โปรแกรม Microsoft Access 2010 เหมาะสมกับงานใด

หลายคนเริ่มหันมาใช้งาน Access เมื่อโปรแกรมที่พวกเขากำลังใช้ในการติดตามข้อมูลบางอย่างอยู่นั้น เริ่มที่จะไม่เหมาะกับงานที่ทำอยู่ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นผู้วางแผนเหตุการณ์ และคุณต้องการติดตามรายละเอียดทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องจัดการเพื่อทำเหตุการณ์ของคุณให้สำเร็จ ถ้าคุณใช้โปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมกระดาษคำนวณในการดำเนินการนี้ คุณอาจพบปัญหาเนื่องจากข้อมูลที่ซ้ำซ้อนและข้อมูลไม่สอดคล้องกันได้ แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ซอฟต์แวร์ปฏิทินได้ แต่การติดตามข้อมูลทางการเงินในปฏิทินก็อาจยังไม่ดีพอ

ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Access

ในบางครั้ง คุณจำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เพื่อติดตามข้อมูลเหล่านี้ ซึ่งเป็นคลังข้อมูลที่ถูกแยกเป็นคอลเลกชันข้อมูลขนาดเล็ก (เรียกว่าตาราง) เพื่อขจัดความซ้ำซ้อน แล้วจึงกำหนดให้สัมพันธ์กันตามข้อมูลปลีกย่อยที่เหมือนกัน (เรียกว่าเขตข้อมูล) ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ของการวางแผนเหตุการณ์อาจมีตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลลูกค้า ตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลผู้จำหน่าย และอีกตารางหนึ่งสำหรับข้อมูลเหตุการณ์ ตารางสำหรับข้อมูลเหตุการณ์อาจมีเขตข้อมูลหนึ่งที่สัมพันธ์กับตารางลูกค้า และเขตข้อมูลอีกเขตข้อมูลหนึ่งที่สัมพันธ์กับตารางผู้จำหน่าย ด้วยความสัมพันธ์เหล่านี้ ถ้าผู้จำหน่ายรายหนึ่งเปลี่ยนแปลงหมายเลขโทรศัพท์ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลนี้ก็จะทำในตารางผู้จำหน่ายเพียงครั้งเดียวเท่านั้น แทนที่จะต้องทำซ้ำๆ กันในทุกเหตุการณ์ที่ผู้จำหน่ายรายนี้เข้าไปเกี่ยวข้องด้วย

Access เป็นเครื่องมือที่คุณสามารถใช้ในการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่จะช่วยคุณในการจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลเพื่อช่วยคุณติดตามข้อมูลชนิดใดก็ได้ เช่น สินค้าคงคลัง ที่ติดต่อผู้เชี่ยวชาญ หรือกระบวนการทางธุรกิจ จริงๆ แล้ว Access มาพร้อมกับแม่แบบที่คุณสามารถนำไปใช้ในการติดตามข้อมูลชนิดต่างๆ ได้ทันที ซึ่งทำให้สิ่งต่างๆ เป็นเรื่องง่ายแม้ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นใช้งานก็ตาม

1. ส่วนประกอบของฐานข้อมูล ใน Access 2010

         ก่อนจะเริ่มทำงานในฐานข้อมูล เราควรมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า ในหน้าต่างการทำงานฐานข้อมูลนั้น มีส่วนประกอบที่สำคัญอะไรบ้าง ซึ่งส่วนประกอบที่สำคัญในหน้าต่างฐานข้อมูลนั้นจะประกอบไปด้วย

           1. แถบชื่อ = ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่เปิดใช้งาน
          2. ปุ่ม แฟ้ม (File) = ใช้จัดเก็บเมนูคำสั่งต่าง ๆ เช่นเดียวกับปุ่ม Office ในโปรแกรม Microsoft Access 2007
          3. แถบเมนู = ใช้แสดงเมนูคำสั่งที่ใช้ในโปรแกรม
          4. ริบบอน = ใช้แสดงไอคอนเครื่องมือที่ต้องใช้งานบ่อย ๆ
          5. พื้นที่การทำงาน = ใช้แสดงรายการทำงานต่าง ๆ ในฐานข้อมูล
          6. Navigation Pane = ใช้แสดงรายชื่อออบเจ็กต์ในฐานข้อมูล
          7. ปุ่มควบคุม Windows = ใช้ควบคุมการเปิด – ปิด หน้าต่างฐานข้อมูล
          8. แถบสถานะการทำงาน = ใช้แสดงสถานะการทำงานต่าง ๆ ของโปรแกรม

