บทที่ 1ความหมายและลักษณะของการจัดการสำนักงานความหมายของ สำนักงาน ตามพจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 ได้ให้ความหมายไว้ว่า สำนักงาน หมายถึง สถานที่ทำการของรัฐวิสาหกิจหรือบริษัทห้างร้าน เป็นต้น เช่น สำนักงานสลากกินแบ่งรัฐบาล สำนักงานใหญ่ธนาคารออมสิน สำนักงานทนายความ Show
คำว่า สำนักงาน ตรงกับภาษาอังกฤษคือ office หมายถึง สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานของพนักงานในหน่วยงาน ทั้งที่เป็นภาคเอกชนและรัฐบาล คำว่า การจัดการสำนักงาน ตรงกับภาษาอังกฤษ คือ office management หมายถึง การดำเนินการเพื่อการวางแผน การจัดการ ความสำคัญของสำนักงาน1.เป็นสถานที่ในการดำเนินการในด้านต่างๆ ประเภทของสำนักงาน งานสำนักงานประกอบด้วยการทำงานหลายๆอย่าง โดยสามารถแบ่งประเภทของงานสำนักงานได้ดังนี้ ลักษณะของงานสำนักงาน 1.งานสำนักงานเป็นงานประเภทที่ให้บริการเเก่หน่วยงานต่างๆ ได้แก่ การต้อนรับ องค์ประกอบของสำนักงาน 1. อาคารสถานที่ สถานที่ตั้งของสำนักงานเพื่อใช้สำหรับปฎิบัติงานต่างๆ บุคลากรภายในสำนักงาน 1.ผู้บริหาร (Manager) วัตถุประสงค์ของการจัดการสำนักงาน 1.เพื่อเป็นศูนย์กลางในการประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ งานจัดการสำนักงาน งานด้านการจัดการสำนักงานเป็นงานระดับบริหารสำหรับผู้บริหารในการปฎิบัติงานและดูแลปฎิบัติงานในสำนักงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ประกอบด้วยงานด้านต่างๆ ดังนี้ ผู้บริหารสำนักงานผู้บริหารสำนักงานคือ ผู้ทำหน้าที่ในการจัดการสำนักงานโดยมีหน้าที่ในการวางแผน การจัดองค์กร หน้าที่ของผู้บริหารสำนักงาน 1.ผู้รับผิดชอบต่ออาคารสำนักงาน คุณสมบัติของผู้บริหารงาน 1.มีความรู้เฉพาะด้านเกี่ยวกับการจัดการสำนักงาน บทที่ 2แนวความคิด ปรัชญา และวิธีการปฎิบัติงานด้านการจัดการความหมายของการจัดการสำนักงาน หมายถึง กระบวนการในการบริาหารงานต่าง ๆ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน ความสำคัญของการจัดการสำนักงาน1.
เพื่อให้การดำเนินงานต่าง ๆ ภายในองค์การเป็นไปอย่างมีระบบระเบียบ แบ่งตามวิวัฒนาการทางการจัดการ ได้3 ยุค1. ยุคการจัดกาสมัยเดิม 2. ยุคการจัดการสมัยใหม่ 3. ยุคการจัดการสมัยปัจจุบัน กิจนิสัยที่ดีในการทำงาน -ความตรงต่อเวลา บทที่ 3การแก้ปัญหาและปรับปรุงระบบสำนักงานปัญหาในการปฏิบัติงานสำนักงาน
ปัญหาในการปฏิบัติงาน สำนักงาน อันมีสาเหตุมาจากระบบสำนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพก่อให้เกิดปัญหาที่บุคลากรสํานักงานไม่สามารถแก้ไขได้เอง แก้ไขได้เองก็เป็นปัญหาซ้ำซ้อนที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าจนทำให้การปฏิบัติงานเกิดความล่าช้าและเกิดความล้มเหลว สำหรับปัญหาในการปฏิบัติงานได้แก่ แนวทางในการแก้ไขปัญหาสำนักงาน 1. ปรับปรุงการทำงานของบุคลากร เมื่อพบปัญหาในการปฏิบัติงาน การพยายามแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยการปรับปรุงการทำงานของบุคลากรเพราะปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นอาจเกิดจากความผิดพลาดในการปฏิบัติงานของบุคลากร
