การใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี มีอะไรบ้าง

บัตรเครดิต หมายถึง วงเงินพร้อมใช้ไว้เสริมสภาพคล่องหรือหากจะหมายถึง หนี้พร้อมก่อที่ต้องชำระทุกเดือน ก็มองได้แล้วแต่ว่าจะมองในมุมไหน แต่ในการบริหารการใช้เงินเราจะนิยามบัตรเครดิตเป็นหนี้พร้อมก่อนที่ต้องชำระทุกเดือน ดังนั้น การจำทำบัญชีรายรับรายจ่าย เราจึงกำหนดช่องในการบันทึกรายการไว้ให้สอดคล้องกับการนิยามดังนี้

คอมพิวเตอร์จึงเป็นเครื่องจักร อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้ทำงานแทนมนุษย์ ในด้านการคิดคำนวณและสามารถจำข้อมูล ทั้งตัวเลขและตัวอักษรได้ เพื่อการเรียกใช้งานในครั้งต่อไป นอกจากนี้ ยังสามารถจัดการกับสัญลักษณ์ได้ด้วยความเร็วสูง โดยปฏิบัติตามขั้นตอนของโปรแกรม คอมพิวเตอร์ยังมีความสามารถในด้านต่างๆ อีกมาก อาทิเช่น การเปรียบเทียบทางตรรกศาสตร์ การรับส่งข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลในตัวเครื่องและสามารถประมวลผลจากข้อมูลต่างๆ ได้
จากความหมายของทั้งสองคำข้างต้น อาจกล่าวได้ว่าการบัญชีกับคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งที่มีพัฒนาการคู่ขนานกันไป อย่างไม่สามารถแยกออกจากกันได้

รูปแบบการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี
การเลือกใช้คอมพิวเตอร์กับงานบัญชีสามารถเลือกได้ 2 รูปแบบ คือ

การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางธุรกิจกับงานบัญชี เป็นการประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปสำนักงานประเภทตารางงาน (Spread Sheet)
ซึ่ง มีหลายบริษัทที่พัฒนาขึ้นใช้ในธุรกิจ ทั้งชนิดที่เป็นโปรแกรมไม่มีลิขสิทธิ์ (Open Source) เช่น โปรแกรม calc หรือโปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์และเป็นนิยมกันแพร่หลาย เช่น โปรแกรมสำนักงาน excel เป็นต้น
แต่ การเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ต้องมีความรู้พื้นฐานทางด้านบัญชีและการใช้งาน โปรแกรมในระดับดี จึงจะสามารถเขียนสูตรหรือเลือกใช้ฟังก์ชัน ช่วยในการทำงานให้รวดเร็วขึ้นได้อย่างแท้จริง และไม่เป็นการเพิ่มภาระงานให้มากขึ้น
การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชี เป็นการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชีที่มีผู้พัฒนาขึ้นมาเพื่อจำหน่าย
พัฒนา โปรแกรมขึ้นใช้เอง หรืออาจจ้างนักเขียนโปรแกรมเพื่อพัฒนาโปรแกรมบัญชีสำหรับใช้ในกิจการเท่า นั้นก็ได้ ซึ่งการเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานทางด้านบัญชีในระดับ ดี ก็สามารถใช้งานโปรแกรมได้จากการฝึกอบรมโดยผู้จำหน่ายหรือผู้พัฒนาโปรแกรมนั้น ข้อแตกต่างระหว่างการบัญชีด้วยมือกับการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์
การทำบัญชีด้วยมือการทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์
- ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก
- ไม่ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก
- บุคลากรมีโอกาสเหนื่อยล้า
- คอมพิวเตอร์ทำงานได้แม่นยำรวดเร็วและถูกต้อง
- ลายมือไม่สม่ำเสมอ ทำให้มีโอกาสผิดพลาดโดยเฉพาะตัวเลข
- คอมพิวเตอร์ไม่สับสนเรื่องตัวเลขและข้อความ เก็บข้อมูลได้มากตามเนื้อที่
- ขั้นตอนในการผ่านบัญชีมีโอกาสผิดพลาดสูง ทำให้งบทดลองไม่เท่ากัน การแก้ไขตัวเลขยุ่งยากและเสียเวลาเนื่องจากต้องตรวจสอบตัวเลขย้อนหลัง
- ขณะทำรายการ ถ้าจำนวนเงินด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากันโปรแกรมจะไม่บันทึกให้ การแก้ไขตัวเลขโปรแกรมจะแก้ไขตัวเลขปัจจุบันให้ทันที
- ต้องลงรายการให้ครบทุกรายการก่อนจึงจะสามารถออกรายงานต่างๆได้ การออกรายงานภาษีซื้อขายต้องตรวจสอบให้ถูกต้อง
- บันทึกรายวันได้ โดยไม่ต้องรอยอดยกมา เพราะยอดยกมาสามารถบันทึกเพิ่มได้ภายหลัง
- งบการเงินล่าช้า ไม่ทันต่อเหตุการณ์ไม่ทันต่อความต้องการของฝ่ายบริหาร
- สามารถขอดูงบการเงินได้ทันทีที่มีข้อมูลหลัก และข้อมูลรายวันทันต่อความต้องการของผู้บริหาร
- การเปรียบเทียบตัวเลขหรือข้อมูลย้อนหลังทำได้ยุ่งยาก หากการเก็บเอกสารไม่ดีพอ
- สามารถเปรียบเทียบข้อมูลย้อนหลังได้ถึง 5 ปี ทั้งข้อมูลจริงและงบประมาณ
- ไม่สามารถป้องกันข้อมูลบัญชีที่สำคัญด้วยการกำหนดรหัสผ่านในการทำบัญชีได้
- สามารถกำหนดรหัสผ่านของแต่ละบุคคลได้ไม่จำกัดจำนวน
- เสียเวลาในการนำข้อมูลสร้างกราฟเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารใช้ตัดสินใจ
- สามารถโอนข้อมูลในส่วนของกระดาษทำการและงบทดลองไปยังโปรแกรมเพื่อสร้างกราฟได้ทันที
ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์
1. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างบุคลากร
2. ประหยัดเวลา ได้งานที่รวดเร็วและถูกต้อง
3. แสดงรายงานได้รวดเร็ว อ่านง่าย และชัดเจน
4. การผ่านบัญชีทำได้โดยอัตโนมัติ และไม่เสียเวลาในการแก้ไขตัวเลขเป็นปัจจุบันตลอดเวลา
5. ทันต่อการส่งรายงานให้หัวหน้างาน ทันต่อการส่งให้กรมสรรพากร กรณีที่เป็นรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม มิฉะนั้นอาจเสียเบี้ยปรับ