นักบัญชี ใช้เทคโนโลยีอะไรบ้าง

นักบัญชีทั้งหลายคงทราบแล้วว่าปัจจุบันเป็นยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทกับวิชาชีพบัญชีและในอีกหลาย ๆ ด้าน ที่สำคัญการพัฒนาของเทคโนโลยียังไม่มีวันสิ้นสุดและจะมีบทบาทอย่างมากกับงานบัญชีทั้งในปัจจุบันและในอนาคต ประเด็นนี้ Andrew Tucker จาก ITonCloud ได้เคยมีการพูดถึงเทรนเทคโนโลยีที่จะมีบทบาทสำคัญกับงานบัญชีในอนาคตไว้ใน Accountsdaily.com ผู้เขียนจึงขอนำเรื่องนี้มาอัปเดทให้ทราบกันว่าเทรนด์เหล่านี้มีอะไรบ้าง

เทคโนโลยีที่ 1 : การบันทึกบัญชีอัตโนมัติ (Automatic account recording)

การบันทึกบัญชีอัตโนมัติเป็นเรื่องที่มีผลต่อนักบัญชีในปัจจุบันมาก เพราะหากธุรกิจนำระบบหรือโปรแกรมที่ช่วยเก็บข้อมูล บันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติมาใช้ และสามารถกำหนดให้ระบบทำการ Automate ในงานหลัก ๆ ตามที่ต้องการได้ งานหลักของผู้ทำบัญชีก็จะถูกโอนย้ายไปให้ระบบเหล่านี้ทำแทน เพราะโปรแกรมอัตโนมัติเหล่านี้มีประสิทธิภาพและรวดเร็วกว่าคน แถมประหยัดต้นทุนได้มากกว่าในระยะยาวอีกด้วย

เชื่อว่าปัจจุบันและอนาคตการทำงานด้านบัญชีจะเปลี่ยนไปมาก ระบบการบันทึกบัญชีอัตโนมัตินี้จะฉลาดขึ้นเรื่อย ๆ ยิ่งหากนำมาใช้ผสมผสานกับเทคโนโลยี AI ที่จะเรียนรู้ด้วยตัวเองจากข้อมูลที่มีเพิ่มขึ้นทุกวัน ทำให้สามารถบันทึกบัญชีได้แม่นยำ ถูกต้องมากยิ่งขึ้น และยังสามารถบอกได้ว่ามีรายการไหนผิดปกติเกิดขึ้นบ้าง เห็นไหมคะว่ามีผลต่อการทำงานด้านบัญชีสูงมาก เมื่อทราบอย่างนี้แล้วนักบัญชีจึงต้องเตรียมปรับตัว อย่างเช่น มีผู้ทำบัญชีจำนวนไม่น้อยพยายามผันตัวไปเป็นผู้ให้คำปรึกษาด้านบัญชีแทนเพื่อสร้างมูลค่าให้กับลูกค้ามากกว่าเพียงการนั่งบันทึกรายการเท่านั้น

เทคโนโลยีที่ 2 : แปลงภาพเป็นข้อความ (OCR Tools)

OCR หรือ Optical character recognition เทคโนโลยีนี้มีมานานแล้วแต่ยังไม่เป็นที่นิยม จนในปี 2019 เริ่มมีการกลับมาใช้ ซึ่งการแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้เป็นไฟล์ข้อความโดยอัตโนมัติ หรือการสแกนภาพใบเสร็จรับเงินผ่านทางโทรศัพท์หรือเครื่องสแกน แล้วอัพโหลดภาพนั้นไปยังระบบบัญชี ตัว OCR จะสามารถอ่านข้อความโดยอัตโนมัติ รวมถึงเพิ่มความสะดวกให้ผู้ใช้ด้วยการบันทึกบัญชีให้ได้ทันที

เทรนด์เทคโนโลยี 2019

แต่บริษัทในบ้านเรายังไม่นำมาใช้อย่างแพร่หลายมากนัก ซึ่งอีกไม่นานด้วยเทคโนโลยีนี้อาจทำให้ Paperless หมดยุคไปก็ได้ เพราะเทคโนโลยี OCR นั้นไปได้ไกลกว่า paperless ทำให้รายการทางบัญชีต่าง ๆ ถูกบันทึกอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการตรวจสอบเอกสารต้นทางก็ทำได้อย่างน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น