การเริ่มต้นสร้างไฟล์ฐานข้อมูล ใน Access 2010

การสร้างไฟล์ฐานข้อมูลด้วยไอคอน ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)

เมื่อคุณเริ่มต้น Access 2010 คุณจะเห็นมุมมอง Microsoft Office Backstage ซึ่งคุณจะสามารถเรียกใช้ข้อมูลเกี่ยวกับฐานข้อมูลปัจจุบัน สร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ และดูเนื้อหาพิเศษจาก Office.com

           เมื่อเข้าสู่ Microsoft Access 2010 แล้ว จะปรากฏหน้าจอดังภาพ

           นอกจากนี้ มุมมอง Backstage ยังมีคำสั่งอื่นๆ จำนวนมากที่คุณสามารถใช้ในการปรับ บำรุงรักษา หรือใช้ฐานข้อมูลของคุณร่วมกันได้ โดยทั่วไปแล้ว คำสั่งต่างๆ ในมุมมอง Backstage จะถูกนำไปใช้กับฐานข้อมูลทั้งฐานข้อมูล ไม่ใช่กับวัตถุภายในฐานข้อมูล

 หมายเหตุ   คุณสามารถเรียกใช้มุมมอง Backstage ได้ทุกเมื่อด้วยการคลิกแท็บ แฟ้ม

การค้นหาและนำแม่แบบไปใช้

Access มีแม่แบบที่หลากหลายซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างฐานข้อมูลของคุณได้รวดเร็วขึ้น แม่แบบคือฐานข้อมูลแบบพร้อมใช้ที่มีตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น แม่แบบที่สามารถใช้ในการติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บข้อมูลค่าใช้จ่ายได้ แม่แบบบางแม่แบบจะมีระเบียนตัวอย่างสองสามระเบียนไว้เพื่อใช้ในการสาธิตการใช้งานแม่แบบนั้น คุณสามารถนำฐานข้อมูลแม่แบบไปใช้ได้ทันที หรือจะกำหนดฐานข้อมูลนั้นเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณก็ได้เมื่อต้องการค้นหาและนำแม่แบบไปใช้กับฐานข้อมูลของคุณ ให้ดำเนินการดังนี้

                   มุมมอง Backstage เป็นจุดเริ่มต้นที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ ดูเนื้อหาพิเศษจาก Office.com หรือดำเนินการใดๆ ที่คุณสามารถใช้ Access ทำกับแฟ้มฐานข้อมูลหรือภายนอกฐานข้อมูลได้ แทนที่จะดำเนินการภายในฐานข้อมูล

การสร้างฐานข้อมูล

                   เมื่อคุณเปิด Access มุมมอง Backstage จะแสดงแท็บ สร้าง โดยแท็บ สร้าง นี้จะช่วยให้คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ได้หลายวิธีดังนี้

·                               ฐานข้อมูลเปล่า    คุณสามารถเริ่มต้นจากศูนย์ได้ถ้าต้องการ ซึ่งเป็นทางเลือกที่ดีถ้าคุณมีข้อกำ    หนดในการ                   ออกแบบที่เฉพาะเจาะจงสูง หรือมีข้อมูลอยู่แล้วเป็นหลักหรือต้องการนำมาใช้

·                                แม่แบบที่ติดตั้งมากับ Access    ลองพิจารณาใช้แม่แบบถ้าคุณกำลังเริ่มต้นโครงการใหม่และต้องการความ                   รวดเร็ว Access มีแม่แบบต่างๆ ที่ติดตั้งมาโดยเริ่มต้น

·                                 แม่แบบจาก Office.com    นอกจากแม่แบบที่มีอยู่ใน Access แล้ว คุณสามารถค้นหาแม่แบบเพิ่มเติมอีกมากมาย        บน Office.com โดยไม่จำเป็นต้องเปิดเบราว์เซอร์ เพราะคุณสามารถใช้แม่แบบเหล่านี้ได้จากแท็บ สร้าง

              การเพิ่มลงในฐานข้อมูล

                 เมื่อคุณทำงานในฐานข้อมูล คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูล ตาราง หรือส่วนโปรแกรมประยุกต์ได้

ส่วนโปรแกรมประยุกต์เป็นคุณลักษณะใหม่ที่ช่วยให้คุณใช้วัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันด้วยกันได้เหมือนกับเป็นวัตถุเดียว ตัวอย่างเช่น ส่วนโปรแกรมประยุกต์อาจประกอบด้วยตารางและฟอร์มที่สร้างจากตารางนั้น คุณสามารถเพิ่มตารางและฟอร์มดังกล่าวพร้อมกันได้โดยใช้ส่วนโปรแกรมประยุกต์

คุณยังสามารถสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แม่โครง รวมทั้งวัตถุฐานข้อมูลทั้งหมดที่คุณเคยใช้งาน

1.            1. บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก สร้าง

2.            2. ภายใต้ แม่แบบที่มีอยู่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

·      เมื่อต้องการนำแม่แบบที่คุณใช้ล่าสุดมาใช้อีกครั้ง ให้คลิก แม่แบบล่าสุด แล้วเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ

·      เมื่อต้องการใช้แม่แบบที่คุณติดตั้งไว้แล้ว ให้คลิก แม่แบบของฉัน แล้วเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ

·      เมื่อต้องการค้นหาแม่แบบบน Office.com ภายใต้ แม่แบบ Office.com ให้คลิกประเภทแม่แบบ แล้วเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก ดาวน์โหลด เพื่อดาวน์โหลดแม่แบบจาก Office.com ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ

 หมายเหตุ    นอกจากนี้ คุณยังสามารถค้นหาแม่แบบใน Office.com จากภายใน Access ได้อีกด้วย ในกล่อง ค้นหาแม่แบบใน Office.com ให้พิมพ์คำที่ใช้ค้นหาอย่างน้อยหนึ่งคำ แล้วคลิกปุ่มลูกศรเพื่อค้นหา

3.                3.อีกทางเลือกหนึ่ง ให้คลิกไอคอนโฟลเดอร์ที่อยู่ถัดจากกล่อง ชื่อแฟ้ม เพื่อเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการสร้างฐาน       ข้อมูล ถ้าคุณไม่ได้ระบุตำแหน่งที่ตั้งอย่างจำเพาะเจาะจง Access จะสร้างฐานข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นซึ่งแสดงอยู่          ภายใต้กล่อง ชื่อแฟ้ม

4.              4. คลิก สร้าง  

5.              5.ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้นมาให้ใช้งาน

หมายเหตุ 

·         การป้อนข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลได้รับการออกแบบให้คล้ายคลึงกับการป้อนข้อมูลในแผ่นงาน Excel อย่างมาก โดยมีข้อจำกัดที่สำคัญก็คือจะต้องป้อนข้อมูลในแถวและคอลัมน์ที่ต่อกัน โดยเริ่มจากมุมบนด้านซ้ายของแผ่นข้อมูล คุณไม่ควรจัดรูปแบบข้อมูลของคุณให้มีแถวว่างหรือคอลัมน์ว่างรวมอยู่ด้วยเหมือนที่คุณอาจทำในแผ่นงาน Excel เนื่องจากการทำเช่นนี้จะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่ในตารางของคุณ ตารางต้องมีแต่ข้อมูลของคุณเท่านั้น การนำเสนอข้อมูลที่มองเห็นได้จะทำได้ในฟอร์มและรายงานที่คุณจะออกแบบในภายหลัง

·         โครงสร้างตารางจะถูกสร้างขณะที่คุณป้อนข้อมูล เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ในแผ่นข้อมูล จะมีการกำหนดเขตข้อมูลใหม่ขึ้นในตาราง Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่คุณป้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคอลัมน์ที่คุณป้อนเฉพาะค่าวันที่เท่านั้น Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้นให้เป็น Date/Time ถ้าคุณพยายามป้อนค่าที่ไม่ใช่วันที่ (เช่น ชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์) ลงในเขตข้อมูลนั้นในภายหลัง Access จะแสดงข้อความแจ้งคุณว่าค่านั้นไม่ตรงกับชนิดข้อมูลของคอลัมน์นั้น ถ้าเป็นไปได้คุณควรวางแผนตารางของคุณเพื่อให้แต่ละคอลัมน์มีข้อมูลชนิดเดียวกัน ซึ่งอาจเป็นข้อความ วันที่ ตัวเลข หรือชนิดอื่นๆ บางชนิด การทำเช่นนี้จะทำให้การสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานที่เลือกเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการทำได้ง่ายขึ้นมาก

       ถ้าคุณยังไม่ต้องการป้อนข้อมูลในตอนนี้ ให้คลิก ปิด 

 หมายเหตุ   ถ้าคุณปิดโดยไม่บันทึก Access จะลบ Table1 ออก

-   มุมมองออกแบบ (Design View)àClick เลือกที่มุมมอง (View)

                     -สร้างชื่อ Table หรือ Entity ที่ได้ออกแบบไว้ ในที่นี้สร้างชื่อ ที่เราต้องการจะตั้งของตารางนั้น

