บทที่ 2: การจัดรูปแบบข้อความ การจัดรูปแบบข้อความ การกำหนดรูปแบบของข้อความในเซลล์บางอย่าง ไม่สามารถทำได้เมื่ออยู่ในสถานะป้อนคำ หรือ แก้ไข ซึ่งสังเกตได้จากแถบสถานะข้างล่าง หรือลักษณะกรอบล้อมรอบเซลล์ที่เป็นเส้นสีดำบาง และเคอร์เซอร์ที่กำลังกระพริบพร้อมรับการพิมพ์ แถบแสดงสถานะแก้ไข ลักษณะเคอร์เซอร์กระพริบ การออกจากสถานะป้อนคำ หรือ แก้ไข ทำได้โดยการกดแป้น Enter หรือกด Ctrl + Enter หรือคลิกที่เครื่องหมายถูก หน้าแถบสูตร ก็ได้ การจัดรูปแบบและลักษณะตัวอักษร การเปลี่ยนรูปแบบและลักษณะตัวอักษร โดยใช้ การจัดรูปแบบเซลล์ ใน Excel มีหน้าจอสำหรับจัดรูปแบบเซลล์ โดยเฉพาะ ซึ่งรวมการกำหนดรูปแบบหลายลักษณะไว้ด้วยกัน ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้
4. จะเกิดเมนูย่อย ซึ่งสามารถเลือกลักษณะต่าง ๆ ใน เซลล์ ได้
การจัดตัวหนังสือเอียง 5. จะได้ตัวหนังสือเอียง ตามต้องการ การตีเส้น
2. จากตัวอย่างนี้ ต้องการขีดเส้นใต้หมายเลข 30 ตำแหน่ง C3 5. เลือกลักษณะเส้นขอบที่ต้องการ 6. จะได้เส้นใต้ 2 เส้น ใต้เลข 30 ดังภาพ
7. หากต้องการตีตารางครอบคลุมทั้งหมด ให้เลือกบริเวณที่ต้องการก่อน (โดยคลิกแล้วลากคลุมบริเวณข้อมูล หรือ คลิกในบริเวณข้อมูลแล้วกด Ctrl + A) แล้วจึงกำหนดลักษณะของเส้นตามข้อ 5 8. ถ้าต้องการลบเส้นตาราง ให้เลือกบริเวณที่ต้องการลบ และ ไปที่แท็บหน้าแรก กลุ่มการแก้ไข คลิกเลือก ล้างรูปแบบ การตีเส้นตาราง 2. คลิกตำแหน่งใดก็ได้ในบริเวณ
A1- B5 (A1:B5) 4. จะเกิดหน้าต่างให้เลือกว่าตารางมีส่วนหัวหรือไม่
พร้อมทั้งมีขอบเขตของตารางให้ด้วย ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ 5. ในตัวอย่างมีส่วนหัว ให้คลิกเครื่องหมายถูกไว้ (ส่วนหัวในที่นี้คือ รายการ
ราคา) 7. จะสังเกตเห็นว่า ข้อความ
“กระดาษ” ไม่อยู่ในตาราง เนื่องจากไม่ติดกับชุดข้อมูลของตาราง และจะสังเกตเห็นว่ามีการกรองที่ส่วนหัวของตารางนี้ 11. จากนั้นให้ล้างรูปแบบออกไป (แท็บหน้าแรก กลุ่มแก้ไข คลิกล้างรูปแบบ) แต่จะสังเกตเห็นว่า หัวตารางยังคงอยู่ ถ้าไม่ต้องการให้ลบออกไปด้วยตนเอง การรวม เซลล์ และการจัดกึ่งกลาง 3. กดปุ่ม Ctrl+Enter และเลือกช่อง เซลล์ ตั้งแต่ B1 ถึง D1 ดังภาพ 4. ที่แถบริบบิ้น เลือกแท็บหน้าแรก กลุ่มจัดรูปแบบ และคลิกที่ ปุ่ม ผสานและจัดกึ่งกลาง ( ) ดังภาพ 5. ข้อความจะถูกรวมกัน
