Data Governance เป็นหน้าที่ของใคร

Data is a new asset หรือก็คือข้อมูลเริ่มมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆจนอาจจะเป็นแหล่งทำเงินใหม่หรือมีสถานะเป็นทรัพย์สินขององค์กรในการนำมาใช้จนเพิ่มมูลค่าขององค์กรก็ เปรียบเทียบแบบนี้ก็คงจะไม่ผิดนัก

สวัสดีครับ ผมบอยผู้ช่วยวิจัยประจำ Datalent Team by ITM-Mahidol ครับ

ช่วงเวลาเกือบครึ่งปีที่ได้ติดตามทางอ.โษฑศ์รัตต (อ.โอม) ไปบรรยายและให้คำปรึกษาด้าน Data Governance หน่วยงานต่างๆทั้งภาครัฐและเอกชนร่วม 10 แห่ง

ในวันนี้เนี่ยผมจะขออนุญาตมาเล่าสรุปเป็นบทความที่เข้าใจง่ายๆสำหรับคนหรือหน่วยงานที่อาจจะยังใหม่และยังไม่เข้าใจกับเรื่องนี้แบบสั้นๆกันครับ

- โอ้ย ทำไมข้อมูลเอามาใช้ต่อยากไม่พอฉันต้องมาทำการ Cleansing เองอีก

- ทำไมข้อมูลหน่วยงานเรามันซ้ำซ้อนเยอะจังแฮะ

- ข้อมูลที่มีอยู่ไม่สามารถนำมาใช้ต่อยอดอะไรได้เลยแฮะ

- หน่วยงานของฉันมองไม่เห็นถึงคุณค่าของข้อมูลในองค์กรตนเองเสียเลย

- เวลามีข้อมูลผิดพลาด หรือมีการรั่วไหลฉันไม่ทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบหรือตามหาต้นเหตุได้

- การส่งข้อมูลยังคงเป็นเรื่องของการใช้เอกสาร ยังไม่มีการนำข้อมูลเข้าระบบเพื่อง่ายต่อการใช้งาน

ทุกสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นคือปัญหาของหน่วยงานไทยในหลายๆที่ที่ยังคงเป็นอยู่ในตอนนี้ครับ เรื่องของ Data เนี่ย มันไม่ใช่เรื่องไกลตัวอีกต่อไปแล้ว ภายใต้สภาวะการขับเคลื่อนภาคธุรกิจโดยใช้ข้อมูลเป็นที่ตั้ง และความพยายามของหลายๆหน่วยงานที่ประกาศตัวเองว่า เฮ้ นี่หน่วยงานของเราจะเป็น Data Driven Org. นะ

แต่พอเรากลับไปสำรวจ เรากลับพบว่า ส่วนใหญ่ใช้ Powerpoint ในการขับเคลื่อน/ทำรีพอร์ต
หรือนำข้อมูลนำเสนอบน presentation ซ้ำร้ายไปกว่านั้นมีข้อมูลแล้วแต่ไม่เชื่อ ใช้วิจารณญาณในการวิเคราะห์ข้อมูล (เศร้า)

ปัจจัยหลักๆของการขับเคลื่อนองค์กรด้วยข้อมูลจึงควรมีพื้นฐานที่ดี เช่นคนในองค์กรมีความเข้าใจต่อข้อมูล ข้อมูลที่นำมาควรมีความน่าเชื่อถือ นำข้อมูลมาวิเคราะห์ในการตัดสินใจ ลดการใช้วิจารณญาณ/ความรู้สึก

ท่านเคยประสบปัญหากับการดึงข้อมูลมาใช้ต่อในรูปแบบต่างๆ

Data Governance (ธรรมาภิบาลข้อมูล) ในองค์กรจึงเป็นคำตอบและทางออกที่ดีครับ

คำนี้ถือว่าเป็นคำที่ค่อนข้างใหม่มากครับ สำหรับบ้านเรา แต่กับภาคธุรกิจของต่างประเทศ สิ่งนี้คือสิ่งที่ภาคธุรกิจต้องทำ

ดังนั้น Data Governance คือการกำหนดนโยบายต่างๆหรือการกำหนดบทบาทหน้าที่ที่เกี่ยวกับการใช้ข้อมูลในองค์กรให้เป็นไปอย่างเป็นระเบียบและเป็นรูปธรรม แนวคิดนี้จึงอาจจะมีพื้นฐานมาจากคำว่า Data is a new oil หรือก็คือข้อมูลเริ่มมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆจนอาจจะเป็นแหล่งทำเงินใหม่หรือสิ่งที่มีมูลค่าขององค์กรก็คงจะไม่ผิดนัก

แล้วทำไมต้องทำ Data Governance ล่ะ ถ้าองค์กรของฉันไม่ทำล่ะจะเกิดอะไรขึ้น? เอาจริงๆการทำ Data Governance เนี่ย เราอาจจะเรียกได้ว่า ทำก็ดี ไม่ทำก็อาจจะลำบากครับเหมือนเรากำลังจะวางกฎเกณฑ์ให้กับการนำข้อมูลมาใช้ วันนี้ทางผมเลยนำการลำดับสถานะขององค์กรครับ

ลำดับสถานะของ Data Governance ในองค์กร
การทำ Data Governance อาจจะมองได้ว่ามันคือการเพิ่มศักยภาพให้กับองค์กร ในการที่จะบริหารจัดการข้อมูลให้เกิดประโยชน์ ซึ่งแน่นอนครับว่าแต่ละองค์กรต่างก็มีระดับความพร้อม/เข้าใจ แตกต่างกัน ลำดับขั้นจึงมีการสร้าง Maturity Level เพื่อให้เราสามารถประเมินได้ว่าองค์กรของเรานั้น อยู่ในระดับไหนแล้ว ทั้งนี้ระดับจะมีดังนี้ครับ

ระยะแรกเริ่ม ในขั้นนี้แทบจะไม่มีการตระหนักถึงการจัดการข้อมูลหรือวิธี/กระบวนการในการทำ พนักงานหรือบุคลากรในองค์กรนั้นๆ ไม่ได้ตระหนักถึงความสำคัญของข้อมูลหรือมองว่าข้อมูลเป็นแค่ส่วนหนึ่งของการทำงาน ไม่มีกระบวนการจัดการข้อมูล ไม่มีผู้รับผิดชอบในงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล หรืออาจมีแต่ไม่เป็นทางการหรือไม่ได้มีส่วนนโยบายกำหนดรายละเอียดลงมาครับ

ระยะของการดำเนินการ ในขั้นนี้การจัดการข้อมูล ถูกกำหนดให้งานการจัดการข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของฝ่าย IT ไปเลยเช่น มีการสร้าง Business Intelligence เลยสร้างมาตรฐานของการทำข้อมูลหรือทำ data cleaning ทั้งนี้อาจมีการกำหนดหน้าที่ในการจัดการข้อมูลอยู่บ้าง แต่ก็ยังคงหนักอยู่ที่ฝ่ายไอที และเมื่อมีงานใหม่ๆเข้ามา ก็ต้องมานั่งทบทวนระบบการดำเนินการเดิมอยู่เสมอ

ระดับที่กำหนดความหมาย/หน้าที่ ในระดับนี้คือองค์กรของคุณเริ่มมีการตระหนักถึงกระบวนการจัดการข้อมูลหรือการดูแลข้อมูลให้มีความเป็นเชิงลึกมากขึ้น โดยไม่ต้องฝ่ายฝ่ายไอทีให้ไอทีเป็นฝ่ายขับเคลื่อน มีความพยายามในการกำหนดมาตรฐานและนิยามข้อมูลให้มีลักษณะเดียวกัน ปรับกระบวนการทำงานเกี่ยวกับข้อมูลให้สอดคล้องเป็นมาตรฐานแบบเดียวกันในองค์กร

ระดับการจัดการเชิงปริมาณ ขั้นนี้เริ่มมีการกำหนดผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนโดยใช้เกณฑ์วัดคุณภาพการจัดการข้อมูล มีการควบคุมอย่างเคร่งครัด มีหน่วยงานกลางในการกำหนดข้อมูลและดูแลข้อมูล ทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วเพราะมีผู้รับผิดชอบโดยตรงในด้านการดูแลข้อมูล

ระดับของการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรด้วย Data Governance เป็นขั้นที่ระบบการบริหารจัดการข้อมูลได้รับการพัฒนามีประสิทธิภาพ สามารถใช้ข้อมูลเป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์ ข้อผิดพลาดหรือปรับปรุงกระบวนการทำงานในองค์กรได้ จนไปถึงสามารถพยากรณ์จากข้อมูลที่มีอยู่ได้ว่าในอนาคตควรจะมีกลยุทธแบบไหนในการดำเนินองค์กรรวมไปถึงตระหนักถึงความสำคัญของข้อมูลในองค์กร

