงลำดับความสำคัญได้

การจัดองค์กร  คือการกำหนดโครงสร้างขององค์การอย่างเป็นทางการ  โดยการจัดแบ่งออกเป็นหน่วยงานย่อยต่างๆ  กำหนดอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานไว้ให้ชัดเจน  รวมทั้งความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานย่อยเหล่านั้น ทั้งนี้  เพื่อให้เอื้อต่อการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพ

ความสำคัญของการจัดองค์กร

องค์กรเป็นที่รวมของคนและเป็นที่รวมของงานต่างๆ  เพื่อให้พนักงานขององค์การปฏิบัติงานได้อย่างเต็มที่และเต็มสามารถจึงจำเป็นต้องจัดแบ่งหน้าที่การงานกันทำ  และมอบอำนาจให้รับผิดชอบตามความสามารถและความถนัด  ถ้าเป็นองค์การขนาดใหญ่และมีคนมาก  ตลอดจนงานที่ต้องทำมีมาก  ก็จะต้องจัดหมวดหมู่ของงานที่เป็นอย่างเดียวกันหรือมีลักษณะใกล้เคียงกันมารวมเข้าด้วยกันเรียกว่า  ฝ่ายหรือแผนกงาน  แล้วจัดให้คนที่มีความสามารถในงานนั้นๆ มาปฏิบัติงานรวมกันในแผนกนั้น   และตั้งหัวหน้าขึ้นรับผิดชอบควบคุม  ดังนั้นจะเห็นจะเห็นว่าการจัดองค์การมีความจำเป็นและก่อให้เกิดประโยชน์หลายด้านดังนี้

1.                 ประโยชน์ต่อองค์กร

(1)          การจัดโครงสร้างองค์การที่ดีและเหมาะสมจะทำให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์และเจริญก้าวหน้าขึ้นไปเรื่อยๆ

(2)          ทำให้งานไม่ซ้ำซ้อน   ไม่มีแผนกงานมากเกินไป  เป็นการประหยัดต้นทุนไปด้วย

(3)          องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้ง่ายๆตามความจำเป็น

2.                 ประโยชน์ต่อผู้บริการ

(1)          การบริหารงานง่าย  สะดวก  รู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร  มีหน้าที่ทำอะไร

(2)          แก้ปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนได้ง่าย

(3)          ทำให้งานไม่คั่งค้าง  ณ จุดใด  สามารถติดตามแก้ไขได้ง่าย

(4)          การมอบอำนาจทำได้ง่าย   ขจัดปัญหาการเกี่ยงกันทำงานหรือปัดความรับผิดชอบ

3.                 ประโยชน์ต่อผู้ปฏิบัติงาน

(1)          ทำให้รู้อำนาจหน้าที่และขอบข่ายการทำงานของตนว่ามีเพียงใด

(2)          การแบ่งงานให้พนักงานอย่างเหมาะสม  ช่วยให้พนักงานมีความพอใจ  ไม่เกิดความรู้สึกว่างานมากหรือน้อยเกินไป

(3)          เมื่อพนักงานรู้อำนาจหน้าที่และขอบเขตงานของตนย่อมก่อให้เกิดความคิดริเริ่มในการทำงาน

(4)          พนักงานเข้าใจความสัมพันธ์ของตนต่อฝ่ายอื่นๆ  ทำให้สามารถติดต่อกันได้ดียิ่งขึ้น

การจัดองค์การเป็นกระบวนการสร้าวงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่การงานบุคลากร  และปัจจัยทางกายภาพต่างๆ ขององค์การ  ในที่นี้ขอนำหลักการจัดองค์การในระบบราชการมาศึกษา  เพราะระบบราชการนั้นเป็ฯองค์การที่มีการจัดองค์การที่ได้รับความนิยมกันอย่างกว้างขวางและมีการนำไปใช้ในทุกวงการ  หลักที่สำคัญของการจัดองค์การมีดังต่อไปนี้

