ว ธ เก บเอกสารโดยไม ต องใช แฟ ม

ความหมายของเอกสาร

เอกสาร (Document) หมายถึง บรรดาเอกสาร สาเนาเอกสาร และวัตถุอ่ืนใดท่ี

ผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงานหรือองค์การทาขึ้น เพ่ือใช้เป็นความทรงจาของหน่วยงานและทาให้ การบริหารงานเป็นไปได้สะดวกสามารถอ่าน แปล ติดตาม และใช้เป็นสื่อในการอ้างอิงและ ศึกษาค้นควา้ ได้ เช่น จดหมาย หนังสือ รายงาน ใบรับรอง สัญญา แคตตาล็อค แบบฟอร์ม และ คู่มือตา่ ง ๆ ที่ทาข้นึ เพ่อื ใช้ในหน่วยงาน เปน็ ต้น

เจ้าหนา้ ทีป่ ระจาหนว่ ยงาน ไม่มีความรู้ 4 เจ้าหน้าที่ไม่ได้ทาบญั ชคี มุ แฟม้ ทาให้ เสียเวลา ในการคน้ หา 1 และขาดการฝึกอบรม จึงจัดเก็บเอกสาร ตามความคิดเหน็ ของตนเอง สถานที่เก็บรกั ษาเอกสารไม่เหมาะสม เชน่ วางแฟม้ ไว้บนโต๊ะ หรือหลงั ต้ซู ่งึ อาจจะ มีการนาเอกสารใสแ่ ฟ้มไมเ่ หมาะสม เช่น สะดวก ในการหยิบใช้ แตก่ ็อาจสูญหาย ใสจ่ นล้นแฟม้ ทาให้แฟ้มหนกั เกินไป หรอื ไดง้ ่าย และทาให้แฟ้มสกปรก ดไู ม่เป็น ระเบียบเรยี บรอ้ ย 2 5เปิดแฟม้ ใหมท่ ุกเรอื่ ง ทาให้สิ้นเปลือง

ค้นหายาก

3 ใสแ่ ฟม้ ผิดประเภท เช่น เอกสารท่ีตอ้ งใชบ้ ่อย ๆ เขา้ แฟ้มสันหนา ทาให้ไมส่ ะดวกในการหยบิ และ เปิดใช้ หรือเอาเอกสารทเ่ี ปน็ เรอ่ื งตอ่ เน่อื งกนั แยกเก็บไวห้ ลายแฟม้ ทาใหค้ ้นหายาก

จดั เอกสารใสใ่ นแฟ้มไมถ่ กู วิธี ทาให้ มงี านประจาทต่ี อ้ งปฏิบัตมิ าก ทาให้

6 เอกสารโผล่พ้นขอบแฟ้ม ซ่งึ อาจเกิดการ 9 ไมม่ ีเวลาตรวจเชค็ เอกสารทหี่ มด ฉีกขาด พับยน่ และสกปรก ความสาคญั ในการใชง้ าน

7 ไมม่ ีระบบการควบคมุ การยืมแฟม้ ผบู้ งั คบั บญั ชาใหค้ วามสนใจงาน

ทาให้ยากตอ่ การตดิ ตามทวงถาม และ 10 สานักงานนอ้ ย หรือมองขา้ ม แฟ้มอาจสญู หายได้ ความสาคญั

ไม่มกี ารกาหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสาร

8 แตล่ ะชนิด ซงึ่ เป็นสาเหตุที่ทาให้

จานวนเอกสารเพม่ิ มากข้ึน และไม่มี ที่จัดเก็บ

การควบคุมเอกสาร หมายถงึ การควบคุมในการผลิต การจัดเกบ็ การจากดั หรอื การทาลาย เมื่อเอกสารนน้ั หมดความจาเป็นทีจ่ ะต้องใช้ ในการอา้ งองิ อีกตอ่ ไป

