Microsoft Outlook New Features............................................................................................................ 46
เชื่อมตอ่ กบั โซเชียลเนต็ เวิร์คอยา่ งงา่ ยดาย ....................................................................................................46 เปิดดปู ฏิทินหรืองานทค่ี ้างได้งา่ ยๆ เพยี งแคช่ ีเ้ มาส์..........................................................................................48 รับ/สง่ เมลด้วย Outlook.com ได้งา่ ยกวา่ เดมิ .............................................................................................. 48 รายงานและพยากรณ์อากาศได้จากเมนู....................................................................................................... 49
Microsoft Word New Features ............................................................................................................... 50
Read Mode อา่ นเอกสารงา่ ยเหมอื นอา่ นหนงั สอื .......................................................................................... 50 เปิด/แก้ไขเอกสาร PDF ได้ทนั ใจ (PDF Reflow)........................................................................................... 50 นาเสนอเอกสาร Word 2013 แบบออนไลน์................................................................................................. 51 แทรกข้อความเอยี งแบบงา่ ยๆ ใน Word 2013 ............................................................................................. 55
Microsoft OneNote New Features.......................................................................................................... 56
เพม่ิ แทคเข้าไปในโน้ตและวิธีหาแทค............................................................................................................ 56 แทรกตาราง Excel หรือเอก็ ซ์ปอร์ตตาราง Excel จาก OneNote .....................................................................57 คดั ลอกข้อความออกจากรูปภาพใน OneNote 2013 .................................................................................... 59 จบั ภาพ เสยี ง วิดโี อ เว็บไซต์ ใสโ่ น้ตง่ายๆ ด้วย Send to OneNote tool...........................................................60
Microsoft Excel New Features ................................................................................................................ 62
เพิม่ แอพเข้าไปใน Excel............................................................................................................................ 62 เพ่ิมวดิ ีโอใน Youtube ลงในชีท ................................................................................................................. 64 ใช้ไทม์ไลน์ใน Pivot Table ใน Excel 2013................................................................................................. 68 ลบข้อมลู ในแถวทซี่ า้ ออกอยา่ งรวดเร็วและการเพม่ิ ด้วย Flash Fill ....................................................................72
Microsoft PowerPoint New Features...................................................................................................... 75
แมทช์สใี ห้ออพเจ็คอยา่ งมอื อาชพี ด้วย Eyedropper......................................................................................75 จดั แนวออพเจค็ ให้สวยงามด้วย Smart Guides และ Master-level guides ....................................................78 นาเสนออยา่ งมืออาชีพด้วย Presenter View .............................................................................................. 79 แสดงผลสวยงามมากขนึ ้ บนจอไวด์สกรีน...................................................................................................... 79
Page |4
ท้ายบท ...................................................................................................................................................... 80 Chapter 5 จดั การอเี มลดว้ ย Exchange Online
แนะนา Outlook Web App......................................................................................................................... 81 เช็คอเี มลเข้าออก และจดั การได้แบบสบายๆ .....................................................................................................82 ไมพ่ ลาดทกุ นดั ด้วย Calendar....................................................................................................................... 96 เก็บรายช่ือใน People แบบ Unlimited........................................................................................................ 106 จดั เมลและงานให้เป็นระบบด้วย Task........................................................................................................... 109 การใช้งาน Exchange Online ร่วมกบั ความสามารถใหมใ่ น Microsoft Outlook 2013......................................111 ท้ายบท .................................................................................................................................................... 115 Chapter 6 Chat และ Share แบบปลอดภยั ดว้ ย Lync Online แนะนา Microsoft Lync............................................................................................................................ 117
