1.ประเภทของเครื่องมือ เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ Show ตามลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติแล้ว จะมีเครื่องมือเครื่องใช้ที่มีเทคโนโลยีสูง เพื่อให้การปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารได้สะดวกรวดเร็วรวมทั้งการเก็บข้อมูล รวบรวมข้อมูล และข่าวสาร หรือการประเภทเครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงาน 1.ประเภทพิมพ์งานในสำนักงาน
แระกอบด้วยเครื่องต่างๆ ดังนี้ 3.4เครื่องผนึกซองจดหมาย รายละเอียดของเครื่องมือ เครื่องใช้ในสำนักงานอัตโนมัติประเภทต่างๆ มีดังนี้ 1. เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดเป็นสิ่งประดิษฐ์ที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่ง ต่องาน สำนักงานและการดำเนินธุรกิจ ซึ่งได้นำมาใช้เป็นเครื่องใช้สำนักงานเป็นเวลานานแล้ว หากขาดเครื่องพิมพ์ดีดไปแล้วธุรกิจต่าง ๆ ที่ทำกันอยู่ทุกวันนี้อาจจะหยุดชะงักได้ก็ได้ เครื่องพิมพ์ดีดสมัยก่อนเป็นเครื่องพิมพ์ดีดที่ใช้คนเคาะนิ้วลงบนแป้นอักษร ต่อมาก็ได้มีผู้คิดทำเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า และต่อจากนั้นก็ปรับปรุงเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าให้สามารถพิมพ์เอกสารได้อย่างสวยงามมากขึ้นและปัจจุบันเครื่องพิมพ์ดีดในสำนักงานหลายแห่งไม่ได้นำมาใช้ต่ออีกต่อไป
เพราะการนำเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบประมวลผลคำ (Word processing) มาใช้อย่างแพร่หลายจนเข้ามาแทนที่เครื่องพิมพ์ดีดเหล่านั้นไป 2. เครื่องอัดสำเนา (Duplicating machine) เป็นเครื่องทุ่นแรงชนิดหนึ่งใช้สำหรับอัดสำข้อความหรือหนังสือที่ต้องการเป็นจำนวนมากเครื่องอัดสำเนานี้มักจะเรียกกันจนติดปากว่า”โรเนียว” แต่ความจริงโรเนียวเป็นเครื่องหมายการค้าชนิดหนึ่งของเครื่องอัดสำเนา
การใช้เครื่องอัดสำเนาข้อความหรือจดหมายที่ต้องการได้โดยการพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงในกระดาษไข (Stencil) ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดแล้วนำกระดาษไขนี้เป็นแม่พิมพ์ใส่เข้ากับเครื่องอัดสำเนาจะต้องการจำนวนเท่าใดก็กระทำได้ในเวลารวดเร็ว เครื่องอัดสำเนานี้มีทั้งชนิดใช้แรงหมุน และชนิดหมุนด้วยกำลังไฟฟ้า และบางยี่ห้อก็ใช้หมึกบางยี่ห้อก็ใช้น้ำยาแอลกอฮอล์ และอาจอัดสำเนาต้นฉบับที่เป็นสีต่าง ๆ กันได้ 3. โทรศัพท์ เป็นสิ่งประดิษฐ์ที่สำนักงานไม่อาจจะขาดได้เพราะเป็นเครื่องมือสำหรับการใช้สื่อสารติดต่อสนทนาระหว่างบุคคลภายในด้วยกันเองหรือสนทนากับบุคคลภายนอก โทรศัพท์ได้รับการปรับปรุงให้มีความสามารถมากไปกว่าการต่อสายการรับและการสนทนากับอีกฝ่ายหนึ่งความสามารถที่เพิ่มขึ้นได้แก่ การบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ไว้ต่อโดยอัตโนมัติ การบันทึกเสียงของผู้เรียกเอาไว้เมื่อผู้ไม่อยู่รับโทรศัพท์ ฯลฯ อุปกรณ์สำคัญอย่างหนึ่งที่เกี่ยวกับโทรศัพท์ในสำนักงาน คือ อุปกรณ์ ชุมสายโทรศัพท์ภายในสำนักงานและใช้เชื่อมต่อการเรียกโทรศัพท์เข้ามาจากภายนอกไปยังโทรศัพท์ทุกเครื่องภายในสำนักงาน 4.