          การกำหนดหน้าที่การงาน

                    การกำหนดหน้าที่ของงาน (function)  นั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ขององค์การหน้าที่การงานและภารกิจจึงหมายถึงกลุ่มของกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติที่ต้องเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ   หน้าที่การงานจะมีอะไรบ้างและมีกี่กลุ่มขึ้นอยู่กับเป้าหมายขององค์การ  ลักษณะขององค์การ  และขนาดขององค์การด้วย

 

          การแบ่งงาน

                    การแบ่งงาน  (division  of  work)  หมายถึงการแยกงานหรือรวมหน้าที่การงานที่มีลักษณะเดียวกันหรือใกล้เคียงกันไว้ด้วยกัน   หรือแบ่งงานตามลักษณะเฉพาะของงาน  แล้วมอบงานนั้นๆ ให้แก่บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่มีความสามารถหรือความถนัดในการทำงานนั้นๆ  โดยตั้งเป็นหน่วยงานขึ้นมารับผิดชอบ

          หน่วยงานสำคัญขององค์การ

หน่วยงานย่อยที่สำคัญขององค์การ  ได้แก่  หน่วยงานหลัก (line)  หน่วยงานที่ปรึกษา (Staff)  และหน่วยงานอนุกร (auxiliary)  การแบ่งหน่วยงานเช่นนี้ทำให้เห็นลักษณะของงานเด่นชัดขึ้น

หน่วยงานหลัก  หมายถึงหน่วยงานที่ทำหน้าที่โดยตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์การ  และบุคคลที่ปฏิบัติงานที่ขึ้นตรงต่อสายบังคับบัญชา  องค์การทุกแห่งจะต้องประกอบด้วยหน่วยงานหลักซึ่งเป็นหน่วยงานปฏิบัติดงานเพื่อผลประโยชน์โดยตรงต่อความสำเร็จขององค์การ

ในธุรกิจขนาดเล็กมักจะมีแต่หน่วยงานหลักเท่านั้น  อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบทุกอย่างอยู่กับผู้เป็นเจ้าของหรือผู้จัดการ  สมาชิกทุกคนอยู่ภายใต้การควบคุมและสั่งการจากผุ้จัดการแต่เพียงผู้เดียว  ในบริษัทผู้ผลิตหน่วยงานหลักคือฝ่ายผลิต   ในห้างสรรพสินค้าหน่วยงานหลักคือฝ่ายขาย  ส่วนหน่วยงานประกอบที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่หน่วยงานหลัก

หน่วยงานที่ปรึกษา   หมายถึงหน่วยงานที่ช่วยให้หน่วยงานหลักปฏิบัติงานได้ดียิ่งขึ้น  ส่วนใหญ่จะเป็นลักษณะผู้เชี่ยวชาญเฉพาะงาน  หรือเป็นรูปคณะกรรมการที่ปรึกษาในบริษัทต่างๆ  ได้แก่  คณะกรรมการบริหาร  ฝ่ายวิจัยวางแผน  ฝ่ายตรวจสอบ

หน่วยงานอนุกร  หมายถึงหน่วยงานที่ช่วยบริการแก่หน่วยงานหลักและหน่วยงานที่ปรึกษา  หน่วยงานอนุกรมักเป็นงานด้านธุรการและงานอำนวยความสะดวกเป็นส่วนใหญ่  ไม่มีหน้าที่บริการลูกค้าขององค์การโดยตรง  หรือไม่ได้ปฏิบัติงานอันเป็นงานหลักขององค์การในบริษัททั่วไป  ได้แก่  ฝ่ายการเงิน  ฝ่ายบุคคล  เป็นต้น

          สายการบังคับบัญชา

                    สายการบังคับบัญชา  ( chain  of  command)  หมายถึงความสัมพันธ์ตามลำดับขั้นระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา   เพื่อให้ทราบว่าการติดต่อสื่อสารมีทางเดินอย่างไร  มีการควบคุมและรับผิดชอบอย่างไร  สายการบังคับบัญชาที่ดีควรมีลักษณะดังนี้มีทางเดินไปในทิศทางใด