Contact Card & Presence: ช่องทางลดั ในการตดิ ตอ่ สอื่ สาร ...................................................................... 118 การตงั ้ คา่ บน Lync Online ..................................................................................................................... 120 IM, VoIP และ Video Calls ....................................................................................................................... 123 เร่ิมการใช้งาน Instant Message ............................................................................................................ 124 เร่ิมการใช้งาน Audio Conference.......................................................................................................... 126 การใช้งาน Video Conference .............................................................................................................. 129 การใช้งาน Conversation History ......................................................................................................... 130 การใช้เคร่ืองมือการทางานร่วมกันอ่ืนๆ ........................................................................................................130
Desktop Sharing ................................................................................................................................ 131 Program Sharing................................................................................................................................ 134 PowerPoint Sharing........................................................................................................................... 137 Whiteboard Sharing .......................................................................................................................... 141 Online Poll Sharing............................................................................................................................ 142
การบนั ทกึ และการจดการประชมุ .................................................................................................................. 146 การบนั ทกึ การประชมุ ............................................................................................................................. 146
Page |5
การจดการประชมุ ด้วย OneNote ............................................................................................................ 147 การนดั ประชมุ ออนไลน์ ........................................................................................................................... 149 การประชมุ กบั คนทีอ่ ยภู่ ายนอกองค์กร ....................................................................................................... 150 ท้ายบท .................................................................................................................................................... 152 Chapter 7 ทางานดว้ ยกนั เป็นทมี บน SharePoint Online แนะนา SharePoint Online ...................................................................................................................... 154 เร่ิมต้นใช้งาน OneDrive for Business........................................................................................................ 155 เริ่มต้นใช้งาน NewsFeed........................................................................................................................... 167 เริ่มต้นใช้งาน Team Site............................................................................................................................ 175 แนะนาช่องทางลดั ในการจดั การไซต์.............................................................................................................. 178 เริ่มใช้งาน Workflow................................................................................................................................ 195 การสร้ าง Survey Online........................................................................................................................... 201 เข้าใจเรื่องสทิ ธ์ิในทมี ไซต์ของเรา ................................................................................................................... 205 ท้ายบท .................................................................................................................................................... 208 Chapter 8 ใชง้ าน Social Network ภายในบรษิ ทั ดว้ ย Yammer ทาไม Yammer ถงึ ได้รับความนยิ มและมีประโยชน์ .........................................................................................209 เราทาอะไรได้บ้างใน Yammer .................................................................................................................... 209 กฎ 10 ข้อในการนา Yammer มาใช้งานให้ประสบความสาเร็จ..........................................................................210
Home..................................................................................................................................................... 210 Profile.................................................................................................................................................... 211
เคลด็ ลบั การใช้งาน Yammer ...................................................................................................................... 213
Posts.................................................................................................................................................. 213 People & Groups ............................................................................................................................... 220 Communication................................................................................................................................. 224 Network ............................................................................................................................................ 226
การใช้งาน Yammer บน Mobile ................................................................................................................ 228
Page |6
ท้ายบท .................................................................................................................................................... 229 Chapter 9 ดแู ลระบบ Office 365 ดว้ ยตนเอง