และจัดกึ่งกลาง การใส่สีพื้นหลัง ถ้าเราต้องการให้พื้นสีของคำว่า "รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน" มีสีพื้น ก็สามารถทำได้โดยง่าย ดังนี้ 3. คลิกเลือกแถบ Patterns และคลิกเลือกสีตามต้องการ 4. อีกวิธีหนึ่ง คือการเลือกบริเวณที่ต้องการเติมสีพื้นหลัง และเลือก จัดรูปแบบเซลล์… และเลือกแถบ การเติม จะสามารถเลือกกำหนดสีได้ตามต้องการ การจัดรูปแบบตัวเลข โดยปกติ Excel จัดเก็บข้อมูลตัวเลขในเซลล์ในลักษณะตัวเลขแท้ ๆ ที่ไม่มีรูปแบบใด ๆ ทั้งสิ้น ทั้งนี้ Excel จะจัดรูปแบบให้โดยอัตโนมัติ ถ้าผู้ใช้พิมพ์รูปแบบลงในเซลล์ด้วย เช่น 5%
โปรแกรม Excel จะจัดรูปแบบตัวเลขเป็นลักษณะเปอร์เซ็นต์ 3. การจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์
Excel จะนำ 100 คูณกับค่าในเซลล์ และใส่เครื่องหมาย % ให้ ดังนั้น ถ้าต้องการให้แสดง 7% ต้องพิมพ์ .07 และกำหนดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ จะได้ 7% ตามต้องการ
หรืออาจจะพิมพ์ 7% เข้าในเซลล์โดยตรง ก็จะได้ค่าเดียวกัน คือ .07
5. ในกรณีที่ไม่มีรูปแบบที่ต้องการ เราสามารถกำหนดรูปแบบให้กับตัวเลขได้ โดยใช้หน้าต่าง การจัดรูปแบบเซลล์ และที่แถบตัวเลข คลิกเลือกกำหนดเอง และสามารถเลือก หรือพิมพ์รูปแบบเพิ่มเติมได้ เช่น จัดรูปแบบตัวเลขไทย ให้เลือก t#,##0 เป็นต้น 6. จะได้ผล ดังนี้การจัดข้อความให้ขึ้นบรรทัดใหม่ใน เซลล์ การพิมพ์ตัวอักษรในเซลล์ บางครั้งยาวมาก ถ้าเซลล์ถัดมามีข้อความอยู่ ก็จะทำให้ข้อความในเซลล์ แรกถูกตัดหายไป ดังภาพ จะเห็นว่า นามสกุล ของนายวิทยาถูกตัดออกไป เนื่องจาก ช่อง เซลล์ ถัดมา มีข้อมูลอยู่ ถ้าเราต้องการดูข้อมูลทั้งหมดในเซลล์ เราต้องจัดรูปแบบเซลล์
ให้มีการขึ้นบรรทัดใหม่ หรือ Wrap text ซึ่งมีวิธีการดังนี้ 4. วิธีการอีกอย่างหนึ่งคือ ในขณะพิมพ์ ถ้าต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์ ให้กดปุ่ม Alt ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม Enter (Alt+Enter) จะบังคับให้ขึ้นบรรทัดใหม่ให้ในเซลล์เดียวกัน แม้ว่าจะมีการขยายเซลล์ให้ยาวขึ้น ก็จะยังคงรักษาบรรทัดไว้ดังเดิม เช่น
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข วิธีจัดรูปแบบตามเงื่อนไข มีดังนี้ 1. คลิกเลือกบริเวณข้อมูลที่ต้องการ ในตัวอย่างให้คลิกเลือก ตำแหน่ง C2 ถึง C12 3. จะมีตัวเลือกย่อยให้เลือก
VDO ประกอบการใช้งานบทที่ 2 VDO การจัดรูปแบบตัวอักษรและตัวเลขVDO การจัดรูปแบบสีพื้นและเส้นขอบVDO การจัดรูปแบบเป็นตารางVDO การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข |