ตัวอย่าง การ เขียน จดหมาย อิเล็กทรอนิกส์

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ อีเมล คือวิธีการติดต่อสื่อสารด้วยตัวหนังสือโดยการส่งข้อมูลในรูปของสัญญาณข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์แทนการส่งจดหมายแบบกระดาษ อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เป็นได้ทั้งจากคน๑คน สู่คนอีก๑คน และจากคน๑คนสู่คนอีกหลายคน ดังนั้น รูปแบบและเนื้อหาของข้อความที่สื่อสารจึงมีทั้งความเป็นส่วนตัว เรื่องส่วนบุคคล และเรื่องสาธารณะ

ผู้ที่จะส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรืออีเมลจะต้องมีที่อยู่ในอินเทอร์เน็ตหรือเรียกทับศัพท์ว่าอีเมลแอดเดรส (E-mail address) ซึ่งเป็นทีอยู่หรือการบอกตำแหน่งของผู้ส่งและผู้รับว่าอยู่ที่ไหนเช่น[email protected] โดยอีเมลแอดเดรส จะประกอบด้วย ส่วนสำคัญดังนี้

-ชื่อบัญชีสมาชิกของผู้ใช้เรียกว่า user name อาจให้ชื่อจริง ชื่อเล่น หรือชื่อองค์กร ก็ได้

-เครื่องหมาย@ (at sign) เป็นที่อยู่ของอินเทอร์เน็ตเซิร์ฟเวอร์ที่ผู้ใช้ ต้องสมัครเป็นสมาชิกอยู่

-รหัส บอกประเภทขององค์กร

สำหรับสหัสที่บอกประเภทขององค์กรที่ปรากฏในปัจจุบัน เช่น .co.th โดยที่ .co หมายถึง commercial เป็นบริการเกี่ยวกับการค้า ส่วน.th หมายถึง Thailand อยู่ในประเทศ นอกจากนี้ยังมีรหัสอื่นๆ สำหรับบอกประเภทขององค์กร ได้แก่

.com = commercial หมายถึง บริการด้านการศึกษา

.edu = education หมายถึง สถานศึกษา

.org = organization หมายถึง องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร

.gov = government หมายถึง หน่วยงานรัฐบาล

.net = network หมายถึง หน่วยงานบริการเครือข่าย

เว็บไซต์ที่ใช้รหัสบอกประเภทองค์กรต่างๆ ได้แก่

www.hotmail.com, www.xoopsthai.net, www.mitclub.net

www.pir.org, www.chumbhot-pantip.org

www.thaigov.net

www.chla.ac.th

๑)แนวทางการใช้งานจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ผู้เขียนสามารถทำได้หลายวิธี เช่น พิมพ์ข้อความต่างๆ ลงไปในกล่องข้อความ หรือแนบเอกสารเพิ่มเติมลงไป ทั้งนี้มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้

๑.ผู้เขียนจะต้องพิมพ์อีเมลแอดเดรสของผู้ที่เราจะส่งไปถึงในช่องสำหรับผู้รับ

๒.กรณีที่ต้องการจะส่งอีเมลไปหาหลายๆคนในเวลาเดียวกันให้พิมพ์อีเมลแอดเดรสของคนเหล่านั้นในช่องCc: (Carbon Copy) คั่นด้วยเครื่องหมายเซมิโคลอน (;) จนครบตามจำนวนที่ต้องการ

๓.พิมพ์ข้อความที่เป็นหัวเรื่องในช่องSubject ไม่ควรส่งอีเมลแบบไม่มีชื่อเรื่องไป

๔.พิมพ์ข้อความที่ต้องการส่งไปเมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จแล้วสามารถส่งอีเมลได้ทันทีโดยคลิกที่ปุ่มsend ทั้งนี้จะต้องมีการเชื่อมต่อสัญญาณอินเทอร์เน็ตเรียบร้อยแล้ว

๕.หากต้องการส่งข้อความอื่นๆที่มีขนาดยาวหรือมีภาพประกอบซึ่งทำจากโปรแกรมวาดภาพ ก็สามารถส่งไปพร้อมกับอีเมลได้โดยใช้วิธีการแนบไฟล์ คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Attach ไปกับอีเมล

–To หมายถึงผู้รับซึ่งผู้เขียนต้องการส่งข้อความถึงโดยตรงเปรียบได้การเขียนข้อความว่า กรุณาส่ง ส่งถึง หรือเรียน แล้วตามด้วยชื่อของผู้รับที่ต้องการส่งบนหน้าซองจดหมาย

–Cc ย่อมากจาก Carbon Copy หมายถึง ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือการสำเนาส่งซึ่งผู้รับที่มีรายนามและที่อยู่ของE-mail ที่กรอกอยู่ในช่องTo ทุกประการ แต่จะแตกต่างกันคือ ผู้รับไม่จำเป็นต้องตอบกลับ และไม่ต้องปฎิบัติตาม เพราะEmail ฉบับนี้เป็นเพียงแค่สำเนาที่ต้องการแจ้งให้ทราบเพียงเท่านั้น

–Bcc ย่อมากจาก Blind Carbon Copy หมายถึง E-mailที่กรอกอยู่ในช่องBcc จะได้รับข้อความที่เหมือนกับในช่องTo และ Cc จะไม่เห็น E-mail ในช่องนี้

