ตําแหน่งงานธุรการ ทําอะไรบ้าง

ในเมื่อคำว่าธุรการหมายถึงกิจการงานบางอย่างที่ไม่ได้เฉพาะเจาะจง งั้นแอดมินหรือพนักงานธุรการบริษัทที่ดูเหมือนจะรับผิดชอบสากกระเบือยันเรือรบมักจะต้องทำอะไรบ้างกัน  

หน้าที่หลักของพนักงานธุรการคงหนีไม่พ้นการประสานงาน ทั้งประสานงานระหว่างภายใน ระหว่างแผนกต่างๆ รวมไปถึงประสานงานระหว่างคนนอกหรือลูกค้ากับทางบริษัท เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปใด้อย่างราบรื่น

บางบริษัทก็ให้พนักงานธุรการทำหน้าที่รับโทรศัพท์ด้วย จะต้องรู้ว่าควรจะรับมือกับปลายสายอย่างไร โดยจะต้องมีไหวพริบ ควรรู้จักลูกค้า และรู้ว่าผู้ที่โทรเข้ามามีความประสงค์ใด ทำหน้าที่เป็นเหมือนหน้าบ้านด่านแรกให้บริษัท

งานเอกสารทั้งหลายตั้งแต่จัดเตรียมเอกสาร พิมพ์เอกสาร ทำแบบฟอร์มต่างๆ ไปยันถ่ายเอกสาร จัดเก็บเอกสาร หัวจดหมาย ป้ายกล่องไปรษณีย์ รวมไปถึงการติดตามเอกสารต่างๆ ภายในบริษัททั้งบนกระดาษและในคอมพิวเตอร์ก็เป็นหน้าที่ที่พนักงานธุรการมักต้องทำ

นอกจากจัดแจงประสานงานแล้ว ยังอาจจะต้องมีหน้าที่ป้อนข้อมูลต่างๆ ลงในระบบอีกด้วย ไม่ว่าจะสรุปรายการประจำวัน คีย์ออเดอร์ อัพเดทยอดต่างๆ ลงข้อมูลเพื่อให้ทุกอย่างอยู่ในระบบเป็นที่เป็นทาง

บางที่พนักงานธุรการก็จะมีความเหมือนเลขาด้วย ทั้งจดนัด ตามงาน ตอบอีเมล เพราะเป็นธรรมชาติของงานที่ใกล้เคียงกับการประสานงานให้ดำเนินไปอย่างราบรื่นและง่ายยิ่งขึ้น ถ้าอยากให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่นและง่ายยิ่งขึ้น

งานธุรการ มีหน้าที่ความรับผิดชอบ ดังนี้
1) รับ-ส่งเอกสาร
2) จัดเก็บเอกสารทางด้านงานธุรการ (รับ-ส่ง ทั่วไป)
3) ร่างโต้ตอบหนังสือทั่วไป
4) ดูแลแบบฟอร์มประเภทต่างๆ
5) ดำเนินงานเกี่ยวกับงานการเงินและดูแลการเบิกจ่ายวัสดุสำนักงานของหน่วยงาน
6) ดำเนินการเกี่ยวกับการลาประเภทต่าง ๆ ของพนักงานส่วนแผนงาน
7) จัดเตรียมเอกสารการประชุม ดำเนินการธุรการงานประชุมของหน่วยงาน
8) เป็นหน่วยกลางที่ให้บริการการพิมพ์และสำเนาเอกสาร
9) ประสานงานทั่วไปกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอก
10) งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

งานวิเคราะห์งบประมาณ มีหน้าที่ความรับผิดชอบ ดังนี้
1) จัดทำคำของบประมาณแผ่นดิน
2) จัดทำคำขอแปรญัตติ/ขอเพิ่มงบประมาณแผ่นดิน
3) จัดทำคำชี้แจงงบประมาณแผ่นดินต่อคณะกรรมาธิการพิจารณางบประมาณประจำปี
4) จัดทำงบประมาณประจำปีของมหาวิทยาลัย
5) การติดตามผลการใช้จ่ายเงินงบประมาณของมหาวิทยาลัย
6) จัดทำรายงานผลการดำเนินงานและการใช้จ่ายงบประมาณเสนอสำนักงบประมาณ
7) งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

งานวางแผน ติดตามประเมินผล มีหน้าที่ความรับผิดชอบ ดังนี้
1) จัดทำแผนพัฒนามหาวิทยาลัย (แผน 10 ปี และแผน 5 ปี)
2) จัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี
3) จัดทำรายงานการติดตามและประเมินผลการดำเนินงานตามแผนปฏิบัติการประจำปีของมหาวิทยาลัย
4) จัดวางระบบเกี่ยวกับการติดตามประเมินผล
5) จัดทำรายงานประจำปีเพื่อเผยแพร่ผลการดำเนินงานของมหาวิทยาลัย
6) งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

งานวิจัยสถาบัน มีหน้าที่ความรับผิดชอบ ดังนี้
1) จัดเก็บรวบรวม ดำเนินการเกี่ยวกับการวิเคราะห์ วิจัยเพื่อใช้ประกอบการวางแผนการศึกษา และวางแผนการบริหารมหาวิทยาลัย
2) เป็นเลขานุการของคณะกรรมการวิจัยสถาบัน และคณะอนุกรรมการวิจัยสถาบัน
3) จัดทำข้อมูลภาวะการทำงานของผู้สำเร็จการศึกษา
4) จัดทำข้อมูลความพึงพอใจของนายจ้างต่อการจ้างงานผู้สำเร็จการศึกษา และความพึงพอใจของอาจารย์ที่ปรึกษาต่อบัณฑิต
5) จัดเก็บรวบรวม ดำเนินการเกี่ยวกับการวิเคราะห์ วิจัยเพื่อใช้ประกอบการวางแผนการศึกษา และวางแผนการบริหารมหาวิทยาลัย
6) จัดทำรายงานวิจัยสถาบันอื่น ๆ เสนอผู้บริหารเพื่อประกอบการตัดสินใจ
7) ประสานกับหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย
8) จัดทำและปรับปรุงเครื่องมือที่ใช้ในการเก็บข้อมูล
9) งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