Office 365 Admin Center....................................................................................................................... 230
ภาพรวมของ Office 365 Dashboard.............................................................................................................. 230 ช่องทางลดั ในการ Setup Microsoft Office 365 ................................................................................................. 232 การจดั การผใู้ ชง้ าน (Users) ...................................................................................................................... 237 การจดั การรายชอ่ื (Contacts)..................................................................................................................... 238 การจดั การกล่มุ (Groups).......................................................................................................................... 238 การเพมิ่ Domains ขององคก์ รเขา้ ไปยงั Microsoft Office 365 .............................................................................. 239 การตรวจสอบไลเซนต์ (Billing) .................................................................................................................. 250 การแชรข์ อ้ มลู กบั คนภายนอก (External Sharing) ........................................................................................... 251 การจดั การการตงั้ ค่าอน่ื ๆ (Service Settings) .................................................................................................. 252 การออกรายงานของระบบ Office 365 (Reports) ............................................................................................. 257 ตรวจสอบสขุ ภาพของ Office 365 (Service Health) ........................................................................................... 259 การสนบั สนุนการใชง้ าน (Support) ............................................................................................................. 261 การซอ้ื บรกิ ารเพม่ิ เตมิ (Purchase Services)................................................................................................... 262
Message Center ....................................................................................................................................... 263 Tools .................................................................................................................................................... 264 Admin ................................................................................................................................................... 264
การเปิดการใชง้ าน Yammer.......................................................................................................................... 264 ทา้ ยบท.................................................................................................................................................... 267
Page |7
Chapter 1 แนะนา Office 365
แนะนาตวั Microsoft Office 365 กนั ก่อน
Microsoft Office 365 เป็นบรกิ ารของบรษิ ทั Microsoft ซ่งึ ได้เปิดตวั ครงั้ แรกตงั้ แต่ปีตุลาคม 2010 โดยเริม่ เป็น เวอรช์ นั Private Beta ก่อนในหลายๆองคก์ ร และเรมิ่ เขา้ ส่เู ป็น Public Beta ในเดอื นเมษายน 2011 โดยท่ี Microsoft เองไดอ้ อกแบบ Office 365 ในคอน เ ซ ป ต์ “[Bring] Together” โ ด ย พัฒ น า จ า ก บ ริก า ร เ ดิม คือ Business Productivity Online Suite หรอื BPOS ซง่ึ จะทาการอพั เดตตลอดเวลาผ่าน บรกิ ารของคลาวน์ ซง่ึ ประกอบดว้ ยบรกิ ารยอดฮติ ทอ่ี ย่บู นเซริ ฟ์ เวอร์ คอื Exchange Server, SharePoint Server และ Lync Server มารปู แบบในการใหบ้ รกิ ารหรอื Online แทนซง่ึ ในช่วงแรกจะเหมอื นบรกิ ารในเวอรช์ นั 2010 โดยเรมิ่ แผนการใชง้ าน ในธุรกจิ ขนาดเลก็ และขนาดใหญ่
พอเข้าสู่ในยุคของ Office 2013 เวอร์ชันของ Office 365 ได้มีการ อพั เดตเป็นเวอรช์ นั ใหม่ตงั้ แต่วนั ท่ี 27 กุมภาพนั ธ์ 2013 ซง่ึ เหมอื นกบั เวอรช์ นั ในเซริ ์ฟเวอร์ 2013 โดยเรม่ิ มแี ผนการใช้งานท่หี ลากหลายมากขน้ึ ทงั้ ในแบบ ธุรกจิ ภาคการศกึ ษา, ราชการ และส่วนตัวมากข้นึ รวมถึงเพิ่มในส่วนของ Office 2013 ทส่ี ามารถตดิ ตงั้ ไดม้ ากถงึ 5 เคร่อื ง สาหรบั ในประเทศไทยเรม่ิ เปิดใหใ้ ชบ้ รกิ ารอยา่ งเป็นทางการตงั้ แต่ตน้ เดอื น กรกฎาคม 2013 ทผ่ี ่านมาโดยผา่ นทงั้ บตั รเครดติ หรอื ผา่ นตวั แทนจาหน่ายลขิ สทิ ธขิ์ องไมโครซอฟท์
พอมาถึงวนั ท่ี 19 มีนาคม 2013 Microsoft ได้ออกแผนใน การรวมบรกิ ารโซเชยี ลมเี ดยี สาหรบั องคก์ รทอ่ี ยู่บนแพลตฟอรม์ ของ Yammer (ซ่งึ Microsoft ได้ซ้อื กิจการมาในปี 2012) กบั Office 365 โดยสามารถ Sign in เพยี งครงั้ เดยี วเขา้ ไดท้ งั้ 2 บรกิ ารโดยนามาแทนทบ่ี รกิ ารเดมิ ทเ่ี รยี กว่า SharePoint NewsFeed (เป็น บรกิ ารทโ่ี ซเชยี ลสาหรบั องคก์ รบน SharePoint Online) ซง่ึ มกี ารเปิดตวั บน Office 365 ในเดอื นมถิ ุนายน 2013 ทผ่ี ่านมา และเรมิ่ รวมกนั ในเดอื นกรกฎาคม 2013
และเดือนกันยายน 2014 Microsoft ได้เปิดเผยฟีเจอร์ Office Delve หรอื โค๊ดเดมิ คอื Oslo ซ่งึ เป็นชุดเคร่อื งมอื แบบใหม่ ในการคน้ หา เขา้ ถงึ ขอ้ มลู สว่ นตวั เชงิ ลกึ บนแพลตฟอรม์ Office 365 โดยใชเ้ ทคโนโลยที เ่ี รยี กว่า Office Graph โดยประยุกตก์ ารใชง้ าน Machine Learning หมายถึงระบบสามารถเลียนรู้พฤติกรรมของ ผู้ใช้งานไดเ้ อง เช่อื มโยงขอ้ มูลทส่ี มั พนั ธเ์ ขา้ ด้วยกนั ซ่งึ ขอ้ มลู ทไ่ี ด้ จะมาจาก Exchange Online, SharePoint Online และ Yammer ของผใู้ ชง้ านนนั้ ๆ
Page |8
บริการที่ทา่ นไดร้ ับมีอะไรบา้ ง
สาหรับผู้ใช้งานท่ีกาลังอ่านหนังสือเล่มน้ีอยู่จะได้รบั แผนบริการในช่อื Microsoft Office 365 แผน Business, Business Essentials และ Business Premium ซง่ึ สามารถตรวจสอบไดก้ บั เจา้ หน้าทไ่ี อทขี องท่าน โดยบรกิ ารหลกั ทไ่ี ดร้ บั ประกอบไปดว้ ย
Exchange Online Lync Online SharePoint Online Microsoft Office 365 Business Yammer Enterprise
