การใช้ภาษาในจดหมายควรเป็นอย่างไร

ใบความรู้ที่ ๓ การเขียนจดหมายส่วนตัว

การเขียนจดหมายส่วนตัว

            การเขียนจดหมายเป็นการสื่อสารโดยตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงานต่างๆ ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้ เพราะไม่ว่าบุคคลหรือหน่วยงานจะห่างไกลกันแค่ไหน ก็สามารถใช้จดหมายส่งข่าวคราวและแจ้งความประสงค์ได้ตามความต้องการ การส่งสารหรือข้อความในจดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจน เพื่อจะได้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

องค์ประกอบและรูปแบบของจดหมาย

๑. ที่อยู่ของผู้เขียน เริ่มกึ่งกลางหน้าระหว่างเส้นคั่นหน้ากับริมของขอบกระดาษ

๒. วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย ให้เยื้องมาทางซ้ายของตำแหน่งที่เขียนที่อยู่เล็กน้อย

๓. คำขึ้นต้น ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย ๑ นิ้ว

๔. เนื้อหา ขึ้นอยู่กับย่อหน้าตามปกติ อาจจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย ๒ นิ้ว

๕. คำลงท้ายอยู่แนวเดียวกับที่อยู่ของผู้เขียน

๖. ชื่อผู้เขียน อยู่ใต้คำลงท้าย ล้ำเข้าไปเล็กน้อย

หลักการทั่วไปในการเขียนจดหมาย

๑. หลักการทั่วไปในการเขียนจดหมาย การเขียนจดหมายควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้

๑.๑ การใช้ถ้อยคำ จดหมายที่ต้องใช้ถ้อยคำในการเขียนให้ถูกต้องเหมาะสมกับปร ะเภทของจดหมายและผู้รับจดหมายด้วย หลักการใช้ถ้อยคำสำหรับการเขียนจดหมาย มีดังนี้

๑.๑.๑ ใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมายส่วนตัวให้เหมาะสมและถูกต้องตามแบบแผน

๑) การใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมายส่วนตัว การเขียนจดหมาย ส่วนตัวไม่มีข้อกำหนดเกี่ยวกับการใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายที่ตายตัว เพียงแต่เลือกใช้ให้เหมาะสมเท่านั้น คำขึ้นต้นและลงท้ายสำหรับบุคคลทั่วไป มีแนวทางสำหรับเป็นตัวอย่างให้เลือกใช้ดังนี้

(ตัวอย่าง รูปแบบคำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมายส่วนตัวhttp://www.enfe.go.th/enfe_2548/thai/thai02/thai21030.html)

๒) คำขึ้นต้นและคำลงท้ายหนังสือราชการ การใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายหนังสือราชการ ต้องเป็นไปตามระเบียบงานสารบรรณของทางราชการ ในที่นี้จะนำเสนอ ดังนี้

(ตัวอย่าง รูปแบบคำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมายราชการ 

http://www.enfe.go.th/enfe_2548/thai/thai02/thai21030.html)

๑.๑.๒ ใช้ภาษาเขียนให้ถูกกับระดับของจดหมาย โดยทั่วไปแล้วถ้าเขียนจดหมายส่วนตัวถึงบุคคลที่สนิทสนมกัน ก็จะใช้คำระดับที่ไม่เป็นทางการ แต่ถ้าเขียนจดหมาย ธุรกิจต่าง ๆ ก็ใช้คำระดับที่เป็นทางการ

(ตารางเปรียบเทียบภาษาพูดและภาษาเขียน 

http://www.enfe.go.th/enfe_2548/thai/thai02/thai21030.html)

๑.๑.๓ เขียนโดยใช้ถ้อยคำตรงไปตรงมา เพื่อให้ผู้รับจดหมายได้ทราบเรื่อง อย่างรวดเร็วและเข้าใจได้ทันทีตรงตามที่ผู้เขียนต้องการ หากจะต้องปฏิบัติการตาม ความในจดหมายนั้นก็ปฏิบัติได้โดยถูกต้องครบถ้วน

