ความหมายของการนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูล หมายถึง กระบวนการ วิธีการการสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือ ความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ
จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ
1. เพื่อให้ผู้รับสาร รับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ
2. เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่อง
3. เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ เช่น ในการฝึกอบรมหรือการสัมมนา ใช้ในการบรรยายสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ
4. เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง
ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ
ในการนำเสนอแต่ละครั้งนั้น สามารถนำข้อมูลที่มีลักษณะแตกต่างกันมาร่วมนำเสนอด้วยกันได้ ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้นำเสนอ ข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูล ได้แก่
1. ข้อเท็จจริง หมายถึงข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เรื่องราวที่เป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง หรือสามารถตรวจสอบให้เป็นที่ประจักษ์ได้ว่าเป็นความจริง อาจเป็นความรู้ที่ได้จากการทดสอบหรือทดลองทางวิทยาศาสตร์ก็ได้ สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐาน ข้ออ้างอิงสำหรับกล่าวอ้างถึงในการพิสูจน์สิ่งใดสิ่งหนึ่งได้
2. ข้อคิดเห็น เป็นความเห็นอันเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิด อาจเป็นความรู้สึก ความเชื่อถือหรือแนวคิดที่ผู้นำเสนอมีต่อสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ความเห็นของแต่ละคนอาจแตกต่างกันได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นฐานและประสบการณ์ของแต่ละบุคคล ข้อคิดเห็นต่างจากข้อเท็จจริง คือ ข้อเท็จจริงเป็นเรื่องจริงที่ยอมรับกันโดยทั่วไป แต่ข้อคิดเห็นอาจมีทั้งผู้เห็นด้วยและไม่เห็นด้วยก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ฟังเป็นผู้ตัดสินใจว่าข้อคิดเห็นนั้นๆ น่ารับฟังหรือไม่ สมเหตุสมผลเพียงใด
ลักษณะและรูปแบบการนำเสนอ รูปแบบการนำเสนอ(ที่นิยมใช้) มี 3 วิธีการ คือ
1. มีผู้นำเสนอและใช้เอกสารประกอบ(Handout) เป็นส่วนร่วมในการนำเสนอ
2. มีผู้นำเสนอใช้วัสดุ-อุปกรณ์เครื่องฉายเป็นสื่อ และมีเอกสารประกอบเป็นส่วนร่วม
3. จัดเป็น Display ในรูปของนิทรรศการ ที่ใช้ Post line เป็นเส้นนำทาง และ (อาจ) มี เอกสารประกอบ เป็นส่วนร่วม
องค์ประกอบของสื่อนำเสนอ
หากจะแบ่งสื่อนำเสนอออกเป็นส่วนๆ ควรประกอบด้วย 3 ส่วน คือ
- ส่วนนำเรื่อง Beginning
- ส่วนเนื้อหา Middle
- ส่วนท้ายเรื่อง End
โดยในการนำเสนอนั้น จะแบ่งทั้ง 3 ส่วน อัตราส่วน ส่วนนำเรื่องและส่วนท้ายเรื่อง รวมกัน 20-25% ส่วนเนื้อหา 75-80%
หลักการออกแบบงานนำเสนอ
1. ความเรียบง่าย : จัดทำสไลด์ให้ดูเรียบง่ายที่สุดเท่าที่ทำได้ เช่น ใช้สีอ่อนเป็นพื้นหลัง เพื่อเวลาอ่านจะไม่รบกวนสายตา
