ถ้าต้องการสร้างตารางสรุปผลข้อมูลให้เป็นแผนภูมิ

การสร้างแผนภูมิและการปรับแต่งตาราง

ตารางและแผนภูมิ      

     ตารางและแผนภูมิ จัดเป็นองค์ประกอบในการนำเสนอข้อมูลที่สำคัญอย่างหนึ่งที่ถูกนำมาใช้อย่างสม่ำเสมอ โดย เฉพาะข้อมูลที่เป็นตัวเลข หรือกรณีที่ต้องการผลเปรียบเทียบที่ชัดเจน เช่น ยอดขายสินค้าแต่ละประเภทประจำปี ตาราง เวลาประจำไตรมาสของบริษัท เป็นต้น แต่ก็มีอีกองค์ประกอบหนึ่งที่ทุกงานพรีเซนเตชั่นต้องมี นั่นก็คือ ได้แก่ ผังองค์กร แผนผังการปฏิบัติงาน และแผนผังการวางเป้าหมายของงาน เป็นต้น ซึ่งที่ขาดไม่ได้ จึงต้องเรียนรู้กัน

การสร้างตาราง

การสรุปข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของตารางนั้น จะช่วยให้งานนำเสนอดูน่าสนใจและง่ายต่อการอ่านข้อมูลยิ่งขึ้น โดย ตารางประกอบไปด้วย 3 ส่วนหลัก ๆ คือ

• แถว (Row) : ส่วนที่แสดงในแนวนอน

• คอลัมน์ (Column) : ส่วนที่แสดงในแนวตั้ง

• เซลล์ (Cell) : ช่องสี่เหลี่ยมที่เกิดจากการตัดกันของแถวและคอลัมน์

      โดยการสร้างตารางบนสไลด์ สามารถทำได้หลายวิธีดังต่อไปนี้

การสร้างตารางด้วยคำสั่งบนแถบริบบอน

1. คลิก แท็บแทรก (Insert) > คลิก ปุ่มตาราง (Table)

2. คลิกเมาส์ค้างแล้วลากเพื่อเลือกจำนวนแถวและคอลัมน์ (หรือคลิก คำสั่งแทรกตาราง (Insert Table) เพื่อระบุ จำนวนแถวและคอลัมน์ที่ต้องการ

3. ตารางจะถูกแทรกบนสไลด์ โดยมีจำนวนแถวและคอลัมน์ตรงตามที่กำหนดไว้ดังรูป

การสร้างตารางผ่านเค้าโครงสไลด์

1. คลิกปุ่ม

   
   ที่เค้าโครงสไลด์

2. ระบุจำนวนแถวและคอลัมน์ตามต้องการ > คลิก ปุ่มตกลง OK

การพิมพ์ข้อมูลในตาราง

      สำหรับการพิมพ์ข้อมูลในตารางนั้น ให้คลิกเซลล์ที่จะป้อนข้อมูล แล้วพิมพ์ข้อมุลได้ตามต้องการ จากนั้นให้กดปุ่ม Tab หรือปุ่มลูกศรที่แป้น พิมพ์ เพื่อเลื่อนไปยังเซลล์ถัดไป

การเลือกส่วนประกอบของตาราง

      ก่อนการปรับแต่งตารางให้สวยงามและเหมาะสมกับเนื้อหาบนสไลด์ เราควรรู้วิธีการเลือกส่วนประกอบต่าง ๆ ของ ตารางเสียก่อน โดยมีรายละเอียดดังนี้

การเลือกเซลล์

• การเลือกเซลล์เดียว : วางเมาส์ที่มุมเซลล์ ให้พอยต์เตอร์เปลี่ยนรูป แล้วคลิก

• การเลือกช่วงเซลล์ : คลิกเมาส์ค้างแล้วลากครอบช่วงเซลล์ที่ต้องการ

การปรับขนาดแถวและคอลัมน์

      ในกรณีที่ขนาดแถว หรือคอลัมน์ไม่พอดีกับความยาวของข้อมูล ก็สามารถปรับความกว้างของแถวหรือคอลัมน์ให้ เหมาะสมได้ ด้วยวิธีการต่อไปนี้

