จากแผนกลยุทธ์ที่องค์กรได้กำหนดไว้แล้ว จะแปลงไปเป็นแผนปฏิบัติการประจำปี ซึ่งโดยทั่วไปจะประกอบด้วย กิจกรรมที่ต้องทำ เวลาดำเนินการ Show แนวทางการจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan) เมื่อองค์กรกำหนดวัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์กรเรียบร้อยแล้ว ภาระสำคัญของหัวหน้าหน่วยงานต่างๆ คือการจัดทำแผนงาน/โครงการ แผนปฏิบัติการ ควรจะประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้ อ้างอิง: คุณณรงค์วิทย์ แสนทอง แห่ง HR center จากแนวทางข้างต้นหวังว่าสมาชิกคงจะนำไปเป็นประโยชน์ได้บ้างนะคะ หัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจภายในครอบครัว SME หรือองค์กรขนาดใหญ่ล้วนต้องการกำไรจากการดำเนินงานทั้งสิ้น แต่การจะได้มาซึ่งกำไรในแต่ละโครงการนั้นไม่สามารถอาศัยเพียงแค่เงินลงทุน กำลังคน อุปกรณ์หรือเครื่องจักรที่ใช้ในการดำเนินการเท่านั้น แต่ต้องอาศัยการทำงานอย่างเป็นระบบตั้งแต่ฝ่ายบริหาร ฝ่ายจัดการ ไปจนถึงฝ่ายปฏิบัติ คำถามก็คือเราจะรู้ได้อย่างไรการทำงานของทั้ง 3 ฝ่ายจะสามารถทำให้องค์กรได้กำไรตามเป้าหมาย หรือจำเป็นต้องใช้เครื่องมือใดเพื่อตรวจสอบการทำงานของ 3 ฝ่ายให้สอดคล้องกัน วันนี้ผมจะมาแนะนำเครื่องมือชนิดหนึ่งที่ทุกองค์กรสามารถใช้สร้างแผนดำเนินการในทุกระดับให้สอดคล้องกันได้ เครื่องมือนี้เราเรียกว่า ‘Action plan’ Action Plan คืออะไร?Action Plan หรือแผนการปฏิบัติงาน คือแผนการดำเนินงานที่ถูกสร้างขึ้นมาให้เป็นแบบแผนในการปฏิบัติงานของงานโครงการ ไล่เรียงถึงการปฏิบัติงานในแต่ละกิจกรรมย่อย ๆ ว่าแต่ละช่วงของโครงการจะต้องมีการปฏิบัติงานกันอย่างไร โดย Action Plan ถือเป็นเครื่องมือที่ใช้ช่วยในการวัดและตรวจสอบการทำงานในแต่ละขั้นตอนของงานโครงการ ธุรกิจสามารถใช้ Action Plan เป็นตัวช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของแผนปฏิบัติ ตลอดจนตรวจสอบการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ นอกจากนี้ยังสามารถระบุตัวชี้วัดความสำเร็จหรือแผนสำรองของแต่ละกิจกรรมลงในแผนได้ด้วย เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานโครงการสามารถมีแนวทางปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งจะทำให้การทำงานโครงการสำเร็จได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น ทั้งนี้องค์ประกอบของ Action Plan ที่ดีจะต้องประกอบไปด้วย
Action Plan สำคัญอย่างไร?ก่อนที่เราจะไปพูดถึงความสำคัญของ Action Plan ผมอยากให้คุณลองมองถึงสถานการณ์การทำงานในหน้าที่ที่คุณต้องรับผิดชอบในปัจจุบันแล้วลองตอบคำถามต่อไปนี้ดู #1 คุณเข้าใจเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจน? หากคุณพบว่าคำตอบของคุณคือ ‘ไม่ใช่’ เพียงแค่ข้อใดข้อหนึ่ง หรือที่น่าหนักใจที่สุดคือไม่มีคำตอบที่ ‘ใช่’ สักข้อเดียวก็จะทำให้คุณตระหนักถึงความสำคัญของ Action Plan ได้เป็นอย่างดี เพราะ‘แผนการปฏิบัติงาน’ หมายถึงแผนในการปฏิบัติเพื่อให้งานที่ต้องทำสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ การไม่มี Action Plan เหมือนกับการเดินอย่างไร้ทิศทาง เมื่อเดินผิดทางก็ไม่รู้จะหันไปเดินทิศไหน หรือไม่หากเจอสิ่งกีดขวางก็ไม่รู้ว่าควรจะกำจัดสิ่งกีดขวางนั้นอย่างไร แต่หากได้มีการทำ Action Plan ไว้ เราจะทราบเส้นทางเดินไปสู่ปลายทางได้เร็วขึ้น