2. มีความคงตัว: เป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการนำเสนอสไลด์ซึ่งเป็นเนื้อหาในเรื่องเดียวกัน คือ ต้องมีความคงตัวในการออกแบบสไลด์
3. ใช้ความสมดุล: การออกแบบส่วนประกอบของสไลด์ให้มีลักษณะสมดุลมีแบบแผน หรือ สมดุลไม่มีแบบแผนก็ได้
4. มีแนวคิดเดียวในสไลด์แต่ละแผ่น: ข้อความและสภาพที่บรรจุในสไลด์แผ่นหนึ่งๆ ต้องเป็นเนื้อหาแต่ละแนวคิดเท่านั้น
5. สร้างความกลมกลืน: ใช้แบบอักษรและภาพกราฟิกให้เหมาะสมกับลักษณะของเนื้อหาใช้แบบอักษรอ่านง่าย แล้ใช้สีที่ดูแล้วสบายตา
6. แบบอักษร: ไม่ใช้อักษรมากกว่า 2 แบบในสไลด์เรื่องหนึ่ง โดยใช้แบบหนึ่งเป็นหัวข้อ และอีกแบบหนึ่งเป็นเนื้อหา
7. เนื้อหา และจุดนำข้อความ: ข้อความในสไลด์ควรเป็นเฉพาะหัวข้อ หรือเนื้อหาสำคัญเท่านั้นและควรนำเสนอเป็นแต่ละย่อหน้า โดยอาจมีจุด นำข้อความอยู่ข้างหน้าเพื่อแสดงให้ทราบถึงเนื้อหาแต่ละประเด็น
8. เลือกใช้กราฟิกอย่างระมัดระวัง: การใช้กราฟิกอย่างเหมาะสมจะสามารถเพิ่มการเรียนรู้ได้อย่างมีประสิทธิผล
9. ความคมชัดของภาพ : เนื่องจากความคมชัดของจอมอนิเตอร์มีเพียง 72-96 DPI เท่านั้นภาพกราฟิกที่นำเสอประกอบในเนื้อหาจึงไม่จำเป็นต้องใช้ภาพที่มีความคมชัดสูงมาก ควรใช้ภาพในรูปแบบ JPG ที่มีความคมชัดปานกลาง และขนาดไม่ใหญ่นัก ประมาณ 20-50 KB ควรทำการลดขนาดภาพก่อนเพื่อไม่ให้เปลืองเนื้อที่ในการเก็บบันทึก
การเตรียมงานก่อนการนำเสนอ
การนำเสนองานควรทำเป็นขั้นตอนโดยเริ่มจากการวางโครงร่าง จัดทำรายละเอียดเนื้อหาและจัดทำเป็นสไลด์ ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
1. การวางโครงร่าง ศึกษากลุ่มผู้ฟังว่ามีลักษณะอย่างไร ต้องมีความเข้าใจข้อมูลที่ต้องการนำเสนออย่างชัดเจนเพื่อจะได้ผลลัพธ์ตรงเป้าหมาย
2. จัดทำรายละเอียดเนื้อหา กำหนดหัวข้อต่างๆ โดยเน้นกลุ่มผู้ชมเป็นหลักว่าสไลด์ควรมีเนื้อหาหรือรูปแบบการจัดวางอย่างไร หรือควรนำเสนอแบบใด เช่น ใส่ภาพ ใส่สี และแนวการนำเสนอ
3. การออกแบบ การใส่ข้อความ ภาพ กราฟในสไลด์ การนำสิ่งต่างๆ ที่ต้องการนำเสนอมาใส่ลงในสไลด์แต่ละแผ่น
3.1 การใช้ภาพในการนำเสนอ ภาพที่ใช้ประกอบเรื่องที่จะสื่อสาร เพื่อให้สามารถสื่อสารได้เข้าใจมากยิ่งขึ้น จะมีทั้งภาพนิ่งและภาพเคลื่อนไหว
3.2 การใช้ Animation ในการนำเสนอ เพิ่มความน่าสนใจในการนำเสนอ การใส่เทคนิคการเปลี่ยนแผ่นสไลด์ การเคลื่อนไหวของตัวอักษรมาใช้เพิ่มความน่าสนใจและใช้คอมพิวเตอร์ในการนำเสนอสไลด์
3.3 การใช้ตัวอักษรในการนำเสนอ ตัวอักษร มีความสำคัญเป็นอันดับต้นๆ ในการออกแบบสื่อ ไม่ว่าจะเป็นสื่อสิ่งพิมพ์ สื่อสิ่งประดิษฐ์ หรือสื่อคอมพิวเตอร์ก็ตาม
3.4 การใช้สีในการนำเสนอ การเลือกใช้คู่สีที่เหมาะสมระหว่างตัวอักษรกับพื้นหลัง ตามหลักสากลก็คือ พื้นสีเข้มตัวอักษรสีอ่อน หรือพื้นสีอ่อนตัวอักษรเข้ม
4. เตรียมการนำเสนอจริง ต้องซ้อมการพูดให้เข้ากับแผ่นสไลด์ด้วยการจับเวลา เพื่อจะได้ทราบว่าการบรรยายใช้เวลาอย่างเหมาะสมหรือไม่