โดยแยกตามแผนการใชง้ านดงั ต่อไปน้ี สาหรบั ผใู้ ชง้ านทใ่ี ชแ้ ผน Microsoft Office 365 Business
บริการ รายละเอียด เวอรช์ นั ลา่ สดุ ของโปรแกรมดงั ต่อไปน้ี เครอื่ งมือ Office ท่ีค้นุ เคย Office Suite
เกบ็ แนวคดิ ตา่ งๆ ของคณุ ดว้ ยวธิ ที ค่ี ุณถนดั ทส่ี ุด ไมว่ า่ จะใชค้ ยี บ์ อรด์ ปากกา หรอื หน้าจอสมั ผสั
จดั รปุ แบบขอ้ มลู อยา่ งงา่ ยดายใน Excel ดว้ ยเครอ่ื งมอื ทจ่ี ดจารปู แบบของคณุ และชว่ ยเตมิ เตม็
ขอ้ มลู ใหส้ มบรู ณ์
รวมเน้อื หาอยา่ งงา่ ยดายจาก PDF เพ่อื สรา้ งเอกสาร Word ทด่ี ูสวยงามไดด้ ว้ ยตนเอง
Office บน PC, Tablet และ สามารถออกแบบส่อื การตลาดทเ่ี หมาะสมกบั แบรนดแ์ ละลกู คา้ ของคณุ Smart Phone เพม่ิ ประสบการณ์ในการใชง้ าน Office ทส่ี อดคลอ้ งและคนุ้ เคยบนพซี ี ,Mac, Windows Tablet และ อปุ กรณ์มอื ถอื Office สนบั สนุนพซี แี ละแทบ็ เลต็ Windows ทใ่ี ชง้ าน Windows 7 หรอื สงู กวา่ และ Mac ทม่ี ี Mac OS X 10.6 หรอื สงู กว่า และรองรบั การใชง้ านไดอ้ ย่างละ 5 เครอ่ื ง สาหรบั ขอ้ มลู เร่อื ง อปุ กรณ์มอื ถอื ใหไ้ ปท่ี www.office.com/mobile
สรา้ งและแกไ้ ขเอกสาร Word, PowerPoint, Excel และ OneNote จากบราวเซอร์ รวมถงึ ทางานบน
เอกสารเดยี วกนั ณ เวลาเดยี วกนั
Office Online
พืน้ ท่ีเกบ็ ขอ้ มูลเพิ่มเติม และการแบง่ ปัน
OneDrive for Business ใหท้ จ่ี ดั เกบ็ ขนาด 1 TB สาหรบั ผใู้ ชแ้ ตล่ ะรายเพ่อื การเขา้ ถงึ เอกสารไดจ้ าก
OneDrive for Business ทกุ ท่ี แชรไ์ ฟลก์ บั ผอู้ ่นื ทงั้ ภายในและภายนอกองคก์ ร ควบคมุ วา่ ใครจะสามารถดูและแกไ้ ขเอกสารไดบ้ า้ ง และ ซงิ คไ์ ฟลก์ บั พซี แี ละอปุ กรณ์ตา่ งๆอย่างงา่ ยดาย
สาหรบั ผใู้ ชง้ านทใ่ี ชแ้ ผน Microsoft Office 365 Business Essentials
Page |9
บริการ รายละเอียด บริการออนไลน์ ใชอ้ เี มลระดบั ธรุ กจิ ผา่ นประสบการณก์ ารใชง้ าน Outlook ทส่ี มบรู ณ์และคนุ้ เคยซง่ึ สามารถเขา้ ถงึ ไดจ้ ากเวบ็ อเี มลและปฏทิ นิ บราวเซอรโ์ ดยใช้ Outlook Online และรบั กลอ่ งจดหมายขนาด 50 GB ต่อผใู้ ชง้ านหน่งึ รายและสามารถ แนบไฟลไ์ ด้ 25 MB จดั การประชมุ ออนไลน์ดว้ ยเสยี งและวดิ โี อโดยใชก้ ารแชรห์ น้าจอดว้ ยคลกิ เดยี วและการประชมุ วดิ โี อแบบ HD
การประชมุ ออนไลน์
ตดิ ตอ่ กบั ผใู้ ชง้ าน Lync คนอ่นื ๆ ผา่ นขอ้ ความแบบโตต้ อบทนั ที การโทรดว้ ยเสยี ง และการสนทนาทางวดิ โี อ
ใหผ้ อู้ ่นื ทราบสถานะ การตดิ ต่อของคุณดว้ ยสถานะออนไลน์ แชรก์ ารแสดงตวั ตน, IM และการโทรดว้ ยเสยี ง
ขอ้ ความโตต้ อบแบบทนั ทแี ละการ กบั ผใู้ ชง้ าน Skype
เช่อื มตอ่ กบั Skype
OneDrive for Business ใหท้ จ่ี ดั เกบ็ ขนาด 1 TB สาหรบั ผใู้ ชแ้ ตล่ ะรายเพ่อื การเขา้ ถงึ เอกสารไดจ้ าก
การแชรไ์ ฟลอ์ ย่างงา่ ย ทกุ ท่ี แชรไ์ ฟลก์ บั ผอู้ ่นื ทงั้ ภายในและภายนอกองคก์ ร ควบคมุ ว่าใครจะสามารถดแู ละแกไ้ ขเอกสารไดบ้ า้ ง และ ซงิ คไ์ ฟลก์ บั พซี แี ละอปุ กรณ์ตา่ งๆอยา่ งงา่ ยดาย
ทาใหส้ ามารถเขา้ ถงึ และแชรเ์ อกสารดว้ ยทจ่ี ดั เกบ็ สว่ นกลางขนาด 10 GB บวกเพม่ิ อกี 500 MB ตอ่
ผใู้ ชง้ าน
ทมี ไซต์
Yammer เป็นเครอื ขา่ ยสงั คมออนไลน์ทใ่ี ชใ้ นองคก์ รโดยเฉพาะ โดยการเช่อื มตอ่ พนกั งานแตล่ ะคนเขา้
ดว้ ยกนั แชรข์ อ้ มลู และการส่อื สารบรหิ ารโครงการไดร้ วดเรว็ ยง่ิ ขน้ึ ,
Yammer Enterprise
ซงิ คอ์ เี มล ปฏทิ นิ และทต่ี ดิ ต่อ แกไ้ ขไฟลเ์ อกสาร ,Office และอน่ื ๆ ผา่ นอปุ กรณส์ มารท์ โฟน เชน่ Windows
Phone, iOS และ Android ผา่ นแอพพลเิ คชนั OneNote, OWA, Lync Mobile และ Mobility App บนอปุ กรณ์ของคณุ SharePoint Newsfeed
คน้ หาขอ้ มลู เอกสารขอ้ มลู สว่ นตวั ของคณุ ภายใน Office 365 ดว้ ย Office Delve ทจ่ี ะชว่ ยวเิ คราะห์
ขอ้ มลู เชงิ ลกึ พฤตกิ รรมของผใู้ ชง้ าน และความสมั พนั ธข์ องขอ้ มลู เน้อื หาและรายชอ่ื ติดต่อ
Search & Discovery
สาหรบั ผใู้ ชง้ านทใ่ี ชแ้ ผน Microsoft Office 365 Business Premium
จะเป็นการรวมฟีเจอรใ์ นแผนการใชง้ านของ Office 365 Business และ Business Essential เขา้ ดว้ ยกนั
P a g e | 10
สรปุ แผน Microsoft Office 365 ทงั้ หมด
ขอ้ แตกต่างระหวา่ ง Office 365 และ Microsoft Office แบบเดิม
ผใู้ ชง้ านใหมห่ ลายคนคงสงสยั วา่ Office 365 กบั Office 2013 หรอื Office นนั้ แตกต่างกนั อย่างไร ผมขออธบิ าย พอสงั เขปไดป้ ระมาณน้ี
P a g e | 11
Office 365 เป็นแผนการสมคั รใชง้ านบรกิ าร เพ่อื เขา้ ถงึ แอพพลเิ คชนั Office และเพม่ิ ประสทิ ธภิ าพการทางานผา่ น บรกิ ารทางอนิ เทอร์เน็ต (บรกิ าร Cloud) เช่น Exchange Online ท่โี ฮสต์อเี มลส์ าหรบั ธุรกจิ การประชุมบนเวบ็ ผ่าน Lync และทเ่ี กบ็ ออนไลน์ขอ้ มลู เพมิ่ เตมิ ผ่าน OneDrive for Business แผน Office 365 หลายๆแผนนนั้ ยงั รวมแอพพลเิ คชนั Office บนเดสก์ทอ็ ปเวอรช์ นั ล่าสุดไวด้ ้วย ซง่ึ ผู้ใชส้ ามารถตดิ ตงั้ และใชง้ านแบบออฟไลน์ได้ สาหรบั การชาระเงนิ นัน้ จะขน้ึ อย่กู บั แผนนนั้ ๆ และเราสามารถเลอื กไดแ้ บบรายเดอื นหรอื รายปี
ส่วน Microsoft Office เป็นช่อื ทเ่ี ราคุ้นเคยเป็นชุดโปรแกรม Office โดยทวั่ ไปจะรวมแอพพลิเคชนั เช่น Word, Excel, PowerPoint และ Outlook ไว้อยู่แล้ว ชุดโปรแกรม Office ใหม่ทงั้ หมด (ตวั อย่างเช่น Office Standard 2013) จะ รวมเวอร์ชนั ล่าสุดของแอพลเิ คชนั เหล่าน้ีไว้ ชุดโปรแกรมเหล่าน้ีสามารถติดตงั้ ได้บนพซี เี คร่อื งเดยี วเท่านัน้ และไม่ไดม้ า พรอ้ มกบั บรกิ ารบน Cloud ทม่ี อี ย่ใู น Office 365
สิ่งที่ผมมกั เจอ 2 คาถามบอ่ ยๆ คือ
1. Office 365 สามารถทางานรว่ มกนั กบั Office ไดห้ รอื ไม่
Office 365 สามารถทางานร่วมกบั เวอรช์ นั ล่าสดุ ของ Office, Office 2010 และ Office 2011 for Mac แต่ Office 365 จะทางานดว้ ยฟังก์ชนั การใชง้ านทค่ี ่อนขา้ งจากดั กบั Office 2007 ถ้าหากเรามี Office รุ่นก่อนหน้าน้ี เราต้องอพั เดต Office ไปเป็นเวอร์ชนั ท่ใี หม่กว่าเพ่อื ใช้งาน Office 365 หรอื เราสามารถสมคั รใช้งานในแผน Office 365 ซ่งึ บางแผนมี Office Business มาใหด้ ว้ ย ซง่ึ การใชง้ านไม่ต่างจาก Office ทเ่ี ราใชเ้ ลย
2. จาเป็นต้องมีการเข้าถึงอินเทอรเ์ น็ตสาหรบั Office 365 หรือไม่
บรกิ ารสว่ นใหญ่ของ Office 365 จาเป็นตอ้ งใชอ้ นิ เทอรเ์ นต็ ในการใชง้ าน เพราะว่าตอ้ งทาการ Sign In แต่บางแผน ใน Office 365 มกี ารใชง้ าน Office บนเดสกท์ อ็ ปและแมครวมอยดู่ ว้ ย เช่น Office 365 Business และ Business Premium ซง่ึ สามารถใชง้ านแบบออฟไลน์ได้ ซง่ึ ถ้าเราเชอ่ื มต่ออนิ เทอรเ์ น็ตเราจะไดร้ บั การอพั เดตและอพั เกรดอตั โนมตั ิ เป็นเวอรช์ นั ลา่ สดุ เสมอ
P a g e | 12
สาหรับผเู้ ริ่มตน้ ควรอา่ น Chapter ใดบา้ ง
ประเภท แผนการ บทที่
ผใู้ ช้งาน ใช้งาน 1 2 3 4 5 6 7 8 9
ผใู้ ชง้ าน Office
ทวั่ ไป 365
Business
ผใู้ ชง้ าน Office ทวั่ ไป 365 Business Essential
ผใู้ ชง้ าน Office
ทวั่ ไป 365
Business Premium
ผดู้ แู ล All ระบบ Business
Plan
P a g e | 13
Chapter 2 การสมคั รการใชง้ าน Microsoft Office 365 Business Plan
สาหรับในบทแรกเราได้แนะนาว่า Microsoft Office 365 คืออะไร สาหรับในบทนีเ้ ราจะมาทดลองการใช้งานจริง รวมถึงการซอื ้ หรือชาระเงิน หากบริการ Microsoft Office 365 นนั้ ตอบโจทย์ความคลอ่ งตวั ในธรุ กิจของคณุ
การสมคั รทดลองใชบ้ ริการ Microsoft Office Business Plan
สาหรับการสมัครการทดลองใช้บริการ Microsoft Office 365 Business Plan นนั้ มีขัน้ ตอนที่ไม่ซบั ซ้อน โดยมี ขนั้ ตอน ดงั ตอ่ ไปนี ้
1. เข้าไปที่ //office.microsoft.com/th-th/ เลอื ก “สาหรับธรุ กิจ”
2. เลอื ก “ดแู ผนและราคา”
3. สาหรับแผนบริการที่ให้ทดลองใช้งาน คือ Office 365 Business และ Business Premium เท่านนั ้ โดยให้เลอื่ นไป ด้านลา่ ง เลอื ก “รุ่นทดลองใช้ฟรี” แผนใดแผนหนง่ึ ซงึ่ ในตวั อยา่ งผมได้ทดลองใช้ Office 365 Business Premium
4. ทาการกรอกข้อมลู สว่ นตวั ทส่ี ามารถตดิ ตอ่ ได้
P a g e | 14
5. กาหนดชื่อของ Admin user, Password และ Domain 6. กรอกเบอร์โทรศพั ท์ เพ่ือรับ SMS ยืนยนั 7. สมคั รทดลองใช้บริการเรียบร้อย
P a g e | 15
การเขา้ ใชง้ านคร้ังแรกของ Microsoft Office 365
ผ้ใู ช้งานทวั่ ไปสามารถเข้าถงึ บริการออนไลน์บน Microsoft Office 365 ได้ที่ //portal.office.com
สาหรับในการเข้าสรู่ ะบบ Office 365 เป็ นครัง้ แรก ระบบจะเข้าสหู่ น้าจอ Update password เพ่อื ให้เปลยี่ นรหสั ผา่ น ที่สร้างโดยผ้ดู แู ลระบบเป็นรหสั ผา่ นทค่ี ณุ ตงั้ เองดงั ภาพ ให้เปลย่ี นรหสั ผา่ นแล้วเข้าสรู่ ะบบด้วยรหสั ผา่ นใหม่อีกครัง้
P a g e | 16
โปรแกรมการใชบ้ ริการ Microsoft Office 365
สาหรับโปรแกรมการใช้บริการของ Microsoft Office 365 จะประกอบด้วย 2 ประเภทคือ 1. โปรแกรม Office 365 Online Subscription 2. โปรแกรมการเชา่ ใช้บริการ Microsoft Office 365 Open มรี ายละเอยี ด ดงั นี ้ 1. โปรแกรม Office365 Online Subscription โปรแกรม Microsoft Office 365 Online Subscription (MOSP) คือ โปรแกรมเช้าใช้บริการแบบ Microsoft Volume Licensing สาหรับองค์กรท่ีมีพนกั งานตงั้ แต่ 5 คนขึน้ ไปที่ต้องการสมคั รใช้งาน ลงทะเบียนใช้สิทธ์ิ เตรียมใช้งาน และรักษา ระดบั การให้บริการอย่างตอ่ เนื่องและค้มุ คา่ MOSP คือโปรแกรมที่มีความยืดหยนุ่ มากและเหมาะสาหรับองค์กรทกุ ประเภทที่ ต้องการเพมิ่ บริการออนไลน์เข้าไปในพอร์ทโฟลโิ อขององค์กร ประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Online Subscription Program (MOSP) ได้แก่ สามารถทดลองใช้ก่อนซอื ้
o MOSP อนญุ าตให้ผ้ใู ช้งาน 25 คนทดลองใช้งานได้เป็นเวลา 30 วนั สามารถคาดการณ์ต้นทนุ ได้
o รับประกนั สิทธิการใช้งานแบบจ่ายเทา่ ท่ีใช้ในทกุ 12 เดือนของการเป็นสมาชิก และชุดใช้งานเร่ิมต้นที่ราคา เพียง 5 เหรียญสหรัฐฯ ตอ่ ผ้ใู ช้งานหนงึ่ คนตอ่ เดือน ด้วยทางเลอื กการเก็บเงินแบบรายเดอื นหรือรายปี
สามารถทางานร่วมกบั คคู่ ้าที่ได้รับการรับรอง
P a g e | 17
o คู่ค้ า Microsoft Online Service Advisor สามารถช่วยเลือกโซลูช่ันและแนะวิธีการซือ้ สิทธิ์ได้ คู่ค้ า ไมโครซอฟท์ยงั สามารถช่วยวางโครงสร้างและติดตงั้ การใช้งานโซลชู น่ั ที่เหมาะท่ีสดุ สาหรับความต้องการ ทางธุรกิจของคณุ
สามารถเข้าถึงเวอร์ชน่ั ใหมล่ า่ สดุ ได้ o ไมโครซอฟท์เป็นผู้โฮสต์บริการออนไลน์นี ้ โดยนาเสนอมนั ผ่านระบบคลาวด์ ดังนัน้ ผู้ใช้งานจะได้รับ ประโยชน์จากการใช้งานเวอร์ชน่ั ลา่ สดุ อยเู่ สมอ
สามารถซือ้ สทิ ธ์ิการใช้งานเฉพาะบริการทีค่ ณุ ต้องการ o จ่ายแบบออนไลน์ด้วยบตั รเครดิตหรือแบบวางบิล เพียงซือ้ ขนั้ ต่าแคห่ น่งึ คณุ ก็สามารถได้สิทธิ์การใช้งานท่ี คณุ ต้องการและสามารถเพิม่ บริการอน่ื ๆ ที่คณุ ต้องการได้ในภายหลงั
เง่ือนไขการเช่าใช้บริการแตกต่างไปตามข้อเสนอท่ีเลือกได้ตงั้ แตแ่ บบรายเดือนและราย 12 เดือน ค่าใช้จ่ายในการ บริการจะคิดแบบรายเดอื นและวางบิลตามนนั้ หรือเป็นรายปีตามเงื่อนไขของการเชา่ ใช้บริการ
ข้อมลู เพม่ิ เติมสามารถเข้าชมได้ที่เวบ็ Microsoft Online Subscription program: //www.microsoft.com/licensing/online-services/overview.aspx
2. โปรแกรมการเช่าใชบ้ ริการ Microsoft Office 365 Open การเช่าใช้บริการ Microsoft Office 365 Open ทาให้ลูกค้าสามารถซือ้ สิทธ์ิการเช่าใช้บริการ Office 365 ได้ผ่าน
ผ้แู ทนจาหนา่ ย ซง่ึ น่ีจะทาให้คคู่ ้าแชนแนลเดิมท่ีขาย Microsoft Open อย่แู ล้วขาย Office 365 ได้ เพราะเรากาลงั ขยายเข้าสู่ ตลาดของธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก หรือ เอสเอ็มบี ลกู ค้าสามารถซือ้ สทิ ธิ์การเช่าใช้บริการ Office 365 ได้ทางโปรแกรม Microsoft Open License, Microsoft Open Value หรือ Microsoft Open Value Subscriptions ความเปล่ียนแปลงนีท้ าให้ ลกู ค้าในโปรแกรม Microsoft Volume Licensing สามารถส่งมอบบริการแก่ลูกค้าได้ทงั้ บนระบบคลาวด์และแบบซอฟต์แวร์ on-premises จากข้อตกลงสทิ ธ์ิการใช้งานฉบบั เดียว
Office 365 มีจาหน่ายในรูปแบบ User Subscription License ผ้ใู ช้งานแต่ละคนที่ต้องการใช้งาน Office 365 ต้อง ได้รับอนญุ าตใช้งานในรูปแบบ USL
การเช่าใช้บริการครัง้ หนง่ึ สามารถเชา่ ใช้หนง่ึ USL หรือมากกวา่ ได้
USL จะขนึ ้ อยกู่ บั จานวนผ้ใู ช้งาน ตามบริบทของเอกสารในทนี่ ี ้“ผ้ใู ช้งาน” หมายถึงผ้ใู ช้บริการนน่ั เอง
เม่ือซือ้ สทิ ธิ์การเช่าใช้บริการผ่านโปรแกรม Office 365 Open แล้วต้องซือ้ ขนั้ ต่าท่ีหนึง่ USL โดยสิทธิ์การใช้งาน รองรับได้สงู สดุ ที่ 300 USL สาหรับเวอร์ชน่ั Office 365 Business, Business Essential และ Business Premium
การซอื ้ USL ทงั้ แบบ Office 365 Open ทาได้โดยเชา่ ใช้บริการหมายเลขผลติ ภณั ฑ์เป็นเวลา 1 ปี
P a g e | 18
การเช่าใช้บริการจะเริ่มตงั้ แตว่ นั ท่ีมีการลงทะเบียนใช้สทิ ธิ์หมายเลขผลติ ภณั ฑ์บน Office.com และจะหมดอายุ หลงั จากครบ 1 ปี หากมกี ารเพ่มิ หมายเลขผลติ ภณั ฑ์ใหมเ่ ข้าไปก่อนทีก่ ารเช่าใช้บริการจะสนิ ้ สดุ วนั หมดอายขุ อง การเช่าใช้บริการทงั้ หมดจะถกู ปรับเปลย่ี น