ข้ันตอนของการควบคมุ เอกสาร

ข้ันตอนที่ 1 การควบคมุ การผลิตเอกสาร คือการควบคมุ ปริมาณการพมิ พ์ การโรเนียว และการถา่ ยเอกสาร ใหพ้ อดีต่อการใชง้ าน ซึง่ หน่วยงานสว่ นใหญ่มักละเลย ในการควบคมุ การผลติ และคดิ วา่ “เหลอื ดีกวา่ ขาด” และเมื่อเอกสารเหลอื กจ็ ะเก็บไวใ้ น แฟม้ ท้ังหมดทาใหเ้ อกสารเต็มแฟม้ เรว็ ควรทีจ่ ะกาจัดหรือทาลาย หรอื นาไปใชป้ ระโยชน์ อยา่ งอืน่ เชน่ ใช้เป็นกระดาษสาหรบั รา่ งหนงั สือหรอื บันทกึ หรอื ใช้ตดั เป็นกระดาษโนต้ ขอ้ ความ ฯลฯ

ข้ันตอนที่ 2 การควบคมุ เอกสาร มี 4 ประเภท คอื 1. เอกสารท่ีอยใู่ นระหว่างปฏิบัตงิ าน หมายถงึ เอกสารโต้ตอบท่ียงั ปฏิบตั ิ

ไม่เสรจ็ รวมทงั้ เอกสารทไี่ ด้โต้ตอบเสร็จแล้ว แต่ยังมคี วามจาเป็นต้องใช้อา้ งองิ อยู่ 2. เอกสารทไ่ี ดม้ ีการโตต้ อบเสรจ็ แล้ว คอื เอกสารทีม่ อี ายเุ กินกวา่ 1 ปี และ

ตอ้ งเก็บไว้ระยะหนึง่ ก่อน ตามข้อบงั คบั ของกฎหมาย เพือ่ ขออนุมัตทิ าลายตอ่ ไป 3. เอกสารซ่งึ มคี วามสาคญั คอื เอกสารทีม่ คี ณุ คา่ เช่น โฉนด พนั ธบัตร

หุน้ สัญญาทส่ี าคัญ ทะเบยี นยานพาหนะ และหลักฐานการเงนิ ใหเ้ ก็บไวต้ ลอดไป

4. เอกสารซงึ่ สมควรทาลาย คือ เอกสารท่ไี ม่มีความจาเปน็ ต้อง เกบ็ ไว้ เพราะไม่มีคา่ ในการอ้างองิ อีกต่อไป เชน่ ซองจดหมายเกา่ ซึง่ ไดม้ กี ารตอบ จดหมายไปแลว้ ต้นร่างจดหมายซึ่งได้พิมพต์ วั จรงิ สง่ ออกไปแล้วและมสี าเนาเกบ็ เขา้ แฟ้มไว้แลว้ เอกสารทไี่ มม่ สี ว่ นเก่ยี วข้องกบั หนว่ ยงาน ซ่งึ เอกสารเหล่าน้เี จา้ หน้าท่ี ผปู้ ฏิบัตงิ านสามารถทาลายได้ดว้ ยตนเอง

หมายเหตุ สาหรับเอกสารลับ ควรเกบ็ ไว้โดยผู้รบั ผดิ ชอบโดยตรง หรอื หนว่ ยงาน ทีไ่ ด้รับมอบหมายเกบ็ รกั ษาไว้

การจดั เกบ็ เอกสารไวใ้ นแฟ้ม เราอาจจัดเกบ็ โดยระบบการจาแนกเอกสาร ระบบใด ระบบหนึ่งกไ็ ด้ ดังน้ี

1. จาแนกตามหัวเร่อื ง คือการจาแนกเอกสารออกเปน็ หวั ข้อใหญ่ ๆ 10 หมวด ดังนี้

หมวดที่ 1 การเงนิ งบประมาณ หมวดที่ 2 คาสงั่ /ประกาศ/มติ ครม./พรบ/พรก./พรฎ/

ระเบียบ ขอ้ บงั คับตา่ ง ๆ หมวดท่ี 3 โตต้ อบ หมวดท่ี 4 บรหิ ารทั่วไป หมวดท่ี 5 บุคคล หมวดท่ี 6 เบ็ดเตล็ด

หมวดที่ 7 ประชุม/สมั มนา/อบรม/เยี่ยวมชม/ดูงาน หมวดที่ 8 บรรยาย/โครงการ/ทนุ หมวดที่ 9 พัสด/ุ ครุภัณฑ/์ ทีด่ นิ และสง่ิ กอ่ สร้าง หมวดที่ 10 สถิต/ิ ข้อมูล/แบบสอบถาม

