องค์ประกอบของการบริหารโครงการ

PM องค์ประกอบของโครงการ (Project Components)

องค์ประกอบของโครงการ (Project Components) มีองค์ประกอบหลักที่ต้องนำมาใช้ในการดำเนินการวางแผนและติดตามการทำงานโครงการ 4 ส่วนคือ

1. งานที่ต้องทำ (Work) ควรมีรายละเอียดเจ้าของโครงการ ผู้รับผิดชอบโครงการ กลวิธีดำเนินงานเรียงลำดับก่อนหลังแต่ละขั้นตอนจนจบโครงการ การประเมินผล 

ดูการดำเนินโครงการเพิ่มเติม การบริหารโครงการ (Project management)

2. ทรัพยากรที่ต้องใช้ (Resource)

ดูการดำเนินโครงการเพิ่มเติม ปัจจัยในกระบวนการผลิต 4 ด้าน (4M in Production Process)

3. ค่าใช้จ่าย (Cost) ที่ต้องมีและต้องใช้ในการทำโครงการ งบประมาณมีเท่าไร จะหาจากแหล่งไหนควรมีให้ครบตามที่จำเป็นต้องใช้ ควรแจงการใช้งบประมาณแต่ละกิจกรรมให้ละเอียด

4. ระยะเวลา (Time) ที่มีในการดำเนินโครงการ

-------------------------------------------------

สนใจเรื่องราว การบริหารโครงการ (Project management) เพิ่มเติมคลิกที่นี่

PM การบริหารโครงการ (Project management)

-------------------------------------------------

สิ่งสำคัญที่ผู้จัดการโครงการ (Project Manager หรือ Project Leader) ต้องคำนึงถึงในการบริหารโครงการเพื่อให้โครงการนั้นสำเร็จบรรลุวัตถุประสงค์นั่นได้แก่

1. Project  Scope Management

ขอบเขตงาน (Scope definition) เป็นการแบ่งงานหลัก ๆ ในโครงการให้ย่อยลงจนสามารถมองเห็นรายละเอียดได้ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง    ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว ทีมงานโครงการมักจะจัดทำรายละเอียดเหล่านี้ให้อยู่ในรูปของโครงสร้างกิจกรรมย่อย (Work Breakdown Structure หรือ WBS) 

2.Project  Time Management

การบริหารกิจกรรมและกระบวนการในโครงการ  เพื่อให้โครงการสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ 

3.Project  Cost Management

กระบวนการเกี่ยวกับการประมาณการ (Estimate Costs)  การตั้งงบประมาณ (Determine Budget) และการควบคุมต้นทุน (Control Cost)  ในโครงการ เพื่อให้โครงการสำเร็จตามเป้าหมาย โดยอยู่ในงบประมาณที่ได้รับอนุมัติมา

4.Project Quality Management (PQM)

กระบวนการตรวจสอบและติดตามคุณภาพ อันทำให้มั่นใจได้ว่าโครงการที่ดำเนินการนั้น ได้ตอบโจทย์กับวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการที่ตั้งไว้ ซึ่งส่วนที่สำคัญคือ quality system ซึ่งประกอบไปด้วย quality planning, quality assurance, quality control, และ quality improvement  ตลอดจน quality policy, objectives, และ responsibility 

ทั้งส่วนประกอบทั้ง 4 ส่วนนั้นสำคัญมากสำหรับการบริหารโครงการ  และหลายบริษัทหรือหลายโครงการใช้ ส่วนประกอบหลักทั้ง 4 ข้อนี้เป็นตัวชี้วัดความสำเร็จของโครงการด้วยค่ะ

ติดตามข่าว  หรือติดต่อวิทยากรอบรม In-House training หลักสูตรการบริหารโครงการ (Project Management) และ Project Manager as Team Coach ได้ที่

อ.ศศิมา สุขสว่าง (เก๋)
วิทยากร ที่ปรึกษา โค้ช ด้านการพัฒนานวัตกรรมและพัฒนาองค์กร

E-mail :
Website : www.sasimasuk.com

line ID : sasimasuk.com
Facebook : https://www.facebook.com/CreativetoInnovation
Tel. : 081-560-9994 (โทรกลับเฉพาะเบอร์มือถือนะคะ)

พึ่งพา การประชุมทางวิดีโอ ในการทำงานร่วมกับหลายทีมและบุคคล จำเป็นต้องมีองค์กรและการดำเนินการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพในสำนักงาน แผนก และสายการบังคับบัญชาต่างๆ การทำงานร่วมกัน การสื่อสาร และการรวมศูนย์เป็นปัจจัยสำคัญ ไม่ว่าคุณกำลังติดต่อกับใครก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ลูกค้าหรือพนักงาน มีหลายส่วนที่เคลื่อนไหวได้ซึ่งต้องพิจารณาตั้งแต่การปฏิสนธิไปจนถึงการส่งมอบ