๑.๑.๔ เขียนเชิงสร้างสรรค์ คือ เขียนโดยเรียบเรียงถ้อยคำให้ผู้อ่านเกิดความ

รู้สึกแช่มชื่น ชวนอ่าน แสดงน้ำใจที่ดีต่อผู้ได้รับจดหมาย

๑.๒ มารยาทในการเขียนจดหมาย

๑.๒.๑ เลือกกระดาษ ซอง ที่สะอาดเรียบร้อย หากเป็นไปได้ควรใช้กระดาษที่ทำขึ้นเพื่อการเขียนจดหมายโดยตรง แต่ถ้าหาไม่ได้ก็ควรใช้กระดาษที่มีสีสุภาพ กระดาษที่ใช้เขียนควรเป็นกระดาษเต็มแผ่น ไม่ฉีกขาด ไม่ยู่ยี่ยับเยิน ไม่สกปรก ซองจดหมายที่ดีที่สุดคือซองที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยจัดทำขึ้น เพราะมีขนาดและคุณภาพได้มาตรฐาน ซองประเภทนี้มีจำหน่ายตามที่ทำการไปรษณีย์โทรเลขทุกแห่ง ถ้าหาซองจดหมายของการสื่อแห่งประเทศไม่ได้ ก็อาจเลือกซื้อจากซองที่มีเอกชนทำขึ้นจำหน่าย ซึ่งถ้าเป็นในกรณีหลังนี้ ควรเลือกซองที่มีสีสุภาพ ไม่ควรมีลวดลาย ไม่ควรใช้ซองที่มีตราครุฑส่งจดหมายที่มิใช่หนังสือราชการไม่ควรใช้ซองที่มีขอบซองเป็นลายขาวแดงน้ำเงินสลับกัน ซึ่งเป็นซองสำหรับส่งจดหมายไปรษณีย์อากาศไปยังต่างประเทศ ในการส่งจดหมายในประเทศ

๑.๒.๑ เขียนหนังสือให้ชัดเจน อ่านง่าย การเขียนตัวอักษรค่อนข้างโตและเว้นช่องไฟค่อนข้างห่าง จะช่วยให้จดหมายนั้นอ่านง่าย ไม่ควรเขียนด้วยดินสอดำหรือหมึกสีแดง เพราะถือกันว่าไม่สุภาพ แม้หมึกหรือดินสอสีต่างๆ ก็ไม่ควรเขียนจดหมาย สีที่เหมาะสมคือสีน้ำเงินและสีดำ ไม่ควรเขียนให้มีตัวผิด ตัวตก ต้องแก้ต้องเติม มีรอยขูดลบขีดฆ่า หรือมีเส้นโยง ข้อความรุงรัง ทำให้ดูสกปรกไม่งามตา

๑.๒.๓ จะต้องศึกษาให้ถูกต้องถ่องแท้ก่อนว่า ผู้ที่เราจะเขียนจดหมายไปถึงนั้นเป็นใคร มีตำแหน่งหน้าที่อะไร การเขียนข้อความในจดหมายก็ดี การจ่าหน้าซองก็ดี จะต้องระบุตำแหน่งหน้าที่ ชั้นยศของผู้นั้นให้ถูกต้องและต้องสะกดชื่อ นามสกุล ยศ ตำแหน่ง ของผู้นั้นให้ถูกต้องด้วย

๑.๒.๔ เมื่อเขียนจดหมายเสร็จแล้ว ต้องพับให้เรียบร้อยแล้วบรรจุซอง จ่าหน้าซองให้ถูกต้องครบถ้วน ปิดดวงตราไปรษณียากรให้ครบถ้วนตามราคาและถูกตำแหน่ง ก่อนที่จะนำไปส่ง