ในสว่ นของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ และมหาวทิ ยาลยั ของรัฐ ส่วนใหญจ่ ะใชว้ ิธีการ จัดเกบ็ เอกสารเปน็ แบบจาแนกหวั ขอ้ เร่อื ง และเพอ่ื ใหเ้ ข้าใจง่ายขึ้นไดย้ กตวั อยา่ งการจาแนก เอกสาร ตามหวั ขอ้ 10 หมวด เพือ่ ประโยชนแ์ ละใชใ้ นการประยุกตก์ ารจาแนกเอกสาร ของหนว่ ยงานตอ่ ไป

หมวดที่ 1 การเงิน งบประมาณ กาหนดใหจ้ ดั เก็บเอกสารที่เกี่ยวกบั การเงนิ ทั้งหมด ดังน้ี

- งบประมาณ - เงินเดือน คา่ จ้าง - เงนิ สะสม เงินยมื - เงินชว่ ยเหลอื ตา่ ง ๆ เชน่ คา่ เล่าเรยี นบตุ ร คา่ รักษาพยาบาล - เงนิ คา่ ใชส้ อย เชน่ คา่ น้า ค่าไฟ ค่าโทรศพั ท์ ค่าประปา - เงินคา่ ตอบแทน เชน่ คา่ เบ้ยี ประชุม คา่ ทาการนอกเวลา - คา่ บาเหน็จบานาญ - เงินอุดหนุน

หมวดที่ 2 คาสั่ง/ประกาศ/มติ ครม./พรบ/พรก./พรฎ/ระเบียบข้อบังคับ กาหนดใหจ้ ดั เกบ็ เอกสารเก่ยี วกับคาส่งั ของฝา่ ยและกอง คาส่ังของหวั หนา้ ฝ่าย เช่น คาสง่ั ท่ัวไป ระเบยี บ ประกาศต่าง ๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบัญญตั ิ คมู่ อื และมติต่าง ๆ

หมวดท่ี 3 โตต้ อบ ไดแ้ ก่ เอกสารโตต้ อบการขอความชว่ ยเหลือ หรือการขอ ความอนเุ คราะห์ต่าง ๆ อนึ่ง เร่ืองโตต้ อบที่เกยี่ วข้องกบั หมวดใดหมวดหนง่ึ ให้พยายามจดั ไวใ้ น หมวดเอกสารท่ีเก่ยี วข้องกนั เชน่ โตต้ อบที่เก่ยี วกบั การเงินให้จดั ไว้ใน “หมวดการเงิน งบประมาณ” หรอื ถา้ เปน็ เรือ่ งทเี่ กี่ยวกับ การแตง่ ตงั้ โอน ยา้ ย ก็ใหจ้ ดั ไวใ้ น “หมวดบคุ คล” เป็นต้น

หมวดท่ี 4 บรหิ ารท่ัวไป กาหนดให้จดั เก็บเอกสารท่ีเก่ยี วขอ้ งกบั การแบง่ สว่ นราชการ หนา้ ทีค่ วามรับผดิ ชอบ และเร่ืองหรอื คาสง่ั ทีม่ ีลกั ษณะเปน็ การบรหิ าร การมอบหมายใหท้ า หน้าทีแ่ ทน หรือให้รักษาแทน

หมวดที่ 5 บุคคล กาหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภท ทะเบยี นประวัติ การพิจารณาความดคี วามชอบ การบรรจุแตง่ ต้ัง การโอน การย้าย การลาออก ไล่ออก วนิ ัย การขอยืมตวั ขา้ ราชการ การสอบเลื่อนข้นั การกาหนดตาแหนง่ การเปลยี่ น ตาแหน่ง ฯลฯ

หมวดที่ 6 เบ็ดเตลด็ กาหนดให้จดั เก็บเอกสารประเภททีไ่ มส่ ามารถจดั เขา้ หมวดใด หมวดหนงึ่ ท่ีตงั้ ไว้เปน็ เรอ่ื งพิเศษ และปรมิ าณเอกสารยังไมม่ ากพอทีจ่ ะต้ังขนึ้ เปน็ หมวด เอกสารใหม่ ก็ใหจ้ ดั เกบ็ เข้าในหมวดเบด็ เตล็ดนี้ แต่อย่างไรกต็ ามไมค่ วรจดั เก็บแฟ้มไว้ใน หมวดน้มี ากนัก หากมีเอกสารมากควรตั้งหมวดใหม่ เพอื่ สะดวกในการคน้ หา