โทรสาร ปัจจุบันเครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรบการสื่อสารสำหรับการส่งเอกสารจากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์ นอกจากนั้นโทรสารมประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการส่งภาพลักษณ์ของเอกสารต้นฉบับไปให้ผู้รับ เช่น เมื่อหน่วยงานจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าเสร็จแล้วก็อาจจะส่งใบสั่งซื้อนั้นผ่านโทรสารไปยังบริษัทผู้จำหน่ายได้ทันที พร้อมกันนั้นบริษัทก็จะได้เห็นรายละเอียดตลอดจนภาพตราลักษณ์ของหน่วยงานและภาพลักษณ์ของลายเซ็นของผู้บริหารที่มีอำนาจในการลงนามเอกสารได้ ทำให้เกิดความมั่นใจว่าเป็นเอกสารการสั่งซื้อที่แท้จริง 5. เครื่องติดดวงตราไปรษณียากร (Stamp Affixer) เป็นเครื่องชนิดที่ทำให้แสตมป์ชื้นเครื่องทุ่นแรงชนิดนี้ไม่ใช้ไฟฟ้า การใช้เครื่องนี้โดยการใช้แสตมป์ที่เป็นม้วน ๆ นำเข้าใส่เครื่องเมื่อกดปุ่มที่เครื่องก็สามารถตัดฉีกแสตป์นั้นออกได้ เครื่องติดดวงตราไปรษณีย์นี้เป็นที่นิยมกันมากเพราะเป็นการทุ่นเวลาได้มาก ในเมื่อมีจดหมายหรือเอกสารที่ต้องการส่งทางไปรษณีย์เป็นจำนวนมาก ๆ เครื่องติดดวงตราไปรษณียากรนี้สามารถจะบอกให้ทราบด้วยว่าไปรษณียากรที่ใช้ไปแล้วนั้นเหลือเท่าใด 6. เครื่องประทับตราไปรษณียากร (Postal Meter) เป็นเครื่องผนึกตราไปรษณียากร จดหมายสิ่งตีพิมพ์หรือพัสดุที่จะส่งทางไปรษณีย์ เมื่อทราบน้ำหนักก็จะทราบว่าจะเสียค่าไปรษณียากรตามที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยได้กำหนดไว้แล้วเป็นจำนวนเงินเท่าไร หากสำนักงานนั้นมีเครื่องพิมพ์ตราไปรษณียากรก็ไม่จำเป็นต้องปิดดวงตราไปรษณีย์ แต่จะนำจดหมายนั้นเข้าไปให้เครื่องนี้พิมพ์ตรา
ดังจะเห็นจากจดหมายต่าง ๆ ซึ่งในประเทศเราก็มีใช้กันอยู่หลายบริษัทแล้ว ถ้าหากเป็นพัสดุหรือสิ่งตีพิมพ์ที่ไม่สามารถนำสอดเข้าพิมพ์ได้ ก็ให้ใช้กระดาษขาวเหนียว ตามขนาดที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยบังคับไว้สอดเข้าไปพิมพ์แล้วจึงนำมาติดกับพัสดุภัณฑ์นั้นอีกทีหนึ่ง เครื่องชนิดนี้อำนวยความสะดวกให้เป็นอย่างมากสำหรับสำนักงานที่มีจดหมายและพัสดุส่งออกมาก การใช้เครื่องพิมพ์ตราไปรษณียากรนี้จะต้องขออนุญาตและจดทะเบียนที่การสื่อสารแห่งประเทศไทย
