การสร้าง pivottable สามารถสร้างได้ตำแหน่งใด

การใช้งาน Pivot table

เทคนิคง่ายๆ กับการใช้งาน Excel

การใช้งาน Pivot table
      Pivot table อ่านว่า พิ-วอท-เท-เบิ้ล คือการสรุปข้อมูลตามเงื่อนไขที่เราเลือก
      การใช้งานแค่คลิกไม่กี่ครั้งก็ได้ข้อมูลที่ต้องการ  เช่นตัวอย่างข้อมูลการอบรม ซึ่งมีข้อมูลนักศึกษาตามคณะต่าง ๆ เข้ามาอบรม ซึ่งเราต้องการนำข้อมูลตัวอย่างมาวิเคราะห์โดยใช้ PivotTable เพื่อให้ทราบว่ามีจำนวนนักศึกษาที่ ผ่านและไม่ผ่านการอบรม แยกตามคณะ ดังรูปด้านล่าง 

วิธีการใช้งาน
1. นำ mouse ไปในตารางที่มีข้อมูล โดยต้องไม่มีคอลัมน์ที่ผสานเซลล์
2. คลิก “แทรก”
3. คลิก “PivotTable”
4. ใช้ขอบเขตข้อมูลที่ระบบเลือกให้อัตโนมัติ หรือเลือกขอบเขตข้อมูลใหม่
5. เลือกตำแหน่งที่ต้องการวางรายงาน โดยเลือกแสดงผลใน เวิร์กชีสที่มีอยู่ เพื่อให้ง่ายต่อการดูข้อมูล
6. คลิก"ตกลง"
   ดังภาพตัวอย่างด้านล่าง

Excel จะวิเคราะห์ข้อมูลของคุณและแสดงหลายตัวเลือกให้คุณเห็น อย่างเช่นในตัวอย่างการใช้ข้อมูลค่าใช้จ่ายภายในบ้านนี้

1. คลิกเซลล์ในข้อมูลต้นฉบับหรือช่วงตาราง

2. ไปที่ แทรก > ตาราง > PivotTable

   ถ้าคุณกำลังใช้ Excel for Mac 2011 และเวอร์ชันก่อนหน้า ปุ่ม PivotTable จะอยู่บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม วิเคราะห์

3. Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ สร้าง PivotTable ที่เลือกช่วงหรือชื่อตารางของคุณไว้ ในกรณีนี้ เรากำลังใช้ตารางที่เรียกว่า “tbl_HouseholdExpenses”

4. ในส่วน เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรายงาน PivotTableให้เลือก เวิร์กชีตใหม่ หรือ เวิร์กชีตที่มีอยู่ สำหรับ เวิร์กชีตที่มีอยู่ คุณจะต้องเลือกทั้งเวิร์กชีต และเซลล์ที่คุณต้องการวาง PivotTable

5. ถ้าคุณต้องการใส่หลายตารางหรือหลายแหล่งข้อมูลใน PovotTable ของคุณ ให้คลิกกล่องกาเครื่องหมาย เพิ่มข้อมูลนี้ลงในรูปแบบข้อมูล

   PivotTable (ฝรั่งอ่านว่า พิ-วอท-เท-เบิ้ล) เป็นเครื่องมือบน Excel ที่สามารถสรุปผลข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนดได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เช่น สามารถสรุปได้ว่าข้อมูลแต่ละประเภท มีผลสรุปที่เราสนใจเป็นเท่าไหร่ เช่น ผลรวม/จำนวนนับ/ค่าเฉลี่ย/ค่ามาก/น้อยสุด เป็นต้น

   ความสามารถนี้ช่วยให้เราสามารถสรุปผลจากข้อมูลจำนวนมากที่อยู่ในลักษณะตารางฐานข้อมูล มาเป็นข้อมูลสรุปแบบสั้นๆ โดยให้เราสามารถพลิกแพลงมุมมองไปมาเพื่อให้เห็นข้อมูลในมุมมองที่สนใจได้อย่างรวดเร็ว โดยที่เมื่อได้ตารางสรุปตามต้องการแล้วยังสามารถเอาไปสร้างเป็นกราฟต่อได้อีก สะดวกสุดๆ เลยครับ

   ตัวอย่างการสรุปผล

   จากข้อมูลยุบยับที่ถูกเตรียมในลักษณะ Database เราสามารถนำมาสรุปผลใน PivotTable แบบง่ายๆ เช่นตารางนี้ได้เลย

   โหลดไฟล์ตัวอย่างได้ที่นี่ =>  inwexcel-pivot-practice.xlsx (แก้แล้ว)

   หรือสามารถเพิ่มมุมมองของข้อมูลที่เจาะรายละเอียดมากขึ้นได้อย่างง่ายดาย

   ลองคิดดูว่าหากคุณต้องเขียนสูตรเพื่อหาว่า Sales ก สามารถขายของเล่น โดยวิธีให้ลูกค้าชำระเงินสด เป็นจำนวนเงินเท่าไหร่? จะยุ่งยากแค่ไหน ในทางกลับกัน หากเราใช้ PivotTable เป็น เราสามารถหาคำตอบนี้ได้ภายเวลาไม่ถึง 1 นาทีด้วยซ้ำ

   นี่ไงจากข้อมูลที่ Pivot ออกมาแล้ว ได้คำตอบ คือ 7 ชิ้น 3250 บาทนั่นเอง อยากรู้ของใครอีกบอกมาได้เลย มันสรุปออกมาให้หมดแล้ว!!