หมวดที่ 7 ประชมุ /สัมมนา/อบรม/เยยี่ มชม/ดงู าน กาหนดให้จัดเกบ็ เอกสารทเ่ี กีย่ วกบั การประชุม/สัมมนา/อบรม/เยย่ี มชม/ดูงานท่วั ๆ ไป แต่ถา้ เป็นการประชมุ ฯ เกี่ยวกับเร่ืองใดเร่อื ง หน่งึ ในหวั ขอ้ ทีก่ าหนดไว้กใ็ หน้ ามารวมไว้ในหัวข้อนั้น ๆ เชน่ การประชุมเกย่ี วกบั งบประมาณ ก็ให้จัดไวใ้ นแฟม้ ที่วา่ ดว้ ยเรอ่ื งงบประมาณ การประชุมเก่ยี วกบั พจิ ารณาโทษขา้ ราชการทกี่ ระทา ผิดวนิ ยั กน็ าไปเข้าแฟ้มบคุ คล

หมวดที่ 8 บรรยาย/โครงการ/ทนุ กาหนดให้จดั เกบ็ เอกสารท่ีเกย่ี วขอ้ ง กับการบรรยายเก่ียวกับเรอื่ งใดเร่ืองหน่งึ โครงการ หรือการจดั ตง้ั โครงการตา่ ง ๆ การใหท้ นุ การศึกษาหรือกองทนุ ต่าง ๆ

หมวดที่ 9 พัสดุ/ครุภัณฑ/์ ที่ดนิ และสงิ่ กอ่ สรา้ ง/ยานพาหนะ กาหนดใหจ้ ัดเก็บเอกสาร ประเภทซ้อื และจัดหาพสั ดุและครภุ ัณฑส์ านกั งานตา่ ง ๆ แบบแปลนส่งิ กอ่ สรา้ ง ทะเบียนทรัพยส์ ิน ตลอดถงึ เอกสารในการประกวดราคา จา้ งเหมากอ่ สรา้ ง การแตง่ ตงั้ กรรมการ ตรวจรบั พัสดุ งานจา้ งเหมา รูปแบบรายการ การขอใชอ้ าคารสถานท่ี บ้านพัก หอ้ งพัก การขอใชร้ ถ การซอ่ มรถ การต่อทะเบยี นรถ ฯลฯ

หมวดท่ี 10 สถติ /ิ ขอ้ มลู รายงาน/แบบสอบถาม กาหนดให้จดั เกบ็ เอกสารประเภท รายงาน สถิติ แบบสอบถาม และข้อมูลต่าง ๆ

หมายเหตุ สาหรบั หนว่ ยงานท่มี ีเอกสารหรือหัวข้อเรอ่ื งมากและไม่สามารถจดั เอกสาร เขา้ ในหมวดใดหมวดหน่งึ ได้ กส็ ามารถตงั้ หมวดเอกสารเพิม่ เติมขึ้นเปน็ หมวดท่ี 11 หมวดท่ี 12 หรือหมวดท่ี 13 ตามลาดับ

2. จาแนกตามรายชือ่ ของหนว่ ยงานหรือบุคคลซึง่ เก่ียวขอ้ งดว้ ย เช่น อาจจาแนกเปน็ กรมอาชวี ศึกษา กรมการบนิ พาณิชย์ หรือนายอรณุ ฯลฯ

3. จาแนกตามสถานที่ตงั้ ของหน่วยงาน เช่น สรรพากรเขต 9 เขตการทางสระบรุ ี หรอื ผู้แทนจาหน่ายสาขากรุงเทพฯ สาขานครสวรรค์ ซงึ่ อาจ เป็นหวั ข้อใหญ่ และจากหัวขอ้ ใหญห่ ากมีหนว่ ยงานย่อย กอ็ าจจาแนกได้ เช่น