                    -กำหนดชื่อเขตของข้อมูล (Field Name) และกำหนดชนิดของข้อมูล (Data Type) ซึ่งเราจะสามารถเลือกได้ว่า         จะกำหนดชนิดของข้อมูลให้เป็นแบบใด

                  โดยมีขอบเขตข้อมูลให้เลือกดังนี้

                 Text – ข้อความที่เป็นได้ทั้งตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ์ ช่องว่าง หรือทั้งหมดรวมกัน โดยถ้าข้อมูลเป็นตัวเลขจะ                   ไม่สามารถนำมาคำนวณได้สามารถใส่Textสูงสุด255ตัว

                 Memo –สำหรับข้อความขนาดยาว

                 Number –ตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ

                 Date/Time –วันที่และเวลา

                Currency –ตัวเลขทศนิยม4ตำแหน่งพร้อมด้วยสัญลักษณ์สกุลเงินตราเช่น$

                AutoNumber – เลขลำดับจำนวนเต็ม ที่จะเพิ่มค่าอัติโนมัติเมื่อมีการเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ โดยค่าตัวเลขจะไม่ซ้ำกัน                  เลยและผู้ใช้ไม่สามารถแก้ไขค่าได้จึงนิยมนำไปใช้กับฟิลด์ที่คีย์หลัก(PrimaryKey)
               Yes/No –ข้อมูลทางตรรกะซึ่งมีได้2สถานะเท่านั้นคือจริงหรือเท็จ
               OLE object – เป็นออบเจ็คที่สร้างจากโปรแกรมอื่นๆ เช่น ไฟล์สเปรดชีด, ไฟล์เอกสาร, รูปภาพ, กราฟ,เสียงเป็นต้น
              Hyperlink – ลิงค์ที่อ้างอิงไปยังข้อมูลอื่นๆซี่งอาจเป็นไฟล์ฐานข้อมูลของ Access ไฟล์ที่สร้างจากโปรแกรมอื่น                  บนเรื่องเดียวกันหรือบนเน็ตเวิร์กเว็บไซต์หรือEmailก็ได้
            Attachment –แนบไฟล์ต่างๆ
           Lookup Wizard – เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการป้อนข้อมูลหรือนำเข้าข้อมูลจาก Table อื่นของฐานข้อมูล Access

             -กำหนด Primary Key เลือกชื่อเขตข้อมูล (Field Name) ที่ต้องการทำให้เป็น Primary Key แล้ว Click ที่ คีย์หลัก (Primary Key) หลังจากนั้นเขตข้อมูล (Field Name) ที่เราเลือกไว้จะปรากฎรูปกุญแจข้างหน้าชื่อเขตข้อมูลนั้น

ขั้นตอน

ตารางเป็นวัตถุฐานข้อมูลที่ใช้ในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น พนักงาน หรือผลิตภัณฑ์ ตารางประกอบด้วยระเบียนและเขตข้อมูล

แต่ละระเบียนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งอินสแตนซ์ของเรื่องตาราง เช่น พนักงานรายใดรายหนึ่ง ระเบียนยังมักเรียกโดยทั่วไปว่า แถว หรืออินสแตนซ์

แต่ละเขตข้อมูลจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งรูปแบบของเรื่องตาราง เช่น ชื่อ หรือที่อยู่อีเมล เขตข้อมูลยังมักเรียกโดยทั่วไปว่า คอลัมน์ หรือแอตทริบิวต์

เขตข้อมูลประกอบด้วยค่าเขตข้อมูล เช่น Contoso, Ltd. หรือ [email protected] ค่าเขตข้อมูลยังมักเรียกโดยทั่วไปว่า fact

ตัวอย่างเช่น

1 ระเบียน

2 เขตข้อมูล

3 ค่าเขตข้อมูล

ฐานข้อมูลสามารถมีตารางหลายตารางได้ ซึ่งแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน แต่ละตารางจะมีหลายเขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยข้อมูลชนิดต่างๆ เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ และการเชื่อมโยงหลายมิติ

ข้อมูลภายนอก

คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ ได้ เช่น ฐานข้อมูลอื่น แฟ้มข้อความ และสมุดงาน Excel เมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังข้อมูลภายนอก Access จะสามารถใช้การเชื่อมโยงนั้นเหมือนกับเป็นตาราง คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางที่เชื่อมโยง และสร้างความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับตารางที่เชื่อมโยงได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลภายนอกและวิธีที่คุณสร้างการเชื่อมโยง อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบของข้อมูลภายนอกโดยใช้การเชื่อมโยงได้

