คุณสมบัติ ใหม่ของโปรแกรม Microsoft Access 2022

Microsoft Access คือ อะไร

Microsoft Access สามารถสร้างโปรแกรมประยุกต์ เพื่อใช้จัดเก็บและจัดการข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ โดย Microsoft Accessสามารถสร้าง Form เพื่อเป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้ เพื่อสะดวกกับการป้อนเข้าข้อมูลไปยัง Table และสามารถสร้างปุ่มบน Form เพื่อสั่งให้เปิด Form หรือ Report ทีต้องการได้ และยังสามารถทำการเขียนโปรแกรมเพื่อสั่งการควบคุมได้ด้วย Macro หรือ  VBA ได้อีกด้วย

Ref : https://support.office.com/en-us/access

หากถามว่า Microsoft Access คืออะไร

คำตอบคือ Microsoft Access เป็นโปรแกรมสำหรับจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) ที่มีเครื่องมือในการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ได้

ทั้งนี้ขนาดของไฟล์ Microsoft Access จะมีขนาดไม่เกิน 2 GB  ซึ่งพื้นที่การจัดเก็บในไฟล์นั้น รวมทุก Object ที่อยู่ใน Microsoft Access  ซึ่งได้แก่  Table , Query , Form , Report ,Macro และ Module

Object Table  ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูล

แต่ทั้งนี้ต้องมีการออกแบบฐานข้อมูลเพื่อดูว่าข้อมูลจะต้องจัดเก็บในตารางใดบ้าง
รวมถึงสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง  ซึ่งมีเป้าหมายหลัก ๆ เพื่อลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลให้มากที่สุด

Object Query  มีหน้าที่สืบค้นข้อมูล 

เช่น จากรูปตัวอย่าง ต้องการรายชื่อผู้ติดต่อที่อยู่เมือง Chicago และอายุอย่างน้อย 40 ปี
จึงมีการ Criteria ดังรูป   นั่นหมายถึงว่า เราจำเป็นต้องรู้จักการใช้ฟังก์ชันเพื่อทำให้เราสามารถสืบค้นข้อมูลได้ตามต้องการ

Ref : https://support.office.com/en-us/access

Object Form มีหน้าที่เป็น User Interface หรือเป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้

เพื่อจะใช้ดึงข้อมูลจาก Table หรือ Query มาแสดง รวมถึงสามารถ ป้อน หรือ แก้ไขข้อมูลได้ด้วย  
ทั้งนี้เราใช้ฟอร์มเพื่อเข้าถึงข้อมูลได้ แต่ข้อมูลที่กล่าวถึงนั้น จะถูกจัดเก็บไว้ที่ Table

Ref : https://support.office.com/en-us/access

Object Report  มีหน้าที่แสดงข้อมูลเท่านั้น

ทั้งนี้เนื่องจาก ที่ Query และ ที่ Table ไม่สามารถจัดรูปแบบได้ตามต้องการได้

Ref : https://support.office.com/en-us/access
 

Object Macro เป็นชุดคำสั่งที่มี Action

เป็นชุดคำสั่ง Action ที่ ทำหน้าที่ช่วยทำให้ Form มีความอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น
ตัวอย่างจากรูปภาพ สั่งให้เปิด Form Customers Form แล้วสั่งให้ไปที่ New Record

Ref : https://support.office.com/en-us/access
 

Object Module  มีหน้าที่สำหรับใช้เขียน Code

ด้วยโครงสร้างภาษา Visual Basic (VBA) เพื่อใช้พัฒนาฟอร์มให้มีความอัตโนมัติยิ่งขึ้น

ซึ่งจาก Object ต่าง ๆ ที่แสดงมานั้น หากต้องการทำความเข้าใจ และ ทดลองสร้าง เพิ่มเติม ทาง 9Expert มีหลักสูตรต่าง ๆ ดังนี้

1. Microsoft Access Intermediate  จะเน้นที่ Table , Query และ การสร้าง Form และ Report ด้วยวิธีอัตโนมัติ รวมให้เห็นภาพรวมการทำงานร่วมกันของทั้ง 4 Object นี้
2. Advanced and Macro Microsoft Access  เน้น Object Macro  และ รู้จักหน้าที่ และการกำหนดค่าคุณสมบัติ ของ Form , Report และ Control ต่างๆ มากยิ่งขึ้น
3. VBA Microsoft Access เน้น Object Module  ซึ่งสอนเขียน Code VBA Microsoft Access ตั้งแต่เริ่มต้น