ทุกโครงการต้องการความรู้ที่ครอบคลุมเกี่ยวกับวงจรชีวิตของโครงการ การรู้ว่าแต่ละเฟสทำงานอย่างไรให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึง แต่การประชุมทางวิดีโอช่วยให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพได้อย่างไร เรามาดูกรอบการทำงาน 5 ขั้นตอนของการจัดการโครงการกัน

เป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการที่จะต้องทราบ วางแผน และสร้าง "การยกระดับ" ของโครงการด้วยการทำความเข้าใจขั้นตอนการจัดการโครงการทั้งห้าอย่างถี่ถ้วน วิธีนี้ใช้ได้ผลเพื่อให้พิมพ์เขียวที่ชัดเจนและรัดกุมว่าแนวคิดจะเปลี่ยนจากนามธรรมไปสู่รูปธรรมได้อย่างไร พัฒนา โดยสถาบันบริหารโครงการ (Project Management Institute - PMI) โดยแบ่งเป็น 5 ระยะสำหรับโครงการใด ๆ ที่จะบรรลุได้ดังนี้

1 การเริ่มต้น
ช่วงแรกของวงจรชีวิต การเริ่มต้นต้องมีการประชุมเริ่มต้นที่วนซ้ำในลูกค้าและนักลงทุน นี่คือที่ที่กล่าวถึงเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ความสงสัย ข้อกังวล และความคิดและแนวคิดเบื้องต้นใดๆ เมื่อผู้มีอำนาจตัดสินใจไม่ได้ตั้งอยู่ในที่เดียว คุณสามารถวางใจในการจัดการประชุมออนไลน์สำหรับวิดีโอแชทหรือการประชุมทางโทรศัพท์เพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นการพูดคุยต่อไปนี้:

• นักลงทุนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือใคร?
• วิสัยทัศน์และพันธกิจทางธุรกิจคืออะไร?
• ไทม์ไลน์โดยประมาณคืออะไร?
• มีความเสี่ยงอะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง?
• มีงบประมาณและทรัพยากรอะไรบ้าง?

2 การวางแผน
เมื่อวางวัตถุประสงค์และตกลงกันแล้ว แนวคิดที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับผลลัพธ์สุดท้ายจะเข้าใจได้ดีขึ้น การทำงานย้อนหลังเพื่อให้เห็นภาพและกำหนดชุดแผนเพื่อให้ทุกคนปฏิบัติตามคำแนะนำของทีมตั้งแต่ขั้นตอนการเริ่มต้นจนเสร็จสิ้น

• รวมทีม
• ส่งรายละเอียดที่สำคัญ
• กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ

ขั้นตอนการวางแผนมีความสำคัญสำหรับการเจาะลึกองค์ประกอบ 5 อย่างต่อไปนี้:

• การออกแบบโครงสร้างโครงการ
• การสร้างเอกสารเวิร์กโฟลว์
• การประมาณงบประมาณข้ามแผนก
• การรวบรวม การจัดสรร และการกำหนดทรัพยากร
• การประเมินความเสี่ยง

3. การดำเนินการ
เป็นผู้นำทีมและผู้จัดการโครงการเพื่อสร้างผลงาน เป็นตัวกลางระหว่างลูกค้า ทำงานให้สำเร็จ นำกระบวนการไปใช้ และอื่นๆ การสื่อสารโดยตรงในทุกส่วนของโครงการมีความจำเป็นและมีความสำคัญต่อความสำเร็จในการทำให้ความคิดเป็นจริง

จำเป็นต่อขั้นตอนการดำเนินการ:

• ประชุมบ่อย
  การอยู่เหนือทีมด้วยการประชุมออนไลน์ตามกำหนดเวลาจะช่วยให้โครงการมีความสั้นและเป็นไปตามแผน การสื่อสารที่ทันท่วงทีและชัดเจนผ่านการประชุมทางวิดีโอหรือการประชุมทางโทรศัพท์ช่วยให้มีจุดบอดน้อยลง การทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้น และการเคลื่อนย้ายรายการในไปป์ไลน์ที่รวดเร็วขึ้น
• 
  ความโปร่งใส
  หลีกเลี่ยงการปิดกั้นที่อาจเกิดขึ้นเมื่อต้องเผชิญกับอุปสรรคที่ป้องกันได้ง่ายๆ เช่น การกำหนดเวลา การจ้างงาน การเชิญผู้เข้าร่วมการประชุม และการกำหนดว่าใครรับผิดชอบงานใดโดยการผสานรวมเครื่องมือดิจิทัลอื่นๆ เช่น Slack, Outlook และ Google ปฏิทินไว้ในแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอของคุณ
• การจัดการความขัดแย้ง
  ปัญหาย่อมตามมาแน่นอน บรรเทาเหตุการณ์โดยการเชิญผู้ที่อยู่ในทีม "แนวหน้า" มาพูดคุยและแจ้งข้อกังวล ปัญหาคอขวด หรืออะไรก็ตามที่อาจเป็นจุดอ่อนในห่วงโซ่
• รายงานความคืบหน้า
  อัปเดตเป็นประจำที่แชร์ระหว่าง a ประชุมยืนเซสชันฮัดเดิลแชทหรือวิดีโอแชททำงานเพื่อให้ล้ำหน้าและระบุปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น