ประสบการณ์ในการส่ังซอื้ Office 365 Open Program ประสบการณ์ในการสง่ั ซือ้ Office 365 Open Program จะแบง่ กลมุ่ ลกู ค้า เป็น 2 ประเภทคอื 1. กลมุ่ ลกู ค้าใหม่ (New Customer)
2. กลมุ่ ลกู ค้าทีต่ ้องการตอ่ อายุ (Renewal Customer)
มีการแบง่ ขนั้ ตอนการซอื ้ เป็น 2 ประเภท คอื 1. กลุ่มลกู ค้าใหม่ท่ีต้องการซือ้ Microsoft Office 365 ประเภทเดยี ว 2. กลุ่มลกู ค้าท่ตี ้องการต่ออายุ Microsoft Office 365 ประเภทเดียว โดยมีรายละเอยี ด ดงั ตอ่ ไปนี ้
P a g e | 19
2.1 กล่มุ ลกู ค้าใหม่ท่ีต้องการซือ้ Microsoft Office 365 ประเภทเดยี ว
กระบวนการสง่ั ซือ้ เม่ือเสร็จเรียบร้ อย จะได้อีเมล์แจ้งเตือนผ่านไปยงั ผ้ขู าย (Reseller) และลกู ค้าในการ Activate บริการ Microsoft Office 365
ให้ผ้ขู าย หรือลกู ค้าคลกิ “here” ซงึ่ จะไปยงั เวบ็ เพจ Volume Licensing Service Activation (VLSC)
P a g e | 20
เม่ือผ้ขู ายหรือลกู ค้าคลกิ ลงิ ค์อีเมล์ที่มีการเชิญให้เริ่มการใช้บริการ โดยจะมีตวั เลอื กให้เลอื ก ซง่ึ ถ้าเป็นลกู ค้า ใหมใ่ ห้เลอื กสร้างบญั ชีผ้ใู ช้งานใหม่
P a g e | 21
ลกู ค้าทาการลงทะเบียนสมคั ร โดยใสช่ ื่อองค์กรของคณุ
ถ้าหากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม เก่ียวกับการสร้ าง Organization Account หรืออื่นๆ สามารถศึกษา เพม่ิ เตมิ ได้ที่ //www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=44946
เม่อื ทาการลงทะเบียนเสร็จเรียบร้อย ลกู ค้าสามารถ Sign In ด้วยข้อมลู ทลี่ งทะเบยี นไป
P a g e | 22
ถ้าหากองค์กรของคณุ อย่ใู นโปรแกรม Open License คณุ จะพบกบั หน้าต่างสอบถามข้อตกลง (Terms & Conditions) คณุ ต้องทาก่อนที่คณุ จะทาการ Activate บริการ ให้พิมพ์ชื่อเตม็ ของคณุ และเลอื ก I ACCEPT
ถ้าหากคณุ ไมไ่ ด้อยใู่ นโปแกรม Open License หรือมีบุคคลในองค์กรของคณุ ได้คลิกข้อตกลง (Terms & Conditions) ก่อนหน้านี ้คณุ จะไมเ่ หน็ หน้าข้อตกลงนี ้คณุ สามารถข้ามไปยงั ขนั้ ตอนได้
P a g e | 23
ลกู ค้าจะไปยงั หน้า Activation Page ให้คณุ คลกิ START ACTIVATION
ระบบจะทาการใส่ Product Key อตั โนมตั ิ ให้คลกิ Next
P a g e | 24
ลกู ค้าสามารถ Activate บริการออนไลน์ทนั ที
ตรวจสอบข้อมลู ให้ถกู ต้อง โดยเฉพาะจานวนไลเซนต์ท่ีคณุ ซอื ้ ไป และเลอื ก Activate
P a g e | 25
ให้เลอื กข้อแรก และคลกิ Next
เข้าไปสหู่ น้า Office 365 Admin Portal และไปท่แี ทบ็ Subscription เพอื่ ตรวจสอบแพลน, จานวนไลเซนต์, วนั หมดอายุ และอ่ืนๆ
P a g e | 26
ตอนนี ้Office 365 ของคณุ ได้แสดงจานวนไลเซนต์ใหมท่ ี่คณุ ทาการ Activate ท่ีคณุ สามารถแจกจ่ายให้กบั ผ้ใู ช้งาน ของคณุ
ตอนนคี ้ ณุ พร้อมใช้งานบริการออนไลน์ Microsoft Office 365 แล้ว
P a g e | 27
2.2 กล่มุ ลกู ค้าท่ีต้องการต่ออายุ Microsoft Office 365 ประเภทเดยี ว กระบวนการสงั่ ซือ้ เม่ือเสร็จเรียบร้อย จะได้อีเมล์แจ้งเตือนผ่านไปยงั ผ้ขู าย (Reseller) และลกู ค้าในการ Activate บริการ Microsoft Office 365 ให้ ผู้ขาย หรือลูกค้ าคลิก “here” ซึ่งจะไปยังเว็บเพจ Volume Licensing Service Activation (VLSC)
เม่ือผ้ขู ายหรือลกู ค้าคลกิ ลิงค์อีเมล์ที่มกี ารเชิญให้เร่ิมการใช้บริการ โดยจะมีตวั เลือกให้เลือก ซงึ่ ถ้าเป็นลกู ค้าเดมิ ให้เลอื ก Existing Customer
P a g e | 28
ลกู ค้าสามารถ Sign In ด้วยข้อมลู ขององค์กรของคณุ
ลกู ค้าจะไปยงั หน้า Activation Page ให้คณุ คลกิ START ACTIVATION
P a g e | 29
ระบบจะทาการใส่ Product Key อตั โนมตั ิ ให้คลกิ Next
ลกู ค้าสามารถ Activate บริการออนไลน์ทนั ที
P a g e | 30
ตรวจสอบข้อมลู ให้ถกู ต้อง โดยเฉพาะจานวนไลเซนต์ที่คณุ ซอื ้ ไป และเลอื ก Activate
ให้เลอื ก Assign Now ทาการแจกจ่ายไลเซนต์ และคลกิ Save
ระบบจะสง่ อเี มลย์ นื ยนั
P a g e | 31
เข้าไปสู่หน้า Office 365 Admin Portal และไปท่ีแท็บ Subscription เพื่อตรวจสอบแพลน, จานวนไลเซนต์, วัน หมดอายุ และอื่นๆ
ตอนนี ้Office 365 ของคณุ ได้แสดงจานวนไลเซนต์ใหมท่ ี่คณุ ทาการ Activate ที่คณุ สามารถแจกจ่ายให้กบั ผ้ใู ช้งาน ของคณุ
ตอนนคี ้ ณุ พร้อมใช้งานบริการออนไลน์ Microsoft Office 365 แล้ว
P a g e | 32
การเพมิ่ Partner of Record
Partner of Record จาเป็ นสาหรับผู้ดูแลในนามคู่ค้า การรายงานสถานะการเช่าใช้บริการ (Subscription Dashboard Reporting) อเี มลแจ้งเตือนลูกค้า Online Services Advisor fee สามารถใช้ได้กบั การซ้ือสทิ ธเิ์ ช่าใช้บรกิ าร โดยตรงผ่านเวบ็ เท่านนั้ การซอ้ื หมายเลขผลติ ภณั ฑผ์ ่านคคู่ า้ จะไมส่ ามารถใชง้ าน Online Services Advisor fee ได้ Partner of Record สามารถเพมิ่ ไดท้ งั้ การซอ้ื หมายเลขผลติ ภณั ฑผ์ ่านค่คู า้ และการซอ้ื โดยตรงผ่านเวบ็ Partner of Record จะตอ้ งมี การเพมิ่ เขา้ ไปในการเชา่ ใชบ้ รกิ ารแต่ละแบบทแ่ี สดงบนรายการในหน้า license
สาเหตุทต่ี อ้ งมกี ารเพม่ิ Partner of Record คอื ทางคคู่ า้ สามารถช่วยดแู ลระบบของเราทงั้ ในเรอ่ื งการเปิดเคส, การ ช่วยเหลอื ทางดา้ นเทคนิค รวมถึงขัน้ ตอนในการชาระเงนิ ด้วย หากไม่ใส่ Partner of Record ทางบรษิ ัทคู่คา้ ท่ใี หบ้ รกิ าร อาจจะไม่ทราบเรอ่ื งทต่ี อ้ งดแู ลระบบของท่าน
โดยมขี นั้ ตอน ดงั ต่อไปน้ี
P a g e | 33
1. คลกิ ท่ี “licensing” ในพอรท์ ลั ผดู้ แู ล Office 365 Business เลอื กสว่ นของ subscription เพ่อื เพม่ิ Partner of Record
2. คลกิ ไปทล่ี งิ ก์ “add” ทอ่ี ย่ใู ตส้ ว่ นของขอ้ มลู ค่คู า้ (partner information) บนดา้ นขวาของจอ
P a g e | 34
3. ป้อน Microsoft Partner ID ของคณุ โดยรบั ขอ้ มลู น้มี าจาก Partner ทด่ี แู ลลกู คา้ คณุ คลกิ ทป่ี ่มุ “check ID” แลว้ คลกิ ทป่ี ่มุ “OK”
Partner of Record ถกู เช่ือมโยงกบั การเช่าใช้บริการ Office 365 โดยคู่คา้ แบบ MOSPA จะสามารถเขา้ ถงึ การเช่าใชบ้ รกิ ารน้ีในรายงานแสดงสถานะ Office 365 สาหรบั ค่คู า้ (Partner Dashboard Reporting) ไดร้ บั สาเนาการแจง้ เตอื นทกุ อย่างทส่ี ง่ ตรงถงึ ลูกคา้ และไดร้ บั คา่ ธรรมเนียม partner of record หากลกู คา้ เพม่ิ การเช่าใชบ้ รกิ ารโดยตรง การซอ้ื หมายเลขผลติ ภณั ฑผ์ ่านคคู่ า้ จะไม่ไดร้ บั คา่ ธรรมเนยี ม Online Services Advisor
P a g e | 35
Partner of Record ทถ่ี ูกเพม่ิ ในการเช่าใชบ้ รกิ ารของลกู คา้ จะไดร้ บั อเี มลแจง้ เตอื นว่าคคู่ า้ ไดถ้ ูกเพม่ิ เขา้ ไปใน Partner of Record เรยี บรอ้ ยแลว้
P a g e | 36
