การเขียนจดหมายกิจธุระ/การเขียนจดหมายเชิงกิจธุระ
ความหมายการเขียนจดหมายกิจธุระ
จดหมายกิจธุระ หมายถึง
จดหมายที่เขียนไปเพื่อติดต่อสื่อสารกันระหว่างบุคคลหรือหน่วยงาน องค์กรต่าง ๆ เพื่อแจ้งเรื่องการงานหรือเรื่องส่วนตัว โดยต้องไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจการค้า จดหมายเชิงกิจธุระ ได้แก่ จดหมายลาป่วย จดหมายลากิจ จดหมายขอความร่วมมือหรือขอความช่วยเหลือ (การขอความอนุเคราะห์) จากองค์กรหรือหน่วยงานต่าง ๆ ครับ
ประเภทของจดหมายกิจธุระ
๑. จดหมายส่วนตัว เป็นการสื่อสารระหว่างบุคคลที่สนิทสนมคุ้นเคยกัน ส่วนใหญ่มีจุดประสงค์เพื่อเล่าเรื่องราวส่วนตัวหรือสอบถามเรื่องราวไต่ถามสารทุกข์สุกดิบ เช่น ลูกเขียนจดหมายถึงพ่อแม่ ศิษย์เก่าเขียนจดหมายถึงคุณครูที่เคารพนับถือ
๒. จดหมายติดต่อธุระ เป็นการสื่อสารเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร ความจำเป็นต่าง ๆ ที่ประสงค์ให้ผู้อื่นหรือองค์กรต่าง ๆ รับทราบเพื่อนำไปสู่การพิจารณาให้ความร่วมมือในเหตุจำเป็น เช่น นักเรียนเขียนจดหมายขอลาหยุดเรียนกรณีป่วย นักเรียนเขียนจดหมายขอลาหยุดเรียนกรณีมีกิจธุระจำเป็นต่าง ๆ ที่มาเรียนไม่ได้ตามปกติ จดหมายติดต่อองค์กรภายนอกขอความร่วมมือไปศึกษาแหล่งเรียนรู้ภายนอก จดหมายขอความอนุเคราะห์วิทยากรจากองค์กรอื่นมาบรรยายหรือสาธิตความรู้แก่นักเรียนในโรงเรียน เป็นต้น ครับ
ประโยชน์ของจดหมายกิจธุระ
๑. ใช้สื่อสารแทนการพูดจา
๒. ใช้เพื่อบอกกล่าวข้อความบางประการที่ไม่อาจพูดจากันโดยตรงได้
๓. ใช้เป็นสื่อสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่ไม่รู้จักกัน เช่น การเขียนจดหมายสมัครงาน จดหมายเพื่อหามิตรต่างโรงเรียน
๔. ใช้เป็นเอกสารสำคัญ ถือว่าเป็นลายลักษณ์อักษรสามารถใช้อ้างอิงเป็นหลักฐานได้
มารยาทในการเขียนจดหมาย
๑. ควรใช้กระดาษและซองสีสุภาพ หมายถึง กระดาษที่ใช้เขียนจดหมายต้องมีความสะอาดเรียบร้อย ไม่ขาดหรือยับยู่ยี่ สีของกระดาษมีสีที่ไม่ฉูดฉาด กระดาษมีขนาดมาตรฐาน ซองจดหมายมีขนาดมาตรฐานตามที่ไปรษณีย์รับรอง
๒. ตัวหนังสือรวมถึงตัวเลขต้องชัดเจน ควรเขียนด้วยปากกาสีดำหรือสีน้ำเงินเท่านั้น ไม่ควรใช้ปากกาสีอื่น
๓. ไม่ควรใช้ภาษาพูดในการเขียนจดหมาย เช่นคำว่า “มาช่วยงานทำบุญที่บ้านหลานได้ไหม” ไม่ควรเขียนเป็น “มาช่วยงานทำบุญที่บ้านหลานได้มั้ย”
