การสมัครงาน อาจเป็นงานที่ยากและน่าหวั่นใจสำหรับใครบางคน เพราะคุณต้องนั่งค้นคว้าข้อมูลเป็นกระบุงเพื่อบรรจงปรับแต่งเรซูเม่และจดหมายแนะนำตัวที่สมบูรณ์แบบให้เหมาะสมกับงานและบริษัท แค่นั้นก็เป็นเรื่องยากพออยู่แล้ว จริงไหม?
คุณแค่ต้องส่งอีเมลเอกสารพวกนี้ไปให้องค์กรที่คุณสมัครงาน แต่การพูดน่ะง่ายกว่าทำเสมอ ผู้สมัครหลายคนทุ่มเททั้งเวลาและความพยายามอย่างมากไปกับเรซูเม่และจดหมายแนะนำตัว แต่กลับละเลยรายละเอียดของการเขียนอีเมลไปซะได้
เหล่าผู้จัดการแผนกที่จะคัดเลือกคนเข้าทำงาน ต่างได้รับอีเมลนับพันฉบับ และหลายฉบับก็ถูกเขียนมาแบบไม่เข้าท่าถึงขนาดที่เหล่าผู้จัดการจะไม่สละเวลาเปิดดูเอกสารที่แนบมาด้วยซ้ำ! ดังนั้น คุณต้องยึดหลักการเขียนแบบมืออาชีพ ที่น่าจะโดนใจผู้รับสมัครเข้าไว้ เพื่อที่จะถูกเรียกสัมภาษณ์ในขั้นตอนต่อไป
แล้วจะทำให้อีเมลของเราโดดเด่นกว่าคนอื่นยังไงดีล่ะ? ต่อไปนี้คือเคล็ดลับในการเขียนอีเมลสมัครงานจากตำแหน่งยอดนิยม ที่จะช่วยให้คุณได้งานอย่างที่ฝัน
ใช้ที่อยู่อีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพ
อย่าใช้อีเมลที่คุณสมัครตั้งแต่สมัยเด็ก หรือสมัยวัยรุ่นส่งใบสมัครงานเด็ดขาด ถึงแม้ว่าเมื่อก่อนการใช้อีเมลตลกๆ อาจจะดูเท่ห์ แต่สำหรับผู้รับสมัครแล้ว มันจะไม่มีวันถูกมองในแง่ดีแน่นอน
ในเมื่อตอนนี้คุณโตเป็นผู้ใหญ่ คุณจึงจำเป็นต้องมีอีเมลแบบมืออาชีพที่ดูเหมาะสม ลองใช้ชื่อจริงและนามสกุลมาตั้งเป็นที่อยู่อีเมลดูสิ เมื่อผู้จัดการแผนกเห็นใบสมัครงานจากอีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพเช่นนี้ พวกเขาก็จะให้ความสำคัญกับคุณเอง
ควรเขียนอะไรบ้างในอีเมลสมัครงาน
อีเมลสมัครงานของคุณ คือรูปแบบย่อของจดหมายแนะนำตัวดีๆ นี่เอง นั่นหมายความว่า จุดประสงค์ของอีเมลฉบับนี้คือการบอกให้ผู้รับทราบว่า
- คุณส่งอีเมลฉบับนี้มาทำไม
- ต้องการสมัครในตำแหน่งไหน
- คุณสมบัติที่เหมาะกับตำแหน่งนั้นๆ ของคุณคืออะไร
- คุณจะติดตามผล หรือผู้รับจะสามารถติดต่อคุณได้อย่างไร
หัวข้ออีเมล
เนื่องจากผู้จัดการแผนก มักได้รับอีเมลเป็นจำนวนมาก ดังนั้นคุณต้องช่วยพวกเขาให้กรองอีเมลสมัครง่ายได้ง่ายๆ โดยการใส่ชื่อและตำแหน่งที่ต้องการสมัครลงไปในหัวข้ออีเมล ซึ่งการทำเช่นนี้จะช่วยให้ผู้รับสมัครสามารถโยงใบสมัครกับตำแหน่งที่ระบุในประกาศรับสมัครงานได้ง่ายขึ้น
คำขึ้นต้นอีเมล
ถ้าเป็นไปได้ ให้ส่งอีเมลโดยระบุคนไปเลย คุณอาจใช้วิธีเข้าไปดูในเว็บไซต์ของบริษัท หรือโทรไปที่ฝ่ายต้อนรับและสอบถามว่า ใครคือผู้จัดการในการหางานครั้งนี้ หากไม่สามารถทราบชื่อได้จริงๆ ก็ให้เปิดหัวอีเมลด้วยคำว่า “เรียน ผู้จัดการฝ่าย” เช่นเดียวกับจดหมายตัวอย่างด้านบน หรือเขียนให้สุภาพมากยิ่งขึ้นด้วยคำว่า “เรียน ผู้ที่เกี่ยวข้อง”
วรรคแรกของเนื้อความ