การเปลย่ี น Partner of Record ซง่ึ สามารถทาไดท้ งั้ ลกู คา้ ทซ่ี อ้ื หมายเลขผลติ ภณั ฑผ์ ่านค่คู า้ หรอื ซอ้ื ตรง ผ่านเว็บ ให้ลูกค้าลงช่ือเข้าใช้ในพอร์ทัลผู้ดูแล เลือก “license” และคลิกท่ี subscription ป้อน MPN ID ของ Partner of Record ใหม่ เมอ่ื ทาการเปลย่ี น Partner of Record แลว้ Partner of Record ก่อนหน้าน้จี ะไดร้ บั อเี มล แจง้ เตอื นวา่ ลกู คา้ ไดท้ าการยา้ ย Partner of Record แลว้
ทา้ ยบท
สาหรบั ในบทน้ี ผมไดแ้ นะนาการสมคั รการทดลองใชบ้ รกิ าร, การเขา้ ใชง้ านครงั้ แรก รวมถงึ โปรแกรมการใชบ้ รกิ าร ของ Microsoft Office 365 และการจัดการสิทธ์ิต่างๆ สาหรับในบทถัดไป จะเป็นการติดตัง้ Office 365 Business ใน เคร่ืองของคณุ เอง
P a g e | 37
Chapter 3 ติดต้งั Office 365 Business
Office 365 Business เป็นหน่ึงในบรกิ ารของ Office 365 (รวมมากบั แผนการใชง้ านของ Office 365 Business และ Business Premium) ซ่งึ สามารถใชง้ าน Office เวอรช์ นั ่ ล่าสุด โดยรวมโปรแกรมในชุด Microsoft Office ท่สี าคญั ดงั น้ี Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher และ Word
Office 365 Business ถูกออกแบบให้ใชง้ านในลกั ษณะออฟไลน์ แต่จะไดร้ บั การอพั เดตใหม่เสมอเม่อื มกี ารต่อ อนิ เทอรเ์ น็ต โดยทก่ี ารตดิ ตงั้ สามารถดาวน์โหลดมาตดิ ตงั้ จาก Office 365 Portal ไดด้ ว้ ยตนเอง หรอื จะเป็นการตดิ ตงั้ ผ่าน การ Deployment ปกตกิ ส็ ามารถทาไดเ้ ช่นกนั อกี ทงั้ 1 บญั ชี Office 365 สามารถใชง้ าน Office 365 Business ไดถ้ งึ 5 เคร่อื ง
Office 365 Business เหมอื นกบั Office ทวั่ ไป
Office 365 Business นนั้ เหมอื นกบั Office ในเวอรช์ นั อ่นื ๆ โดยสงิ่ ทเ่ี หมอื นกนั คอื
- Office 365 Business คอื เวอรช์ นั เตม็ ของ Office ในแต่ละโปรแกรมมฟี ีเจอรท์ เ่ี หมอื นกนั - ความตอ้ งการพน้ื ฐาน เชน่ Hardware และ Software เทา่ ๆกนั ซง่ึ ในปัจจุบนั คอื Office 2013 - Office 365 Business มที งั้ เวอรช์ นั 32 และ 64 บติ - เม่อื เราตดิ ตงั้ Office 365 Business จะตดิ ตงั้ ทเ่ี คร่อื งของผใู้ ชง้ าน ไม่ไดใ้ ชง้ านผา่ นเวบ็ บราวเซอร์ ดงั นนั้ ผใู้ ชง้ าน
ไมจ่ าเป็นตอ้ งต่ออนิ เทอรเ์ น็ตตลอดเวลา - สามารถใชเ้ คร่อื งมอื ในการตดิ ตงั้ เป็นจานวนมากเหมอื น Office ทวั ่ ไปได้ เช่น System Center Configuration
Manager ใหเ้ ป็นไปตาม Group Policy เหมอื นกนั ได้
ความแตกต่างของ Office 365 Business กบั Office ทวั่ ไป
ถงึ แมว้ ่าสว่ นใหญ่ จะเหมอื นกนั แต่มขี อ้ แตกต่างทค่ี ณุ ควรทราบ
ความแตกต่างเรอื่ งลิขสิทธ์ิ
- Office 365 Business เป็นบริการสมัครแบบรายเดือน หรือรายปี ถ้าหากคุณยกเลิกการใช้งาน Office 365 Business จะทาการปรบั ลดฟีเจอรท์ นั ที ผใู้ ชง้ านสามารถเปิดและดเู อกสาร Office ได้ แต่ไมส่ ามารถใชง้ านฟีเจอร์ อ่นื ๆบน Office ได้
- การใช้งาน Office 365 Business ผู้ใช้งานต้องมีบญั ชี Office 365 และต้องได้รบั สทิ ธิใ์ นการใช้งาน อีกทงั้ ผใู้ ชง้ านจะตอ้ งต่ออนิ เทอรเ์ น็ตอยา่ งน้อย 30 วนั เพ่อื ตรวจสอบสถานะว่ายงั ใชง้ านอยบู่ น Office 365 หากผใู้ ชง้ าน ไม่ไดต้ ่ออนิ เทอรเ์ น็ตเกนิ 30 วนั Office 365 Business จะทาการปรบั ลดฟีเจอร์ ถ้าหากผใู้ ชง้ านต่ออนิ เทอรเ์ น็ต อกี ครงั้ และยนื ยนั สทิ ธกิ์ ารใชง้ าน Office 365 Business จะกลบั มาใชง้ านครบทกุ ฟีเจอรเ์ หมอื นเดมิ
- ผู้ใช้งานสามารถตดิ ตงั้ Office 365 Business ได้มากถึง 5 เคร่อื งคอมพวิ เตอรต์ ่อ 1 บญั ชผี ูใ้ ชง้ าน เช่น ติดตงั้ เครอ่ื งทท่ี างาน, เคร่อื งสว่ นตวั ทบ่ี า้ น เป็นตน้
ความแตกต่างเรอ่ื งการติดตงั้
P a g e | 38
- Office 365 Business ใชเ้ ทคโนโลยที เ่ี รยี กว่า Click-to-Run ในการตดิ ตงั้ Office ซง่ึ จะตดิ ตงั้ เรว็ กว่าและพรอ้ ม ใชง้ านไดท้ นั ที
- Office 365 มี Web-based portal ทผ่ี ใู้ ชง้ านสามารถตดิ ตงั้ Office 365 Business ไดด้ ว้ ยตนเอง แต่ถ้าหากใน อ ง ค์ ก ร ไ ม่ ต้ อ ง ก า ร ส า ม า ร ถ ติ ด ตั้ ง วิ ธี ป ก ติ ไ ด้ โ ด ย ส า ม า ร ถ ศึ ก ษ า เ พ่ิ ม เ ติ ม ไ ด้ ท่ี น่ี //bit.ly/O365BusinessDeployment
ความตอ้ งการพ้ืนฐานของ Office 365 Business
จะคลา้ ยคลงึ กบั Office 2013 ดงั น้ี
ส่วนประกอบ ความตอ้ งการของ Office 2013 1 GHz หรอื สงู กวา่ ทงั้ x86 หรอื x64 CPU 1 GB สาหรบั 32 บติ ,2 GB สาหรบั 64 บติ RAM 3.0 GB Hard Disk DirectX10 และควรมหี นา้ จอความละเอยี ด 1024x576 ขน้ึ ไป Display Office 2013 32 บติ Operating System 1. Windows Server 2008 R2 (64-bit) 2. Windows 7 (32-bit or 64-bit) 3. Windows Server 2012 (64-bit) 4. Windows 8 (32-bit or 64-bit)
Browser Office 2013 64 บติ Windows Server 2008 R2 (64-bit) .NET version Windows 7 (64-bit) Multi-touch Windows Server 2012 (64-bit) Windows 8 (64-bit)
Internet Explorer 8,9 หรอื 10 Mozilla Firefox 10.x หรอื ใหมก่ วา่ Apple Safari 5 หรอื ใหมก่ วา่ Google Chrome 17.x หรอื ใหมก่ วา่ 3.5, 4.0 หรอื 4.5 เน่อื งจาก Office 2013 สนบั สนุนการใชง้ านผา่ น Touch Screen แตถ่ า้ หากเคร่อื งไมส่ ามารถทาได้ ยงั สามารถใช้
งานผา่ นเมาสแ์ ละคยี บ์ อรด์ เหมอื นเดมิ
P a g e | 39
การติดต้งั Office 365 Business ดว้ ยตนเอง
ขอ้ แนะนาผใู้ ชง้ านทจ่ี ะตดิ ตงั้ Office 365 Business จะตอ้ งเป็น Local Administrator ของเครอ่ื งดว้ ย วธิ กี าร ตดิ ตงั้ มดี งั ต่อไปน้ี
1. Sign In เขา้ Office 365 โดยคลกิ Install now หรอื ทาการเปลย่ี นภาษาก่อน
2. ใหเ้ ราเลอื ก Run 3. ระบบจะทาการตดิ ตงั้
4. เสรจ็ เรยี บรอ้ ย
P a g e | 40
ใชง้ าน Microsoft Office ไดท้ ุกท่ี ทกุ เวลา
นอกจากการใช้งาน Office 365 Business ที่ตดิ ตงั้ ได้จากทใี่ ด กไ็ ด้แล้ว ยงั มวี ิธีอ่ืนๆที่เราสามารถใช้งาน Microsoft Office ได้ เชน่ Office Online ซง่ึ จะกลา่ วในรายละเอยี ดของบท SharePoint Online ในที่นจี ้ ะแนะนาเคลด็ ลบั การใช้งาน Microsoft Office 365 วิธีอืน่ ดงั นี ้
1. การใช้งาน Office on Demand 2. การใช้งาน Office บน iPad 3. การใช้งาน Office บน อปุ กรณ์อื่น โดยมรี ายละเอยี ด ดงั ตอ่ ไปนี ้ 1. การใชง้ าน Office on Demand สาหรบั Office on Demand คอื การสตรมี มงิ่ โปรแกรมออฟฟิศลงไวใ้ นเคร่อื ง โดยไมต่ อ้ งตดิ ตงั้ โปรแกรมแต่ไดใ้ ช้ ฟีเจอรไ์ ดค้ รบถว้ น การใชง้ านเพยี งแค่ไปท่ี OneDrive for Business เลอื ก Use Office on Demand
P a g e | 41
มโี ปรแกรมใหเ้ ลอื กพรอ้ ม ยกตวั อยา่ งเชน่ เลอื ก Excel
ใหค้ ลกิ Run เพอ่ื ตดิ ตงั้ Add on รอสกั พกั ระบบจะทาการสตรมี มงิ่ โปรแกรมมาไวท้ เ่ี คร่อื งเรา เรากส็ ามารถใชง้ าน ไดท้ นั ที แต่ถา้ เราปิดโปรแกรม เราตอ้ งสตรมี มง่ิ โปรแกรมใหม่อกี ครงั้
