การจัดเก็บเอกสารทางบัญชี กี่ปี

เอกสารบัญชีตามกฏหมายไม่ว่าจะเป็นในส่วนของกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้า จะเขียนไปในทางเดียวกันก็คือจะต้องเก็บรักษาไว้ในน้อยกว่า 5 ปี แต่ทางอธิบดีก็มีอำนาจในการขอให้ขยายระยะเวลาเก็บเพิ่มอีกไม่เกิน 2 ปีเป็น 7 ปีได้ในกรณีที่อยู่ในระหว่างการตรวจสอบครับ

ผู้ประกอบการอย่าเผลอไปทำลายเอกสารทิ้ง หรือทำเอกสารหายก่อนนะครับ

สรุป 5 ปีเท่านั้น เว้นแต่… โดนสั่งให้เก็บเพิ่มแต่ไม่เกิน 7 ปี

รู้หรือไม่ว่า ในการประกอบธุรกิจในทุกธุรกิจไม่ว่าขนาดเล็กไปจนขนาดใหญ่ สิ่งหนึ่งที่เข้ามาเกี่ยวข้องโดยไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ คือเรื่องของเอกสารทางบัญชี และทำไมธุรกิจจะต้องจัดเก็บเอกสารทางบัญชีเหล่านี้ด้วย ในเมื่อยุคสมัยนี้ คอมพิวเตอร์มีบทบาทในการเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ให้แล้วเหตุผลก็คือ เมื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระเบียบ และค้นหาง่าย แต่เอกสารทางบัญชีและภาษีนั้น นอกจากเก็บให้เป็นระเบียบแล้ว แต่มีกฎหมายที่เกี่ยวข้องกำหนดเอาไว้ 

ตามกฎหมายพระราชบัญญัติการบัญชี ปี พ.ศ.2543 กำหนดไว้ว่า จะต้องจัดเก็บเอกสารทางบัญชี และรักษาข้อมูลเหล่านี้ไว้ มีดังนี้

1. บัญชีรายวัน
2. บัญชีแยกประเภท
3. บัญชีสินค้า
4. บัญชีแยกประเภทอื่นและแยกประเภทย่อย

และเอกสารที่จะต้องจัดเก็บไว้ซึ่งใช้ประกอบกับการลงบัญชี มีดังนี้

1. เอกสารที่ทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีซื้อ เป็นต้น
2. เอกสารที่ทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่ทำบัญชีเพื่อให้แก่บุคคลภายนอก เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีขาย ฯลฯ
3. เอกสารที่ใช้ในกิจการของตน เช่น ใบเบิกเงินสดย่อย เป็นต้นโดยเอกสารดังกล่าวข้างต้น ต้องมีชื่อผู้จัดทำเอกสาร วัน/เดือน/ปี ที่จัดทำ รวมถึงเลขที่เอกสารและจำนวนเงินรวม แสดงไว้อย่างชัดเจน

นอกจากนี้ยังมีกฎหมายอื่นที่ประกาศโดยกรมสรรพากร ที่ประกาศว่า ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องเก็บรายงานใบกำกับภาษีพร้อมเอกสารประกอบการลงรายงาน ไม่ว่าจะเป็น ใบกำกับภาษีซื้อและภาษีขาย นับตั้งแต่วันที่ยื่นแสดงรายการไว้ ณ สถานประกอบการ

ส่วนการจัดเก็บเอกสาร ก็มีกฎหมายทางบัญชี บัญญัติไว้ว่า สถานประกอบการจะต้องจัดเก็บเอกสารรายงานใบกำกับภาษีซื้อ ภาษีขาย เอกสารประกอบงบ ที่ได้ยื่นแสดงรายการไว้ เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการ ใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบของผู้สอบบัญชีและกรมสรรพากร

1. พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543

ในการจัดทำบัญชีผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องส่งมอบเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน เพื่อให้บัญชีที่จัดทำขึ้นสามารถแสดงผลการดำเนินงาน ฐานะการเงินหรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินที่เป็นอยู่ตามความเป็นจริงและตามมาตรฐานการบัญชี

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานเป็นประจำ เว้นแต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะได้รับอนุญาตจากสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่นได้

การขออนุญาตดังกล่าวให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกำหนด และในระหว่างรอการอนุญาตให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ในสถานที่ที่ยื่นขอนั้นไปพลางก่อนได้

ในกรณีจัดทำบัญชีด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมืออื่นใดในสถานที่อื่นใดในราชอาณาจักรที่มิใช่สถานที่ดังกล่าว แต่มีการเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมือนั้นมายังสถานที่ดังกล่าวให้ถือว่าได้มีการเก็บรักษาบัญชีไว้ ณ สถานที่นั้นแล้ว

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชีและเอกสาร ในกรณีที่เห็นสมควรเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการประเภทใดประเภทหนึ่ง ให้อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีมีอำนาจกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เกิน 5 ปี แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี ก็ได้

ถ้าบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกำหนดภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้น

ในกรณีที่สารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีตรวจพบว่าผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีมิได้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีเป็นสาระสำคัญแก่การจัดทำบัญชีไว้ในที่ปลอดภัย ให้สันนิษฐานว่า ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีมีเจตนาทำให้เสียหาย ทำลาย ซ่อนเร้น หรือทำให้สูญหายหรือทำให้ไร้ประโยชน์ซึ่งบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีนั้น เว้นแต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะพิสูจน์ให้เชื่อได้ว่าตนได้ใช้ความระมัดระวังตามสมควรแก่กรณีแล้ว เพื่อป้องกันมิให้บัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย

2. ประมวลรัษฎากร

การเก็บรักษาเอกสารตามประมวลรัษฎากร ตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีหน้าที่ต้องเก็บและรักษารายงานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการรายงานหรือเอกสารอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดไว้ ณ สถานประกอบการหรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงานแล้วแต่กรณี

และในกรณีที่เห็นสมควร อธิบดีกรมสรรพากรจะกำหนดให้เก็บและรักษาไว้เกิน 5 ปีก็ได้ แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี ดังนั้นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลจึงมีหน้าที่จะต้องเก็บและรักษารายงานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการรายงานไว้ เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี

อย่างไรก็ตาม เจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจออกหมายเรียกหรือมีอำนาจเรียกเก็บภาษีอากรจากผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษี ตามมาตรา 23 มาตรา 83/6 และมาตรา 91/16 แห่งประมวลรัษฎากร

ซึ่งประมวลรัษฎากรมิได้กำหนดระยะเวลาดำเนินการ เจ้าพนักงานประเมินจึงมีอำนาจออกหมายเรียกหรือประเมินภาษีอากรได้ภายใน 10 ปี ทั้งนี้ ตามมาตรา 193/31 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการหรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษีจึงต้องมีเอกสารเกี่ยวกับการประกอบกิจการเพื่อให้เจ้าพนักงานประเมินตรวจสอบในกรณีดังกล่าว

ดังนั้นบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีสำหรับบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่ประกอบธุรกิจสม่ำเสมออย่างต่อเนื่องจะต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 – 7 ปี ยกเว้นไม่เคยยื่นแบบเสียภาษีอากรจะต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี

สรุปคือ

สำหรับเอกสารประกอบการลงบัญชี ตามกฏหมายว่าด้วยการบัญชี พรบ.การบัญชี พ.ศ. 2543 ว่าด้วย การเก็บรักษาเอกสารและหลักฐานประกอบการลงบัญชี กำหนดให้ผู้ประกอบการ ต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีเป็นเวลา 5 ปี เว้นแต่ในกรณีที่ต้องรอตรวจสอบบัญชี โดยหน่วยงานราชการมีอำนาจให้ผู้ประกอบการเก็บรักษาเอกสารและหลักฐานประกอบการลงบัญชีต่อไปเกินกว่า 5 ปีได้ แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี ดังนั้นคุณจึงสามารถทำลายเอกสารทางบัญชีได้เมื่อเก็บไว้ครบ 5 ปี โดยไม่ต้องขออนุญาตจากหน่วยงานราชการ

“เอกสารเก่าเก็บทุกชนิด กระดาษทุกแผ่น สามารถนำมาทำลายเอกสารได้”

ติดต่อ Papers-Recycle ศูนย์บริการทำลายเอกสาร

ติดตามผลงานการทำลายเอกสารของเรา

ขั้นตอนการทำลายเอกสาร

หลังจากการดำเนินการทำลายเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว Papers-Recycle จะทำการออกหนังสือรับรองการทำลายเอกสาร (Certificate of Destruction) พร้อมภาพถ่ายและ CD คลิปวิดีโอ การทำลายเอกสารส่งให้ลูกค้าเป็นหลักฐาน เพื่อยืนยันว่าเอกสารทุกอย่างและกระดาษทุกแผ่นจากหน่วยงานของลูกค้า ได้ผ่านกระบวนการย่อยทำลายเอกสาร ด้วยมาตรฐานควบคุมความเอกสารให้เป็นความลับ และเข้าสู่กระบวนการรีไซเคิล 100% เรียบร้อยแล้ว

เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีผู้ประกอบการต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อยกี่ปี

ใบเสร็จต้องเก็บกี่ปี

เอกสารยื่นภาษีบุคคลธรรมดาต้องเก็บไว้กี่ปี

กระดาษทําการของผู้สอบบัญชี เก็บกี่ปี