10 อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ขาดไม่ได้อุปกรณ์สำนักงานถือเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะอุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้จะช่วยให้เราทำงานได้ง่ายดายมากขึ้น นอกจากนี้อุปกรณ์เหล่านั้นยังสามารถช่วยแสดงเอกษณ์ของบริษัทและยังส่งเสริมภาพลักษณ์กิจการได้อีกด้วย ดังนั้นเราควรเลือกอุปกรณ์ต่างๆ ด้วยความรอบครอบและความเหมาะสมกับธุรกิจของเราด้วย 1. โต๊ะและเก้าอี้แบบโมเดิร์น อุปกรณ์สำนักงานอย่างแรกเลยคงต้องยกให้โต๊ะและเก้าอี้ทำงาน เพราะนอกจากประโยชน์ใช้สอยจะเป็นการให้บุคลากรนั่งทำงานแล้ว บางสถานะโต๊ะและเก้าอี้ยังบ่งบอกตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบภายในบริษัทด้วย สังเกตได้จากดีไซน์และราคามักสูงขึ้นตามสถานะของผู้ใช้งาน ส่วนการจัดซื้อขอแนะนำให้เลือกเป็นแบบเข้าชุดหรือแพ็คเกจ ซึ่งนอกจากจะมีความเป็นระเบียบแล้วยังสามารถกำหนดแนวทางการจัดออฟฟิศให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันได้อีกด้วย อีกทั้งหากซื้อยกชุดจำนวนมาก เราอาจต่อรองราคาขอรับส่วนลดได้อีกด้วย
2. กระดาษ ซองจดหมาย และซองเอกสาร กระดาษและซองจดหมายต่างๆ ยังเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญกับการดำเนินธุรกิจอยู่มาก เพราะอย่างน้อยการทำงานหรือยื่นแบบฟอร์มต่างก็ยังคงมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรบนกระดาษและส่งไปในซองจดหมาย ดังนั้นจึงควรเลือกกระดาษที่มีความเหมาะสมในเรื่องขนาด ความขาวหรือความทึบแสง และคุณภาพเนื้อกระดาษเป็นสำคัญ ส่วนซองจดหมายควรจะเน้นที่ขนาดซองมากกว่า ทั้งสองสิ่งนี้ไม่ควรซื้อทีละมากๆ เพื่อกักตุน เพราะกระดาษยิ่งเก็บไว้นานสีอาจซีดและเหลืองจนไม่น่าใช้งาน
3. เครื่องเขียน หลังจากมีกระดาษและซองเอกสารไปแล้วก่อนหน้านี้ อุปกรณ์สำนักงานในคิวถัดมาก็คือปากกา ดินสอ และชุดเครื่องเขียนหลากหลาย เพราะถึงแม้ว่าปากกาและดินสอจะเป็นอุปกรณ์เครื่องใช้ส่วนบุคคลที่พนักงานต้องมีติดตัวกันกันอยู่แล้ว แต่ก็ยังคงเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการควรจัดซื้อมาไว้เป็นของกองกลางเพื่อให้พนักงานมาเบิกไปใช้งานได้ ทั้งยังเป็นการอำนวยความสะดวกให้ลูกค้าที่มาติดต่อกับบริษัทด้วย โดยการจัดซื้อควรเลือกสรรรหลากหลายรูปแบบ ทั้งปากกาลูกลื่น หมึกซึม เมจิก และควรเลือกให้มีสีสันแตกต่างกันด้วยตามการใช้งาน
4. แฟ้มบบรรจุเอกสาร แฟ้มบรรจุเอกสารสามารถสร้างระบบที่มีเอกภาพและเป็นหมวดหมู่ช่วยให้จัดเก็บ เอกสารข้อมูลต่างๆ ได้เป็นระเบียบเรียบร้อย การเลือกซื้อควรดูขนาดเอกสาร ขนาดชั้นวางและจำนวนเอกสารที่มี เพื่อให้สามารถเลือกขนาดแฟ้มได้เหมาะสม โดยอาจแบ่งแฟ้มเป็นแบบอ่อนและแข็งเพื่อความสะดวกในการใช้งาน ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงพื้นที่จัดเก็บภายในสำนักงานเป็นสำคัญด้วย
5. อุปกรณ์เบ็ดเตล็ด เครื่องเย็บกระดาษ ลวดเย็บกระดาษ คลิปดำ ลวดเสียบกระดาษ เครื่องเจาะกระดาษ กรรไกร มีดคัตเตอร์ แผ่นยางรองตัด ไม้บรรทัด เทปกาว กาว เหล็กเสียบบิล แท่นหมึกประทับตรา ฯลฯ อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้คือสิ่งที่ผู้ประกอบการควรจัดซื้อไว้เป็นอุปกรณ์ กองกลาง ไม่จำเป็นต้องแจกจ่ายให้พนักงานครบทุกโต๊ะ ให้มีไว้ใช้อย่างละหนึ่งชุดประจำโต๊ะ แผนก หรือมุมใดมุมหนึ่งภายในสำนักงาน เพราะอุปกรณ์บางอย่างไม่จำเป็นต้องใช้ทุกวัน
6. โทรศัพท์แฟ็กซ์ อุปกรณ์ดังกล่าวคือเครื่องมือสื่อสารที่มีจำเป็นมากสำหรับสำนักงานต่างๆ ซึ่งการเลือกซื้อโทรศัพท์ดูไม่น่ามีปัญหาสักเท่าไร แต่การเลือกเครื่องส่งแฟกซ์อาจจะยากกว่าเสียหน่อย เราควรพิจารณาดูขอบเขตและความสามารถในการใช้งานว่าตอบสนองต่อความต้องการได้มากขนาดไหนและราคาไม่แพงจนเกินไปนัก และสิ่งที่ต้องพิจารณาเป็นพิเศษคือการรับประกันและบริการหลังการขาย เพราะสินค้าพวกนี้มีอายุการใช้งานและเมื่อถึงเวลาอาจต้องส่งไปซ่อม เราจึงควรใส่ใจการรับประกันและบริการหลังการขายมากเป็นพิเศษ
7. คอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญมากและจำเป็นต้องมีเลยทีเดียว ในทุกวันนี้พนักงานล้วนทำงานผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์กันแทบจะทั้งสิ้น ดังนั้นการจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์จึงมีความสำคัญมาก เพราะงบประมาณการซื้ออุปกรณ์สำนักงานส่วนมากมักหมดไปกับเจ้าเครื่องนี้ ดังนั้นจึงควรปรึกษาผู้มีความรู้ด้านคอมพิวเตอร์ก่อนตัดสินใจเลือก
8. ปริ้นเตอร์ สแกนเนอร์ และเครื่องถ่ายเอกสาร ปริ้นเตอร์และสแกนเนอร์คืออุปกรณ์เสริมที่ช่วยให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้ สมบูรณ์แบบมากขึ้น การเลือกซื้อควรต้องพิถีพิถันเป็นพิเศษเพราะอุปกรณ์เหล่าีนี้มีราคาสูงพอสมควร การเลือกซื้อต้องคำนึงถึงรูปแบบการใช้งาน ถ้าใช้งานมากและเป็นประจำควรเลือกแบบที่เหมาะสมกับการใช้งานในออฟฟิศมากกว่าสำหรับการใช้งานส่วนบุคคล ซึ่งปัจจุบันบางยี่ห้อได้ผลิตเครื่องรุ่นที่รวมคุณสมบัติของเครื่อง ปริ้นเตอร์กับสแกนเนอร์ให้กลายเป็นเครื่องเดียวกัน ทำให้สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้มาก และแน่นอนว่าการรับประกันกับศูนย์บริการก็ควรเป็นปัจจัยอีกอย่างที่ต้องนำมา วิเคราะห์เพื่อเลือกซื้อเช่นเดียวกัน สำหรับเครื่องถ่ายเอกสาร หากธุรกิจยังขนาดไม่ใหญ่มากนักก็ยังไม่จำเป็นต้องลงทุน เพราะเครื่องถ่ายเอกสารมีราคาสูงมาก เราอาจใช้เครื่องสแกนและเครื่องปริ้นเตอร์ทดแทนไปก่อนได้ แต่หากธุรกิจมีขนาดใหญ่หรือมีความจำเป็นต้องใช้งานเป็นประจำและเป็นจำนวนมาก เราก็อาจเช่าจากตัวแทนก็ได้ เพราะสามารช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและยังไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินก้อนใหญ่ทีเดียว
9. ระบบอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ปัจจุบันคอมพิวเตอร์แทบจะไร้ประโยชน์หากขาดซึ่งการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ดังนั้นอินเทอร์เน็ตจึงมีความสำคัญและเป็นอุปกรณ์สำนักงานขาดไม่ได้เลยที เดียว การเลือกผู้ให้บริการควรดูว่าความเร็วสมเหมาะกับการดำเนินธุรกิจของเราหรือ ไม่ และราคาสดคล้องกับความเร็วที่ได้หรือไม่ บริษัทผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ตบางแห่งอาจมีแพ็คเกจที่เหมาะสมธุรกิจบาง ประเภทโดยเฉพาะ ผู้ประกอบการจึงต้องพิจารณาศึกษาหาข้อมูลในผู้บริการแต่ละบริษัทให้ละเอียด ก่อนตัดสินใจด้วย
10. เครื่องคิดเลข เครื่องคิดเลขคืออุปกรณ์สำนักงานอย่างสุดท้ายที่มีความจำเป็นสำหรับสำนักงาน บางคนอาจเถียงว่าอุปกรณ์อย่างอื่นก็สามารถคิดเลขได้เหมือนกัน เช่น คอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือ แต่ต้องยอมรับว่าอุปกรณ์ทั้งสองอย่างไม่สะดวกสู้เครื่องคิดเลขไม่ได้ในบางสถานการณ์ การเลือกซื้อจึงควรเลือกรุ่นที่่ในงานง่ายหรือถ้าต้องใช้ในส่วนบัญชีซึ่งมีการคิดเลขที่สลับซับซ้อนก็ควรเลือกแบบที่มีฟังก์ชั่นสนับสนุน
................................................ อุปกรณ์สำนักงานต่างๆ ที่นำเสนอไปนี้ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางถึงประโยชน์และเป็นอุปกรณ์ที่สำนักงานต่างๆ มิอาจขาดสิ่งเหล่านี้ได้ได้ นอกจากนี้ผู้ประกอบการควรเลือกอุปกรณ์ที่มีคุณภาพไม่ใช่เลือกจากราคาที่ถูกกว่า เพราะบางของถูกกว่าก็ไม่ได้หมายความว่าดีกว่าทนกว่า ควรเลือกที่คุณภาพดีกว่าไม่งั้นจะเข้าทำนองเสียน้อยเสียยากเสียมากเสียง่าย ขอบคุณข้อมูลจาก http://incquity.com/articles/office-operation/10-office-supplies |
วิชาการ ใช้เครื่องใช้สำนักงาน
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.ketiadaan Inc.
