ข้อ ใดเป็น ขั้น ตอน ที่ ถูก ต้อง ของ กระบวนการ ทำงาน อย่างมีประสิทธิภาพ

ทุกธุรกิจสามารถได้รับประโยชน์จากการทำงานเป็นทีมที่ยอดเยี่ยม การร่วมมือกันคือกุญแจสำคัญ ไม่ว่าคุณกำลังขายการออกแบบดอกไม้หรือสร้างแอปสมาร์ทโฟนใหม่ๆ แต่การทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมต้องการ การสื่อสารที่ดีเยี่ยม และจากการศึกษาแสดงให้เห็นว่าคุณภาพของการสื่อสารนั้นมีคุณค่ามากกว่าปริมาณ 

เป็นที่น่าเสียดายหากการทำงานร่วมกันของทีมเป็นไปอย่างย่ำแย่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสมาชิกในทีม: 

• ไม่มีวิสัยทัศน์และเป้าหมายร่วมกัน
• ไม่เข้าใจหรือไม่ตกลงแบ่งหน้าที่อย่างชัดเจน ซึ่งนำไปสู่ความสับสนหรือสงสัยเกี่ยวกับงานที่ต้องทำ
• ขาดการสื่อสารหรือไม่ไว้ใจกันและกัน (ความเป็นไปได้ที่ชัดเจนหากพวกเขาไม่เจอกันแบบตัวต่อตัว)’ 
• ไม่ได้รับโอกาสในการร่วมตัดสินใจหรือปรับเปลี่ยนโครงการ 
• ไม่ได้รับการสนับสนุนให้คิดค้นหรือพูดคุยเกี่ยวกับความคิดใหม่ๆ (การเสนอแนวทางที่มาจากกลุ่มมากเกินไปอาจกลายเป็นอุปสรรคการทำงานแทน)

ไม่เพียงแค่ว่าทุกคนจะมีความสุขมากขึ้นเมื่อทำงานร่วมกันได้ด้วยดี แต่ จากงานวิจัยแสดงให้เห็นว่า บริษัทที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันจะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้นถึงห้าเท่า นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพนักงานทำงานเพื่อวัตถุประสงค์หรือมีเป้าหมายเดียวกัน 

คุณจะทำให้สิ่งนั้นเกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณได้อย่างไร

ในทุกวันนี้มี เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ ทุกแบบที่ช่วยให้การสื่อสารของทีมของคุณดำเนินไปด้วยดีและทุกคนเข้าใจตรงกัน มีเครื่องมือที่เหมาะสำหรับคุณอยู่ ทั้งหมดขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือเครื่องมือสองสามแบบที่สามารถช่วยคุณได้

1. เครื่องมือการจัดการโครงการที่คอยติดตามงานตามแผน 

 ไม่ว่าคุณกำลังวางแผนจัดงานแต่งงานหรือสร้างเว็บไซต์ โอกาสคือคุณได้รับงานใหญ่ที่ต้องใช้คนจำนวนมากเพื่อดำเนินการในส่วนต่างๆ โชคดีที่มี เครื่องมือการจัดการโครงการ ไว้คอยช่วยคุณจัดการสิ่งต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ข้อดี:

• ช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างเป็นระบบในขณะที่ดูแลให้ทุกคนทำงานได้ตรงตามหมายกำหนดการ

ตัวอย่างเช่น บริษัทรับจัดอีเวนท์กำลังรวมคนเพื่อจัดงานเลี้ยงขนาดใหญ่ แทนที่จะมัวค้นหาจากอีเมลมากมายและตามหาผู้รับเหมาต่างๆ ผู้ดูแลโครงการสามารถใช้แพลตฟอร์มส่วนกลางเพื่อสร้างไทม์ไลน์ แจกจ่ายงาน ประเมินต้นทุน และสร้างภาพการนำเสนอของขั้นตอนต่างๆ

การทำงานออนไลน์ช่วยได้อย่างไร

ขอให้สมาชิกในทีมเข้าสู่ระบบตำแหน่งส่วนกลางเพื่อตรวจสอบการทำงานหรือมอบคำแนะนำที่ช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นและรวดเร็ว 

2. การประชุมทางวิดีโอเสริมสร้างความสัมพันธ์

สมมติว่าคุณจำเป็นต้องมีการประชุมนัดสำคัญ แต่กว่าครึ่งของทีมคุณกำลังอยู่ระหว่างพักร้อนหรือทำงานจากระยะไกล การประชุมทางวิดีโอ เป็นวิธีที่จะได้รับประโยชน์จากการวิจัยทั้งหมดในการประชุมแบบพบหน้าโดยไม่มีค่าใช้จ่ายและความยุ่งยากในการวางแผนงานบางอย่างด้วยตัวบุคคล 

ข้อดี:

• ปรับปรุงการทำงานเป็นทีม
• เสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นในทีมทำงานระยะไกล
• ประหยัดค่าเดินทาง

ตัวอย่างเช่น บริษัทพัฒนาซอฟท์แวร์มีโครงการหลายขนาดที่ต้องได้รับการพูดคุย แต่สมาชิกในทีมอยู่ในออฟฟิศที่อยู่ห่างออกไป 3 ทั่วประเทศ แทนที่จะเขียนอีเมลยาวเหยียด หรือจัดการประชุมทางโทรศัพท์ ทั้งสองวิธีเป็นวิธีที่ทำได้ง่ายโดยที่ทีมสามารถเข้าไปอยู่ในห้องเสมือนจริง กล่าวคือ การได้มองเห็นหน้าเพื่อนร่วมงานของคุณจะช่วยเพิ่มความเหนียวแน่นและประสิทธิภาพในการทำงาน