วิธีการปรับปรุงงานให้ง่าย ที่นิยมใช้กันคือการใช้หลัก pdca ความหมายของการปรับปรุงระบบสำนักงานการการปรับปรุงหมายถึง การแก้ไขให้ดียิ่งขึ้น การปรับปรุงระบบสำนักงานการปรับปรุงระบบสำนักงานเป็นวิธีการแก้ไขปัญหาสำนักงานที่เกิดจากความบกพร่องของระบบโดยการแก้ไขระบบสำนักงานในส่วนที่พบปัญหาหรือส่วนที่บกพร่องทำให้เกิดปัญหา เพื่อปรับปรุงให้ระบบมีคุณภาพมากขึ้น วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์ระบบ 1. ช่วยให้เข้าใจวิธีการทำงาน โครงสร้างองค์กร และระบบการทำงานต่างๆ เพื่อหาแนวทางปรับปรุงแก้ไขให้การปฏิบัติงานต่างๆให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ขั้นตอนการปรับรื้อระบบแบ่งขั้นตอนในการรื้อระบบออกเป็น 5 ขั้นด้วยกันคือ ปัจจัยความสำเร็จในการปรับรื้อระบบ1. การวิเคราะห์การทำงาน บทที่ 4บทบาทและหน้าที่ของสำนักงานบทบาทสำนักงานบทบาทของสำนักงานแบ่งได้เป็น
2 ระดับคือ บทบาทระดับสูงขึ้น 1. การร่วมมือกันระหว่างสำนักงานกับแผนกต่างๆ ในองค์กร ในการทำหน้าที่พื้นฐานโดยให้บริการสำนักงานย่อยในแผนกต่างๆ หน้าที่ของสำนักงาน บทบาทสำนักงานอัตโนมัติ บทบาทและหน้าที่ของสำนักงานในองค์กรการภาครัฐ บทที่ 5การบริหารจัดการสำนักงาน
ลักษณะของการวางแผนงานในสำนักงาน1 มีความยืดหยุ่น ประเภทของการวางแผน1. ประเภทของการวางแผนจำแนกตามระดับการของบริหารงาน ขั้นตอนการวางแผนงานสำนักงาน1 ขั้นเตรียมการ การจัดการองค์กร หมายถึงเป็นการจัดระเบียบและวิธีการในการปฏิบัติงานของกิจกรรมต่างๆภายในองค์การโดยขึ้นอยู่กับลักษณะของงานอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบแต่ของแต่ละงานซึ่งอาจจัดทำเป็นรูปแบบของแผนภูมิโครงสร้างขององค์กรเพื่อให้ทราบถึงขอบเขตอำนาจหน้าที่ได้ให้ขึ้น การอำนวยการ หมายถึงกิจกรรมต่างๆอันเป็นหน้าที่ของผู้บริหารเพื่อให้การสนับสนุนการปฏิบัติงานของบุคลากรในบังคับบัญชาให้สามารถปฏิบัติงานได้สำเร็จตามวัตถุประสงค์ การมอบหมายงานการมอบหมายงานหมายถึงการที่ผู้บังคับบัญชาได้มอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับผิดชอบและปฏิบัติซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาจะต้องปฏิบัติตามคำสั่งให้สำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายที่ผู้บังคับบัญชาได้กำหนดไว้ หลักเกณฑ์ในการมอบหมายงานพิจารณาอาหารที่จะมอบหมาย การประสานงานการประสานงานหมายถึงการติดต่อระหว่างกันในการปฏิบัติงานเพื่อการทำงานร่วมกันโดยได้รับความร่วมมือร่วมใจกันในการทำงานตามหน้าที่ซึ่งมีความสอดคล้องและสัมพันธ์กันเปื้อนในการทํางานเป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ หลักการประสานงานการประสานงานให้มีประสิทธิภาพจะต้องคำนึงถึงหลักการประสานงานที่ถูกต้องประกอบด้วยหลัก การต่างๆดังนี้
การจูงใจเป็นวิธีการที่มีความสำคัญต่อการดำเนินกิจกรรมหลายๆด้านเพื่อให้บุคคลอันเป็นเป้าหมายยอมรับและปฏิบัติตามความต้องการด้วยความเต็มใจได้แก่การจูงใจลูกค้าของพนักงานขายการจูงใจบุคลากรการจูงใจผู้ร่วมงานเป็นต้น สำหรับภาวะผู้นำการจูงใจมีความสำคัญหลายประการดังนี ทำให้การมอบอำนาจหน้าที่ของผู้นำเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เทคนิคการจูงใจ เปิดโอกาสในการแสดงความคิดเห็นและแสดงความสามารถอย่างเต็มที่ การตัดสินใจการตัดสินใจหมายถึงการพิจารณาทางเลือกสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งจากหลายๆทางเลือกเพื่อให้ได้ทางเลือกที่ดีที่สุด หรือเหมาะสมที่สุดสำหรับนำไปใช้ในการดำเนินกิจการเพื่อบรรลุตามวัตถุประสงค์โดยใช้เครื่องมือและกระบวนการต่างๆในการวิเคราะห์ทางเลือก กระบวนการตัดสินใจเป็นขั้นตอนที่นำมาใช้ในการตัดสินใจซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารมีการตัดสินใจอย่างระเบียบทำให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพโดยการกระบวนโดยกระบวนการตัดสินใจประกอบด้วย