คุณภาพ วัตถุดิบ ต้อง พิจารณา อะไร บาง

เป็นตัวขับเคลื่อนของห่วงโซ่อุปทาน (Supply  Chain) และโลจิสติกส์ (Logistic)  ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ในการเพิ่มขีดความสามารถ ในการแข่งขันของกิจการ การบริหารจัดการเริ่มแรกของกระบวนการจัดซื้อ คือการจัดซื้อวัตถุดิบ (Purchasing  Materials) และการจัดหาวัตถุดิบ (Supply  Materials) โดยฝ่ายจัดซื้อจะต้องทำการสรรหาและคัดเลือกผู้ขายเพื่อให้ตอบสนองต่อความต้องการของกิจการ และหากการคัดเลือกผู้ขายมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดี จะส่งผลทำให้การควบคุมภายในของกิจการมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ปัจจัยที่มีผลต่อการคัดเลือกผู้ขาย (Evaluate and Select Suppliers) ประกอบด้วย

1. ปัจจัยด้านราคา (Unit Price) เป็นปัจจัยหลักที่สำคัญที่เป็นตัวบ่งชี้ในการคัดเลือกผู้ขาย (ซัพพลายเออร์) เนื่องจากราคาเป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพในการแข่งขันอันนำมาซึ่งความได้เปรียบทางการค้า หากผู้ขายมีความสามารถในการนำเสนอราคาในระดับที่เหมาะสมหรือต่ำกว่าผู้ขายรายอื่นได้นั้น ย่อมแสดงให้เห็นถึงโอกาสในการแข่งขันด้านราคาเช่นกัน

2. ปัจจัยด้านคุณภาพสินค้า (Quality) เป็นปัจจัยที่เป็นตัวชี้วัดความมีประสิทธิภาพของตัวสินค้าหรือวัตถุดิบ หากวัตถุดิบมีคุณภาพกิจการจะลดโอกาสในการผลิตสินค้าที่ไม่ผ่านคุณภาพได้ อันจะนำมาซึ่งความไว้วางใจและความเชื่อมั่นในตัวสินค้าที่ลูกค้ามีต่อเรา

3. ปัจจัยด้านทำเลที่ตั้ง (Location) เป็นปัจจัยที่มีผลต่อการให้บริการหรือดูแลสินค้าของกิจการ หากผู้ขายทำเลที่ตั้งไกลจากกิจการ อาจทำให้ประสบปัญหาอื่น ๆ ตามมา เช่น ค่าขนส่งที่สูงขึ้น เป็นต้น

4. ปัจจัยด้านระยะเวลาการสั่งซื้อและการจัดส่งสินค้า (Lead Time Ordering) เป็นปัจจัยที่วัดประสิทธิภาพการดำเนินการของผู้ขาย หากระยะเวลาการสั่งซื้อและการจัดส่งสินค้าใช้เวลานาน ส่งผลให้กิจการมีต้นทุนในการเก็บรักษาที่สูงขึ้น

5. ปัจจัยด้านการให้บริการ (Service) เป็นปัจจัยสนับสนุนสำหรับการตัดสินใจในการสั่งซื้อสินค้า หากผู้ขายมีการให้บริการที่มีคุณภาพและมีการให้บริการหลังการขาย จะช่วยให้การดำเนินงานของกิจการมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ทำไมต้องพิจารณาปัจจัยการคัดเลือก

อย่างไรก็ดีกิจการควรจะพิจารณาปัจจัยโดยรวมทั้ง 5 ตัวประกอบกัน ทั้งนี้เพื่อความเหมาะสมและเป็นไปตามวัตถุประสงค์ในการจัดซื้อของกิจการภายใต้สภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันด้วย เนื่องจากผู้ขายหนึ่งรายอาจมีจุดแข็งในปัจจัยบางตัว เช่น เรื่องคุณภาพ สเปคสินค้า และการให้บริการ ในขณะที่ปัจจัยบางตัวก็อาจมีคุณสมบัติที่ด้อยกว่าผู้ขายรายอื่นเป็นต้น