เจ้าพนักงานไปรษณีย์จะมาตั้งจำนวนครั้งและราคาของดวงตราและเมื่อใช้ไปประมาณ 1,000 บาท แล้วจะต้องนำเงินไปชำระอีกเป็นทุนสำรองไม่น้อยกว่า 5,000 บาท การใช้เครื่องชนิดนี้เป็นการลดงานของการสื่อสารแห่งประเทศไทยได้อีกด้วย และหากเป็นชนิดไฟฟ้าก็สามารถจะมีผนึกซองจดหมายได้อีกด้วย 7. เครื่องเปิดซองจดหมาย (Envelope Opener) การที่บริษัทหรือสำนักงานต่าง ๆ ได้รับจดหมายมาเป็นจำนวนมาก ๆ หากไม่มีเครื่องเปิดซองจดหมายโดยเฉพาะก็จะทำให้งานนั้นล่าช้าไปเปล่า ๆ เพราะจะอาศัยแต่เพียงกรรไกรตัดย่อมไม่ทันความต้องการ แต่ถ้ามีเครื่องเปิดซองก็อาจจะใช้ตัดริมซองจดหมายได้ครั้งละหลาย ๆ ซอง เพียงแต่ผู้ใช้เครื่องเคาะให้เอกสารหรือเอกสารหรือจดหมายนั้นลงไปอยู่อีกด้านหนึ่ง ๆ แล้วส่งให้ในเครื่องชนิดนี้
มีดจะตัดริมซองได้ด้วยความเร็วเมื่อเปิดซองแล้วเจ้าหน้าที่ก็นำเอกสารนั้นมาแนบไว้กับซองนั้น 8. เครื่องชั่งจดหมายและพัสดุ (Postal Scales) งานในสำนักงานหากมีจดหมายที่จะต้องส่งออกมาเครื่องชั่งจดหมายและพัสดุก็เป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากเช่นเดียวกันกับเครื่องติดดวงตราไปรษณียากรเพราะการจะทราบค่าไปรษณียากรให้ถูกต้องก็จะต้องทราบน้ำหนักก่อน และโดยเฉพาะอย่างยิ่งร้านสรรพสินค้าที่มีการจำหน่ายสิ่งของทางไปรษณีย์ย่อมเป็นสิ่งจำเป็น
เพราะเมื่อใดทราบน้ำหนักก็จะปิดดวงตราไปรษณีย์ตามน้ำหนักได้ตามต้องอัตราที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยได้กำหนดไว้เป็นการสะดวกและรวดเร็วอย่างยิ่ง 9. เครื่องผนึกซองจดหมาย (Envelope Sealing Machine) เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้เป็นเครื่องอัตโนมัติที่ประดิษฐ์ขึ้นเพื่อจะทำให้การที่ซองนั้นมีความชื้นแล้ผนึกซองได้ด้วย การใช้เครื่องนี้โดยนำเอาซองที่ได้บรรจุเอกสารไว้เพื่อผนึกบรรจุวางในที่ที่จะป้อนเข้าเครื่อง การวางซองต้องวางซ้อนราบ ๆ เพื่อให้เครื่องที่ให้กาวที่ซองชื้นก่อน แล้วเครื่องจะผนึกเสร็จเรียบร้อยได้โดยอัตโนมัติ เป็นการประหยัดเวลาได้เป็นอย่างมากเช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์ดวงตราไปรษณีย์ 10. เครื่องคำนวณเลข (Calculating Machine) เครื่องคำนวณเลขนี้แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ ชนิด Ten Key Machineและชนิด Full Key Machine เครื่องเหล่านี้สามารถที่จะคำนวณการบวก ลบ คูณ หาร ได้รวดเร็ว ผลลัพธ์นั้นจะปรากฏบนกระดาษม้วนหรือบนส่วนหนึ่งของเครื่องคำนวณเลข เหล่านั้น เครื่องชนิดนี้บางชนิดก็เป็นแต่เพียง Adding Machine เท่านั้น
คือสามารถที่จะบวกลบเท่านั้นและมีทั้งประเภทใช้มือโยกและใช้ไฟฟ้า สำหรับชนิด Full Key Machine นั้นเป็นเครื่องชนิดแป้นมากคือ ตอนบนมีแถวเป็นเลข 9 ตลอดแนว และแถวต่อๆ มาก็เป็นเลข 8,7,6, ฯลฯ ตลอดแถวจนเป็นเลข1 โดยแต่ละแถวมี 10 แป้น 11. เครื่องสั่งงาน
(Dictaphone) ตามสำนักงานห้างร้านใหญ่ๆที่มีปริมาณงานมากผู้บังคับบัญชาอาจไม่มีเวลาพอที่จะมาสั่งงานด้วนตนเองได้ เมื่อเป็นเช่นนี้ก็จำเป็นต้องใช้เครื่องสั่งงานอันเป็นเครื่องบันทึกเสียงชนิดหนึ่ง โดยผู้บังคับบัญชาสั่งงานไว้ในเครื่องนั้น เมื่อเลขานุการมาก็เปิดเครื่องฟังเครื่องชนิดนี้ขณะที่เปิดอาจจะหยุดได้ตามต้องการ ผู้ที่เชี่ยวชาญในการฟังมักจะฟังไปด้วยและพิมพ์ไปด้วย