๑.๒.๕ เขียนจ่าหน้าซองจดหมาย

๑) เขียนชื่อ นามสกุลของผู้รับให้ถูกต้อง ชัดเจน อ่านง่าย ถ้าผู้รับเป็นแพทย์ เป็นอาจารย์ หรือมียศตำรวจ ทหาร หรือมีคำนำหน้านามแสดงเกียรติยศหรือฐานันดรศักดิ์ ก็ใช้ถ้อยคำพิเศษเหล่านั้นนำหน้าชื่อ คำนำหน้าชื่อควรเขียนเต็ม ไม่ควรใช้คำย่อ ถ้าทราบตำแหน่งก็ระบุตำแหน่งลงไปด้วย ในกรณีที่ไม่ทราบรายละเอียดดังกล่าว ควรใช้คำว่า คุณ นำหน้าชื่อผู้รับในการจ่าหน้าซองจดหมายนั้น

๒) ระบุสถานที่ของผู้รับให้ถูกต้อง ชัดเจนและมีรายละเอียดพอที่บุรุษไปรษณีย์จะนำจดหมายไปส่งได้ไม่ผิดพลาด ระบุเลขที่บ้าน ห้างร้านหรือสำนักงาน ซอย ตรอก ถนน หมู่บ้าน ตำบล อำเภอ (ในกรณีต่างจังหวัด) หรือแขวง เขต (ในกรณีกรุงเทพมหานคร) ที่สำคัญคือจะต้องระบุรหัสไปรษณีย์ถูกต้องทุกครั้ง จดหมายจะถึงผู้รับเร็วขึ้น

๓) การจ่าหน้าซอง การสื่อสารแห่งประเทศไทย แนะนำให้เขียนนาม และที่อยู่ พร้อมด้วยรหัสไปรษณีย์ของผู้ส่งไว้ที่มุมบนด้านซ้ายมือของซองและเขียนชื่อผู้รับ

พร้อมที่อยู่และรหัสไปรษณีย์ไว้ตรงกลาง

(ตัวอย่าง การเขียนจ่าหน้าซองจดหมาย 

http://www.enfe.go.th/enfe_2548/thai/thai02/thai21030.html)

๒. ประเภทของจดหมาย จดหมายแบ่งออกเป็น ๔ ประเภท คือ จดหมายส่วนตัว จดหมายกิจธุระ จดหมายธุรกิจ และจดหมายราชการหรือหนังสือราชการ  แต่เราจะเรียนรู้จดหมายส่วนตัวกันก่อน เพื่อให้มีแนวทางในการทำใบงานนี้

จดหมายส่วนตัว คือ จดหมายที่บุคคลซึ่งรู้จักคุ้นเคยกันติดต่อกันด้วยวัตถุประสงค์ที่เป็นการส่วนตัว เช่น เพื่อส่งข่าวคราว ถามทุกข์สุข เล่าเรื่องราว ฯลฯ เป็นการติดต่ออย่างไม่เป็นทางการ เช่น จดหมายเล่าเรื่องราวทุกข์สุข จดหมายแสดงความรู้สึกยินดี เสียใจขอบคุณหรือขอโทษในกรณีต่าง ๆ เป็นต้น 

การเขียนจดหมายส่วนตัวแม้จะยินยอมให้ใช้ถ้อยคำที่แสดงความสนิทสนมเป็นกันเองได้ แต่ก็ควรระมัดระวังอย่าให้ผู้อ่านเข้าใจผิด และควรแสดงความสำรวมมากกว่าการพูดกันโดยปกติจดหมายส่วนตัวที่มีเนื้อหาเป็นการขอบคุณ หรือแสดงความยินดีอาจเขียนลงในบัตร ที่ออกแบบไว้อย่างสวยงาม แทนการเขียนในกระดาษก็ได้

การเขียนจดหมายส่วนตัว นิยมให้เขียนด้วยลายมือที่อ่านง่าย แสดงความตั้งใจเขียน ไม่นิยมใช้การพิมพ์ดีดจดหมายหรือจ่าหน้าซองจดหมายส่วนตัว

(ตัวอย่าง การเขียนจดหมายส่วนตัว 

http://www.enfe.go.th/enfe_2548/thai/thai02/thai21030.html)

ภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมายควรเป็นแบบใดมากที่สุด

การใช้ภาษาในจดหมายธุรกิจควรใช้อย่างไร

ภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมายส่วนตัวควรใช้ภาษาแบบใด

รูปแบบของจดหมายเป็นอย่างไร