การปรับขนาดแถวและคอลัมน์โดยการกำหนดค่า

1. คลิกเซลล์ไหนก็ได้ที่อยู่ในแถว หรือคอลัมน์ที่ต้องการปรับขนาด

2. คลิก แท็บเค้าโครง (Layout)

3. ไปที่ กลุ่มคำสั่งขนาดเซลล์ (Cell Size) เพื่อระบุขนาดแถวและคอลัมน์ตามต้องการ

การปรับขนาดแถวและคอลัมน์ด้วยเมาส์

การปรับขนาดแถว

      วางเมาส์ที่เส้นแบ่งแถว จากนั้นให้คลิกเมาส์ค้างแล้วลากเพื่อปรับขนาด

การปรับขนาดคอลัมน์

      วางเมาส์ที่เส้นแบ่งคอลัมน์ จากนั้นให้คลิกเมาส์ค้างแล้วลากเพื่อปรับขนาด

การปรับขนาดตาราง

      นอกจากการปรับขนาดแถวและคอลัมน์แล้ว เรายังสามารถปรับขนาดตารางบนสไลด์ให้เหมาะสมได้ตามต้องการ โดยมีวิธีการดังนี้

การปรับขนาดตารางโดยการกำหนดค่า

1. คลิกตาราง > คลิก แท็บเค้าโครง (Layout)

2. ไปที่ กลุ่มคำสั่งขนาดตาราง (Table Size) เพื่อระบุความสูงและความกว้างของตารางตามต้องการ)

การแทรกแถวและคอลัมน์

      หากตารางที่สร้างไว้มีแถวหรือคอลัมน์ไม่เพียงพอ ก็สามารถแทรกแถวหรือคอลัมน์เพิ่มเติมได้ โดยมีวิธีการดังนี้

1. คลิกเซลล์ไหนก็ได้ของแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการสั่งแทรก > คลิก แท็บเค้าโครง (Layout)

2. คลิกปุ่มที่ กลุ่มคำสั่งแถวและคอลัมน์ (Row & Column) เพื่อแทรกแถวหรือคอลัมน์

การลบแถวและคอลัมน์

      หากมีแถวหรือคอลัมน์ไหนที่ไม่ใช้งาน ก็สามารถลบออกได้

1. คลิกเซลล์ไหนก็ได้ของแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการลบ > คลิก แท็บเค้าโครง (Layout)

2. คลิก ปุ่มลบ (Delete) > เลือกส่วนที่ต้องการลบ

การรวมเซลล์

      การรวมเซลล์ คือ การขยายขนาดของเซลล์ให้ใหญ่ขึ้นด้วยการรวมเซลล์หลายๆ เซลล์ไว้ด้วยกัน โดยวิธีการดังนี้

1. เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการสั่งรวม

2. คลิก แท็บเค้าโครง (Layout) > คลิก ปุ่มผสานเซลล์ (Merge Cells)

การแบ่งเซลล์

      การแบ่งเซลล์ คือ การนำเซลล์ที่ต้องการมาแบ่งออกเป็นหลายๆ เซลล์ โดยมีวิธีการดังต่อไปนี้

1. เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการแบ่ง

2. คลิก แท็บเค้าโครง (Layout) > คลิก ปุ่มแยกเซลล์ (Split Cells)

3. ระบุจำนวนแถวและคอลัมน์ที่ต้องการ > คลิก ปุ่มตกลง (OK)

การกำหนดเส้นตาราง

      หลังจากสร้างตารางขึ้นมาแล้ว ปกติโปรแกรมจะกำหนดรูปแบบเส้นตารางมาให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถเปลี่ยน
สีและรูปแบบเส้นกรอบตารางได้ ด้วยวิธีการต่อไปนี้