และสามารถทำให้เสียงดังฟังได้เฉพาะหรือเสียงดังออกเช่นเครื่องบันทึกเสียงอื่นๆ 12. เครื่องลงบัญชี เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้มีประโยชน์มากสามารถอำนวยความสะดวกได้เป็นอย่างดียิ่งซึ่งมีอยู่หลายชนิดด้วยกัน บางชนิดสามารถใช้บวก หัก รวม ได้โดยอัตโนมัติจัดลำดับจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง บางชนิดก็สามารถผ่านบัญชีรายรับ รายจ่ายและบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมทั้งใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับสถิติ การบันทึกสินค้าคงคลัง และบางแบบก็ทำบัญชีของลูกค้าสมุดรายวันและพิสูจน์ยอดทั้งสองข้างได้ 2. ประโยชน์ที่ได้รับจากเครื่องมือ เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้เครื่องใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ
มีประโยชน์ต่อธุรกิจ 1. ลดต้นทุนการทำงานได้รวดเร็วมีประสิทธิภาพและถูกต้อง ผลงานต่อหน่วยถูก 3. วิธีการบำรุงรักษาเครื่องมือใช้ในระบบสำนักงาน เครื่องมือเครื่องใช้ทุกชนิด จะต้องมีวันชำรุด หรือเสื่อมสภาพซึ่งจะทำให้การปฏิบัติเกี่ยวกับข้อมูลต่างๆผิดพลาด ฉะนั้นผู้บริหารสำนักงานจะต้องมีการบำรุงรักษาเครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงานอัตโนมัติดังนี้ 4. วิธีควบคุมเครื่องมือใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ หน้าที่สำคัญอีกประการหนึ่งของผู้บริหารสำนักงาน คือการควบคุมเครื่องมือเครื่องสำนักงานเพื่อให้การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพยิ่งๆขึ้น และสามารถใช้เครื่องมือที่ทันสมัยและให้ได้ผลต่อการดำเนินงาน เพราะฉะนั้นถ้าขาดความรอบคอบในการบันทึกและควบคุมแล้วจะทำให้เครื่องมือนั้นสูญเสียหรือชำรุดได้
ฉะนั้นผู้บริหารงานสำนักงานควรเอาใจใส่ในเรื่องต่อไปนี้คือ เครื่องมือนั้นสูญเสียหรือชำรุดได้ ฉะนั้นผู้บริหารสำนักงานเอาใจใส่ในเรื่องต่อไปนี้คือ สรุป คอมพิวเตอร์ (Computer) หมายถึง อุปกรณ์ทางอิเล็คทรอนิกส์ ที่สามารถกำหนดชุดคำสั่ง (Programmed) เพื่อให้เกิดการรับข้อมูลจากส่วนนำเข้า (Input Unit) แล้วนำมาทำการประมวลผล (Processing) ให้เกิดเป็นสารสนเทศในส่วนแสดงผลลัพธ์ (Output Unit) ที่เกิดประโยชน์และเราเก็บสารสนเทศเหล่านี้ไว้ในส่วนสำรองข้อมูล (Secondary Storage) ที่เราสามารถนำกลับมาใช้หรือปรับแก้ได้ตามต้องการ 2. องค์ประกอบพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ ระบบคอมพิวเตอร์สวนบุคคลหรือที่เราเรียกว่า พีซี ที่เราสามารถพบเห็นได้บ่อบจะเห็นได้ว่าพีซีส่วนของอุปกรณ์นำข้อมูลเข้า