เทคนิคการนำเสนอต่างๆจะนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างไร

ในการนำเสนองาน ทั้งในที่ประชุมและในวาระอื่น ๆ แม้ว่าคุณจะมีโครงงานและเนื้อหางานที่ดี แต่หากมีการนำเสนอที่ไม่ดี ไม่ดึงดูดไม่น่าสนใจ และสื่อสารได้ไม่รู้เรื่องต่อผู้ฟังอย่างแท้จริง ผลงานและโครงงานที่ดีก็อาจจะดูด้อยลงได้อย่างน่าเสียดาย และอาจจะส่งให้ไม่สัมฤทธิ์ผลมากดังที่ตั้งใจได้ การนำเสนองานจึงต้องรู้ถึงหลัการนำเสนอ รวมถึงเทคนิคและวิธีการดังนี้

1 เลือกรูปแบบการนำเสนอที่เหมาะสม

โดยดูจากเนื้อหาของงานที่ต้องการนำแสนอว่าเป็นในลักษณะใดและเลือกรูปแบบการนำเสนอให้สอดคล้อง ใช้อุปกรณ์และเทคนิคที่ลงตัวจะช่วยให้งานที่นำเสนอโดดเด่นเป็นที่น่าสนใจและเข้าถึงเข้าใจได้อย่างดี

2 เนื้อหาที่นำเสนอมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

การนำเสนองานควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและสื่อสารวัตถุประสงค์นั้นได้อย่างชัดเจนโดยผู้ฟังไม่เกิดคำถามว่า งานที่นำเสนอมีวัตถุประสงค์ใดอย่างคลุมเครือ

3 มีรูปแบบในการนำเสนอที่ดี เหมาะสมและเข้าใจง่าย

เช่น ในเนื้อหาอาจต้องการ แผ่นภาพ แผนภูมิ ภาพเคลื่อนไหว สิ่งเหล่านี้จะทำให้การนำเสนองานในที่ประชุมเข้าใจง่าย กะทัดรัด กระชับเวลาและชัดเจนขึ้น

4 เนื้อหาการนำเสนอที่ดี

เนื้อหาการนำเสนอที่ดีนั้นต้องเข้าใจง่าย ถูกต้องแม่นยำตามความเป็นจริง สมเหตุสมผล ตรงประเด็น

5 ให้ข้อเสนอที่ดี

ในการนำเสนองานต่อที่ประชุม มีวัตถุประสงค์หลักก็เพื่อให้ที่ประชุมรับทราบเนื้องานและเป็นการให้ข้อเสนอแก่ที่ระชุม เพื่อให้เกิดการปฎิบัติการต่อหรือเกิดผลสรุปความคิดและแนวทางปฎิบัติต่าง ๆ ซึ่งจำเป็นที่ผู้นำเสนองานก็ต้องมีข้อเสนอที่ดี และน่าสนใจด้วย

นอกจากเนื้อหารูปแบบการนำเสนองานจะสำคัญแล้ว ตัวผู้นำเสนองานเองก็มีส่วนสำคัญอย่างากทีเดียว คุณสมบัติที่ผู้นำเสนองานควรจะมีก็คือ

1 มีบุคลิกที่ดี

บุคลิกของผู้นำเสนอต้องดี ทั้งการแต่งกาย ท่าทางการพูด น้ำเสียงแววตาสีหน้าแสดงออกถึงความมั่นใจ สดใส และกระตือรือร้น

2 มีความรู้ความเข้าใจในเนื้อหา

ผู้นำเสนองานจะต้องมีความรู้ ความเข้าใจในเนื้องานที่จะนำเสนออย่างถ่องแท้  เพื่อจะอธิบายต่อที่ประชุมได้อย่างกระจ่างและชดเจนทุกเนื้อหา betflix ทางเข้า

3 มีจิตวิทยาที่ดี

การนำเสนองงานต่อที่ประชุมให้ประสบความสำเร็จตามจุดประสงค์ที่ตั้งใจ จำเป็นจะต้องมีจิตวิทยาในการพูดและการนำเสนอ ทั้งการตอบคำถามที่มีไหวพริบจะทำให้ระสบความสำเร็จ

