บทความงาน > บทความตามสายงาน > งานธุรการ > มารยาทในการสื่อสารทางโทรศัพท์ มารยาทในการสื่อสารทางโทรศัพท์ การรับโทรศัพท์อย่างมืออาชีพเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร พนักงานต้อนรับหรือเลขานุการจำเป็นต้องมีทักษะในการพูดคุยกับลูกค้าผ่านทางโทรศัพท์ ทำให้ลูกค้าได้รับความพึงพอใจและความประทับใจ สร้างความรู้สึกดีในการติดต่อสื่อสาร ในฐานะเป็นทัพหน้าประจำเมืองหน้าด่าน พนักงานต้อนรับหรือเลขานุการจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการโทรศัพท์ ดังต่อไปนี้
ที่กล่าวมาทั้งหมดเป็นการให้ความสำคัญกับลูกค้าที่ติดต่อมาทางโทรศัพท์ ถึงแม้จะไม่ได้เห็นหน้ากัน แต่คำพูดและน้ำเสียงก็สามารถสร้างความรู้สึกทางบวกหรือทางลบให้กับลูกค้าได้เท่า ๆ กัน ดังมีคนกล่าวไว้ว่า 3 สิ่งที่ผ่านไปแล้ว ไม่สามารถย้อนกลับมาได้อีกคือ เวลา โอกาส และคำพูด การสื่อสารทางโทรศัพท์ มารยาทการรับโทรศัพท์ มารยาททางโทรศัพท์ โทรศัพท์ บทความยอดนิยม Web 3.0 คืออะไร สายงาน IT อัปเดตด่วน เมื่อเราอยู่ในยุคที่โลกแห่งเทคโนโลยีพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง เรื่องราวของอินเทอร์เน็ตก็ถือเป็นอีกหนึ่งสิ่งสำคัญของคนในยุคนี... 10 อันดับภาษาโปรแกรมมิ่งมาแรงที่ควรศึกษา 2022 ในยุคที่ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงอย่างฉับไว เพียงเสี้ยววินาที หลาย ๆ อย่างในชีวิตคุณก็ไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป ด้วยเทคโนโลยีและอิ... เรียนจบอะไร ทำงาน IT ได้บ้าง งานด้านไอที หรือ Information Technology ที่เป็นอีกหนึ่งสายงานที่ได้รับความนิยมไม่แพ้สายงานอื่นๆ จนที่เป็นต้องการในตลาดค่... ภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพคือหนึ่งในสิ่งที่สำคัญมากสำหรับทุกสายงานอาชีพ พนักงานที่มีหน้าที่คอยให้บริการลูกค้าหรือติดต่อประสานงานจึงจำเป็นต้องเรียนรู้เทคนิคการพูดอย่างไรให้มีความน่าเชื่อถือรวมถึงการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่แสดงออกถึงความเป็นมืออาชีพ การตอบคำถามจากองค์กรจึงเป็นอีกหนึ่งเรื่องที่ต้องผ่านการฝึกฝน เพื่อช่วยให้คู่สนทนารู้สึกประทับใจ เพราะผู้รับโทรศัพท์ทำหน้าที่เปรียบเสมือนเป็นพนักงานต้อนรับขององค์กร ดังนั้นผู้รับโทรศัพท์จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตระหนักถึงมารยาทในการรับโทรศัพท์ ขอแนะนำเทคนิคง่ายๆ ในการรับมือกับบทสนทนาทางโทรศัพท์ให้ดูเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือ มาดูกันเลย 1. ยกหูโทรศัพท์ทันทีเมื่อมีเสรียงกริ่งโทรศัพท์ดังขึ้นควรรีบรับสายทันที (ไม่ควรให้ดังเกิน 3 ครั้ง) เพราะการปล่อยให้อีกฝ่ายรอนานๆ เป็นเรื่องเสียมารยาท ดังนั้นจึงควรรับให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ 2. งดเคี้ยวอาหาร ลดเสียงลงไม่ควรพูดโทรศัพท์ขณะกำลังรับประทานอาหารหรือดื่มเครื่องดื่มอยู่ การเคี้ยวอาหารไปด้วยขณะพูดเป็นการไม่ให้เกียรติต่อผู้ที่เราพูดด้วยและเป็นการทำลายบุคลิกภาพของผู้พูดด้วย หากมีสายเข้าหากคุยกันอยู่ควรลดเสียงเบาลงหรือเงียบเพื่อให้การสนทนาได้ยินชัดเจนและไม่เกิดเสียงสอดแทรกในระหว่างการสื่อสาร หรือขอปลีกตัวออกไปคุยในที่ที่เงียบ ไร้การรบกวน 3. การแนะนำตัวเองอย่าลืมที่จะแนะนำธุรกิจและอาจจะตัวคุณเองเพื่อให้คู่สนทนาแน่ใจว่าพวกเขาโทรมาถูกที่ หากคุณเป็นพนักงานต้อนรับเป็นเรื่องสำคัญที่คุณต้องระบุคือชื่อของบริษัท เนื่องจากคุณเป็นด่านแรกที่จะสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า คุณอาจจะใช้คำพูดเช่น “สวัสดีค่ะ บริษัท…… ต้องการติดต่อเรื่องอะไรคะ ” 4. เตรียมให้พร้อมควรเตรียมกระดาษ ดินสอ หรือปากกาไว้ให้พร้อม เพื่อจดบันทึกข้อความได้ทันที ในกรณีที่คู่สนทนาต้องการฝากข้อความที่มากเกินกว่าจะจำไหวและเป็นการดีที่พวกเขาจะไม่ต้องถือสายรอขณะที่คุณวิ่งวุ่นหากระดาษและปากกา 5. พูดให้ชัดเจนการพูดอย่างชัดเจนคือหนึ่งในสิ่งที่แสดงออกถึงความเป็นมืออาชีพเพื่อให้การสื่อสารทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน กระชับ และรวดเร็วที่สุด หากมีเวลาคุณควรพูดช้าๆและแจ้งคำพูดของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณส่งไปถึงอีกฝ่ายอย่างครบถ้วน 6. ใช้สรรพนามเรียกอีกฝ่ายอย่างเหมาะสมถึงแม้ในต่างประเทศนิยมเรียกนามสกุลของลูกค้ามากกว่าจะเรียกชื่อจริง แต่ในประเทศไทยมักจะเรียกชื่อจริงตามหลังคำว่าคุณ ดังนั้นต้องใช้อย่างเหมาะสมเมื่อทราบว่าคู่สนทนาเป็นใคร หากไม่ทราบชื่อก็ควรถามก่อนเพราะการที่เราจดจำชื่อลูกค้าได้จะเราจดจำได้เร็วขึ้น หากเราทราบมารยาทหลักๆในการรับสายแล้ว จะขอเสนอประโยคการรับสายในที่ทำงานทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ เพราะเราควรฝึกฝนการรับโทรศัพท์ให้เป็นมืออาชีพพร้อมรับกับสถานการณ์ลูกค้าทั้งคนไทยและชาวต่างชาติประโยคสำหรับการรับสายการรับสายโทรศัพท์ โดยมากจะเป็นเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์หรือโอเปอเรเตอร์ของหน่วยงาน ซึ่งประโยคที่ใช้ในการรับสายโทรศัพท์มีดังนี้
สวัสดีค่ะ บริษัททีซีแอล
ขอทราบชื่อด้วยค่ะ
คุณลิซ่าอยู่ค่ะ กรุณารอสักครู่นะคะ
ขออภัยค่ะ คุณลิซ่าไม่อยู่ ต้องการฝากข้อความคุณลิซ่าไหมคะ
สวัสดีค่ะ ลิซ่าพูดสายค่ะ
ฉันจะหาข้อมูลเพิ่มเติมและส่งทางอีเมลให้คุณ
ขออภัยค่ะ คุณโทรมาผิด สวัสดีค่ะ
ขออภัยในความผิดพลาด ทางเราจะรีบดำเนินการแก้ไขโดยไวที่สุด
ขอบคุณที่สละเวลา
|