P a g e | 42
2. การใชง้ าน Office บน iPad สาหรับผู้ใช้งาน iPad ตอนน้ีมี Office ให้พร้อมใช้งานคือ Word, Excel, PowerPoint, OneNote และ Lync
สามารถดาวน์โหลดได้ทนั ทจี าก Apple Store แต่ถ้าหากเป็น Word, Excel, PowerPoint ผใู้ ชง้ านทเ่ี ป็น ID ของประเทศ ไทย ให้เปล่ียนเป็นสหรฐั อเมริกาก่อน แล้วจึงจะดาวน์โหลดได้ (ในอนาคตอาจมีการเปล่ียนแปลง ข้อมูลเพ่ิมเติมท่ี //office.microsoft.com/en-us/mobile/ ) หมายเหตุ
จะใชง้ านไดเ้ ฉพาะผสู้ มคั รใชบ้ รกิ าร Office 365 Business หรอื Business Premium
ขนั้ ตอนการเขา้ ใชง้ านดงั ต่อไปน้ี 1. ยกตวั อยา่ งเช่น Word for iPad ใหค้ ลกิ ท่ี Sign In
2. กรอกอเี มลขององคก์ รทใ่ี ชง้ าน Office 365
P a g e | 43
3. ใสร่ หสั ผา่ น 4. คลกิ ท่ี Open เราสามารถเปิดเอกสารมาจาก OneDrive หรอื ในเคร่อื ง iPad ของเราไดท้ นั ที 5. เปิดไฟลแ์ ละแกไ้ ขไฟลไ์ ดท้ นั ที
P a g e | 44
3. Mobile App อ่ืนๆ ท่ีพร้อมใชง้ านกบั Office 365 Office 365 นนั้ มี Application มากมายบนเคร่อื งสมารท์ โฟนและแทบ็ เบลต็ โดยมดี งั ต่อไปน้ี
Apps คาอธิบาย แพลตฟอรม์ Office Mobile ตอนน้ีพร้อมให้ดาวน์โหลดใน iPhone และ Android (ปั จจุบันต้องเลือก Store เป็ น Windows Phone OneNote United State ก่อน ส่วน (Windows Phone 8 จะ Built-in มาใหเ้ ลย Office Mobile iPhone สามารถดแู ละแก้ไขไฟลเ์ อกสารไปไดท้ ุกท่ี สาหรบั ใน iPhone และ Android จะพรอ้ มกบั ผทู้ ่ี Android OWA ใชง้ าน Office 365 Business หลงั จากทเ่ี รา Sign In ดว้ ยบญั ชี Office 365 เราสามารถ Lync 2013 ดูและแก้ไขเอกสาร Word, Excel และ PowerPoint จากท่ใี ดก็ได้ ซ่ึงพอแก้ไขเสรจ็ เรา Windows Phone สามารถนามาเปิดตอ่ ในเคร่อื ง PC หรอื Mac กไ็ ด้ iPhone เราสามารถใชโ้ ปรแกรม OneNote เพ่อื เขา้ ถงึ โน้ตไดท้ กุ ทบ่ี น iPad Android ถา้ หากสมคั รแผนใชง้ าน Office 365 ทม่ี ี Exchange Online รวมอยู่ดว้ ย เราสามารถใช้ iPhone งาน OWA ในการสง่ -รบั อเี มล์ ดูปฏทิ นิ iPad ถา้ องคก์ รของคณุ มกี ารตดิ ต่อสอ่ื สารเป็นหลกั คุณสามารถใชง้ าน Lync Mobile มาชว่ ยต่อยอด Windows Phone iPhone ใหใ้ ชง้ านไดจ้ ากทกุ ทบ่ี นอปุ กรณ์พกพา
P a g e | 45
OneDrive for สามารถเขา้ ถึงเอกสาร ไฟล์ รูปภาพหรอื ส่อื อ่นื ๆ ได้จากคลาวน์ออนไลน์ส่วนตวั ท่มี พี ้นื ท่เี ก็บ iPad Business Android SharePoint ประมาณ 1 TB iPad Newsfeed สามารถเขา้ ถงึ การติดต่อส่อื สารผ่าน SharePoint Online ทงั้ SharePoint site, tag, iPhone people และ document ทต่ี ดิ ตามอยู่ Windows Phone Yammer iPhone สามารถเขา้ ถงึ การสนทนาลา่ สดุ ทาใหเ้ ขา้ ถงึ เพ่อื นร่วมงานและคนในออฟฟิศใกลก้ นั มากขน้ึ ผา่ น iPad Windows Phone Notification วา่ มกี จิ กรรมอพั เดตลา่ สุดอะไรบา้ ง iPad iPhone
ทา้ ยบท
สาหรบั ในบทน้ี เราได้เรยี นรูถ้ งึ Office 365 Business ว่าตดิ ตงั้ ง่ายอย่างไร การใช้งานไม่ต่างกบั Office 2013 หากคุณคนุ้ เคย คณุ กส็ ามารถใชง้ านไดอ้ ยา่ งไม่มปี ัญหา รวมถงึ มที างเลอื กอน่ื ๆ เพมิ่ เตมิ เช่น Office on Demand, Office for iPad หรอื บนอุปกรณ์อน่ื ๆ
P a g e | 46
Chapter 4 การใชง้ านฟี เจอร์ใหม่ใน Office 365 Business
หลงั จากทเ่ี ราทาการตดิ ตงั้ Office 365 Business การใช้งานนนั้ จะคล้ายคลงึ กบั Office 2013 รวมถึงฟีเจอรส์ ่วน ใหญ่ ถ้าใครคุน้ เคยกบั เวอรช์ นั ก่อนหน้าน้ี สามารถนามาใชไ้ ดก้ บั เวอรช์ ันน้ีไดเ้ หมอื นกนั สาหรบั เน้ือหาในบทน้ีจะเน้นใน ฟีเจอรใ์ หม่บางสว่ น โดยอ้างองิ รุ่น Office 2013 เป็นหลกั ซง่ึ ผอู้ ่านสามารถศกึ ษารายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ ไดจ้ ากค่มู อื หนังสอื Microsoft Office 2013 ทวั่ ไป หรอื สามารถดขู อ้ มลู เพม่ิ เตมิ ไดท้ ่ี //office.microsoft.com/en-us/training/
Microsoft Outlook New Features เชื่อมต่อกบั โซเชียลเน็ตเวิร์คอยา่ งง่ายดาย
เพ่ือให้ชีวิตท่ีเหมาะกับไลฟ์ สไตล์ในยุคปัจจุบัน Outlook 2013 ได้เพ่ิมฟี เจอร์ สาหรับติดต่อผ่านโซเชียล เน็ตเวิร์คอย่างเฟซบ๊คุ หรือลิงค์อิน เมื่อใดก็ตามที่มีการเชื่อมต่อกบั โซเชียลเน็ตเวิร์ค จะมีการอพั เดทข้อมลู ของรายช่ือผู้ ติดตอ่ ในลสิ ต์ของผ้ใู ช้อกี ด้วย โดยวิธีการเชื่อมตอ่ กบั โซเชียลเน็ตเวริ ์คสามารถทาได้ดงั นี ้ 1. เปิดโปรแกรม Outlook 2013 ขนึ ้ มาแล้วเลอื กไปทีแ่ ท็บ “People” บน Navigation Bar
2. ในหวั ข้อยอ่ ยของเมนู “My Contacts” คลกิ เลอื กท่ี “Connect to a social network”
3. ในหน้าต่าง “Social Network Accounts” เลือกไปที่แอคเคาท์ของผ้ใู ช้ หากไม่เห็นโซเชียลเน็ตเวิร์คแอพพลิเคชนั ที่ ต้องการคลกิ เลอื กไปที่ “More” และเลอื กที่ “Connect to another social network”
P a g e | 47
4. ใสย่ สู เซอร์เนมและพาสเวิร์ด 5. คลกิ เลอื กไปที่ “Connect” 6. ถ้า Outlook สามารถเช่ือมตอ่ ไปยงั แอคเคาท์ได้เลอื กไปที่ “Finish” 7. ถ้าอยากดรู ายช่ือเพื่อนที่อยใู่ นโซเชียลเน็ตเวริ ์คในเมนู “My Contacts” คลิกเลือกช่ือโซเชียลเน็ตเวิร์คแอพพลิเคชนั ท่ี ต้องการดรู ายช่ือ
หมายเหตุ: เมนู “Contact” จะอยใู่ นช่วงตรงกลางของโปรไฟลก์ าร์ดซง่ึ เม่ือคลิกท่ี “Contact” ก็จะปรากฏรายช่ือผ้ตู ดิ ตอ่ ใน ด้านขวาของจอโดยผ้ใู ช้สามารถเลอื กสง่ ข้อความแชท, โทรไปหา หรือสง่ อีเมลไปก็ได้
P a g e | 48
เปิ ดดูปฏิทินหรืองานที่คา้ งไดง้ ่ายๆ เพียงแค่ช้ีเมาส์ ฟี เจอร์ใหม่อนั หน่งึ ของ Outlook 2013 คือการที่เอาเมาส์ไปชีท้ ี่งานตา่ งๆใน Outlook แล้วปรากฏข้อมลู รายละเอียด
ตา่ งๆ ขนึ ้ มา
หมายเหตุ: การพินหรือตรึงไม่ว่าจะเป็น ปฏิทิน, ผ้คู น หรืองานต่างๆ ให้ดทู ี่มมุ ขวาของหน้าตา่ ง Outlook แล้วคลกิ ขวาที่ ปฏทิ ิน, ผ้คู น หรืองานตา่ งๆ ใน Navigation Bar แล้วคลกิ เลอื กท่คี าสง่ั “Pin” รับ/ส่งเมลดว้ ย Outlook.com ไดง้ ่ายกวา่ เดิม
Outlook 2013 ได้ทาให้การติดตอ่ กบั Outlook.com เป็นเร่ืองทีง่ ่ายกวา่ เดมิ โดยสามารถซงิ ค์โปรแกรม Outlook 2013 กบั Outlook.com ได้เพียงไมก่ ี่คลกิ วิธีซงิ ก์ให้ทาตามขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. ก่อนอื่นต้องทาการเพิ่ม Outlook.com แอคเคาท์ก่อน โดยการคลิกเลือกไปท่ีเมนู “File” ในหวั ข้อย่อย “Account Information” เลอื กท่ี “Add Account”
2. ในไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ “Add Account” เติมข้อมลู ของแอคเคาท์ท่คี ณุ ต้องการเพ่มิ เข้าไปแล้วคลกิ ทีป่ ่ มุ “Next”