การตรวจแก้ไขเอกสารที่พิมพ์ด้วย MS Word ควรมีการเปิดระบบบันทึกติดตามการแก้ไขที่เรียกว่า Track Changes ซึ่งจะช่วยให้
1) ระบบบันทึกประวัติต่างๆ ที่แก้ไข
2) ติดตามรุ่นของเอกสาร
3) เลือกที่จะยอมรับการแก้ไขได้ตามที่เราต้องการ เช่น บางจุดที่ผู้แก้ไขแก้ เรายอมรับ หรือไม่ยอมรับ ก็ได้
วิธีการทำงานกับคำสั่ง Track Changes แบ่งเป็น 2 รูปแบบคือ การทำงานฝั่งผู้แก้ไข และการทำงานฝั่งเจ้าของเอกสาร
การทำงานฝั่งผู้แก้ไขเอกสาร
เริ่มจากผู้แก้ไขเอกสารรับเอกสารจากเจ้าของเอกสาร แล้วเปิดด้วย MS Word จากนั้นไปที่เมนูคำสั่ง Review ปรากฏเครื่องมือดังนี้
ให้สังเกตุเครื่องมือในกลุ่ม Tracking จะเห็นปุ่มเครื่องมือ Track Changes คลิกเลือกปุ่มนี้
จะปรากฏคำสั่งย่อย เลือกคำสั่ง Track Changes จากนั้นคลิกเลือกรายการเลือก
เพียงเท่านี้ระบบก็พร้อมบันทึกประวัติการแก้ไข โดยจะปรากฏสถานภาพดังนี้
ข้อความที่แก้ไจะปรากฏด้วยสีแดง (สามารถปรับแก้ไขได้) โดยส่วนที่พิมพ์เพิ่มจะแสดงด้วยข้อความขีดเส้นใต้สีแดง และข้อความที่ลบจะแสดงด้วยข้อความขีดทับสีแดง
เมื่อแก้ไขครบตามต้องการจึงบันทึกแฟ้มเอกสาร
การทำงานฝั่งเจ้าของเอกสาร
เมื่อเจ้าของเอกสารได้รับเอกสารจากผู้ตรวจแก้ไข หากไม่ปรากฏรายละเอียดการแก้ไข (แต่ทราบว่าผู้ตรวจแก้ไขได้ใช้คำสั่ง Track Changes) ให้เลือกคำสั่ง Review แล้วปรับตัวเลือกจากรายการ
สิ่งที่ต้องดำเนินการคือ ตัดสินใจยอมรับ หรือไม่ยอมรับการแก้ไข โดยนำ Cursor ไปวาง ณ ตำแหน่งแก้ไขตำแหน่งแรก จากนั้นคลิกปุ่มเครื่องมือกลุ่ม Changes
โดยถ้าต้องการยอมรับการแก้ไข ณ ตำแหน่งที่เลือก ให้คลิกปุ่ม Accept แต่ถ้าไม่ยอมรับก็คลิกปุ่ม Reject แล้วคลิกปุ่ม Next เพื่อไปยังตำแหน่งถัดไป
ถ้าคุณต้องการปรับแต่งลักษณะของมาร์กอัปของการติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารของคุณ กล่องโต้ตอบ ติดตาม การเปลี่ยนแปลง จะให้คุณสามารถควบคุมลักษณะของมาร์กอัปทุกส่วนได้
WindowsmacOS
คุณสามารถตั้งค่าการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นให้ปรากฏในสีที่ต่างกันให้กับผู้เขียนรายอื่นได้ แต่ Word จะเลือกสีที่แทนผู้เขียนแต่ละคนโดยอัตโนมัติ และสีนั้นอาจเปลี่ยนแปลงไปเมื่อคุณเปิดเอกสารอีกครั้งหรือมีบุคคลอื่นเปิดเอกสาร ไปที่ รีวิว > ตัวเปิดใช้
เลือก ตัวเลือกขั้นสูง
เลือกลูกศรถัดจาก กล่อง สี และ กล่อง ข้อคิดเห็น แล้วเลือก ตามผู้เขียน
คุณยังสามารถย้ายและเปลี่ยนแปลงข้อความรหัสสีไปยังเซลล์ตารางได้