   PivotTable ไม่ยากอย่างที่คิด

   PivotTable มักถูกเข้าใจผิดจากคนทั่วๆไป ว่าเป็นเครื่องมือที่ใช้ยาก ทั้งๆที่จริงแล้ว เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย และรวดเร็วกว่าการใช้สูตรเป็นอย่างมาก แต่มีข้อเสียที่ด้อยกว่าการใช้สูตรเล็กน้อยคือ หากข้อมูลที่ต้นทางเปลี่ยนแปลงไป เราต้องกดปุ่ม Refresh ใน PivotTable ก่อน ผลในตาราง Pivot จึงจะ Update ตาม

   เมื่อลองชั่งใจข้อดีข้อเสียแล้ว จะพบว่าในสถานการณ์ทั่วไป การใช้ PivotTable สรุปข้อมูลนี่แหละ สะดวกรวดเร็วและง่ายที่สุดแล้ว เอาล่ะ ต่อไปเรามาดูกันว่าจะใช้งาน PivotTable ได้อย่างไร

   Step การใช้ Pivot Table

   • โหลดไฟล์ตัวอย่างได้ที่นี่ =>  inwexcel-pivot-practice.xlsx
   • ให้คลิ๊กที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของตาราง Database ที่เตรียมไว้
     แล้วกด [Insert] –> Tables –> PivotTable
   • ตรวจดูก่อนว่ามันคลุมตารางครบหรือไม่ ?
     • ถ้าเตรียมข้อมูล Database ดีในแบบที่ผมแนะนำไปมันก็จะครบอยู่แล้ว
     • หากมีการใช้ Tableเป็นSource Dataมันจะขึ้นชื่อTableมาให้เลย ซึ่งไม่ต้องมานั่งตรวจให้เสียเวลาอีกเช่นกัน
   • เลือกได้ว่าจะให้ข้อมูลที่ Pivot แล้วไปสร้างเป็น Sheet ใหม่ หรือไว้ใน Sheet ที่มี

   Field List

   เวลาสร้างตาราง Pivot ขึ้นมาแล้ว หัวตารางของข้อมูลต้นฉบับของเรา จะกลายเป็น Field List ของ PivotTable ซึ่งจะวางอยู่ด้านขวาบน เปรียบเหมือน Item ที่ให้เราหยิบไปใช้ทำอะไรได้มากมาย

   เราสามารถลาก Field List แต่ละอันลงไปใน Slot ทั้งสี่อัน ที่อยู่บริเวณข้างล่างขวามือ แต่ละอันมีความหมายดังนี้

   • Report Filterทำหน้าที่คัดกรองข้อมูล ให้แสดงเฉพาะข้อมูลบรรทัดเดียวกับที่ Filter ไว้
   • Column Labelนำข้อมูลมาไว้ที่หัวตาราง Pivot (ด้านบน) เพื่อจัดกลุ่มแบบคอลัมน์ โดยมันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันใน Field ที่คุณเลือกมาไว้ที่หัวตาราง Pivot (ด้านบน)
   • Row Labelนำข้อมูลมาไว้ที่ด้านซ้ายของตาราง Pivot เพื่อจัดกลุ่มแบบแถว โดยมันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันใน Field ที่คุณเลือกมาไว้ที่ด้านซ้ายของตาราง Pivot
   • Valuesเป็นการคำนวณสรุปผล ทำได้หลายรูปแบบ เช่น SUM, Count, Average, Max, Min โดยอาจแสดงได้หลายรูปแบบ เช่น รูปแบบปกติ, %ของทั้งหมด, %ของแถว,%ของคอลัมน์, การรวมแบบสะสมค่า เป็นต้น

   โดยField List 1 อัน สามารถลากลงไปใช้ในช่อง Values ซ้ำได้มากกว่า 1 ครั้ง เช่น อันแรกเราเอาไปหาค่า SUM อันที่สองเราสามารถเอา Field เดิมไปหาค่า MAX หรือจะเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลให้ต่างกันได้ เป็นต้น

   ลองลาก Field List หลายๆ แบบ

   ลาก Field จำนวนเงินที่จ่าย มาที่ช่อง Value 1 อัน : มันจะทำการคำนวณสรุปผลข้อมูลให้ แบบนี้คือเหมือนการ SUM ข้อมูลทั้งหมดแบบไม่มีเงื่อนไข หรือการแยกประเภทใดๆ ทั้งสิ้น