สรรพากรเขต9 1. สรรพากรจงั หวัดนครศรีธรรมราช 2. สรรพากรจังหวดั นราธิวาส

ผแู้ ทนฝา่ ยขายภาค 1 1. กรุงเทพฯ 2. สมุทรปราการ 3. ชัยนาท

4. จาแนกโดยใชเ้ ลขรหสั แทนเรื่องหนง่ึ ๆ เชน่ รหัส 01 เปน็ เรื่องเก่ียวกับการบรหิ ารงานบคุ คล รหสั 02 เป็นเรือ่ งเกี่ยวกบั งานสารบรรณ รหัส 03 เปน็ เรอ่ื งเก่ียวกบั การบรหิ าร

1. กาหนดหัวขอ้ เรอื่ งให้ส้นั กะทดั รดั แตค่ ลุมใจความทงั้ หมด 2. หวั ข้อเรอื่ งแต่ละเรอ่ื งไม่ควรให้ซา้ ซ้อนหรอื ใกล้เคยี งกนั 3. หัวขอ้ เร่ืองแต่ละเรอื่ งควรมีความหมายเด่นชดั ตีความหมายไดช้ ดั เจน 4. การใช้ภาษาควรเปน็ ภาษาทง่ี า่ ย ๆ อา่ นแล้วเข้าใจไดท้ นั ที

1. สารวจรายชื่อแฟม้ เอกสาร 2. ใหร้ หสั หมวดใหญ่ทุกแฟม้ เอกสาร 3. นารายชื่อแฟ้มเอกสารแตล่ ะหมวดใหญ่มาแยกหมวดย่อย 4. เปลย่ี นแฟ้มเอกสารโดยใช้แฟม้ ปกอ่อนมแี ถบยื่นตรงกลาง 5. พมิ พ์รหสั เอกสารพรอ้ มรายชอ่ื แฟ้มเอกสาร ตดิ ทแี่ ถบยน่ื ของแฟ้มหรือสนั ของแฟ้ม 6. จัดทาบญั ชีคุมแฟม้ เพ่ือสะดวกในการค้นหา 7. จดั เก็บเอกสารลงในแฟ้ม 8. จดั เกบ็ เอกสารใส่ตู้

- ทาบตั รนาค่นั แตล่ ะหมวดใหญ่ (บตั รนาเขียนชอ่ื ใน INDEX) - ทาบัตรนารองค่นั แต่ละหมวดยอ่ ย (เขยี นชือ่ หมวดยอ่ ยลงใน INDEX)

วิธกี ารจัดเก็บเอกสาร

1. จาแนกประเภทเอกสารตามลักษณะท่จี ะอานวยประโยชน์ต่อการปฏิบตั ิงานของ หน่วยงาน

2. กาหนดประเภทของเอกสารที่จะจัดเกบ็ ในตเู้ อกสาร เชน่ เกบ็ เอกสารท่ใี ช้ เสมอ ๆ ในตูห้ รอื ในลิ้นชกั ระดบั สายตา และเก็บเอกสารที่นาน ๆ คร้งั ทีจ่ ะใชอ้ ้างอิงไวใ้ นตทู้ ี่ ไกลตัวหรอื ในตสู้ องบาน

3. ไมค่ วรเกบ็ เอกสารมากกว่า 1 เรื่อง ไว้ในแฟม้ เดยี วกัน 4. ไม่ควรนาเอกสารที่ไม่ได้เจาะรเู กบ็ ไว้ในแฟม้ เพราะอาจทาใหส้ ญู หายได้งา่ ย 5. ไมค่ วรเก็บเอกสารมากเกนิ ไปในแฟ้ม เช่น ในหนึ่งแฟ้มไมค่ วรเกิน 50-60 แผ่น 6. ไม่ควรเกบ็ หนังสือไวป้ นกบั เอกสารในแฟ้ม 7. ใหเ้ วน้ ทีห่ ลังลน้ิ ชักไว้ประมาณ 5 นิ้ว เพอื่ ความสะดวกในการจัดเก็บและคน้ หา