เคล็ดลับ: เมื่อต้องการดูการเปลี่ยนแปลงของทุกคนเป็นสีเดียว ให้เลือกสีนั้นแทนที่จะ เป็น ตามผู้เขียน ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูการแทรกทั้งหมดเป็นสีเทอร์คอยซ์ ให้คลิกลูกศร ตามสี จากนั้นเลือก สีเทอร์คอยส์ ตอนนี้ การแทรกของทุกคน เป็นสีเทอร์คอยซ์
การตั้งค่าสีเหล่านี้มีไว้กับคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น ผู้อื่นจะเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามในสีใดๆ ที่พวกเขาตั้งค่าไว้ โดย สีของ ผู้เขียนจะมีลักษณะแตกต่างกันบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นเช่นกัน
ตัวเลือกเลื่อนการติดตามการเปลี่ยนแปลง
การแทรก ตั้งค่ารูปแบบ (ค่าเริ่มต้นคือ ขีดเส้นใต้ ) และสี (ค่าเริ่มต้น คือ ตามผู้เขียน ) เมื่อคุณแทรกข้อความลงในเอกสาร คุณสามารถเปลี่ยนสีเป็นค่าคงที่ หรือไม่มีสีเลยใน เขตข้อมูล สี
การลบ ตั้งค่ารูปแบบ (ค่าเริ่มต้นคือ ขีดทับ) และสี (ค่าเริ่มต้น คือ ตามผู้เขียน ) เมื่อคุณลบข้อความจากเอกสาร คุณสามารถเปลี่ยนสีเป็นค่าคงที่ หรือไม่มีสีเลยใน เขตข้อมูล สี
เส้นที่ เปลี่ยนแปลงจะแสดงเส้นที่ถูกเปลี่ยนแปลงด้วยแถบแนวตั้งที่คุณวาง (ไม่มี ระยะขอบซ้าย ระยะขอบขวา หรือระยะขอบภายนอก) คุณจะเห็นว่ามีการเปลี่ยนแปลงที่ใด แม้ว่าคุณจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น (เช่น บรรทัดว่าง) ค่าเริ่มต้นคือ เส้นขอบภายนอก
ข้อคิดเห็น ตั้งค่าเส้นสีเพื่อให้ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง เช่น การเปลี่ยนแปลงรูปแบบ) ค่าเริ่มต้นคือ ตามผู้เขียน
ติดตามการย้าย ตั้งค่า Word ให้ติดตามเมื่อคุณตัด และวางข้อความไปยังส่วนอื่นของเอกสาร ค่าเริ่มต้น คือเปิด
ย้ายจาก ตั้งค่ารูปแบบการตัดข้อความเมื่อวางที่อื่น ซึ่งสามารถตั้งค่าเป็นหลายรูปแบบ หรือปิดด้วยไม่มี ค่าเริ่มต้นคือ ขีดทับสองเส้น
ย้ายไปยัง ตั้งค่ารูปแบบของข้อความที่วางจากส่วนอื่นของเอกสาร ซึ่งสามารถตั้งค่าเป็นหลายรูปแบบ หรือปิดด้วยไม่มี ค่าเริ่มต้นคือ ขีดเส้นใต้สองเส้น
เซลล์ที่แทรก ตั้งค่าสีของเซลล์ตารางเมื่อคุณแทรกเซลล์ใหม่ ค่าเริ่มต้นคือสีอ่อน
เซลล์ที่ถูกลบ ตั้งค่าสีของเซลล์ตารางเมื่อคุณลบเซลล์ ค่าเริ่มต้นคือสีชมพู
เซลล์ที่ผสาน ตั้งค่าสีของเซลล์ตารางเมื่อคุณผสานเซลล์หลายเซลล์ ค่าเริ่มต้นคือ สีเหลืองอ่อน
แยกเซลล์ ตั้งค่าสีของเซลล์ตารางเมื่อคุณแยกเซลล์ ค่าเริ่มต้นคือLight orange
ติดตามการจัดรูปแบบ ซึ่งจะเปิดหรือปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงเพื่อจัดรูปแบบ เช่น การเป็นตัวหนาหรือการเปลี่ยนขนาดฟอนต์ ค่าเริ่มต้น คือเปิด