   หากลองเปลี่ยนเอา Field จำนวนเงินที่จ่าย มาไว้ที่ Row Label แทน : มันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกันซึ่งจะออกมาเยอะมากๆ ปกติแล้วคุณไม่น่าจะต้องการผลลัพธ์แบบนี้ครับ ยกเว้นว่าจะทำการ Grouping ข้อมูลตามช่วงยอดขาย ซึ่งผมจะพูดถึงเรื่อง Grouping ข้อมูลในบทถัดไปครับ

   ลาก Field ผู้ซื้อ มาที่ Row Label : มันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกัน

   ลองลาก Field จำนวน มาที่ช่อง Value เพิ่มอีก 1 อัน :

   ลองลาก Field จำนวน มาที่ช่อง Value ซ้ำเป็นอันที่ 2 ก็ยังได้ : ในบทต่อไป ผมจะสอนวิธีเปลี่ยนจาก SUM เป็นการสรุปอย่างอื่นได้อีกครับ เช่น Count, Average

   ลองย้าย ∑ Values  : จาก Column Labels มาที่ Row Label

   ลากอีก Field สินค้า มาไว้ที่ Report Filter : แล้วลองเลือก Dropdown คัดกรองดู

   ลากอีก Field ผู้ขาย มาที่ Column Label : มันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกัน

   ลากอีก Field ผู้ขาย มาที่ RowLabel ให้ซ้อนกับผู้ซื้อ : มันจะแสดง item ทั้งหมดที่ไม่ซ้ำกัน

   ลองย้าย ∑ Values : ไปยังหลายๆ ตำแหน่ง เช่น สลับลำดับใน Row หรือ ย้ายกลับไป Column

   วิธีการแปลความหมายตาราง Pivot Table

   ตัวอย่าง ผมลองลาก Field ต่างๆ มาลง 4 Slot ข้างล่างตามรูป

   วิธีตีความคือให้ดูว่า ข้อมูลที่กำลังสรุปผลเป็นการ Summary จาก Field ไหนบ้าง
   โดยต้องดูว่าข้อมูลมัน Cross กันแบบไหน ทั้ง 4 slot เลย

   ตัวอย่าง ในช่อง C12 (1000) หมายถึง

   นาย c (row) / ซื้อสินค้าใดๆก็ตาม (เลือก All แปลว่า ไม่ได้ filter เจาะจงสินค้า) / กับ sales ค (column) / ด้วยเครดิตการ์ด (row) / เป็นจำนวนรวม 1000 บาท (Values – สรุปด้วย SUM)

   การสร้าง PivotTable สามารถสร้างได้ตําแหน่งใด

   คลิกเซลล์ในข้อมูลต้นฉบับหรือช่วงตาราง ไปยัง แทรก > PivotTables ที่แนะนำ Excel จะวิเคราะห์ข้อมูลของคุณและแสดงหลายตัวเลือกให้คุณเห็น อย่างเช่นในตัวอย่างการใช้ข้อมูลค่าใช้จ่ายภายในบ้านนี้ เลือก PivotTable ที่เหมาะกับคุณที่สุด แล้วกด ตกลง Excel จะสร้าง PivotTable บนแผ่นงานใหม่ และแสดงรายการเขตข้อมูล PivotTable.

   Pivot ทำอะไรได้บ้าง

   Pivot Table คือ เครื่องมือใน Microsoft Excel ที่ใช้ในการวิเคราะห์ สรุปผล คำนวณ นำข้อมูลจำนวนมากๆ มาสรุปผล ในรูปแบบของตาราง และยังสามารถนำไปสร้างกราฟ ซึ่งก็จะเรียกว่า Pivot Chart.

   คำสั่ง PivotChart ใช้สำหรับทำสิ่งใด

   PivotChart จะแสดงชุดข้อมูล ประเภท ตัวแสดงข้อมูล และแกน เหมือนกับที่แผนภูมิมาตรฐานแสดง นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปลี่ยนชนิดแผนภูมิและตัวเลือกอื่น เช่น ชื่อเรื่อง การวางอธิบายแผนภูมิ ป้ายชื่อข้อมูล ตำแหน่งที่ตั้งแผนภูมิ และอื่นๆ

   Pivot table อยู่ในริบบอนใด

   คลิกที่ใดก็ได้ใน PivotTable. ซึ่งจะแสดงแท็บ เครื่องมือ PivotTable บน Ribbon. บนแท็บ ตัวเลือก ในกลุ่ม PivotTable ให้คลิก ตัวเลือก ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก PivotTable ให้คลิกแท็บ เค้าโครงและรูปแบบ จากนั้นภายใต้ เค้าโครง ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ผสานและจัดกึ่งกลางเซลล์ที่มีป้ายชื่อ