          องค์กรทุกองค์กรจะมีจุดมุ่งหมายขององค์กร ไม่ว่าจุดมุ่งหมายจะเขียนออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่ก็ตาม และโดยปกติแล้ว จุดมุ่งหมายหลักขององค์กรก็คือการได้ผลตอบแทนที่ดี และการความสามารถดำรงอยู่ได้ในตลาด และอาจรวมไปถึงความต้องการการเป็นผู้นำทางการตลาด ซึ่งเป้าหมายเหล่านี้จะบรรลุได้นั้น องค์กรจะต้องสามารถตอบสนองกับความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งความต้องการของลูกค้าคงจะหนีไม่พ้นการได้รับสินค้า หรือบริการที่มีคุณภาพ ในเรื่องของคุณภาพสินค้านั้น จุดเริ่มต้นของคุณภาพสินค้าคงจะปฏิเสธไม่ได้ว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดคือการใช้วัตถุดิบที่มีคุณภาพ  ซึ่งกระบวนการคัดเลือกวัตถุดิบจะเข้ามามีบทบาทที่สำคัญ

1. การคัดเลือกวัตถุดิบหรือชิ้นส่วน

การคัดเลือกวัตถุดิบหรือชิ้นส่วน มีหลายๆ ปัจจัยเข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งโดยปกติแล้วจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การใช้งาน เช่น  คุณภาพหรือลักษณะที่ต้องการของกระจกหน้ารถยนต์ จะมีความแตกต่างจากคุณภาพหรือลักษณะที่ต้องการของกระจกสำหรับใช้งานอื่นๆ อย่างไรก็ตามปัจจัยที่เกี่ยวข้องและมักจะถูกนำมาใช้เป็นเกณฑ์สำหรับการคัดเลือกวัตถุดิบหรือชิ้นส่วน ได้แก่ คุณภาพของวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนนั้น ระบบบริหารคุณภาพของผู้ผลิตวัตถุดิบ ความใกล้ไกลและความรวดเร็วในการจัดส่งวัตถุดิบ และ ฯลฯ ซึ่งรายละเอียดแต่ละหัวข้อมีดังนี้คือ

1.      ถ้าวัตถุดิบ หรือชิ้นส่วน ที่จะจัดซื้อ เป็นผลิตภัณฑ์ที่ได้กำหนดไว้ในพระราชกฤษฎีกากำหนดให้ต้องเป็นไปตามมาตรฐาน เช่น มันสำปะหลังอัดเม็ดแข็ง หลอดไฟฟ้า ท่อไอเสียรถจักรยานยนต์ เป็นต้น ควรเลือกวัตถุดิบ หรือชิ้นส่วนที่ได้รับการรับรองมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม (มอก.) เพราะเป็นหลักประกันเบื้องต้นว่า วัตถุดิบ หรือชิ้นส่วน ที่รับเข้ามามีมาตรฐานในระดับหนึ่งแล้ว เนื่องจากวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนที่ได้รับการรับรอง มอก. เหล่านี้ จะถูกตรวจสอบ/ทดสอบ จากสำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมแล้วว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ และหลังจากได้รับการรับรอง มอก. แล้ว ก็จะยังถูกสุ่มตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์อีกเป็นระยะๆ

2.      ในกรณีที่วัตถุดิบ เป็นสิ่งที่สามารถเน่าเสีย ได้เช่น วัตถุดิบประเภท เนื้อสัตว์ ปลา ไข่ ผัก ผลไม้ ฯลฯ การคัดเลือกจะต้องพิจารณาจากความสดใหม่ และคุณลักษณะเฉพาะเช่น ลำไย นอกจากจะสดใหม่แล้ว ขนาด และรสชาติความหวาน ควรจะได้ตามเกณฑ์