การจัดรูปแบบ ตั้งค่าวิธีการเน้นการเปลี่ยนแปลงรูปแบบข้อความในการติดตามการเปลี่ยนแปลง ตัวเลือกจะเปลี่ยนสีเท่านั้น หรือสี และการจัดรูปแบบขณะที่อยู่ในการติดตามการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเน้นการเปลี่ยนแปลงรูปแบบด้วยสีม่วงและเส้นใต้คู่ได้
ความกว้างที่ต้องการ ตั้งค่าความกว้างของบันทึกย่อการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบ
ระยะขอบ ตั้งค่าด้านใดของเอกสารที่บันทึกย่อการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบปรากฏขึ้น ตามค่าเริ่มต้น ตัวเลือกนี้จะ อยู่ทางด้านขวา ของเอกสาร
สี ตั้งค่าสีที่เน้นข้อความที่จัดรูปแบบระหว่างการติดตามการเปลี่ยนแปลง และเส้นที่ระยะขอบที่ตั้งค่าสถานะการเปลี่ยนแปลง
วัดเป็น ตั้งค่าหน่วยที่จะใช้ในการวัดความกว้างที่ต้องการ
แสดงเส้นที่เชื่อมต่อกับข้อความ ตั้งค่าว่าข้อคิดเห็นเชื่อมต่อกับข้อความที่มีข้อคิดเห็นในประโยคหรือไม่ ค่าเริ่มต้น คือเปิด
การวางแนวกระดาษในการพิมพ์ ตั้งค่าการวางแนวการพิมพ์หรือไม่:
อัตโนมัติ ปรับการวางแนวโดยอัตโนมัติโดยยึดตามเนื้อหา
เก็บรักษา เก็บอะไรก็ตามที่ผู้ใช้ตั้งค่าไว้เป็นการวางแนวในเอกสาร ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น
บังคับแนวนอน บังคับให้เอกสารพิมพ์ในโหมดแนวนอนเมื่อพิมพ์ด้วยการติดตามการเปลี่ยนแปลง
ตกลง บันทึกการเปลี่ยนแปลงและออกจากกล่องโต้ตอบ
ยกเลิก ละเว้นการเปลี่ยนแปลง และออกจากกล่องโต้ตอบ
บนแท็บรีวิวให้คลิก ตัวเลือกมาร์กอัป>ลักษณะเปลี่ยนวิธีแสดงมาร์กอัป
ในกล่องโต้ตอบ ติดตาม การเปลี่ยนแปลง คุณสามารถควบคุมวิธีที่คุณต้องการให้มาร์กอัปปรากฏในเอกสารของคุณ
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบที่แสดงเมื่อมีบุคคลอื่นแทรกข้อความใหม่ ให้คลิกตัวเลือกจากเมนูดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก การแทรก:
ตามค่าเริ่มต้นแล้ว Word จะกำหนดสีต่างกันสำหรับการแทรก การลบ และการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบของผู้ตรวจทานแต่ละราย
หมายเหตุ: สีที่กำหนดอาจเปลี่ยนแปลงเมื่อเอกสารถูกปิด หรือเปิดใหม่ หรือเมื่อผู้ใช้บางรายเปิดเอกสารนั้นบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น
คุณไม่สามารถเลือกสีที่ Word กําหนดให้กับผู้รีวิวได้ แต่คุณสามารถเลือกสีให้กับชนิดต่างๆ ของมาร์กอัปได้ ถ้าคุณต้องการให้สีถูกกําหนดโดยชนิดของมาร์กอัป แทนที่จะกําหนดโดยผู้เขียน ให้เลือกสีจากเมนูดรอปดาวน์