ทั้งนี้ นอกจากกระบวนการประเมินระดับเลเวลความตระหนักขององค์กรเนี่ยมันจะมีในส่วนของคณะทำงานหรือตำแหน่งที่มีการดูแลเกี่ยวกับข้อมูลโดยตรงครับ โดยที่คณะทำงานเกี่ยวกับข้อมูลมีหลายบทบาทหลายหน้าที่เช่น

Data Stakeholders หรือแปลไทยก็คือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับข้อมูลหรือใช้ข้อมูล

Data Owner หรือเจ้าของข้อมุลก็ต้องระบุให้ชัดว่าข้อมูลเรื่องนี้ใครจะเป็นเจ้าของ ไม่งั้นวุ่นครับ

CDO (Chief Data Officer) หรือก็คือผู้บริหารระดับสูงผู้ซึ่งรับผิดชอบข้อมูลทั้งหมดในองค์กรและวางแผนกลยุทธ์ด้านสารสนเทศด้านข้อมูล และยังเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลขนาดใหญ่โดยที่มีหน้าที่หลักในการติดตามและประมวลผลข้อมูลเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอ ทั้งนี้การแต่งตั้ง CDO ต้องคำนึงถึงคุณสมบัติด้านวิชาชีพและความเชี่ยวชาญด้านกฎหมายและภาคการปฏิบัติ โดยอาจแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ภายในองค์กรหรือผู้ให้บริการภายนอก ทั้งนี้ CDO โดยทั่วไปควรจะทำงานร่วมกับ CIO (Chief Information Officer) ครับ

Data Stewards หรือแปลเป็นไทยก็คือบริกรข้อมูล มันอาจจะฟังดูตำแหน่งไม่เท่เสียเลย แต่จริงๆตำแหน่งนี้เองก็ไม่ได้มีความสำคัญน้อยกว่าตำแหน่งทั้งสองด้านบนครับอาจจะจำกัดความสั้นๆได้ว่าเป็นคนที่มีความรับผิดชอบในการบริหารและจัดการขององค์ประกอบต่างๆของข้อมูล ทั้งในส่วนของข้อมูลตัวเองและข้อมูลที่ใช้นิยามข้อมูลหลักหรือข้อมูลอื่นๆ บริกรข้อมูลเนี่ยจะเป็นคนที่ดำเนินงานของคนในองค์กรปฏิบัติตามกฎระเบียบ นโยบายหรือแนวทางตามมาตรฐานการกรอกข้อมูลลงในระบบ ทั้งนี้อาจจะมีได้หลายคน มีหลายระดับขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของข้อมูลในองค์กรนั้นๆครับ

เอาล่ะครับ สำหรับผู้อ่านที่อ่านมาถึงตรงนี้เนี่ย พอจะเดาออกกันใช่ไหมครับว่าหน่วยงานของเราอยู่ในระดับไหน ที่เราไม่สามารถหลีกเลี่ยงการบอกได้ครับว่าข้อมูลเป็นทรัพยากรรูปแบบใหม่ที่ควรตระหนักถึงความสำคัญ และควรลำดับการดูแลให้ไม่ต่างจากทรัพย์สินอื่นๆขององค์กร การทำ Data Governance จะไม่สามารถเริ่มได้ที่แผนกใดแผนกหนึ่งได้ ต้องวางนโยบายและไปพร้อมๆกันครับ และแน่นอนว่าไม่มีนโยบายหรือเครื่องมืออันไหนที่นำมาใช้แล้วบริษัทหรือองค์กรชของเราจะเป็น Data Governance Org. ได้ทันที ต้องได้รับการร่วมมือจากทุกภาคส่วนทั้งผู้บริหารและระดับปฏิบัติการ และต้องไม่ลืมนะครับ ความสามารถในการจัดการข้อมูลขององค์กรย่อมชี้วัดไปถึงการสร้างความสำเร็จอื่นๆได้ และสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้เต็มที่อย่างที่ควรจะเป็น

ประเทศไทยก็มี Data Governance Frameworks นะครับ พัฒนาโดยสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) สามารถดาวน์โหลดได้ที่ลิ้งค์นี้เลยครับ https://www.dga.or.th/th/profile/2108/

การกำกับดูแลข้อมูลเป็นงานของใคร

Data Governance ทําอะไรบ้าง

Data Steward ทำอะไรบ้าง

ธรรมาภิาบาลข้อมูล (Data Governance) คืออะไร