5. เตรียมเอกสารประกอบการบรรยาย คือการพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย การจัดทำเอกสารแจกผู้เข้าฟังเพื่อไม่ให้ผู้ฟังเสียเวลาในการจดบันทึก ให้ใช้เวลาฟังสิ่งที่บรรยายแทน
ทักษะของผู้นำเสนอ
ผู้นำเสนอจะต้องศึกษาและฝึกฝนตนเองให้มีทักษะหลายด้าน เพื่อเตรียมความพร้อมในการเป็นผู้นำเสนอที่ดี เพราะผู้นำเสนอเป็นปัจจัยสำคัญในความสำเร็จของการนำเสนอ โดยทั่วไปผู้นำเสนอจะต้องเสริมสร้างทักษะดังต่อไปนี้
1. ทักษะในการคิด (conceptual skill) ผู้นำเสนอจะต้องเรียนรู้ และสร้างความชำนาญชัดเจนในการคิดแม้ว่าจะมีเนื้อหาสาระจากข้อมูลที่มีอยู่ ผู้นำเสนอก็จะต้องคิดพิจารณาเลือกใช้ข้อมูล และลำดับความคิดเพื่อจะนำเสนอให้เหมาะแก่ผู้รับการนำเสนอ ระยะเวลา และโอกาส
2. ทักษะในการฟัง (listening skill) ผู้นำเสนอจะต้องสดับรับฟัง และสั่งสมปัญญาเป็นการรอบรู้จากการได้ฟัง ผู้รู้และผู้เชี่ยวชาญในเรื่องที่จะนำเสนอเพื่อนำมากลั่นกรอง เรียบเรียงเป็นเนื้อหาในการนำเสนอ
3. ทักษะในการพูด (speaking skill) ผู้นำเสนอจะต้องฝึกฝนการพูด เพื่อบอกเล่าเนื่องโน้นน้าวจูงใจ ให้ผู้รับฟังการนำเสนอเห็นด้วย อันจะเป็นทางทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ
4. ทักษะการอ่าน (reading skill) ผู้นำเสนอจะต้องเป็นนักอ่านที่มีความชำนิชำนาญชัดเจนในการสั่งสมข้อมูล สามารถประมวลความรู้นำมาใช้ในการนำเสนอได้เพียงพอแก่ความต้องการของผู้รับการนำเสนอ
5. ทักษะในการเขียน (writing skill ) ผู้นำเสนอจะต้องเสริมสร้างทักษะการเขียน เพราะการเขียนเป็นการแสดงความคิด ความเชื่อ ความรู้ ความรู้สึก อารมณ์ และทัศนคติของผู้เขียนให้ผู้อ่านได้ทราบโดยใช้ตัวอักษร การนำเสนอด้วยการเขียนจึงต้องมีความประณีต พิถีพิถันในการเลือกใช้คำด้วยการรู้ความหมายที่แท้จริงของถ้อยคำ และใช้ถ้อยคำให้ถูกต้องเหมาะสม
6. ทักษะในการถ่ายทอด (delivery skill) ผู้นำเสนอจะต้องฝึกฝนการถ่ายทอดเนื้อหาสาระให้เกิดความเข้าใจถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ ด้วยวิธีนำเสนอในรูปแบบที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์และสถานการณ์ในการนำเสนอ
อ้างอิง
โครงการสารานุกรมไทยฯ . “โปรแกรมการนำเสนอข้อมูล (Graphic Presentation Program)”. //kanchanapisek.or.th/kp6/sub/book/book.php?book=25&chap=1&page=t25-1-infodetail04.html.
เว็บไซต์มุสลิมไทยโพสต์ . “ความหมายของการนำเสนอ (Presentation) ”. //info.muslimthaipost.com/main/index.php?page=sub&category=29&id=10762.
tupnoon . “ ความหมายของการนำเสนอข้อมูล”. //tupnoon.wordpress.com. 2013
บัญชา โพธิพิทักษ์. “(บทสรุป) การนำเสนอคืออะไร”. //mediathailand.blogspot.com/2012/05/blog-post.html. 2012
อ้างอิง : อ.สมิต. “ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการนำเสนอ”. //www.tpa.or.th/writer/read_this_book_topic.php?bookID=667&pageid=1&read=true&count=true. 2008