๔. ใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายให้เหมาะสมตามธรรมเนียมนิยม
๕. เขียนจดหมายเสร็จแล้วต้องพับให้เรียบร้อย ไม่ควรพับจดต้องใช้เวลามากในการคลี่จดหมาย
๖. ไม่ควรสอดธนบัตรหรือสิ่งของมีค่าลงไปในซองจดหมาย
๗. เขียนคำนำหน้าชื่อผู้รับบนจ่าหน้าให้ถูกต้อง ตามความนิยมและความเหมาะสม เช่น คุณพ่อ, นายแพทย์, คุณครู, ดร., ร้อยตำรวจตรี เป็นต้น
๘. ต้องเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้ให้ชัดเจน ณ ตำแหน่งเริ่มจากมุมกึ่งกลางของซองจดหมายด้านขวามือ
๙. ต้องเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้ส่งไว้ที่มุมบนด้านซ้ายของซองจดหมายด้วย หากไปรษณีย์ส่งจดหมายถึงผู้รับไม่ได้ (ในกรณีไม่ถึงผู้รับ) จะได้ส่งคืนเจ้าของจดหมายถูก
Filed under: การเขียน, การเขียนจดหมายกิจธุระ/การเขียนจดหมายเชิงกิจธุระ, จดหมาย | Tagged: การเขียนจดหมายกิจธุระ, การเขียนจดหมายเชิงกิจธุระ, ความหมายการเขียนจดหมายกิจธุระ, จดหมายกิจธุระ หมายถึง, ประเภทของจดหมายกิจธุระ, ประโยชน์ของจดหมายกิจธุระ, มารยาทในการเขียนจดหมาย | Leave a comment »
เขียนจดหมายด้วยลายมือ เป็นวิธีติดต่อสื่อสารที่คร่ำครึโบราณไปหน่อย แต่ไม่เชื่อก็ต้องเชื่อว่า มีข้อดีอยู่หลายข้อที่หาไม่ได้จากโลกออนไลน์ทุกวันนี้
การสื่อสารทางตัวอักษรผ่านโลกออนไลน์ทุกวันนี้ ทำให้เราติดต่อกันง่ายและรวดเร็วมากขึ้นแต่ก่อน แต่เชื่อเถอะว่าข้อความที่พิมพ์ถึงกันนั้น อ่านแล้วไม่ซึ้งเท่ากับข้อความที่เขียนด้วยจากลายมือแน่นอน ที่สำคัญคือ การเขียนจดหมายหากันด้วยลายมือมีข้อดีหลายข้อที่โลกออนไลน์ไม่มี โดยเฉพาะ 5 ข้อดีต่อไปนี้ที่คนยุคออนไลน์อย่างเราอ่านแล้วจะพบว่านี่คือเรื่องจริง
1. ลายมือสะท้อนสุขภาพสมอง
ลายมือของเราบ่งบอกปัญหาสุขภาพสมองได้ จากผลการวิจัยหนึ่งเผยว่า การเขียนสะท้อนสุขภาพสมอง เพราะในขณะที่มือเขียน สมองของเราจะทำการเชื่อมโยงประสาทสัมผัสระหว่างแขนและมือที่เขียนกับการสะกดคำในสมอง ให้ทำงานสัมพันธ์กันเพื่อควบคุมลักษณะลายมือให้ออกมาสวยงาม ดังนั้น หากเราเขียนหนังสือไม่สวย ก็อาจเป็นไปได้ว่าประสาทสัมผัสของเรากำลังมีปัญหา ในขณะที่การส่งข้อความหากันในโลกออนไลน์นั้น อีกฝ่ายไม่สามารถรับรู้ได้ว่าสุขภาพของเราเป็นอย่างไร
2. ช่วยให้ความสัมพันธ์เหนียวแน่นมากขึ้น