คุณสมบัติของตารางและคุณสมบัติของเขตข้อมูล

ตารางและเขตข้อมูลมีคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อควบคุมคุณลักษณะหรือลักษณะการทำงานของตารางและเขตข้อมูลเหล่านั้นได้

ตารางจะเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ

1 คุณสมบัติของตาราง

2 คุณสมบัติของเขตข้อมูล

ในฐานข้อมูล Access คุณสมบัติของตารางเป็นแอตทริบิวต์ของตารางที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏหรือลักษณะการทำงานของตารางทั้งหมด คุณสมบัติของตารางจะถูกตั้งค่าในแผ่นคุณสมบัติของตารางในมุมมองออกแบบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้นของตาราง เพื่อระบุวิธีแสดงตารางตามค่าเริ่มต้นได้

คุณสมบัติของเขตข้อมูลจะนำไปใช้กับเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงในตาราง และกำหนดหนึ่งคุณลักษณะของเขตข้อมูลหรือรูปแบบของลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลบางค่าใน มุมมองแผ่นข้อมูล คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบได้โดยใช้บานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

ชนิดข้อมูล

ทุกเขตข้อมูลจะมีชนิดข้อมูล ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะระบุชนิดของข้อมูลที่เขตข้อมูลนั้นเก็บอยู่ เช่น ข้อความหรือแฟ้มที่แนบจำนวนมาก

ชนิดข้อมูลคือคุณสมบัติของเขตข้อมูล แต่จะมีข้อแตกต่างจากคุณสมบัติของเขตข้อมูลอื่น ดังนี้

• คุณจะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางออกแบบตาราง ไม่ใช่ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

• ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดคุณสมบัติอื่นๆ ที่เขตข้อมูลมี

• คุณต้องตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเมื่อสร้างเขตข้อมูล

การเพิ่มตาราง

คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่โดยใช้เครื่องมือต่างๆ ในกลุ่ม ตาราง บนแท็บ สร้าง

 หมายเหตุ   ในฐานข้อมูลเว็บ เฉพาะคำสั่ง ตาราง เท่านั้นที่จะพร้อมใช้งานในกลุ่ม ตาราง

ไม่ว่าคุณจะเริ่มต้นในมุมมองใด คุณสามารถสลับไปยังมุมมองอื่นได้ตลอดเวลาด้วยการใช้ปุ่มของมุมมองต่างๆ บนแถบสถานะของหน้าต่าง Access

1)การสร้างตารางเปล่าในมุมมองแผ่นข้อมูล    ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถป้อนข้อมูลได้ทันที แล้วปล่อยให้ Access สร้างโครงสร้างตารางให้ในเบื้องหลัง ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกำหนดเป็นตัวเลข (Field1, Field2 และเช่นนี้ไปเรื่อยๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลตามชนิดข้อมูลที่คุณป้อน

1.            1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง 

2.            2,  Access จะสร้างตาราง และวางเคอร์เซอร์ไว้ที่เซลล์ที่ว่างเซลล์แรกในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม

3.           3.  เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ที่ว่างเซลล์แรกนั้น หรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นก็ได้เช่นกัน ซึ่ง

               จะอธิบายภายหลังในบทความนี้  

             ·   เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้คลิกสองครั้งที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อคอลัมน์ใหม่

 เคล็ดลับ   ตั้งชื่อที่สื่อความหมายให้กับเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล เพื่อให้คุณทราบเกี่ยวกับสิ่งที่เก็บอยู่ในเขตข้อมูลนั้นได้โดยไม่ต้องเข้าไปดูข้อมูล

              ·  เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง ให้เลือกคอลัมน์นั้นด้วยการคลิกส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ แล้วลากคอลัมน์ทั้งหมดไปไว้ในตำแหน่งใหม่พร้อมกันได้อีกด้วย

เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลลงในตารางของคุณ คุณสามารถทำให้โดยการเริ่มพิมพ์ข้อมูลลงในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่มในมุมมองแผ่นข้อมูล หรือจะเพิ่มเขตข้อมูลใหม่โดยใช้คำสั่งต่างๆ ในกลุ่ม เพิ่มและลบ บนแท็บ เขตข้อมูล ก็ได้

การสร้างตารางโดยเริ่มต้นในมุมมองออกแบบ    ในมุมมองออกแบบ คุณต้องสร้างโครงสร้างของตารางใหม่ก่อน จากนั้นจึงสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อป้อนข้อมูล หรือคุณอาจป้อนข้อมูลโดยใช้วิธีอื่น เช่น ด้วยฟอร์ม ก็ได้เช่นกัน