งานวิจัยสถาบันและสารสนเทศ มีหน้าที่ความรับผิดชอบ ดังนี้
1) จัดวางระบบคลังข้อมูลและประมวลผลข้อมูล
2) จัดเก็บรวบรวม วิเคราะห์ และจำแนกหมวดหมู่ข้อมูลสถิติด้านต่างๆ
3) เป็นคลังข้อมูลกลางของมหาวิทยาลัยที่ให้บริการด้านข้อมูล  สถิติและสารสนเทศ
4) จัดทำข้อมูลนักศึกษาใหม่ประจำปี
5) จัดทำข้อมูลนักศึกษาเต็มเวลา
6) ประสานกับหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย
7) จัดทำและปรับปรุงเครื่องมือที่ใช้ในการเก็บข้อมูล
8) งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

งานธุรการ คือ งานที่มีหน้าที่ในการรับผิดชอบค่อนข้างกว้างพอสมควร ทำให้หลายๆ คนอาจเกิดความสับสน เนื่องจากงานด้านนี้มีความเหมือนหรือคล้ายคลึงกันกับงานของฝ่ายบุคคล แต่งานด้านธุรการนี้จะมีความแตกต่างกับงานของฝ่ายบุคคลตรงที่จะมีการประสานงานเป็นหลัก โดยงานธุรการนี้เป็นงานประเภทที่เรียกว่าเป็นฝ่ายสนับสนุน คือจะคอยเข้าไปคอยประสานงานหรือช่วยเหลือในแผนกดหรือฝ่ายอื่นๆ และโดยรวมแล้วหลักๆเลย งานธุรการจะเป็นงานที่เกี่ยวาข้องกับการดูแลด้านเอกสารต่างๆ และการติดต่อประสานงานกับทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร ตลอดจนการจัดเก็บและค้นหาเอกสารต่างๆ รวมทั้งการจัดเตรียมการประชุม เป็นต้น

————– advertisements ————–

ตำแหน่งธุรการที่เปิดรับสมัครจะมีอยู่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น ธุรการฝ่ายบุคคล, ธุรการฝ่ายขาย หรือธุรการฝ่ายการตลาด เป็นต้น ส่วนใหญ่จะจบการเรียนจากคณะบริหารธุรกิจ เอกเลขานุการ สาขาบริหารการจัดการ, คอมพิวเตอร์ธุรกิจ หรือการตลาด เป็นต้น

คุณสมบัติที่ดีของผู้ที่ทำงานในตำแหน่งธุรการมีอะไรบ้าง?
– เป็นผู้มีความรับผิดชอบและอดทนต่องานที่ทำสูง
– มีทัศนคติที่ดีเป็นไปในแง่บวก
– มีความคล่องแคล่ว
– มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี และมีใจรักในงานด้านการบริการ
– มีความละเอียดรอบคอบ
– เป็นคนใจกว้าง ยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น
– การช่วยเหลือผู้อื่นคือหัวใจหลักแห่งการทำงาน
– มีความใจเย็น เก็บอารมณ์ได้
– มีความภาคภูมิใจในหน้าที่การปฏิบัติงานของตน

บทบาทและหน้าที่ของงานธุรการมีอะไรบ้าง?
– คอยติดต่อประสานงานและเดินเอกสารให้แก่พนักงานภายในองค์กรและนอกองค์กร
– หากต้องการใช้สถานที่หรือจัดกิจกรรมต่างๆ เจ้าหน้าที่ธุรการต้องเป็นผู้ดูแลสถานที่ และติดต่อประสานงานกับฝ่ายอาคาร
– คอยดูแลงานด้านเอกสาร หรือจดหมายต่างๆ ให้แก่พนักงานภายในแผนกหรือฝ่ายต่างๆ
– คอยตรวจสอบและสั่งซื้ออุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้ภายในออฟกดฟิศไม่ให้ขาด
– คอยดูแลและควบคุมการปฏิบัติงานของแม่บ้าน
– คอยดูแลพนักงานรับ-ส่งเอกสารทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กรที่เข้ามาติดต่อประสานงานกับทางบริษัทหรือองค์กรนั้นๆ

ตำแหน่งงานธุรการจัดเป็นตำแหน่งที่สำคัญภายในองค์กรหรือบริษัทตำแหน่งหนึ่งเลยก็ว่าได้ และจำเป็นต้องใช้ความอดทนและทำงานในสภาวะความกดดันได้ เพราะบางครั้งอาจเจอกับพนักงานที่ยากต่อการควบคุม หรือสร้างความยุ่งยากให้แก่การทำงาน จึงต้องอาศัยความอดทนและความรักในงานทางด้านนี้เป็นหลัก และด้วยความหลากหลายของงานที่ทำนี่เอง บางคนจึงแอบเรียกหน้าที่ของงานธุรการว่า ทำตั้งแต่สากกะเบือยันเรือดำน้ำ ^ ^