ซึ่งจะนำข้อมูลไปสู่ส่วนการประมวลผลกลางที่อยู่ในเครื่อง(กล่องสี่เหลี่ยมด้านซ้ายของจอภาพที่เรียกว่า โปรเซสเซอร์ลักษณะกล่องวางเป็นแนวตั้งเราเรียกว่า “ทาวเวอร์” (Tower) เพราะมีลักษณะเหมือนหอคอย นิยมตั้งไว้ที่พื้นเพื่อประหยัดเนื้อที่ทำงาน) โดยผ่านอุปกรณ์ที่เราเรียกว่า เมาส์ คีย์บอร์ด หรือไมโครโฟน และแสดงผลในส่วนแสดงผลโดยผ่านอุปกรณ์ที่เรียกว่าจอภาพหรือเครื่องพิมพ์และถ้ามีเสียงก็จะส่งออกทางลำโพงได้เช่นกัน และถ้าต้องการเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ก็จะเก็บข้อมูลไว้ในส่วนสำรองข้อมูลโดยผ่านเครื่องอ่านและเขียนแผ่นดิสก์เก็ตปัจจุบันที่นิยมใช้ จะเป็นแผ่นดิสก์เก็ต ที่มีขนาด 31/2 นิ้ว หรือเก็บไว้ในเครื่องอ่านหรือเขียนฮาร์ดดิสก์ที่สามารถนำข้อมูลเข้าออกมาใช้ได้สะดวกและรวดเร็วกว่า นอกจากนี้เราอาจเก็บข้อมูลลงนุปกรณ์ที่เรียกว่าเครื่องอ่านและเขียน CD-ROMในลักษณะข้อมูลที่เป็นดิจิตอล 3. ความสามารถของคอมพิวเตอร์ สาเหตุสำคัญที่ทำให้คอมพิวเตอร์ได้รับความนิยมมากจนถึงกับต้องมีการจัดซื้อหาไปใช้ในหน่วยงาน ห้างร้าน และบริษัทต่างๆนั้น
เป็นเพราะความสามารถสำคัญหลายประการด้วยกันคือ เครื่องใช้ไฟฟ้าในสำนักงานมีอะไรบ้างเครื่องใช้สำนักงาน หมวดอุปกรณ์ไอที. คอมพิวเตอร์, โน๊ตบุ๊ค. โทรศัพท์มือถือ. แท็บเล็ต. เครื่องปริ้น. เครื่องถ่ายเอกสาร. เครื่องสแกนเนอร์. เครื่องทำลายเอกสาร. แฟลชไดรฟ์ USB.. ประเภทเครื่องใช้สำนักงาน มีอะไรบ้าง (10 ข้อ) เครื่องพิมพ์ดีดแบบธรรมดา (Manual Typewriter). เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า (Electronic Typewriter). เครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Typewriter). เครื่องถ่ายเอกสาร (Photocopier). เครื่องอัดสำเนา (Duplicating Machine). เครื่องปรุกระดาษไข (Scanner Machine or Electronic Scanner). เครื่องใช้สํานักงาน มีอะไรบ้าง ประโยชน์ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน
1. ช่วยให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย งานที่ผลิตได้นั้น จะแลดูเป็นระเบียบ อ่านง่ายชัดเจนมีประสิทธิภาพ 2. ช่วยลดต้นทุน และค่าใช้จ่าย งานเอกสารที่ทำได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ จะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย และลดต้นทุนในการผลิตลง
ของใช้สํานักงาน มีอะไรบ้างสำนักงานของราชการ (Bureau). สำนักงานอัตโนมัติ OA (office automation). สำนักงานไร้กระดาษ Paperless Office.. สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ E-Office (Electronic office). สำนักงานสีเขียว Green Office.. สำนักงานเสมือน Virtual Office.. |
เครื่องใช้ไฟฟ้าในสํานักงาน มีอะไรบ้าง บอกวิธีใช้ อย่างน้อย 10 อย่าง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.ketiadaan Inc.