 หมายเหตุ   มุมมองออกแบบไม่สามารถใช้งานได้กับตารางต่างๆ ในฐานข้อมูลเว็บ

1.             1.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตาราง 

2.             2.สำหรับเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล

3.             3.คุณสามารถป้อนข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลได้ในคอลัมน์ คำอธิบาย คำอธิบายที่คุณป้อนจะแสดงอยู่ในแถบสถานะเมื่อจุดแทรกอยู่ในเขตข้อมูลนั้น และจะใช้เป็นข้อความบนแถบสถานะของตัวควบคุมใดๆ ที่คุณสร้างด้วยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังฟอร์มหรือรายงาน และสำหรับตัวควบคุมใดๆ ที่ถูกสร้างขึ้นสำหรับเขตข้อมูลนั้นด้วยตัวช่วยสร้างฟอร์มหรือตัวช่วยสร้างรายงาน

4.             4.หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดแล้ว ให้บันทึกตารางโดยการทำดังต่อไปนี้                                                   

·                         -  บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก บันทึก

2.              5.  คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลลงในตารางได้ตลอดเวลาด้วยการสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล จากนั้นคลิกในเซลล์แรกที่ว่าง แล้วจึงพิมพ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นได้เช่นกัน ซึ่งจะอธิบายในส่วนถัดไป

                  สร้างตารางจากรายการ SharePoint    การใช้รายการ SharePoint จะทำผู้ใช้ที่ไม่มี Access สามารถใช้ข้อมูลของคุณได้ ยิ่งกว่านั้น ข้อมูลรายการจะได้รับการเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งโดยทั่วไปจะสามารถป้องกันข้อมูลสูญหายได้ดีกว่าการจัดเก็บไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป คุณสามารถเริ่มต้นด้วยรายการใหม่ หรือจะเชื่อมโยงไปยังรายการที่มีอยู่แล้วก็ได้ คุณต้องมีสิทธิ์ที่เพียงพอบนไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการสร้างรายการ สิ่งนี้อาจแตกต่างกันในแต่ละไซต์ ดังนั้น ให้ติดต่อผู้ดูแล SharePoint ของคุณสำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเลือกของคุณ

หมายเหตุ   คุณลักษณะนี้จะไม่พร้อมใช้งานในฐานข้อมูลเว็บ

1.            1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก รายการ SharePoint

2.             2.คุณสามารถใช้แม่แบบรายการแม่แบบใดแม่แบบหนึ่งเพื่อสร้างรายการ SharePoint มาตรฐานได้ เช่น ที่ติดต่อหรือเหตุการณ์

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกที่จะสร้างรายการแบบกำหนดเอง หรือจะเชื่อมโยงหรือนำเข้ารายการที่มีอยู่แล้วก็ได้ คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ

3.            3. ถ้าคุณเลือกแม่แบบรายการใดก็ตามหรือสร้างรายการแบบกำหนดเอง กล่องโต้ตอบ สร้างรายการใหม่ จะเปิดขึ้นเพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการ ถ้าคุณเลือกที่จะใช้รายการที่มีอยู่ กล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก จะเปิดขึ้นเพื่อช่วยคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตาราง ให้ดูบทความ บทนำสู่ตาราง

2) การสร้างตารางใหม่ ให้ที่ Tab สร้าง (Create) และเลือกที่ ตาราง(Table) หรือ ออกแบบตาราง (Table Design) เพื่อเข้าสู่การสร้างโครงสร้างตารางในมุมมองออกแบบ (Design View) ได้เลย

3) ในกรณีต้องการสร้าง Primary Key สองตัวในหนึ่งตาราง ให้กด Ctrl ค้างไว้ แล้วเลือกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นกด Click ที่ คีย์หลัก (Primary Key)

4)  มุมมองแผ่นข้อมูล (Datasheet View) เพื่อป้อนข้อมูล แก้ไขข้อมูล และแสดงข้อมูลในตารางที่เราได้สร้างไว้àเลือกที่ มุมมอง (View)

2.ขั้นตอนการสร้างความสัมพันธ์แต่ละ Entity หรือ ตราราง

1. ความสัมพันธ์ (Relationships)àเลือกที่ เครื่องมือฐานข้อมูล (Database Tools)

                  2. เลือกตารางที่เราต้องการจะสร้างความสัมพันธ์ โดยการกดที่ เพิ่ม (Add) 