ในวรรคแรกของจดหมาย คุณมักจะต้องการอธิบายถึงเหตุผลว่าเขียนมาทำไม ให้อ้างอิงถึงสถานที่ที่คุณเห็นประกาศรับสมัคร วันที่ประกาศ ไม่ว่าจะถูกประกาศอยู่บนเว็บไซต์ของบริษัท ประกาศอยู่ตามบอร์ดหางาน ได้ข่าวมาจากเพื่อน และอีกมากมาย
วรรคกลางของเนื้อความ: ในส่วนนี้ จะเป็นส่วนที่คุณสามารถแสดงเจตจำนงค์ของการเป็นผู้สมัครได้ เช่น ทำไมคุณถึงเหมาะสมกับตำแหน่งนี้? ให้เขียนเน้นไปที่งานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงความรับผิดชอบและความสำเร็จที่ผ่านมา ที่สำคัญ อย่าลอกจากในเรซูเม่มาตรงๆ ล่ะ
วรรคปิดท้าย: ใช้พื้นที่ส่วนนี้เพื่อขอบคุณผู้รับสมัครสำหรับการอ่านอีเมล และแจ้งว่าคุณได้แนบเรซูเม่มาด้วย รวมถึงยังเป็นพื้นที่ให้ขอบคุณสำหรับการพิจารณาใบสมัครของคุณอีกด้วย อย่าลืมพูดถึงการติดตามผล ว่าคุณจะติดตามผลได้ที่ไหนและอย่างไร
การปิดอย่างสุภาพ: ใช้ถ้อยคำปิดที่สุดภาพ อย่างเช่น “ด้วยความเคารพอย่างสูง” หรือ “ขอแสดงความนับถือ” เพื่อเป็นการปิดท้ายจดหมาย แล้วพิมพ์ชื่อจริงลงท้ายไปด้วย
อีเมล signature: คุณสามารถใส่อีเมล signature ลงไปในอีเมลของคุณได้ ซึ่งมันก็เป็นวิธีง่ายๆ ในการบอกข้อมูลการติดต่อให้ผู้รับสมัครได้ทราบ นอกจากนั้น อีเมล signature ยังสามารถบ่งบอกความเป็นตัวคุณหรือ วัฒณธรรมขององค์กรของคุณได้อีกด้วย นี่ก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สามารถช่วยคุณสร้างภาพลักษณ์ หรือที่เรียกกันว่า personal branding ให้กับตัวคุณได้
การแนบเรซูเม่: อย่าลืมแนบเรซูเม่! ให้แนบไปกับข้อความ ในฟอร์แมทที่ผู้ว่าจ้างขอมา แต่ถ้าไม่ได้ระบุฟอร์แมทใดเป็นพิเศษ ให้ส่งไปเป็นไฟล์ PDF หรือ word document จะดีที่สุด
ต่อไปนี้คือตัวอย่างของอีเมลสมัครงานที่ดี ที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้ สำหรับผู้ที่มองหาตัวอย่างอีเมลสมัครงานภาษาอังกฤษ
ตำแหน่ง – ชื่อของคุณ
เรียน ผู้จัดการแผนก:
ดิฉัน/ผมมีความสนใจเป็นอย่างยิ่งที่ได้อ่านประกาศรับสมัครงานในตำแหน่ง (ชื่อตำแหน่ง) ของบริษัท (ชื่อบริษัท) ดิฉัน/ผมเชื่อว่าประสบการณ์ที่มีนั้นเหมาะสมกับความรับผิดชอบอันเกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานนี้ และรู้สึกยินดีที่จะส่งใบสมัครมาเพื่อสมัครงานในตำแหน่งนี้เช่นกัน รวมถึงดิฉัน/กระผมได้แนบเรซูเม่มาพร้อมกับจดหมายฉบับนี้ด้วย โดยหวังว่าท่านจะได้ศึกษาความเป็นมา การศึกษา ความสำเร็จ และรางวัลต่าง ๆ ผ่านประวัติส่วนตัวฉบับนี้
หากท่านต้องการข้อมูลใดเพิ่มเติมได้โปรดแจ้งให้ทราบ ดิฉัน/กระผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้ยินข่าวเรื่องโอกาสอันดีนี้จากท่าน ขอบพระคุณสำหรับการพิจารณา
ด้วยความเคารพอย่างสูง,
(ชื่อของคุณ)
กำลังมองหางานด้านเทคโนโลยีอยู่ใช่ไหม?
สมัคร GetLinks สิ จะได้ไม่ต้องคอยส่งอีเมลกลับไปกลับมาและนัดสัมภาษณ์แบบนับไม่ถ้วน มาคุยกับผู้ว่าจ้างและได้งานในฝันให้เร็วขึ้นกันดีกว่า!