แผนกจัดซื้อในโรงแรม ทําอะไรบ้าง

ฝ่ายจัดซื้อ (Procurement) จัดว่าเป็นหน่วยงานหลักที่สำคัญทั้งในงานธุรกิจการผลิตและบริการ เพราะหากมีการบริหารงานฝ่ายจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพดี จะทำให้บริษัทเกิดความสามารถทางการแข่งขันในทางธุรกิจได้ ในเรื่องของการลดต้นทุน การสร้างความแตกต่าง และการตอบสนองความต้องการลูกค้าหรือผู้บริโภค ดังนั้นในงานโลจิสติกส์และชัพพลายเชนจึงมองงานจัดซื้อว่ามีความสำคัญโดยจะได้รับการจัดแบ่งให้เป็น 1 ใน 6 กลุ่มงานหลักในระบบ SCOR เป็นส่วนหนึ่งภายใต้กลุ่มของทรัพยากร (Source) 

จากตัวอย่างจะเห็นว่าในสถาณการณ์ธุรกิจเดิมค่าใช้จ่ายด้านอื่นอาจลดได้ยากเพราะขึ้นอยู่กับปัจจัยภายนอกเช่น 

– ผลกำไร (Profit) กำไรเกิดจากยอดขายสินค้ากับผลกำไรต่อสินค้า ซึ่งที่ยากจะเพิ่มยอดขายหรือราคาสินค้าในยุคที่มีการแข่งขันสูงและมีสินค้าคู่แข่งที่มาก

– ต้นทุนค่าใช้จ่ายอื่นๆ (Cost ETC) ที่ส่วนใหญ่จะเป็นการจัดการที่ยากเพราะมีปัจจัยภายนอกที่กำหนดไว้เช่นค่าแรงคนงานค่าบริหารจัดการค่าขนส่งเป็นต้น 

– ต้นทุนวัตถุในการผลิต (Input Supply) ในส่วนนี้จะทำได้ง่ายหากเริ่มจากการวางแผนจัดซื้อที่ดีเพียงสามารถปรับลดราคามูลค่าในการจัดซื้อลงได้ก็สามารถเพิ่มยอดกำไรให้แก่องค์กรได้ในทันที

จากความสัมพันธ์ที่กล่าวมาผู้บริหารควรที่จะต้องมีการดูแลให้ความสำคัญในงานจัดซื้อให้ดี เพราะสามารถช่วยในการทำกำไรให้แก้องค์กรได้นอกจากนั้นการจัดซื้อช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินการต่อเนื่องได้สมบูรณ์เพราะหากซัพพลายเออร์ที่มีปัญหาเพียงรายเดียว อาจสร้างปัญหากระทบทั้งระบบโลจิสติกส์และซัพพลายเชนทั้งองค์กรได้ แนวคิดการดำเนินการของฝ่ายจัดซื้อในปัจจุบันควรมี 10 เรื่องดังนี้

1. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องสามารถประสานสัมพันธ์ทั้งภายใน (หน่วยงานแผนกในองค์กร) และภายนอกบริษัท (คู่ค้า/ลูกค้า) เพื่อสร้างภาพลักษณ์ของฝ่ายจัดซื้อจัดหาที่ดี พยายามให้เกิดขึ้นอย่างสมดุลและสามารถประสานงานได้ทุกส่วน ปรับลดบทบาทมาเป็นที่ปรึกษาและช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดหา มากกว่าการเป็นผู้ควบคุมกฎกติกาหรือบังคับใช้การจัดหาทรัพยากร

2. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องหาวิธีในการลดต้นทุนค่าใช้จ่าย โดยการเพิ่มประสิทธิภาพในด้านวัตถุดิบหาแหล่งวัตถุดิบที่มีคุณภาพดีในราคาที่เหมาะสม ไม่เน้นใช้วิธีกดลดต้นทุนจากซัพพลายเออร์อย่างเดียว ควรคำนึงถึงในด้านของซัพพลายเออร์โดยใช้ประสิทธิภาพในการจัดส่งมาประกอบเพิ่มเติม ไม่ควรเน้นการบีบลดราคากับชัพพลายเออร์จนเกิดความไม่เป็นธรรม 

3. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องมีมุมมองและวิธีคิดในด้านประสิทธิภาพซัพพลายเออร์มากขึ้น โดยอาจใช้การประเมินในเรื่อง ต้องทำได้ดีกว่า (Better) ต้นทุนถูกกว่า (Cheaper) ซื้อได้เร็วกว่า (Faster) และมีความเชื่อถือไว้วางใจได้มากกว่า (More Reliability)

4. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องทราบถึงปัญหาจากพฤติกรรมการสั่งซื้อของตนที่ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเช่น การสั่งซื้อแบบเร่งด่วน การไม่มีแผนงานระยะยาวในการสั่งซื้อ หรือการปรับเปลี่ยนเวลาในการจัดส่ง ซึ่งไม่ว่าจะเป็นให้ส่ง เร็วหรือช้าล้วนแล้วแต่เป็นต้นทุนทั้งสิ้น ซึ่งเมื่อซัพพลายเออร์เกิดค่าใช้จ่ายสุดท้ายค่าใช้จ่ายเหล่านั้นก็จะถูกผลักมาที่ผู้ซื้อ

5. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องกำหนดวิธีเลือกซัพพลายเออร์ อาจใช้หลัก Supply Positioning Model ซึ่งเป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์แยกแยะสินค้าและบริการ เพื่อกำหนดยุทธศาสตร์ในการจัดซื้อเพื่อใช้วางแผนการทำงานทั้งภายในบริษัทและในซัพพลายเชนให้มีความต่อเนื่อง  หาดูว่าการดำเนินงานของเราเอง เป็นต้นเหตุที่ทำให้ซัพพลายเออร์มีต้นทุนที่เพิ่มขึ้นหรือไม่ โดยฝ่ายจัดซื้อ ต้องพิจารณาตนเองให้ได้ว่า ในมุมมองของซัพพลายเออร์มีมุมมองต่อเราอย่างไรอาจใช้หลัก Supplier Preferencing Model มามองกลับหาความสัมพันธ์ที่มีซึ่งทำให้ฝ่ายจัดซื้อรู้ว่าซัพพลายเออร์คิดหรือมองฝ่ายจัดซื้ออย่างไรเช่น เราเป็นบริษัทที่น่าสนใจหรือน่าคบเพียงไหนอย่างไร ควรพิจารณาในหลายด้านไม่ว่าจะเป็น ชื่อเสียง ขนาดของบริษัท ยอดการสั่งซื้อ ความถี่ในการติดต่อสม่ำเสมอเพียงใด การเงินมีระบบการชำระเงินอย่างไร อัธยาศัยไมตรีที่มีในการติดต่อ เป็นต้น

6.  ฝ่ายจัดซื้อ ต้องนำแนวคิดทางการตลาดมาใช้ช่วยให้มากขึ้น เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถพิจารณาและบริหารจัดการทางการตลาดได้ดีกว่าคู่แข่งขัน อาจใช้เครื่องมือ Market Management Matrix ที่ช่วยจัดซื้อรู้ว่าควรต้องทำอะไรอย่างไรกับใครเช่น ต้องสร้างพันธมิตรธุรกิจกับซัพพลายเออร์รายใดในระดับใด จะต้องเพิ่มธุรกิจให้ชัพพลายเออรรายใดให้มีความสามารถอยู่ได้เพื่อเป็นทางเลือก ควรต้องเพิ่มความระมัดระวังในการสั่งสินค้าตัวใด ควรต้องเปลี่ยนซัพพลายเออร์รายใดเมื่อใด ควรประเมินประสิทธิภาพชัพพลายเออร์เพื่อจัดแบ่งกลุ่ม และหาวิธีจัดการซัพพลายเออร์แต่ละรายให้เหมาะสม

7. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องเข้าไปสังเกตการณ์และการให้ความช่วยเหลือซัพพลายเออร์ในบางเรื่องเช่น การเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุน ควรอธิบายให้ซัพพลายเออร์เข้าใจถึงปัญหาและความจำเป็นที่จะต้องมีการทำราคาให้ต่ำลง (Cost Down) โดยเข้าใจในหลักที่ว่าหากมีคู่แข่งขันที่สามารถทำต้นทุนได้ถูกกว่าซัพพลายเออร์เดิม ทางฝ่ายจัดซื้อบริษัทก็จะต้องปรับการสั่งซื้อจากแหล่งที่มีราคาถูกกว่า เพื่อให้ต้นทุนการผลิตของบริษัทฝ่ายจัดซื้อมีมูลค่าที่ต่ำและสามารถแข่งขันได้ในตลาดต่อไป อาจมีการเข้าไปสังเกตการณ์บริษัทซัพพลายเออร์ วิเคราะห์กระบวนการไปถึงวิธีการผลิต การใช้เทคโนโลยี วิธีการทำงาน เป็นต้น เพื่อช่วยหาวิธีที่จะลดต้นทุน บางครั้งในฐานะคนนอกเมื่อเข้าไปดูก็จะมองเห็นปัญหาของต้นทุนที่เกิดขึ้นดีกว่าฝ่ายที่ทำมาต่อเนื่องจนคุ้นชิน และทำการให้ข้อแนะนำและเสนอแนวทางปรับปรุงลดต้นทุนต่อไป

8. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องเริ่มนำเอาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) เข้ามาประยุกต์ใช้ในงานกระบวนการจัดซื้อเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพที่ดีขึ้น การใช้ระบบดังกล่าวเช่น ระบบบริหารความต้องการทรัพยากร (MRP), ระบบบริหารความต้องการในการผลิต (MRP II) หรือระบบบริหารทรัพยากรในองค์กร (ERP) เป็นต้น เพื่อจะทำให้องค์กรมีข้อมูลในการประมวลผลที่ถูกต้อง รวดเร็ว และความน่าเชื่อถือ เพื่อให้การติดตามความต้องการขององค์กรทั้งในเรื่อง วัตถุดิบ เครื่องมือ อุปกรณ์ วัตถุสำเร็จรูป รวมถึงเรื่องการเงิน โดยนำข้อมูลที่เก็บไว้มาทำการวางกลยุทธ์ในการจัดซื้อในทุกระดับเช่น ระดับปฏิบัติการ ระดับบริหาร และระดับองค์กรธุรกิจ ใช้วิเคราะห์กระบวนการทำงานและประเมินผลในการทำงาน ใช้ประกอบการตัดสินใจปรับปรุงการทำงานในครั้งต่อไป 

9. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องมีการทำวิจัยวัดประสิทธิภาพการจัดซื้ออย่างต่อเนื่อง ภายหลังจากที่มีการทำงานจัดซื้อไปสักระยะหนึ่ง แนวคิดและรูปแบบระบบการทำงานอาจไม่สามารถสนับสนุนหรือสอดคล้องกับสภาพปัจจุบันหรือสิ่งแวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงไป ดังนั้นควรต้องมีการกำหนดแผนวิจัยในเรื่องการจัดซื้อเพื่อให้สามารถสะท้อนการทำงานในองค์กร ให้เห็นถึงสภาพปัญหาการจัดซื้อเพื่อสร้างแบบจำลองในการจัดซื้อที่เหมาะสมกับการทำงานต่อไป

10.  ฝ่ายจัดซื้อ ต้องมีนโยบายที่เกี่ยวกับสังคมและสิ่งแวดล้อม ในปัจจุบันกระแสสิ่งแวดล้อมเป็นเรื่องที่มักถูกนำมากล่าวถึง ดังนั้นฝ่ายจัดซื้อควรต้องนำเรื่องนี้มาประกอบการพิจารณา ควรให้ความสำคัญกับซัพพลายเออร์ที่รับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อม (Corporate Social Responsibility: CSR) ตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ อาจดูจากมาตรฐานที่มีประกอบเช่น ISO เป็นต้น ซึ่งการเลือกซัพพลายเออร์ที่มี CSR ดี ก้จะเป็นการแสดงความรับผิดชอบต่อสังคมสร้างภาพต่อเนื่องที่ดีให้กับสินค้าและบริการของเรา

จะเห็นว่าจากการนำเอาภาระกิจงานทั้ง 10 เรื่อง จะช่วยให้เราสามารถทำการจัดซื้อจัดหาทรัพยากรที่ดี มีความสามารถในการสร้างประสิทธิภาพในการแข่งขันขององค์กรได้