                     3. Click ค้างไว้ที่ Primary Key ของ Table ที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์ และลากไปยัง Foreign Key ในอีกตารางหนึ่ง ในที่นี้จะกำหนดให้ RID เป็น Primary Key ของตาราง Room ที่จะสร้างความสัมพันธ์กับ RID ที่เป็น Foreign Key ของ ตาราง Course หลังจากปล่อยเมาส์แล้วจะขึ้นหน้าต่างดังต่อไปนี้

- การเลือก “บังคับให้มี Referential Integrity” (Enforce Referential Integrity) ถ้าจะให้คงสภาพการอ้างอิงความสัมพันธ์
- การเลือก “ปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (Cascade Update Related Fields) หมายถึง เมื่อแก้ไขข้อมูลตารางด้าน Primary Key จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ Foreign Key ถูกแก้ไขด้วย
- การเลือก “ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด” (Cascade Delete Related Records) หมายถึง ถ้าลบเรคอร์ดด้าน Primary Key จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือ Foreign Key ถูกลบด้วย
หลังจากนั้นเลือก สร้าง (Create) จะปรากฏเส้นความสัมพันธ์ขึ้น โดยที่มีเลข 1 กับ ∞ นั้นหมายความว่าเป็นความสัมพันธ์แบบ 1 To Many

การจัดการข้อมูลด้วย Query

Queryเป็นเครื่องมือที่สามารถ
-ช่วยในการค้นหาและกรองข้อมูล
-เรียงลำดับและจัดกลุ่มข้อมูล
- สร้าง Table ขึ้นมาใหม่จาก Field ข้อมูลใน Table ที่มีอยู่แล้วโดยไม่ต้องเข้าไปสร้างเองในมุมมอง Design
- นำข้อมูลจากหลายๆ Table ที่สัมพันธ์กันมาแสดงในตารางผลลัพธ์เสมือนเป็น Table เดียวกันได้ เป็นต้น

Accessได้สร้างQueryออกเป็น5ประเภทตามลักษณะการใช้งานคือ
1) Select Query ใช้สอบถามข้อมูลจาก 1 Table หรือหลายๆ Table ที่ตรงกับเงื่อนไขกำหนด
2) Crosstab Query ใช้สอบถามข้อมูลและแสดงผลลัพธ์แบบ 2 มิติ โดยสลับข้อมูลในแนวแถวและแนวคอลัมน์
3) Action Query ใช้สร้าง Table ใหม่ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Table เช่น แก้ไขข้อมูล เพิ่มเรคอร์ดใหม่ ลบเรคอร์ดใหม่และเก่า
4) Parameter Query เป็น Query ที่ให้ผู้ใช้ใส่ค่าพารามิเตอร์ได้ในระหว่างประมวลผล (run-time) เพื่อใช้ค้นหาหรือคำนวณค่า เช่น ใส่อัตราการเปลี่ยนแปลงต้นทุนและราคาสินค้า เพื่อคำนวณหากำไร ณ อัตราต่างๆ
5) SQL Query สำหรับ Query ประเภทนี้ ผู้ใช้ต้องสร้างขึ้นด้วยภาษา SQL (Structured Query Language) ซึ่งเป็นภาษามาตรฐานที่ใช้จัดการฐานข้อมูล

3.การสร้าง Query เบื้องต้น

1. ที่ Tab สร้าง (Create) เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)

2. เลือกตารางที่ต้องการใช้ แล้วเลือก เพิ่ม (Add)

3. เมื่อเลือกตารางที่เราต้องการแล้ว บริเวณด้านล่างของโปรแกรมจะปรากฏ Query Design Grid โดยมีรายละเอียดในแต่ละหัวข้อดังนี้