8. เมอ่ื ค้นเอกสารและนาออกมาใชเ้ สร็จแล้ว ควรรบี นาไปเกบ็ ไว้ที่เดมิ 9. ถา้ มผี ้ยู มื แฟ้มเอกสารไปใส่ แฟม้ ยืม แทนทที่ นั ที 10. ควรย้ายเอกสารไปเกบ็ ณ ศูนย์เกบ็ เอกสาร หรือห้องเก็บเอกสารทุกปี เพ่อื รอทาการสารวจ และขออนมุ ัติทาลาย 11. ไมค่ วรซ้ือตเู้ อกสารเพมิ่ โดยไมจ่ าเปน็ เพราะจะทาใหเ้ กดิ ปัญหาในเรือ่ ง พื้นท่ี ควรพยายามใช้ตู้ ชั้น และเครอ่ื งใชท้ ี่มอี ย่เู ดมิ ปรบั ใหใ้ ช้งานในหน่วยงานให้ได้

อายุการเกบ็ เอกสาร

การเก็บเอกสาร โดยปกติให้เกบ็ ไว้ไม่นอ้ ยกว่า 10 ปี ยกเว้นหนงั สือต่อไปน้ี

1. หนังสอื ทตี่ ้องสงวนเปน็ ความลบั ใหป้ ฏิบัตติ ามกฎหมายหรอื ระเบยี บวา่ ดว้ ยการ รักษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ

2. หนังสอื ทีเ่ ป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของศาล หรือของพนกั งานสอบสวน หรือหนังสืออื่นใดท่ีไดม้ ีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกาหนดไว้เปน็ พิเศษแลว้ การเก็บให้ เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนวา่ ด้วยการนั้น

3. หนังสือท่ีเกี่ยวกบั ประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถติ ิ หลกั ฐาน หรือเร่อื งทีต่ ้องใชส้ าหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสอื อ่นื ใดในลักษณะเดียวกัน ใหเ้ กบ็ ไว้เปน็ หลักฐานทางราชการต่อไป หรือตามทีก่ องจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากรกาหนด

4. หนงั สอื ทไ่ี ด้ปฏบิ ตั งิ านเสร็จสนิ้ แล้ว และเป็นคู่มอื สาเนาทม่ี ีตน้ เรง่ื อจะคน้ ได้จากท่ี อื่น ใหเ้ ก็บไว้ไมน่ อ้ ยกว่า 5 ปี

5. หนงั สือท่ีเป็นเรอื่ งธรรมดาสามญั ท่ีไม่มีความสาคญั และเป็นเร่ืองท่เี กิดขน้ึ เปน็ ประจา เม่อื ดาเนินการแล้วเสร็จใหเ้ กบ็ ไว้ ไมน่ ้อยกว่า 1 ปี

หมายเหตุ กรณีหนงั สอื ทเ่ี กยี่ วกับการเงินซ่ึงไม่ใช่เปน็ เอกสิทธิ หากหนว่ ยงานเหน็ วา่ ไมม่ ีความจาเป็นต้องเก็บไวถ้ งึ 10 ปี ใหท้ าความตกลงกับกระทรวงการคลงั เพ่ือขอทาลาย

เอกสารที่ควรเกบ็ รักษาไวต้ ลอดไป

เอกสารทหี่ น่วยงานควรทราบวา่ จะต้องเกบ็ รกั ษาไวต้ ลอดไป มดี งั นี้ 1. เอกสารการเงนิ ท่ีควรเก็บไว้ เช่น การตรวจสอบการเงนิ งบประมาณ 2. เอกสารทีเ่ ป็นต้นเรอ่ื งและต้นฉบับท่ีเก่ยี วกบั ระเบียบ คาสั่ง ขอ้ บังคับ มติ ครม.

พรก. พรฎ พรบ. วิธีการปฏบิ ตั แิ ละคมู่ อื การปฏิบตั ิงาน 3. เอกสารประชาสมั พนั ธท์ ีเ่ ก่ยี วกบั งานของส่วนราชการ เช่น คาแถลงข่าว

สนุ ทรพจน์ ขา่ วการประชาสมั พันธ์ คาชีแ้ จงท่ีเก่ยี วขอ้ งกับหนว่ ยงาน 4. หนงั สือเวียน ถา้ เป็นหน่วยงานเจา้ ของเร่อื งให้เก็บไว้ แต่ถ้าเปน็ สาเนา

หนังสอื เวยี นจากหนว่ ยงานอ่นื ใหท้ าลายได้ 5. เอกสารบริหารทัว่ ไป เช่น เอกสารท่ีเกีย่ วกบั การศึกษาวเิ คราะห์ การปรับปรงุ แบง่