บทความที่เกี่ยวข้อง

แนะนำกี่ยวกับ Access

Microsoft Access เป็นโปรแกรมในการจัดการระบบฐานข้อมูล (Database Management System) ที่สามารถจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากๆ เข้ามาและยังสามารถพัฒนาแบบฟอร์ม (Form) และสร้างรายงาน (Report) ได้อีกด้วย โดยสามารถใช้พัฒนาระบบงานง่ายๆ จนถึงซับซ้อน ได้ และยังสามารถใช้งานพร้อมกันหลายๆ คน ได้ โดยมีส่วนประกอบที่สำคัญของ Microsoft Access ดังนี้

Objects ใน Microsoft Access

1. ตาราง (Table) คือ ตารางจัดเก็บข้อมูล โดยจำเป็นต้องออกแบบ เพื่อรองรับกับการทำงาน
2. คิวรี่ (Query) คือ แบบสอบถาม เพื่อสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล
3. ฟอร์ม (Form) คือ แบบฟอร์ม เพื่อใช้เป็นหน้าจอในการ กรอกข้อมูล หรือ แสดงผลข้อมูล
4. รายงาน (Report) คือ รายงาน ที่เป็นผลลัพธ์ เพื่อใช้แสดงผล และพิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์
5. มาโคร (Macro) คือ ชุดคำสั่งอัตโนมัติที่ใช้สั่งงานให้ทำงานตามที่ต้องการ
6. โมดูล (Module) คือ ชุดคำสั่งขั้นสูงที่จะให้นักพัฒนาระบบสามารถปรับแต่ง สั่งงาน ให้ทำงานตามที่ต้องการได้

ประโยชน์ของ Microsoft Access

Microsoft Access ถูกนำไปใช้งานในระบบฐานข้อมูลได้ในหลากหลายธุรกิจ รองรับการทำงานพร้อมๆ กัน (Concurrent Usage) รองรับการพัฒนาปรับแต่ง และนำไปใช้กับระบบอื่นๆ ได้ สามารถ Import/Export Data ไปยังระบบต่างๆ เช่น Excel, SQL Server, Text File เป็นต้น

ลักษณะงานเหมาะกับ Microsoft Access

• งานด้านลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Management)
• งานระบบ เช่า / ยืม-คืน สินค้า (Rental System)
• งานติดตามใบสั่งซื้อ (Order Tracking)
• งานระบบ ซื้อ/ขาย สินค้า (Order and Purchase System)
• งานติดตามงานในองค์กร (Task Tracking)
• งานบันทึกสินค้าคงคลัง และจัดการสินทรัพย์ (Inventory and Asset Tracking)

ข้อจำกัดของ Microsoft Access

เนื่องจากว่า Microsoft Access เป็นระบบฐานข้อมูลในรูปแบบที่เป็นไฟล์ ซึ่งจะมีนามสกุล .accdb หรือ .mdb (ในเวอร์ชั่น 2003)

• การใช้งานหลายคนจำเป็นจะต้องแชร์ข้อมูล (Sharing) ซึ่งจะต้องกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงให้เหมาะสม
• รองรับขนาดไฟล์สูงสุด คือ 2 GB.
• หากไฟล์เสีย อาจจะทำให้ทุกเครื่องใช้งานไม่ได้ ดังนั้นจำเป็นต้อง Backup และดูแลรักษาให้ถูกวิธี

หน่วยงานที่ได้นำเอา Microsoft Access / Office 365 มาประยุกต์ใช้

หลายๆ หน่วยงานมีการนำเอา Microsoft Office / Microsoft 365 มาประยุกต์ใช้งานในองค์กรอย่างเป็นระบบ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และ Productivity ได้เป็นอย่างดี
https://products.office.com/en-us/business/office-365-customer-stories-office-testimonials

คลิกที่รูปเพื่อแสดงภาพขนาดใหญ่