หากเดินผิดทางก็จะทราบว่าต้องหันเดินไปทางไหนแทน สุดท้ายหากเจอสิ่งกีดขวางแล้วเราย้อนกลับมาดู Action Plan ก็จะรู้ว่าต้องข้ามสิ่งกีดขวางหรือกำจัดสิ่งนั้นออกได้ด้วยวิธีไหนเพื่อเปลี่ยนจากเดินเป็นวิ่งไปสู่จุดหมายปลายทางได้ ดังนั้นถ้าจะให้ตอบคำถามว่า Action Plan มีความสำคัญอย่างไรก็ตอบได้ว่า Action Plan คือบันไดขององค์กรที่ช่วยให้พนักงานในองค์กรไต่ขึ้นไปยังจุดสูงสุดขององค์กรได้ตามเป้าหมายในทิศทางเดียวกัน วิธีการเขียนAction Plan ที่ใช้ได้จริงเมื่อเราทราบถึงความสำคัญของ Action Plan แล้ว ต่อไปผมอยากให้คุณลองเขียน Action Plan กัน โดยการเขียน Action Plan ที่มีประสิทธิภาพและใช้ได้จริงนั้นต้องยึดหลัก วงจรเดมมิ่ง (Deming Cycle) หรือรู้จักกันทั่วไปว่าคือกระบวนการ PDCA ดังนี้
ต่อไปนี้คือตัวอย่างการเขียน Action Plan ตามหลักวงจรเดมมิ่งที่มีประสิทธิภาพ ชื่อโครงการ พัฒนารูปแบบการขายในช่วงวิกฤตโควิด – 19 แผนงาน (Plan)
การปฏิบัติงาน (Do)
การตรวจสอบ (Check) จัดให้มีการเขียนรายงานการปฏิบัติงาน พร้อมปัญหา อุปสรรค และคำแนะนำในการปฏิบัติงานส่งทีมงานเป็นประจำวัน เพื่อนำข้อมูลที่ได้มาปรับแผนการทำงาน โดยจะต้องมีการปรับแผนการทำงานเป็นประจำทุกๆ 2 สัปดาห์ การปรับปรุง แก้ไข (Action) ปฏิบัติตามแผนงานที่ปรับเปลี่ยนเป็นประจำทุกๆ 2 สัปดาห์โดยยังคงให้มีการเขียนรายงานส่งทุกวันเพื่อหาแนวทางการเพิ่มเติมทรัพยากร (Resource) การลดต้นทุน (Cost reduce) หรือวิธีการปฏิบัติงานแบบใหม่ (New way of working) เพื่อให้บรรลุเป้าหมายภายใน 3 เดือน แผนปฏิบัติงานหมายถึงอะไรแผนปฏิบัติการ (Action Plan) หมายถึง
การนาแผนกลยุทธ์หรือแผนยุทธ์ศาสตร์สู่การปฏิบัติ โดยการทบทวนแผนระยะ ยาว แล้วแปลงเป็นแผนที่จะต้องด าเนินการทุกปี ซึ่งแผนปฏิบัติการประกอบด้วย โครงการ/กิจกรรม งบประมาณ ผู้รับผิดชอบ ที่จะดาเนินงานในปีนั้นๆ
Action Plan มีอะไรบ้างหลักการเขียน Action Plan ที่ผมนิยมใช้ คือ วงล้อของเดมิ่ง หรือ Deming Circleซึ่งเป็นแนวคิดของ ดร.เดมิ่ง ซึ่งประกอบด้วย 4 องค์ประกอบหลักดังนี้ คือ PDCA คือ P (Plan) คือการวางแผน D (Do) คือการน าไปปฏิบัติ C. (Check) คือการตรวจสอบ และA (Action) คือการประเมินผลผลที่เกิดขึ้น เพราะคิดว่าเป็นหลักการที่เป็นเหตุ เป็นผลดี มี
การวางแผนในการปฏิบัติงานมีความสำคัญต่อการทำงานอย่างไรความสำคัญของการแผน
1. ช่วยลดการสูญเสียจากการทำงานซ้ำซ้อน 2. ทำให้มีการกำหนดขอบเขตในการทำงานที่แน่นอน และมีนโยบายที่ชัดเจน 3. ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเตรียมรับสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน และความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ตลอดจนป้องกันการขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในหน่วยงาน
แผนงาน หมายถึงอะไร6. แผนงาน (Program) เป็นการจัดรวมกลุ่มของ งาน หรือ โครงการ หรืออาจกล่าวว่า แผนงาน คือ งาน หรือโครงการย่อยๆ หลายโครงการ ซึงมีวัตถุประสงค์สอดคล้องกัน ซึงงานหรือโครงการจะ ประกอบด้วยกิจกรรม (Activities) ต่างๆ ทีดําเนินการภายใต้กรอบของงาน หรือโครงการหนึงๆ ซึงจะมี เงือนไขระยะเวลาเริมต้น และสินสุดในการทํากิจกรรมต่างๆ
|
แผนปฏิบัติการคืออะไรมีความสำคัญอย่างไรต่อผู้ปฏิบัติงาน
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.ketiadaan Inc.