ส่วนราชการ การผังการแบง่ ส่วนราชการ การศกึ ษาวเิ คราะห์ การบริหารงานภายใน ส่วนราชการ

6. เอกสารบริหารงานบคุ คล เชน่ การวเิ คราะห์อตั รากาลัง วินยั ขา้ ราชการ การแตง่ ตง้ั คณะกรรมการตา่ ง ๆ ทาเนยี บข้าราชการ การแต่งต้ัง โอน ย้ายข้าราชการ ประวัติขา้ ราชการ

7. เอกสารการประชมุ ตา่ ง ๆ เชน่ คณะกรมการและคณะทางานต่าง ๆ ชดุ ทเ่ี ป็นของ หน่วยงานที่ทาหนา้ ที่เป็นกรรมการ หรือเลขานกุ าร

8. รายงาน การศกึ ษา อบรม ดงู าน ฝึกอบรม ใหค้ ดั เลอื กเฉพาะเอกสารทีม่ ีรายงาน ทางดา้ นวิชาการ

9. รายงานการตรวจราชการ 10. เอกสารทีเ่ กี่ยวกบั การกอ่ สร้าง ควรเก็บเอกสารการกอ่ สรา้ งสถานทร่ี าชการและ สง่ิ ก่อสรา้ งสาคัญ 11. เอกสารที่เป็นหลักฐานเก่ยี วกับโครงการสาคญั หรือโครงการเด่น ๆ ของส่วน ราชการ เช่น การพัฒนาประเทศ 12. เอกสารเก่ียวกับความชว่ ยเหลือจากต่างประเทศ เช่น เงนิ อดุ หนนุ จากองค์การ ระหวา่ งประเทศ เงนิ ทนุ และผ้เู ชีย่ วชาญจากต่างประเทศ

13. เอกสารทางด้านกฎหมาย เชน่ สนธิสญั ญา สัญญาต่าง ๆ เอกสารสิทธิ ฯลฯ 14. รายงานการวเิ คราะหท์ างวิชาการทหี่ น่วยงานต่าง ๆ ภายในส่วนราชการจัดทาขน้ึ เช่น รายงานประจาปี 15. ข้อมูลทางวชิ าการทีห่ าไมไ่ ดจ้ ากทอี่ ืน่ หรือหายาก และเป็นข้อมูลที่สาคัญและ เชือ่ ถือได้ 16. เอกสารสรปุ สาหรับผูบ้ รหิ าร ทเี่ ก่ยี วกบั สถานการณป์ จั จบุ นั รวมทั้งปญั หาสาคญั ที่เกดิ ข้นึ 17. ประวตั ขิ องสว่ นราชการ 18. โสตทศั นวัสดุ เช่น ฟิลม์ ภาพยนตร์ ภาพถ่าย สไลด์ เทปบนั ทกึ เสยี ง วดิ ีโอเทป แผนท่ี แผนผัง แบบแปลน โปสเตอร์ทสี่ ่วนราชการน้นั ๆ จัดทาขึน้ 19. เอกสารเกา่ กว่า พ.ศ. 2475 เชน่ ขอ้ มลู ทางดา้ นประวตั ศิ าสตร์

อา้ งอิง

pharmacy.cmu.ac.th/unit/unit_files/files_data/2019-10-02. คูม่ ือการจดั เกบ็ และทาลายเอกสาร. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ท่มี า https://www.pharmacy.cmu.ac.th/unit/unit_files/files_data/2019-10-02 (8 มถิ นุ ายน 2564)

แนวความคดิ เบอ้ื งตน้ เกยี่ วกบั การจดั การเอกสาร

เสนอ ครูปรยี า ปนั ธยิ ะ

จัดทาโดย นางสาวรวีวรรณ วงค์สาย

เลขที่ 9 สบล. 63.1 สาขาวชิ าการเลขานกุ าร

หนงั สืออเิ ลก็ ทรอนกิ สเ์ ลม่ นี้ เป็นสว่ นหนงึ่ ของ รหัสวชิ า 30203-2004 วิชา การจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ภาคเรยี นที่ 1 ปกี ารศกึ ษา 2564 วทิ ยาลยั อาชวี ศกึ ษาลาปาง