3.      ราคา ปัจจัยนี้มักจะถูกนำมาใช้เป็นปัจจัยหลักในการตัดสินใจ ซึ่งบางครั้งอาจทำให้ได้วัตถุดิบที่คุณภาพไม่ถึงเกณฑ์ และส่งผลต่อคุณภาพของสินค้าที่เราผลิตทั้งในระยะสั้น และระยะยาวได้ ดังนั้นจึงควรระลึกอยู่เสมอว่า ของดีราคาถูก ไม่มี (หรือมีน้อยมาก) มีแต่ของดีราคาเหมาะสม (บางครั้งของที่มีราคาแพง ก็ใช่ว่าจะมีคุณภาพดีเสมอไป)

4.      ผู้จัดส่ง/ผู้ส่งมอบ (supplier) มีระบบการบริหารงานคุณภาพที่ได้มาตรฐาน เช่น ระบบบริหารงานคุณภาพมาตรฐาน ISO9000 ระบบบริหารงานคุณภาพมาตรฐาน QS9000 หรือ ระบบบริหารงานคุณภาพมาตรฐาน QSME เป็นต้น เพราะถ้าผู้ขายวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนให้เราได้รับการรับรองระบบบริหารคุณภาพ จะทำให้เรามั่นใจได้ในระดับหนึ่งว่า วัตถุดิบ หรือชิ้นส่วน ที่จัดส่งมาให้เราจะมีคุณภาพไม่เปลี่ยนแปลงจากรุ่นก่อนๆ มากนัก เพราะวัตถุดิบ หรือชิ้นส่วนเหล่านี้จะถูกผลิตภายใต้ระบบ และกระบวนการที่มีขั้นตอน และการควบคุมที่ชัดเจน อีกทั้งยังเป็นการแสดงให้เห็นถึงการตระหนัก และใส่ใจในเรื่องคุณภาพของผู้บริหารในองค์กรนั้นอีกด้วย

5.      ความสามารถในการผลิตของผู้ส่งมอบ ในกรณีนี้ต้องวิเคราะห์ให้ชัดเจนว่า ผู้ส่งมอบมีกำลังการผลิตเท่าใด เพียงพอกับปริมาณความต้องการของเราหรือไม่ ระบบการจัดเก็บสินค้า (stock) เป็นอย่างไร และในกรณีเกิดเหตุสุดวิสัย เช่น ต้องหยุดการผลิตเนื่องจากเครื่องจักรขัดข้อง เราจะมีวิธีการแก้ไขปัญหาการขาดวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนได้อย่างไร วิธีการแก้ปัญหานี้บริษัทส่วนใหญ่ จะใช้วิธีการคัดเลือกผู้ขายวัตถุดิบแต่ละอย่าง ซึ่งผลิตวัตถุดิบที่มีคุณภาพ อย่างน้อย 2-3 ราย

6.      ความรวดเร็ว และการตรงต่อเวลาในการจัดส่ง การจัดส่งวัตถุดิบได้รวดเร็ว และตรงต่อเวลา ทั้งในด้านปริมาณ และคุณภาพของ วัตถุดิบ เป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งของผู้ขายที่ดี เพราะการจัดส่งวัตถุดิบหากไม่ตรงต่อเวลา สามารถทำให้แผนการผลิตของเราไม่เป็นไปตามที่วางไว้ ส่งผลให้ไม่สามารถผลิตสินค้า และจัดส่งให้กับลูกค้าได้ทันตามกำหนด

7.      ข้อเท็จจริงด้านคุณภาพ ปัจจัยนี้เป็นปัจจัยสำคัญที่สุดสำหรับองค์กรที่เน้นความสำคัญด้านคุณภาพ ข้อเท็จจริงด้านคุณภาพ ได้มาจาก การตรวจสอบ หรือทดสอบ ผลิตภัณฑ์ นั้น ว่าเป็นไปตามเกณฑ์ หรือข้อกำหนดมาตรฐานที่ต้องการ