                    3.    สายการบังคับบัญชาไม่ควรให้มีการก้าวก่ายกันหรือซ้อนกัน  งานอย่างหนึ่งควรให้มีผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียว  ถ้ามีผู้สั่งงานได้หลายคนหลายตำแหน่งในงานเดียวกันจะทำให้การปฏิบัติงานสับสน

          ช่วงการควบคุม

ช่วงการควบคุม  (Span  of  control)  หมายถึงสิ่งที่แสดงให้ทราบว่าผู้บังคับบัญชาคนหนึ่งมีขอบเขตความรับผิดชอบเพียงใด  มีผู้ใต้บังคับบัญชากี่คน  หรือมีหน่วยงานที่อยู่ใต้ความควบคุมรับผิดชอบกี่หน่วยงาน  แต่เดิมเชื่อกันว่าผู้บังคับบัญชาคนหนึ่งควรมีผู้ใต้บังคับบัญชารองลงไปไม่เกิน  10  ถึง  20  คน  ปัจจุบันเชื่อกนว่าจะมีผู้ใต้บังคับบัญชากี่คนก็ได้  ทั้งนี้  ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้บังคับบัญชาและคุณภาพของผู้ใต้บังคับชา

ช่วงการควบคุม  3  (แคบ)

ช่วงการควบคุม  6  (กว้าง)

ช่วงการควบคุม  16  (กว้างมาก)

การจัดโครงสร้างองค์กรธุรกิจ

     โครงสร้างองค์กรที่เป็นทางการ
เติบโตในระดับหนึ่งโครงสร้างองค์กรที่ไม่เป็นทางการ

          1. การจัดโครงสร้างของธุรกิจขนาดย่อม พนักงานและงานจำเป็นต้องถูกจัดกลุ่มในลักษณะหนึ่ง จากนั้นผู้บริหารจะได้รับการมอบหมายให้ควบคุมดูแลการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานเหล่านั้น

          แผนภูมิขององค์การ

                    แผนภูมิองค์การ  (organization  chart)  เป็นเครื่องมือสำคัญอย่างหนึ่งที่จะช่วยให้เข้าใจโครงสร้างขององค์การ  อำนาจหน้าที่  ความรับผิดชอบ  ตลอดจนสายบังคับบัญชาในองค์การนั้นๆ  แผนภูมิองค์การเป็นส่วนย่อที่ช่วยแสดงให้ทราบถึงหน่วยงานย่อยและความสัมพันธ์ของหน่วยงานภายในองค์การ การจัดองค์การควรต้องเขียนแผนภูมิแสดงไว้ด้วยเสมอ  แผนภูมิองค์การจำแนกได้เป็น  3  ประเภท

                    1.   แผนภูมิโครงสร้างหลัก  (skeleton  chart )  เป็นแผนภูมิแสดงการจัดโครงสร้างทั้งหมดขององค์การว่าประกอบด้วยหน่วยงานย่อยอะไรบ้าง  มีความสัมพันธ์กันอย่างไร  หน่วยงานย่อยใดขึ้นกับหน่วยงานใด  แสดงสายบังคับบัญชาที่ชัดเจน  โดยใช้สี่เหลี่ยม  ()  แทนหน่วยงานย่อย  เส้นทึบ    ( - )  แทนสายบังคับบัญชาและเส้นประ  (----)  แทนสายงานที่ปรึกษาหรือสายประสานงาน  แผนภูมิประเภทนี้เป็นที่นิยมใช้กันเพราะชัดเจนดี  แสดงหน่วยงานย่อยได้ทั้งหมด  และไม่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยนัก

บางตำราได้แบ่งแผนภูมิองค์การออกเป็น  แบบแนวดิ่ง  ซึ่งนิยมเขียนกันทั่วไป แบบแนวนอน  และ  แบบวงกลม  ซึ่งพิจารณาตามลักษณะของการเขียนมากกว่าหลักการ  เป็นแผนภูมิแบบแนวนอนและแบบวงกลมซึ่งไม่เป็นที่นิยมใช้