4 มีความสามารถในการใช้อุปกรณ์ในการนำเสนอ

ผู้นำเสนองานจะต้องมีความสามารถและความคล่องตัวในการใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ ได้อย่างลื่นไหลไม่ติดขัด เช่นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการพรีเซ้นต์เป็นต้น

หากสามารถปฎิบัติได้ตามหลักในการนำเสนอดังที่ได้กล่าวมาข้างต้น ในการนำเสนองานทุกครั้งก็จะประสบความสำเร็จได้โดยไม่ยาก

ตอนที่ 1 ขั้นตอนและกระบวนการนำเสนอ

การนำเสนอ ถือเป็นทักษะที่จำเป็นของคนทำงานทั้งในสังคมธุรกิจ และงานราชการ ที่จะเป็นส่วนหนึ่งนำไปสู่ ความสำเร็จในหน้าที่การงาน การที่จะประสบความสำเร็จในการนำเสนอที่ดี ผู้นำเสนอจะต้องมีความเข้าใจในความหมาย  ความสำคัญของการนำเสนอ  ต้องเป็นผู้ที่รู้รูปแบบ ขั้นตอนของการนำเสนอ  รู้ลักษณะของการนำเสนอที่ดี  เสริมสร้างคุณสมบัติ ลักษณะของตัวตน  รวมถึงพัฒนาทักษะที่เป็นตัวตนเป็นเอกลักษณ์ในการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

การนำเสนอ(Presenting)
เป็นศาสตร์(วิธีการ)ของการสื่อสาร(Communication) ซึ่งเป็นกระบวนการถ่ายทอด สาร(message) จากฝ่ายหนึ่งที่เรียกว่าผู้ส่งสาร(sender)ไปสู่อีกฝ่ายหนึ่งที่เรียกว่า ผู้รับสาร(receiver) โดยผ่านช่องทานของ สื่อ(channel)

ความหมายของคำว่า การนำเสนอ
การนำเสนอ คือ กระบวนการ วิธีการ เพื่อให้รู้ ให้ทราบ ให้เข้าใจ ในกิจกรรมขององค์กร ของสถาบัน ของหน่วยงาน ได้อย่างชัดเจน

การนำเสนอ คือ การถ่ายทอดเนื้อหา สาระที่ผสมผสานกันระหว่าง ศิลปะการพูด กับ การแสดงข้อมูล ในรูปแบบต่างๆ ผ่านสื่อและอุปกรณ์ได้อย่างเหมาะสม

ลักษณะและรูปแบบการนำเสนอ รูปแบบการนำเสนอ(ที่นิยมใช้)  มี 3 วิธีการ คือ

1. มี ผู้นำเสนอ และใช้ เอกสารประกอบ(Handout)เป็นส่วนร่วมในการนำเสนอ

2. มี ผู้นำเสนอ ใช้ วัสดุ-อุปกรณ์เครื่องฉาย เป็นสื่อ และมี เอกสารประกอบ เป็นส่วนร่วม

3. จัดเป็น Display ในรูปของนิทรรศการ ที่ใช้ Post line เป็นเส้นนำทาง และ(อาจ)มี เอกสารประกอบ เป็นส่วนร่วม

ประเภทของสื่อนำเสนอ

1. สื่อเพื่อการนำเสนอโครงการ(กิจกรรม)
2. สื่อเพื่อสรุปโครงการ(กิจกรรม)
3. สื่อเพื่อการประชาสัมพันธ์
4. สื่อประกอบการบรรยาย

องค์ประกอบของสื่อนำเสนอ

หากจะแบ่งสื่อนำเสนอออกเป็นส่วนๆ  ควรประกอบด้วย  3 ส่วน คือ

1. ส่วนนำเรื่อง Beginning

2. ส่วนเนื้อหา Middle
3. ส่วนท้ายเรื่อง End

โดยในการนำเสนอนั้น จะแบ่งทั้ง 3 ส่วน อัตราส่วน ส่วนนำเรื่องและส่วนท้ายเรื่อง รวมกัน 20-25% ส่วนเนื้อหา 75-80%