ปัจจุบัน OCR รองรับภาษาไทยแล้ว โปรแกรมประเภท OCR มีทั้งฟรีโปรแกรมและโปรแกรมแบบที่ต้องเสียเงิน แน่นอนว่าของฟรีอาจมีความสามารถแค่ระดับหนึ่ง หากใครสนใจก็ลองใช้ตัวฟรีหรือซื้อมาใช้งานกันได้เลย และสุดท้ายคำถามที่ตามมาและฝากให้คิดกันต่อก็คือ ผู้ทำบัญชีจะนำไปทำอะไรได้บ้างหาก OCR ถูกนำมาใช้ในธุรกิจของคุณ

เทคโนโลยีที่ 3 : ความปลอดภัยของข้อมูล (Data security)

อย่างที่รู้กันว่า ความลับทางธุรกิจส่วนใหญ่ซึ่งเป็นข้อมูลทางการเงินและข้อมูลสำคัญอื่น ๆ จะอยู่ในมือของผู้ทำบัญชี เรื่องนี้ Andrew Tucker เล่าว่า จากการศึกษาของ Ponemon Institute Cost of Data Breach Study ในปี 2018 พบว่าต้นทุนทางธุรกิจที่สูญเสียไปหากเกิดการรั่วไหลของข้อมูลลูกค้านั้นมีสูงถึง 3.86 ล้านเหรียญสหรัฐอเมริกา และจากสถิติพบว่ามีการรั่วไหลของข้อมูลของลูกค้าบนโลกใบนี้เฉลี่ยแล้ว 20 รายต่อวัน นับว่าข้อมูลที่น่าตกใจมากเลยทีเดียว

เทรนด์เทคโนโลยี 2019

หลายองค์กรในบ้านเรายังไม่ค่อยให้ความสำคัญกับเรื่องนี้เท่าไรนัก แต่ต่อไปคงไม่ได้แล้วเพราะผู้เกี่ยวข้องต้องรับมือกับความก้าวหน้าที่มาพร้อมกับความเสี่ยงทางเทคโนโลยี หากผู้จัดทำข้อมูลและจัดเก็บข้อมูลสำคัญเกิดละเลยและไม่รอบคอบ หรือไม่ทำความเข้าใจกับกฎระเบียบด้านการรักษาความปลอดภัยให้ดี ก็จะส่งผลให้ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในองค์กรลดลงประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำนักงานบัญชีที่มีลูกค้าจำนวนมาก ความปลอดภัยของข้อมูลต้องเป็นสิ่งสำคัญอันดับหนึ่ง เพราะหากข้อมูลเกิดการรั่วไหลความเสียหายอื่น ๆ ก็จะตามมาอีกมาก รวมถึงความน่าเชื่อถือของบริษัทจะลดลงทันที

เทคโนโลยีที่ 4 : ระบบคลาวน์ (The cloud)

นักบัญชีหลาย ๆ ท่านอาจเคยได้สัมผัสการทำงานบน cloud กันบ้างแล้ว และปัจจุบันธุรกิจในเมืองไทยจำนวนไม่น้อยที่เลือกใช้ระบบคลาวน์ในการบริหารจัดการข้อมูลสำคัญของธุรกิจจำนวนมาก เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลและประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาอุปกรณ์สารสนเทศต่าง ๆ นับเป็นข้อดีของระบบคลาวน์ที่จะช่วยให้ธุรกิจขยายการทำงานได้มากขึ้นด้วยต้นทุนที่ถูกลง มีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้นและช่วยลดความซับซ้อนของระบบ IT ลงได้

เทรนด์เทคโนโลยี 2019

ในส่วนของงานบัญชี การจัดเก็บเอกสารบนระบบคลาวน์หรือออกเอกสารต่าง ๆ บนระบบคลาวน์ ทำให้งานบัญชีไม่จำกัดพื้นที่แค่การทำงานในออฟฟิศเท่านั้น การใช้ระบบคลาวน์มีข้อดีในเรื่องของการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ได้ง่ายและดูแลลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ในอนาคตเทรนด์นี้มีแนวโน้มที่ขยายตัวขึ้นเรื่อย ๆ หากใครที่ยังไม่รู้ว่าระบบคลาวน์คืออะไร ใช้งานอย่างไร คงต้องเริ่มศึกษากันได้แล้วค่ะ