การทำงานออนไลน์ช่วยได้อย่างไร

ด้วยการประชุมทางวิดีโอ คุณยังสามารถแชร์ข้อมูล เอกสาร และงานนำเสนอให้แก่สมาชิกในทีมแบบเรียลไทม์ คุณสามารถบันทึกการประชุมได้อย่างง่ายดายเพื่อแชร์ให้กับคนที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมอีกด้วย 

3. การแชทในออฟฟิศทำให้งานสำเร็จ 

บางครั้งแค่เพียงส่งคำถามสั้นๆ ออกไปและได้รับการตอบกลับในทันทีเป็นสิ่งที่มีประโยชน์อย่างแท้จริง ด้วย เครื่องมือการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ที่สร้างขึ้นมาสำหรับสำนักงานของคุณ หมายความว่าพนักงานสามารถตรวจสอบและแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที

ข้อดี:

• ลดจำนวนอีเมล
• เพิ่มความเร็วในการสื่อสาร
• ช่วยให้ได้รับการอนุมัติเร็วขึ้น 

ตัวอย่างเช่น บริษัทกฏหมายขนาดเล็กมีลูกค้าใหม่เข้ามาหลายเจ้าในเวลาเดียวกัน ทนายจำเป็นต้องส่งต่องานของเขาไปยังนิติกรและสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม แทนที่จะให้ข้อมูลจมหายไปในคลังอีเมล บริษัทสามารถส่งข้อความแชทแบบตัวต่อตัวหรือแบบกลุ่มเพื่อให้งานสำเร็จในทันที

การทำงานออนไลน์ช่วยได้อย่างไร

ทีมสามารถแชทกับใครก็ได้ จากที่ไหนก็ได้ เวลาใดก็ได้ เครื่องมือการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทียังช่วยแชร์หน้าจอเพื่อทำการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว การบันทึกประวัติการแชทช่วยให้สามารถคิดทบทวนอีกครั้งก่อนไปยังขั้นตอนการตัดสินใจ 

4. การแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ช่วยลดความล่าช้า

ลืมอีเมลที่โต้ตอบยาวเหยียดเหล่านั้นที่เต็มไปด้วยเอกสารแนบและการแก้ไขที่สับสนที่ไม่มีใครแจ้งให้คุณทราบไปได้เลย ด้วย การทำงานร่วมกันบนเอกสารแบบเรียลไทม์ทีมของคุณสามารถทำงานด้วยกันบนเอกสารเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นเอกสารข้อความ สเปรดชีต หรือการนำเสนอ PowerPoint

ข้อดี:

• ลดความสับสน
• เพิ่มความเร็วในการตอบกลับ
• ลดจำนวนอีเมล

ตัวอย่างเช่น บริษัทโฆษณากำลังอยู่ระหว่างการขายงาน ซึ่งจำเป็นต้องใช้การระดมสมอง การแก้ไข และปรับปรุง การเก็บงานบนออนไลน์และการทำงานร่วมกันหมายถึงพวกเขาสามารถเห็นว่าใครทำอะไรบ้าง ตรวจสอบคำแนะนำในการแก้ไขและทำงานตามข้อเสนอแนะในทันที 

การทำงานออนไลน์ช่วยได้อย่างไร 

สมาชิกในทีมอาจทำงานภายนอกออฟฟิศ แต่พวกเขายังสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกันในเวลาเดียวกันได้ การประมวลผลแบบคลาวด์ลดระยะเวลาล่าช้าและช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมในโครงการได้อย่างง่ายดาย  

5. ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ด้วยการควบคุมเวอร์ชั่นช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ

การเก็บโครงการหรือ เอกสารในคลาวด์ เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการรู้ว่าใครก็ตามที่ต้องการสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลาจากที่ใดก็ตามในโลก ข้อดีคือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แต่ยังหมายถึงทุกคนสามารถออนไลน์ได้ทันที ค้นหาเวอร์ชันที่ต้องการและบันทึกสำเนาหากจำเป็นก่อนจะเพิ่มคำแนะนำ 

ข้อดี:

• ประหยัดเวลา
• ลดจำนวนอีเมล
• เก็บรักษาไฟล์ทุกเวอร์ชันในพื้นที่จัดเก็บส่วนกลาง 

ตัวอย่างเช่น องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรแห่งหนึ่งกำลังทำงานนำเสนอที่เกี่ยวข้องกับงานวิจัยล่าสุดเกี่ยวกับความอดอยากในอเมริกา สมาชิกในทีมสามารถทำงานบนเอกสารในขณะที่กำลังเดินทาง โดยไม่ต้องลบงานของแต่ละคนหรือต้องประสบปัญหาในการหาเวอร์ชันที่ต้องการ 

การทำงานออนไลน์ช่วยได้อย่างไร 

การเก็บงานนำเสนอในพื้นที่จัดเก็บส่วนกลางทำให้ได้รับคำแนะนำกลับมาเร็วขึ้นและช่วยจัดเก็บเวอร์ชันต่างๆ อย่างเป็นระเบียบ

การใช้ เครื่องมือการทำงานแบบกลุ่ม อันหนึ่งหรือหลายอัน สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไม่ว่าคุณกำลังทำงานอะไรอยู่ และเมื่อการทำงานร่วมกันดำเนินไปอย่างราบรื่นจะยิ่งช่วยสร้างความสัมพันธ์ได้ง่ายขึ้น ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นสำหรับทุกคน