ข้อแนะนำในการเขียนแผนภูมิองค์การ

การเขียนแผนภูมิองค์การควรดำเนินการดังนี้

1.      รวบรวมหน่วยงานย่อยทั้งหมดขององค์การว่ามีทั้งหมดกี่หน่วยงานและศึกษาให้เข้าใจว่าหน่วยงานใดขึ้นอยู่กับหน่วยงานใด

2.      กำหนดชนิดของแผนภูมิว่าจะใช้แบบใด  (แบบโครงสร้างหลัก  แบบแสดงตัวบุคคล  หรือแบบแสดงหน้าที่การงาน)

2.   แผนภูมิแสดงตัวบุคคล  (personnel  chart)  เป็นแผนภูมิแสดงตำแหน่งและหน่วยงายย่อย  คล้ายแผนภูมิโครงสร้างหลัก  แต่ระบุชื่อบุคคลผู้ดำรงตำแหน่งไว้ด้วย  บางแห่งติดรูปผู้ดำรงตำแหน่งในระดับสูงอีกด้วย  (ดูภาพที่  6.21)

3.   แผนภูมิแสดงหน้าที่การงาน  (function  chart)  เป็นแผนภูมิแสดงตำแหน่งและหน่วยงานย่อย  คล้ายแผนภูมิโครงสร้างหลัก  แต่บอกหน้าที่ย่อๆ  ของแต่ละตำแหน่งไว้ด้วย  แผนภูมิแบบนี้ไม่เป็นที่นิยมใช้



แผนภูมิองค์การแบบแนวนอน



แผนภูมิองค์การแบบวงกลม

 

โครงสร้างขององค์การธุรกิจทั่วไป

โครงสร้างขององค์การธุรกิจทั่วไป

                    การประกอบธุรกิจที่มีขนาดเล็กมีเจ้าของคนเดียวเป็นผู้ลงทุนและดำเนินกิจการจะไม่ยุ่งยากสลับซับซ้อนมากนัก  ขอบข่ายของการประกอบธุรกิจไม่กว้างขวางไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างที่แน่นอน  นั่นคือ  มีการจัดองค์การที่ดี  เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมาย  มีกำไรสูงสุดและอยู่ได้ตลอดไป

                                หน่วยงานย่อยที่สำคัญขององค์การธุรกิจทั่วไปไม่ว่าจะอยู่ในรูปของห้างหุ้นส่วนหรือบริษัทจำกัด  ได้แก่  ฝ่ายผลิต  ฝ่ายการเงิน  ฝ่ายการตลาด  (ขาย)  ฝ่ายบุคคลสำหรับธุรกิจการค้าซึ่งดำเนินการซื้อมาและขายไปไม่จำเป็นต้องมีฝ่ายผลิต  แต่จะมีฝ่ายจัดซื้อแทน  ดังนั้นการจัดโครงสร้างองค์การธุรกิจทั่วไปจะมีลักษณะดังภาพ



โครงสร้างองค์การธุรกิจทั่วไป

การวางแผนความต้องการกำลังคน และการจัดคนเข้าทำงาน

ระบบการบริหารงานบุคคล

     1. ระบบอุปถัมภ์
กระบวนการบริหารงานบุคคล

การวางแผนกำลังคน

นโยบายด้านบุคลากรควรมีความชัดเจน ได้แก่

       - ชั่วโมงทำงาน ,ค่าตอบแทน,  ประโยชน์พิเศษ, วันหยุดพักผ่อน, วันหยุด, การฝึกอบรม, การร้องทุกข์, การเลื่อนตำแหน่ง, การประเมินพนักงาน, การให้ออกจากงาน

การสร้างแรงจูงใจ และวินัยในการทำงาน

     1. เป็นผู้วางแผนการปฏิบัติงาน
การพัฒนาบุคลากร เป็นการสร้างแรงจูงใจที่ดี ซึ่งอาจกระทำได้หลายๆ วิธีดังนี้