เทคโนโลยีที่ 5 : บล็อกเชน (Blockchain technology)

บล็อกเชนเป็นเทคโนโลยีที่ใช้ในการทำธุรกรรมโดยไม่ต้องผ่านบุคคลที่สาม ภายใต้แนวคิดที่ว่าการทำธุรกรรมการเงินที่ไม่ต้องผ่านคนกลางนั้นจะมีความน่าเชื่อถือมากกว่า เช่น บริษัท A สามารถโอนเงินจ่ายไปอีกบริษัท B โดยไม่ต้องผ่านธนาคาร โดยข้อมูลนั้นจะแชร์ไปถึงกันเหมือนห่วงโซ่ สมาชิกในเครือข่ายต่างมีสำเนาเก็บไว้ จึงเป็นเรื่องยากที่จะแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้รับความเห็นชอบ สามารถดูการทำงานของระบบ Blockchain ให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นตามภาพด้านล่างนี้

เทรนด์เทคโนโลยี 2019

Blockchain จะทำให้การทำธุรกิจออนไลน์ต่าง ๆ เป็นไปได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น และที่สำคัญมีผลต่อวิชาชีพบัญชีมากยิ่งขึ้นเช่นกัน เพราะเทคโนโลยีนี้จะทำให้ร้านค้าธุรกิจต่าง ๆ สามารถแชร์ข้อมูลกันแบบเป็นห่วงโซ่ ผลกระทบที่ตามมาคือในปัจจุบันธุรกิจเหล่านี้อาจจะทำบัญชีแยกองค์กรกันและกระทบยอดรายการต่าง ๆ ภายในด้วยตนเอง แต่เมื่อมีการใช้ Blockchain ในอนาคต รายการทางบัญชีต่าง ๆ จะถูกบันทึกพร้อมกันระหว่างคู่ค้าทั้งสองฝ่าย เพราะพวกเขาสามารถแชร์ฐานข้อมูลบัญชีแยกประเภทกันได้ เช่น มีบริษัทหนึ่งบันทึกรายการขาย และอีกบริษัทหนึ่งบันทึกรายการซื้อสินค้า โดยสินค้าคงเหลือก็จะถูกโอนย้ายด้วยปริมาณที่เท่ากันจากบริษัทหนึ่งไปอีกบริษัทหนึ่ง

ถ้าจะพูดถึงประโยชน์ของเทคโนโลยี Blockchain แบบคร่าว ๆ ก็คือ

1. ปลอดภัย เพราะทุกคนช่วยรับรองการทำธุรกรรม

2. โปร่งใส ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไม่ได้ ลดความเสี่ยงในการถูกหลอกลวงหรือข้อผิดพลาดของมนุษย์ในการบิดเบือนฐานข้อมูล และตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้

3. ลดค่าใช้จ่ายและสะดวกรวดเร็ว ทำธุรกรรมเร็วขึ้นโดยไม่ผ่านคนกลาง

4. ประยุกต์ใช้ได้หลากหลาย สำหรับธุรกิจที่สนใจจะนำเทคโนโลยี blockchain ไปใช้ควรลองชั่งน้ำหนักค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์ของ blockchain ว่าตอบโจทย์กับธุรกิจของคุณหรือไม่ เพราะสิ่งนี้อาจไม่ใช่ทางออกที่ถูกต้องที่สุดสำหรับธุรกิจเสมอไป

ทั้ง 5 เทรนด์เทคโนโลยีที่กล่าวมานี้ในปัจจุบันและวันข้างหน้าจะมีผลต่อวงการบัญชีอย่างมาก ฉะนั้นคนสายงานบัญชีอย่าลืมหาความรู้เพิ่มเติมเติมเพื่อพัฒนาตัวเองและก้าวทันโลกให้มากขึ้น เพื่อปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงจากเทคโนโลยีในยุคดิจิทัลเหล่านี้ได้อย่างทันท่วงที