1. คลิกส่วนที่ต้องการกำหนดเส้นตาราง > คลิก แท็บออกแบบ (Design)

2. ไปที่ กลุ่มคำสั่งวาดเส้นขอบ (Draw Borders) เพื่อกำหนดรูปแบบและสีเส้นขอบตามต้องการ โดยมีรายละเอียด

• คลิก ลูกศรท้ายปุ่ม

  
  เพื่อเลือกรูปแบบเส้นกรอบที่ต้องการ

• คลิก ลูกศรท้ายปุ่ม

  
  เพื่อเลือกขนาดความหนาของเส้นขอบ

• คลิก ปุ่มสีปากกา (Pen Color) เพื่อเลือกสีเส้นขอบ

1. คลิก ลูกศรท้ายปุ่มเส้นขอบ (Border) > เลือกส่วนของเส้นขอบที่ต้องการใส่บนตาราง

การกำหนดสีพื้นตาราง

      การใส่สีพื้นหลังให้ตาราง นอกจากจะเป็นการเน้นข้อมูลในส่วนที่ต้องการแล้ว ยังช่วยให้งานนำเสนอของเราดูสวย งามยิ่งขึ้น โดยการกำหนด สีพื้นตารางมีวิธีการดังต่อไปนี้

1. คลิกส่วนที่ต้องการใส่สีพื้น > คลิก แท็บออกแบบ (Design)

2. คลิก ปุ่มการแรเงา (Shading) > เลือกสีที่ต้องการ

การกำหนดรูปแบบตารางด้วยสไตล์สำเร็จรูป

      นอกจากการกำหนดสีพื้นและเส้นตารางด้วยวิธีการต่าง ๆ ที่ผ่านมาแล้ว เรายังสามารถใช้สไตล์สำเร็จรูปที่มาพร้อม กับโปรแกรม Microsoft PowerPoint ช่วยตกแต่งตารางให้สวยงามได้ด้วยวิธีการต่อไปนี้

1. คลิกตารางที่ต้องการกำหนดรูปแบบ

2. คลิก แท็บออกแบบ (Design)

3. คลิกปุ่ม

   
   ที่ กลุ่มคำสั่งลักษณะตาราง (Table Styles)

การสร้างแผนภูมิ

      ในกรณีที่ต้องการสรุปข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของแผนภูมิ ก็สามารถแทรกแผนภูมิลงบนสไลด์ได้ โดยมีวิธีการดังนี้

1. คลิก แท็บแทรก (Insert) > คลิก ปุ่มแผนภูมิ (Chart) (หรือคลิกปุ่ม

   
   ที่เค้าโครงสไลด์)

2. เลือกรูปแบบแผนภูมิที่ต้องการ > คลิก ปุ่มตกลง (OK)

3. หน้าต่าง Microsoft Excel จะเปิดขึ้นมาพร้อมตัวอย่างข้อมูล โดยแบ่งหน้าจอเทียบกับหน้าต่าง Microsoft Power
   Point ที่เราใช้งานอยู่

4. พิมพ์ข้อมูลสำหรับสร้างแผนภูมิลงในตาราง Microsoft Excel

5. แผนภูมิบนสไลด์จะเปลี่ยนไปตามข้อมูลที่ป้อนลงในตารางดังรูป

6. หลังจากได้แผนภูมิตามต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม

   
   เพื่อปิดหน้าต่าง Microsoft Excel

การแก้ไขข้อมูลที่ใช้สร้างแผนภูมิ

1. คลิกแผนภูมิที่ต้องการแก้ไขข้อมูล

2. คลิก แท็บออกแบบ (Design) > คลิก ปุ่มแก้ไขข้อมูล (Edit Data)

3. หน้าต่าง Microsoft Excel จะเปิดขึ้นมา ให้แก้ไขข้อมูลได้ตามต้องการ