นอกจากปัจจัยที่กล่าวมาข้างต้น ยังมีปัจจัยอื่นๆ อีก ที่ถูกนำมาพิจารณา เช่น ชื่อเสียงของผู้ผลิตหรือ ผู้ขาย ส่วนลด หรือ โปรโมชั่นพิเศษ ของผลิตภัณฑ์ ที่ผู้ขายเสนอ การรับประกันของผู้ขาย และ ข้อตกลงหรือสัญญาระหว่างผู้ขาย และผู้ผลิต เป็นต้น  นอกจากนี้ในกรณีที่วัตถุดิบเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นตามฤดูกาลแล้ว การเลือกวัตถุดิบจะต้องมีการคำนึงถึงฤดูกาลด้วย เช่นองค์กรที่ทำสัปปะรดกระป๋องและน้ำสัปปะรด ก็ต้องมีการซื้อวัตถุดิบ ซึ่งก็คือสัปปะรดเก็บไว้ในฤดูที่มีสัปปะรดมาก เนื่องจากจะมีราคาต่ำและคุณภาพของสัปปะรดจะค่อนข้างดี การซื้อวัตถุดิบนอกฤดูกาลนั้น วัตถุดิบจะมีราคาสูงและคุณภาพไม่ดี ดังนั้น จึงต้องมีการประมาณการขายที่ดี เพื่อที่จะสามารถประมาณการใช้วัตถุดิบได้อย่างถูกต้อง

          โดยปกติกระบวนการในการคัดเลือกผู้ขาย/ผู้จัดส่ง จะเริ่มจากการที่เราได้ ตรวจสอบ หรือทดสอบ วัตถุดิบหรือชิ้นส่วน ว่าเป็นไปตามข้อกำหนดหรือเกณฑ์มาตรฐานที่ตั้งไว้ จากนั้นพิจารณารายละเอียดอื่นๆ ดังที่กล่าวมาแล้ว และมีการจัดทำบัญชีรายชื่อผู้ขาย ซึ่งจะมีความสำคัญในเรื่องการควบคุมคุณภาพ คือเป็นการตกลงใจแล้วว่าเราจะซื้อวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนจากผู้ขายที่มีรายชื่ออยู่ในบัญชีรายชื่อนี้เท่านั้น (บัญชีรายชื่อผู้ขาย สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ในกรณีที่เราพบว่าผู้ขายบางรายไม่สามารถรักษาคุณภาพของวัตถุดิบหรือชิ้นส่วน เราสามารถตัดออกจากบัญชีรายชื่อผู้ขายได้ ในทางกลับกัน หากมีผู้ขายรายอื่นที่ผ่านเกณฑ์ เราก็สามารถเพิ่มรายชื่อเข้าไปในบัญชีรายชื่อได้)

ในองค์กรใหญ่ ๆ นั้น จะมีการให้คะแนนผู้ขายวัตถุดิบ และถ้าพบว่าผู้ขายวัตถุดิบรายใดมีคะแนนต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนดก็จะไม่ซื้อวัตถุดิบกับผู้ขายรายนั้น ๆ อีก แต่ก่อนที่จะปฏิเสธการซื้อวัตถุดิบนั้นจะมีการตักเตือน เพื่อให้ผู้ขายรับทราบและทำการแก้ไขปรับปรุง ซึ่งจะส่งผลต่อคะแนนของผู้ขายเอง และในกรณีที่องค์กรมีขนาดใหญ่มาก ๆ นั้น องค์กรนั้นอาจทำการแทรกแซงการบริหาร หรือมีการจัดส่งผู้เชียวชาญเข้าไปให้คำแนะนำช่วยเหลือ เพื่อเข้าไปจัดการและปรับปรุงการผลิตของผู้ขายให้มีประสิทธิภาพ และผลิตวัตถุดิบที่มีคุณภาพตามที่องค์กรต้องการ โดยการแทรกแซงนี้จะทำให้ได้วัตถุดิบที่ต้องการและราคาประหยัด เนื่องจากประสิทธิภาพของผู้ขายดีขึ้น แสดงว่าต้นทุนการผลิตต่ำลง ดังนั้นผู้ขายก็น่าจะสามารถขายได้ในราคาที่ต่ำลงด้วย