กรณีของการส่งอีเมลไปถึงผู้อื่นโดยกรอกที่อยู่ในช่องCcนี้ มีความสำคัญและเป็นข้อผิดพลาดของการสื่อสารภายในองค์กรที่พบบ่อยในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการโต้ตอบหรือการปฏิบัติตาม ผู้ส่งอีเมลจะกรอกตามใจต้องการไม่ได้ เพราะอาจสร้างความสับสนในขณะเดียวกันผู้รับก็ต้องเข้าใจว่าหากมีอีเมลมาถึงและชื่อของเราอยู่ในช่องCc ก็ให้รับทราบเพียงเท่านั้น

ตัวอย่างข้อผิดพลาดในการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

บริษัทแห่งหนึ่งกำหนดจัดสัมมนาพนักงานใหม่ที่ต่างจังหวัด จึงส่งอีเมลถึงพนักงานใหม่ทุกคนด้วยการพิมพ์รายชื่อและที่อยู่ของพนักงานใหม่ใส่ช่องTo นอกจากนี้ยังได้สำเนาหรือส่งอีเมลเรื่องเดียวกันไปยังผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ หัวหน้าฝ่าย และเจ้าหน้าที่เพื่อให้ทราบว่าในช่วงเวลาดังกล่าวหน่วยงานจะมีการจัดสัมมนาพนักงานใหม่ที่ต่างจังหวัด ผู้ส่งตั้งใจว่าการสำเนาส่งถึงหัวหน้าฝ่ายของพนักงานใหม่นี้จะเป็นการช่วยให้หัวหน้าได้ทราบเรื่องและติดตามตรวจสอบ หรือให้ข้อมูลแก่พนักงานใหม่ในกรณีที่มีกรณีที่มีปัญหาหรือข้อสงสัย ส่วนการส่งไปให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องนั้นเป็นเพียงการประชาสัมพันธ์ภายในให้ทราบข่าวความเคลื่อนไหวของหน่วยงาน ปรากฏว่าก่อนจัดการสัมมนา๑อาทิตย์ ผู้จัดต้องรับโทรศัพท์และตอบคำถามกับเจ้าหน้าที่ที่โทรมาสอบถามรายละเอียดการเดินทาง การเตรียมตัว และกิจกรรมมากมาย บางท่านโทรศัพท์มาต่อว่าว่าทำงานอย่างไร ขาดความพร้อม ทำไมไม่ให้ข้อมูลที่ชัดเจน จึงต้องเสียเวลาอธิบายและชี้แจงอยู่หลายครั้ง เมื่อถึงเช้าวันเดินทางขณะที่ทุกคนกำลังขึ้นรถ หัวหน้าฝ่าย๒-๓คน ได้ถือกระเป๋าเดินทางมารอขึ้นรถ เพราะเข้าใจว่าตนเองต้องไปด้วยซึ่งหากแก้ปัญหาเฉพาะหน้าให้หัวหน้าฝ่ายไปด้วยย่อมหมายถึงงบประมาณที่ต้องเสียเพิ่มทั้งค่าอาหาร ที่พัก และการจัดที่นั่งบนรถ หรือหากไม่ยอมให้หัวหน้าฝ่ายไปด้วยข้อจำกัดเรื่องงบประมาณ ย่อมหมายถึงปัญหาใหญ่ที่จะตามมาหรือความขุ่นเคืองและความขัดแย้ง

ดังนั้น ก่อนการส่งอีเมลทุกครั้งผู้รับทุกคนจะต้องแน่ใจว่าเรื่องที่ส่งมีความเกี่ยวข้องกับใครบ้าง อย่างไร หรือมิฉะนั้นก็ควรเขียนอีเมล๒ฉบับ เนื้อความแตกต่างกันระหว่างผู้รับโดยตรงกับผู้เกี่ยวข้องเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

๒)แนวทางการใช้ภาษาเพื่อการเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

๑.เริ่มต้นด้วยการทักทาย เช่น สวัสดีครับ สวัสดีค่ะ ให้สำหรับผู้รับที่เป็นเพื่อนรุ่นเดียวกันกับเราหรือรุ่นน้อง หรือบุคคลทั่วไปที่ไม่สนิทสนมคุ้นเคย ไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว ใช้คำว่าเรียน ตามด้วยชื่อ นามสกุลจริง ของผู้รับในกรณีที่เป็นทางการหรือส่งถึงผู้ใหญ่

๒.หากเป็นการส่งอีเมลถึงผู้รับในครั้งแรก ควรแนะนำว่าตนเองเป็นใคร บอกชื่อ ชื่อสถาบันหรืองานที่กำลังทำ ความเกี่ยวข้องของเรื่องที่กำลังสื่อสารหรือผู้รับสาร

๓.เขียนเนื้อหาให้ตรงประเด็น หากต้องการสอบถามรายละเอียด ควรมีส่วนอ้างอิ้งแหล่งข้อมูล เนื้อหาควรเป็นเรื่องเดียวกันกับหัวข้อที่ตั้งไว้ เรียบเรียง และลำดับประเด็นให้ชัดเจนบอกวัตถุประสงค์ที่ต้องการ สิ่งที่หวังจะให้ปฏิบัติหรือดำเนินการ