การควบคุมสำนักงาน วัตถุประสงค์ของการควบคุมการสำนักงาน1 เพื่อให้ทราบถึงวิธีการปฏิบัติงานอย่างเป็นไปตามแผนงานอย่างถูกต้อง การวัดผลงานการวัดผลงาน หมายถึงวิธีการในการตรวจสอบผลการปฏิบัติงานของบุคลากรเพื่อนำมาเปรียบเทียบกับมาตรฐานในการปฏิบัติงานซึ่งจะทำให้ทราบว่าบุคลากรสามารถปฏิบัติได้ตรงกับมาตรฐานหรือไม่ บทที่ 6การจัดผังสำนักงาน วัตถุประสงค์ในการวางผังสำนักงาน1 เพื่อใช้เนื้อที่ภายในสำนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด รูปแบบการจัดแผนผังสำนักงานรูปแบบการจัดแผนผังสำนักงานคือการจัดพื้นที่ในการปฏิบัติงานของบุคลากรภายในสำนักงานการจัดโต๊ะทำงานเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์ต่างๆสำหรับการปฏิบัติงานสำนักงานสามารถแบ่งรูปแบบออกเป็น 4 รูปดังนี้ การวางแผนผังสำนักงาน หลักการในการวางแผนผังสำนักงาน1 การจัดสายการไหลของงาน การจัดแสงสว่าง การจัดเครื่องใช้สำนักงานและการตกแต่งสำนักงานเครื่องใช้สำนักงาน เครื่องใช้สำนักงานถือเป็นส่วนสำคัญในการจัดผังสำนักงานเพื่อพื้นที่ส่วนใหญ่ในสำนักงานจะต้องประกอบด้วยเครื่องใช้สำนักงานจำนวนมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งโต๊ะทำงานสำหรับบุคลากรซึ่งจะต้องจัดให้บุคลากร 1 คนมีโต๊ะทำงานที่ 1 ตัวเพราะฉะนั้นอย่างน้อยที่สุดภายในสำนักงานจะต้องประกอบด้วยโต๊ะทำงานจำนวนเท่ากับบุคลากรในทำงานส่วนที่เหลือนั้นคือเครื่องใช้สำนักงานอย่างอื่นที่มีความจำเป็นในการปฏิบัติงานสำคัญ เครื่องตกแต่งสำนักงาน เครื่องตกแต่งสํานักงานเป็นสิ่งที่ใช้สำหรับตกแต่งสำนักงานให้มีความสวยงามช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของสำนักงานแต่ผู้ที่เข้ามาติดต่อและเพื่อสร้างบรรยากาศในการทำงานให้บุคลากรในสำนักงานรู้สึกผ่อนคลายซึ่งไม่สามารถนำไปใช้ในการเกิดประโยชน์ใดๆในการทำงานได้แต่มีผลทางจิตวิทยาโดยจะช่วยให้บุคลากรมีกำลังใจในการบริการ ความสะอาดและความเป็นระเบียบ1 ทำให้การทำงานของบุคลากรไม่มีอุปสรรคขัดขวางการทำงาน บทที่ 7 การจัดสายการดำเนินงาน ความหมายและความสำคัญของการจัดสาย การดำเนินงานการจัดสายการดำเนินงานหมายถึงการแบ่งหน่วยงานภายในองค์กรเพื่อการปฏิบัติงานต่างๆโดยการจัดให้งานที่เหมือนกันหรือคล้ายกันอยู่ในหน่วยงานเดียวกันและจัดสายการบังคับบัญชาของหน่วยงานต่างๆเพื่อความสะดวกในการบริหารจัดการ ความสำคัญของการจัดสายการดำเนินงานการจัดรายการดำเนินงานมีความสำคัญอย่างมากต่อการบริหารสำนักงานโดยสามารถสรุปความสำคัญได้ดังนี้ การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานสำนักงาน1 กิจกรรมหลักขององค์การ โครงสร้างสำนักงาน ประเภทโครงสร้างขององค์การ1 โครงสร้างองค์การแบบงานหลัก การวางรูปงานสำนักงาน การจัดแผนกงานในสำนักงาน1 การแบ่งแผนกตามงานหน้าที่ บทที่ 8 การบริหารงานเอกสาร ความหมายและความสำคัญของเอกสารและการบริหารเอกสารความหมายของเอกสารตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ. ศ. 2542 หมายถึงหนังสือที่เป็นหลักฐาน กระดาษหรือวัตถุอื่นใด ซึ่งทำให้ปรากฏความหมายด้วยอักษร ตัวเลข ผัง หรือแผนแบบอย่างอื่น จะเป็นด้วยวิธีพิมพ์ถ่ายภาพหรือวิธีอื่นอันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น เอกสาร หมายถึงกระดาษหนังสือหรือวัตถุอื่นๆที่จัดทำขึ้นมาเป็นเอกสารต่างๆสำหรับการดำเนินงานของกิจการซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของแบบฟอร์ม จดหมายหนังสือในรูปแบบอื่นๆ การจัดเก็บเอกสารหมายถึงกระบวนการในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อยโดยการรวบรวมเอกสารต่างๆมาเก็บไว้ด้วยการและการจัดเก็บเป็นหมวดหมู่เพื่อความสะดวกและการค้นหาและการนำไปใช้ในครั้งต่อไป วงจรชีวิตของเอกสาร1 การผลิต 2 การใช้ประโยชน์ 3 การจัดเก็บ กระบวนการบริหารงานเอกสาร1 การวางแผน ประเภทเอกสาร1 เอกสารภายนอก การทำลายเอกสาร1 เอกสารที่เก็บรักษาไว้นั้นเป็นเอกสารอะไรบ้างต้องเก็บนานเท่าไหร่เอกสารใดบ้างที่สามารถทำลายทิ้งได้ บทที่ 9 การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการบริหารงานเอกสาร เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ เอกสารที่ถูกบันทึกลงในสืื่อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อนำไปใช้งานหรือจัดเก็บในรูปแบบของไฟล์เอกสาร ซึ่งสามารถจัดทำเป็นไฟล์ต่างๆ ตามควารมต้องการในการใช้งาน ประโยชน์ของจดอิเล็กทรอนิกส์1.ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย รูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์1.รูปแบบเอกสารข้อความ เป็นเอกสารที่ผลิตจากเครื่องมือต่างๆในรูปแบบข้อความ การนำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในสำนักงานเพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อยในการดูแลการจัดเอกสาร
การสืบค้นเพื่อนำไปใช้งาน และการรักษาความลับขององค์การ ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงมีความสำคัญเช่นเดียวกับเอกสารทั่วไป กระบวนการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์1.การผลิต การสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์1.การผลิตเอกสารด้วยโปรแกรม microsoft word การจัดระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์1.ไฟล์ คือ หน่วยข้อมูลต่่างๆ ที่จัดเก็บไว้สำหรับเรียกใช้งาน บทที่ 10เครื่องใช้สำนักงานเครื่องใช้สำนักงาน เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการปฏิบัติงานของพนักงานในสำนักงานให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและความถูกต้องชัดเจน
สร้างความประทับใจให้แก่ผู้รับอันจะนำไปสู้ความสำเร็จในการติดต่อ ประโยชน์ในการใช้เครื่องใช้สำนักงาน1. การลดต้นทุนในการทำงาน การเลือกเครื่องใช้สำนักงาน1. ความจำเป็นในการใช้งาน วิธีการจัดหาเครื่องใช้สำนักงาน1. การซื้อ ประเภทของเครื่องใช้สำนักงาน1. เครื่องพิมพ์ดีด บทที่ 11สำนักงานจำลองและการฝึกปฎิบัติงานสำนักงานสำนักงานจำลอง
สำนักงานที่ถูกสร้างขึ้นเลียนแบบสำนักงานของหน่วยงานโดยมีวัสดุอุปกรณ์และเครื่องมือเครื่องใช้สำหรับการฝึกปฏิบัติอย่างครบถ้วน การจัดสำนักงานจำลอง การจัดสำนักงานจำลองขึ้นในสถานศึกษา ผู้รับผิดชอบจะต้องทำการวางแผนไว้ล่วงหน้าในการจัดหาสถานที่ วัสดุอุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ ซึ่งต้องใช้งบประมาณจำนวนมาก จัดทำโครงสร้างและแผนผังสำนักงานให้มีสภาพเหมือนสำนักงานจริง
โดยนำเอาแบบอย่างของสำนักงานแห่งใดแห่งหนึ่งที่เห็นว่าดีและเหมาะที่จะเป็นแบบอย่าง การฝึกปฏิบัติงานในสำนักงาน1. เพื่อการเรียนรู้งาน ความรู้และทักษะในการปฏิบัติงานสำนักงาน1. ความรู้เกี่ยวกับสาขาวิชาธุรกิจ ข้อพึงปฏิบัติสำหรับการปฏิบัติงานในสำนักงาน1. ข้อพึงปฏิบัติต่อลูกค้าและบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้อง |
ความ หมาย และความสำคัญของการบริหารสำนักงาน
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.ketiadaan Inc.
