คำขึ้นต้นจดหมายกิจธุระข้อใดเหมาะสมที่สุด

“ครั้งที่แล้วได้แนะนำไปแล้วเกี่ยวกับการเขียนจดหมาย  และจดหมายที่เราใช้เป็นประจำในการทำงานคงเป็นจดหมายกิจธุระและจดหมายธุรกิจ  วันนี้เลยจะมาให้ข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายกิจธุระก่อนแล้วกันนะคะ…”

จดหมายกิจธุระ : เป็นจดหมายที่ผู้เขียนถึงองค์การหรือบริษัทห้างร้าน เพื่อกิจธุระอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือเพื่อแจ้งรายละเอียดถึงกิจอันพึงกระทำร่วมกัน  เนื้อหาของจดหมายประเภทนี้จะเกี่ยวกับการนัดหมาย ขอความอนุเคราะห์  เชิญชวน  จดหมายขอบคุณ  ใช้ภาษาเป็นทางการ  มี 2 รูปแบบ  คือ

1. จดหมายกิจธุระเต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนที่เป็นทางการ เหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่มีการดัดแปลงให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตน และใช้ภาษาที่เป็นทางการ
2.  จดหมายกิจธุระไม่เต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนจดหมายกิจธุระส่วนตัว ใช้รูปแบบเหมือนจดหมายส่วนตัว สิ่งที่ต่างจากจดหมายส่วนตัว คือ วัตถุประสงค์และใช้ภาษากึ่งทางการหรือทางการ

หัวข้อจดหมายกิจธุระมีอะไรบ้าง

• หัวจดหมายกิจธุระ  หมายถึง  ส่วนที่เป็นชื่อองค์กรหรือหน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้ออกจดหมาย  จะขึ้นต้นด้วยชื่อหน่วยงานที่รับผิดชอบและที่อยู่  อยู่ด้านขวามือ
• ลำดับที่ของจดหมาย ใช้คำว่า ที่ ตามด้วยเลขบอกลำดับที่ของจดหมาย และปี พ.ศ. มีเครื่องหมาย / (อ่านว่า ทับ) คั่นกลาง เช่น  (ตัวอย่างรูปแบบของมหาวิทยาลัยคริสเตียน) ที่ ม.คต.01/0011/2560 อยู่ด้านซ้ายมือ
• วัน เดือน ปี  เริ่มเขียนจากกลางกระดาษไปทางขวา เช่น (ตัวอย่างรูปแบบของมหาวิทยาลัย คริสเตียน) วันที่ 9 ตุลาคม พ.ศ. 2560
• เรื่อง เป็นข้อความสรุปสาระสำคัญของจดหมายฉบับนั้น  ใช้ประโยคสั้น  กะทัดรัด  บอกวัตถุประสงค์ที่ออกจดหมาย  เช่น  ขอขอบคุณ  ขอความอนุเคราะห์  เป็นต้น
• คำขึ้นต้น  ใช้คำว่า  เรียน  ขึ้นต้นจดหมายเสมอ  ตามด้วยชื่อและนามสกุล  หรือตามด้วยตำแหน่งของผู้รับจดหมายก็ได้  เช่น  เรียน  ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.สมบัติ  รักการเรียน, เรียน  ผู้อำนวยการโรงเรียนสตรีศึกษา  เป็นต้น
• สิ่งที่ส่งมาด้วย  ระบุเอกสารหรือสิ่งที่ส่งมาพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น เช่น  เอกสารประกอบการประชุม  กำหนดการ  แบบตอบรับเข้าร่วมประชุม  รายละเอียดโครงการ  หนังสือ  แผ่นซีดี ฯลฯ
• ข้อความ  ข้อความซื่อเป็นเนื้อหาหลักของจดหมาย  ต้องมี ๒ ย่อหน้า  เป็นอย่างน้อย
  – ย่อหน้าที่ ๑  บอกสาเหตุขอการเขียนจดหมาย  กรณีเป็นจดหมายติดต่อฉบับแรกให้ขึ้นต้นด้วยคำว่า  “ด้วย  เนื่องด้วย  เนื่องจาก”  กรณีเป็นจดหมายที่มีมาถึง หรือจดหมายติดตามเรื่อง  ต้องเท้าความที่เคยติดต่อกันไว้  โดยใช้คำว่า  “ตามที่”  ขึ้นต้นเรื่อง  และใช้คำว่า “นั้น”  ลงท้าย
  – ย่อหน้าที่ ๒  บอกวัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมาย  จะต้องขึ้นต้นด้วยคำว่า  “จึงเรียนมาเพื่อ…”
• คำลงท้าย  ใช้คำว่า  ขอแสดงความนับถือ  อยู่ตรงกับวันที่
• ลายมือชื่อ (ลายเซ็น)  ต้องเป็นลายมือชื่อจริงของผู้ลงชื่อ  ไม่ใช้ตรายางพิมพ์
• ชื่อเต็มของผู้เขียนจดหมาย  พิมพ์อยู่ในวงเล็บ  ต้องมีคำนำหน้าชื่อเสมอ
• ตำแหน่งของผู้เขียนจดหมาย  จะต้องพิมพ์กำกับต่อท้ายเสมอ  หากเป็นจดหมายที่ออกในนามของชมรมหรือชุมนุมในสถานศึกษา  ต้องมีการลงลายมือชื่อของอาจารย์ที่ปรึกษาชมรมหรือชุมนุมกำกับท้ายจดหมายด้วยทุกครั้ง
• หมายเลยโทรศัพท์ของหน่วยงานหรือผู้ออกจดหมาย  พิมพ์ไว้เป็นลำดับสุดท้าย  ชิดขอบจดหมายด้านซ้าย  หากมีหมายเลขโทรสาร  และที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ก็ให้ระบุไว้ด้วย

ที่มา:
1. //sites.google.com/ site/thailandslanguage/cdhmay-kic-thura
2.ก.ไก่. ( ไม่ระบุปีที่พิมพ์ ). การเขียนจดหมาย. [ ออนไลน์ ]. เข้าถึงได้จาก ://kokai. awardspace.com/ use/mail.php. ( วันที่ค้นข้อมูล : ๑๔ สิงหาคม ๒๕๕๑ ). คำผัส  สาร