          การรับวัตถุดิบ หรือชิ้นส่วนเข้า เป็นเรื่องสำคัญอีกเรื่องหนึ่งในการควบคุมคุณภาพ แม้เราจะสั่งซื้อวัตถุดิบกับผู้ขายที่อยู่ในบัญชีรายชื่อผู้ขายหรือวัตถุดิบนั้นได้รับมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมแล้วก็ตาม ไม่สามารถรับประกันคุณภาพของวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนนั้นได้ ร้อยเปอร์เซ็นต์ ดังนั้นก่อนการรับเข้า เราต้องมีการตรวจสอบหรือทดสอบก่อนเสมอ ซึ่งในการตรวจสอบหรือทดสอบนี้อาจทำการตรวจสอบ ร้อยเปอร์เซ็นต์ ในกรณีที่วัตถุดิบหรือชิ้นส่วนมีปริมาณน้อย หรือไม่เสียเวลามาก หรือ มีผลต่อผลิตภัณฑ์ที่จะก่อให้เกิดอันตรายต่อผู้ใช้อย่างร้ายแรง แต่ถ้าเป็นกรณีที่วัตถุดิบหรือชิ้นส่วนมีปริมาณมาก อาจใช้วิธีการชักตัวอย่างตรวจสอบ

3. การจัดเก็บวัตถุดิบหรือชิ้นส่วน

          เมื่อคัดเลือกวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนที่มีคุณภาพเข้ามาแล้ว หากเราไม่ได้ให้ความสำคัญกับการจัดเก็บรักษาที่ดีเท่าที่ควร ก็จะทำให้วัตถุดิบหรือชิ้นส่วนเกิดการชำรุด เสียหายได้ ดังนั้นในการจัดเก็บรักษาวัตถุดิบหรือชิ้นส่วน เราควรจะพิจารณาถึงเรื่องต่างๆ เหล่านี้ประกอบด้วย เช่น

1.      สถานที่จัดเก็บ สามารถป้องกันความเสียหายอันเนื่องมาจาก ความชื้น ความร้อน และสัตว์พวกหนู หรือ แมลงบางชนิด ได้

2.      ต้องพิจารณาสภาพแวดล้อมการจัดเก็บ เพราะวัตถุดิบ หรือชิ้นส่วนบางประเภท เช่น ยางบางชนิด หรือ น้ำยาเคมีบางชนิด จะเสื่อมสภาพได้ง่าย จำเป็นต้องเก็บรักษาในที่ๆ มีอุณหภูมิต่ำ

3.      การจัดเก็บควรจัดทำให้เป็นระบบการจัดเก็บที่สามารถ ทวนสอบได้ว่า วัตถุดิบหรือชิ้นส่วนแต่ละรุ่นที่อยู่ในโกดังนี้ รับเข้ามาตั้งแต่เมื่อไร มีปริมาณเท่าใด ซึ่งจะมีประโยชน์ทั้งในแง่ของการตรวจนับจำนวน และการเบิกไปใช้งาน

4.      ควรจัดให้มีระบบการเบิกจ่าย โดยปกติแล้วระบบการเบิกจ่ายวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนเพื่อนำไปใช้งานส่วนใหญ่จะใช้ระบบ เข้าก่อน-ออกก่อน (First in – First out, FIFO) เพื่อเป็นการหมุนเวียนให้วัตถุดิบที่รับเข้ามาก่อนได้ถูกนำไปใช้ก่อนที่จะเสื่อมสภาพเพราะกาลเวลา

โดยสรุปแล้ว การเลือกวัตถุดิบนั้นมีส่วนทำให้วัตถุประสงค์ขององค์กรเป็นไปตามที่ได้ตั้งไว้ โดยวัตถุประสงค์ขององค์กรส่วนใหญ่จะกล่าวเกี่ยวกับผลตอบแทน และการสามารถดำรงอยู่ในตลาด ซึ่งการเลือกวัตถุดิบที่ดีและมีประสิทธิภาพนั้นจะมีส่วนช่วยให้องค์กรบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ การเลือกวัตถุดิบที่ดีและมีประสิทธิภาพนั้น โดยหลักแล้ว ก็คือการเลือกวัตถุดิบที่มีคุณภาพดี มีราคาที่เหมาะสม และสามารถจัดส่งในจำนวนที่ต้องการได้ในเวลาที่ต้องการ