-เขตข้อมูล(Field)ใส่ชื่อฟิลด์ที่จะค้นหาข้อมูลเพื่อแสดงในตารางผลลัพธ์
-ตาราง(Table)ใส่ชื่อTable/Queryที่จะใช้เป็นแหล่งข้อมูล
- เรียงลำดับ (Sort) เป็นแถวที่ใช้กำหนดรูปแบบการจัดเรียงข้อมูล Ascending (เรียงจากน้อยไปมาก) , Descending(เรียงจากมากไปน้อย)และnotSorted(ไม่ต้องจัดเรียง)
- แสดง (Show) ใช้ซ่อน Field ที่ไม่ต้องการแสดงค่าในตารางผลลัพธ์ โดยคลิกล้างเครื่องหมายถูกในช่องสี่เหลี่ยม
- เกณฑ์ (Criteria) ใส่เงื่อนไขการสอบถามข้อมูล ซึ่งอาจเป็นนิพจน์ที่ประกอบด้วยฟังก์ชันหรือสูตรทางคณิตศาสตร์
4. เราสามารถสร้างนิพจน์และเงื่อนไขให้กับ Query ได้ในส่วนของเกณฑ์ (Criteria) โดยรูปแบบนิพจน์ใน Access นั้นจะคล้ายนิพจน์ทางคณิตศาสตร์ ต่างกันตรง Access กำหนดให้ฟิลด์ข้อมูลคือตัวแปรที่เก็บค่าหรือผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณ โดยฟีลด์ข้อมูลนี้อาจเป็นฟีลด์ข้อมูลจริงในตาราง หรือเป็นฟีลด์เสมือนที่สร้างในQueryโดยสามารถแบ่งได้ดังนี้

ตัวกระทำ And ใช้เชื่อมเงื่อนไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยทุกเงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะภายใต้เงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วย เงื่อนไขที่จะนำมา And กัน ต้องใส่ในแถวเดียวกันของช่อง เกณฑ์ (Criteria) เช่น SID>=1 And SID<=20 หมายความว่าให้แสดง SID ตั้งแต่ 1 ถึง 20

ส่วนการสร้างเงื่อนไขด้วย And , Or , และ Between…And มีรายละเอียดคร่าว ดังนี้

 นำเงื่อนไขมา Or กัน

ตัวกระทำ Or ใช้เชื่อมเงื่อไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยอย่างน้อย 1 เงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทำให้ค่าตรรกะของเงื่อนไขทั้งหมดเป็นจริงด้วยวิธีใส่เงื่อนไขทำได้2แบบคือ
1) ใส่เงื่อนไขเรียงต่อกันในแถว เกณฑ์ (Criteria) ของคอลัมน์เดียวกัน โดยคั่นแต่ละเงื่อนไขด้วย Or เช่น การให้แสดง SID 30 หรือ 48

2) เงื่อนไขแรกใส่แถว เกณฑ์ (Criteria) เงื่อนไขถัดไปใส่แถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมา ถ้ามีมากกว่าสองเงื่อนไขให้ใส่ในแถว หรือ (Or) ที่อยู่ถัดลงมาเรื่อยๆ

เปรียบเทียบข้อมูลด้วย Between…And

การสร้างเงื่อนไขเพื่อเปรียบเทียบค่าแบบเป็นช่วงด้วยตัวกระทำ Between…And นั้น ช่วงข้อมูลต้องมีขอบเขตที่แน่นอน เช่น ต้องการค้นหา SID ในช่วง 20 – 50 ต้องตั้งเงื่อนไขว่า Between 20 And 50

ในการสั่งรัน Query ให้คลิกที่คำสั่ง เรียกใช้ (Run) เพื่อให้แสดงผลลัพธ์ตามที่เราได้สร้าง Query ไว้

4.การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่แล้ว

คล็ดลับ   เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลใดฐานข้อมูลหนึ่งจากหลายๆ ฐานข้อมูลที่มีการเปิดใช้งานล่าสุดอย่างรวดเร็ว บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก ล่าสุด แล้วคลิกชื่อแฟ้ม

1.             1.บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก เปิด

1.            2. คลิกทางลัดในกล่องโต้ตอบ เปิด  หรือในกล่อง มองหาใน ให้คลิกไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลที่คุณต้องการ                       แล้วคลิกปุ่มเปิด

1.             3.ในรายการโฟลเดอร์ ให้คลิกสองครั้งที่โฟลเดอร์จนกว่าคุณจะเปิดโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลได้

2.            4. เมื่อคุณพบฐานข้อมูลแล้ว ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

               ·เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลในโหมดการเปิดเริ่มต้น ให้คลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลนั้น

             ·เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลที่เข้าถึงร่วมกันในสภาพแวดล้อม ผู้ใช้หลายคน เพื่อให้ทั้งคุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลนั้นได้ในเวลาเดียวกัน ให้คลิก เปิด

         ·เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลเพื่อไม่ให้ผู้อื่นสามารถเปิดได้ขณะที่คุณเปิดอยู่ ให้คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม

โปรแกรม Access 2010 เหมาะกับงานใด

โปรแกรม Microsoft Access เหมาะกับงานด้านใด

โปรแกรม Microsoft Access 2010 เป็นโปรแกรมประเภทใด

ข้อใดคือคุณสมบัติของโปรแกรม Microsoft Access