1.สื่อเพื่อการนำเสนอโครงการ(กิจกรรม)  จะมีโครงสร้าง โดยย่อ ดังนี้

1. ส่วนนำเรื่อง Beginning

   บอกชื่อเรื่อง บอกวัตถุประสงค์ของโครงการ รวมถึงสาระสำคัญของโครงการ
   
2. ส่วนเนื้อหา Middleส่วนนี้จะบอกในส่วนขององค์ประกอบหรือขั้นตอนของกิจกรรมหลักๆของโครงการ
3. ส่วนท้ายเรื่อง Endส่วนนี้เป็นส่วนที่แสดงให้ผู้ฟังรับทราบว่าสิ้นโครงการนี้ จะได้ อะไร

2.สื่อเพื่อสรุปโครงการ(กิจกรรม) จะมีโครงสร้าง โดยย่อ ดังนี้

1. ส่วนนำเรื่อง Beginning

   บอกชื่อเรื่อง รวมถึงต้องบอกความเป็นมาของโครงการ
   
2. ส่วนเนื้อหา Middleส่วนนี้จะสรุปขั้นตอนของการดำเนินการของโครงการ
3. ส่วนท้ายเรื่อง Endส่วนนี้เป็นส่วนสรุปผล ประเด็นปัญหา อุปสรรค ข้อจำกัดในการดำเนินการ และข้อเสนอแนะที่ผู้ดำเนินการเห็นว่าควรนำเสนอ

3.สื่อเพื่อการประชาสัมพันธ์  จะมีโครงสร้าง โดยย่อ ดังนี้

1. ส่วนนำเรื่อง Beginning

   เป็นส่วนเริ่มต้นที่จะมีชื่อเรื่องหรือไม่ก็ได้ โดยปกติจะเป็นสื่อแนะนำหน่วยงาน ซึ่งอาจจะเริ่มด้วยสภาพ บริบท บทบาทหน้าที่หรือภารกิจหลักในภาพรวม ของหน่วยงาน
2. ส่วนเนื้อหา Middleส่วนนี้อาจเป็นส่วนการนำเสนอโครงสร้าง อธิบายภารกิจ กิจกรรมที่ดำเนินการ
3. ส่วนท้ายเรื่อง Endส่วนแสดงถึงผลงานที่ดีเด่น อาจจะปิดท้ายด้วยคำขวัญหรือปรัชญา ขององค์กร

4.สื่อประกอบการบรรยาย จะมีโครงสร้าง โดยย่อ ดังนี้

1. ส่วนนำเรื่อง Beginning

   บอกชื่อเรื่อง และหัวข้อเรื่องต่างๆที่จะบรรยายหรือที่จะนำเสนอ
2. ส่วนเนื้อหา Middleส่วนนี้เป็นส่วนนำเสนอเนื้อหา ซึ่งจะต้องนำเสนออย่างเป็นขั้นเป็นตอน พร้อมทั้งมีตัวอย่างแทรก
3. ส่วนท้ายเรื่อง Endส่วนนี้เป็นส่วนสรุปประเด็นที่สำคัญของเนื้อหา รวมถึงเป็นช่วงการตอบปัญหา ซักถาม

สื่อทั้ง 4 ดังที่กล่าวในข้างต้น จะมีจุดประสงค์ในการนำไปใช้ 2 สถานะ
1.Self media presenting   
เป็นสื่อที่นำเสนอเรื่องราวด้วยตัวของมันเอง ในลักษณะแบบต่อเนื่อง คล้ายวิดีทัศนื หรือภาพยนตร์  โปรแกรมนำเสนอแบบนี้ ที่นิยมใช้ก็มีหลายโปรแกรม อาทิ

2.Benefit media presenting   
เป็นสื่อที่ใช้ประกอบการบรรยายหรือการนำเสนอ ซึ่งโปรแกรมนำเสนอประเภทนี้ที่นิยมใช้มากที่สุดก็คือ PowerPoint

เรื่องราวของการนำเสนอ ยังมีอีกหลายมุมมอง ซึ่งจะได้นำมาให้เรียนรู้กันอย่างต่อเนื่องในโอกาสต่อไป
หมายเหตุ
บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของ การบรรยาย หลักสูตร เทคนิคการนำเสนอและการสรุปงาน มี 3 ส่วน คือ (1)
ขั้นตอนและกระบวนการนำเสนอ (2) เทคนิคการสร้างและพัฒนาสื่อเพื่อการนำเสนอ  และ (3) การเป็นผู้พูด(นำเสนอ) และการบรรยายสรุปที่ดี

ติดตามเรียนรู้เพิ่มเติม