4. การตรวจสอบและควบคุม
ถ้าวัดไม่ได้ก็จัดการไม่ได้ ขั้นตอนนี้ต้องมีการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างสอดคล้องกับสิ่งที่ตกลงกันไว้ก่อนหน้านี้ ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักคืออะไร? สิ่งที่ต้องดำเนินการเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลาและพารามิเตอร์ทางการเงิน

จัดการประชุมออนไลน์กับผู้เล่นหลักสำหรับจุดตรวจ ทบทวน และรายงานผลการปฏิบัติงานตามปกติ คุณสามารถควบคุมระยะไกล การนำเสนอผลงาน ผ่านการประชุมทางวิดีโอที่มีขั้นตอนการทำงาน เอกสารและไฟล์สำคัญและสิ่งที่ต้องแบ่งปันและเผยแพร่

5. ปิด
การปิดโครงการมีความสำคัญพอๆ กับการเริ่มต้น เรียกอีกอย่างว่าระยะ “ติดตามผล” ซึ่งเป็นช่วงที่โครงการที่เสร็จสมบูรณ์พร้อมที่จะเผยแพร่สู่สาธารณะ จุดเน้นหลักที่นี่คือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์และการส่งมอบ

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการในการประเมินช่วงอายุของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบโดย:

1. การตรวจสอบประสิทธิภาพของโครงการ
   ทุกทีมบรรลุเป้าหมายและเครื่องหมายของพวกเขาหรือไม่? โครงการเสร็จสิ้นภายในงบประมาณและระยะเวลาหรือไม่? โครงการแก้ปัญหาได้หรือไม่? ตอบคำถามเหล่านี้และช่วยในการประเมินว่าโครงการประสบความสำเร็จหรือไม่
2. มองผลงานของทีม
   สามารถเจาะลึกประสิทธิภาพของสมาชิกในทีมเป็นรายบุคคลเพื่อประเมินความสำเร็จภายในกลุ่ม การตรวจสอบคุณภาพ, KPI และการประชุมออนไลน์ทำงานเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
3. การประเมินและจัดทำเอกสารการปิดโครงการ
   การนำเสนออย่างละเอียดที่รวบรวมเอกสารสนับสนุนที่แสดงการเติบโตของโครงการตั้งแต่แนวคิดไปจนถึงการส่งมอบช่วยให้มั่นใจว่าลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะเสร็จสมบูรณ์อย่างเหมาะสม
4. ขอคำวิจารณ์
   การประเมินขั้นสุดท้ายของโครงการจะแสดงให้เห็นจุดแข็งและจุดอ่อนอย่างใกล้ชิดตั้งแต่ต้นจนจบ ค้นหาข้อมูลเชิงลึกและเรียนรู้บทเรียนในครั้งต่อไป
5. เกินงบประมาณ
   ความสามารถในการระบุการสูญเสียงบประมาณและทรัพยากรที่ไม่ถูกแตะต้องช่วยให้เข้าใจถึงความสำเร็จ (หรือความล้มเหลว) ได้ดีขึ้น และช่วยจัดการการสูญเสีย

ประเด็นการพูดคุยในการประชุมออนไลน์ ได้แก่:

• สิ่งที่ได้รับจากโครงการคืออะไร?
• โอกาสในการเติบโตคืออะไร? การปรับปรุง
• จุดแข็งและจุดอ่อนใดบ้างที่แสดงผ่านกระบวนการนี้

ให้ FreeConference.com จัดหาแพลตฟอร์มการสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพให้กับบริษัทของคุณซึ่งจำเป็นต่อการสร้างการทำงานร่วมกันและการรวมศูนย์สำหรับทุกแง่มุมของการจัดการโครงการ ด้วยคุณสมบัติที่หลากหลาย การผสานรวมที่ง่ายดาย และความสามารถด้านวิดีโอและเสียงคุณภาพสูง คุณสามารถคาดหวังให้โปรเจ็กต์ของคุณได้รับการสื่อสารและทำงานร่วมกันอย่างทั่วถึง