การเขียนจดหมายด้วยลายมือทำให้ความสัมพันธ์เหนียวแน่น ยาวนานกว่าการพิมพ์ข้อความส่งหากัน เพราะการอ่านลายมือจะทำให้เรารู้ถึงความตั้งใจจริง และความจริงใจของผู้ส่งมา ซึ่งสามารถเกิดเป็นความรู้สึกดี ๆ ที่กลายเป็นความรู้สึกผูกพันมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยไม่รู้ตัว ในขณะที่การพิมพ์ข้อความนั้น เราไม่สามารถรับรู้ได้เลยว่าข้อความที่ส่งมาถูกส่งมาด้วยความตั้งใจมากน้อยแค่ไหน และสิ่งที่น่าคิดอีกอย่างก็คือ การพิมพ์โต้ตอบกัน ก็ใช่ว่าจะหมายถึงอยากคุยด้วย ดังนั้น ใครที่ได้รับจดหมายเขียนด้วยลายมือ ควรดีใจเถอะว่า คนเขียนเขาอยากติดต่อด้วยจริง ๆ
3. ฝึกนิสัยความละเอียด รอบคอบ
การเขียนจดหมายด้วยลายมือทำให้เราได้ฝึกนิสัยมีความละเอียดรอบคอบ เพราะเราต้องระวังเรื่องการเขียนคำผิด โดยที่ควรเขียนให้ผิดพลาดน้อยที่สุด เพราะถ้าลบบ่อยจะทำให้หน้ากระดาษไม่สวยงามทันที อ่านแล้วไม่ลื่นไหล อีกทั้งยังต้องระวังเรื่องคำฟุ่มเฟือยที่จะทำให้เปลืองพื้นที่หน้ากระดาษด้วย ในขณะที่การพิมพ์ข้อความตามความคิดนั้น หากผิดพลาดเราก็แค่กดลบแล้วพิมพ์ใหม่เท่านั้น
4. ตราตรึงในความทรงจำมากกว่า
แปลกแต่จริงที่เรามักจะสะสมจดหมายหรือโปสการ์ดที่เขียนด้วยลายมือมากกว่าการสะสมข้อความที่พิมพ์มา ส่วนหนึ่งเป็นเพราะสิ่งเหล่านี้มีคุณค่าทางจิตใจ ซึ่งเป็นหลักฐานความทรงจำที่ชัดเจนว่าคนเขียนมีตัวตนจริง ๆ และเขาก็ตั้งใจส่งมาถึงเรา ยกตัวอย่างเช่น ในสมัยสงครามโลก ทหารจะเขียนจดหมายส่งมาหาคนที่บ้านเพื่อบอกเล่าถึงสารทุกข์สุขดิบของตัวเอง ส่วนคนที่บ้านก็รอคอยว่าเมื่อไรจะส่งมาอีก เพราะถ้าหากยังส่งมาเรื่อย ๆ ก็แสดงว่ายังมีชีวิตอยู่ หรือแม้แต่คู่รักหนุ่มสาวที่รอคอยจดหมายตอบโต้ของกันและกัน เป็นต้น
5. รับรู้ได้ถึงรสนิยมของผู้เขียน
ข้อดีในข้อนี้ถือเป็นเสน่ห์อย่างหนึ่งของการเขียนจดหมายด้วยลายมือ เพราะสามารถสะท้อนได้ถึงรสนิยมของผู้เขียนในยุคสมัยนั้น ๆ เช่น อุปกรณ์เครื่องเขียน สำนวนการเขียน ลักษณะกระดาษที่ใช้ ลักษณะตรายางไปรษณีย์ รวมถึง แสตมป์บนซองจดหมาย เป็นต้น ในขณะที่การส่งข้อความหากัน เราไม่สามารถรับรู้ได้ถึงรสนิยมเหล่านั้นของผู้ส่งได้เลย
การเขียนจดหมายด้วยลายมือก็เป็นอีกหนึ่งวิธีสุดคลาสสิกที่น่าลองไม่หยอกเลยนะคะ ดังนั้น ถ้ายังไม่อยากให้วัฒนธรรมการเขียนจดหมายแบบนี้จางหายไปพร้อมกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ก็หันมาติดต่อกันทางจดหมายกันให้มากขึ้น เชื่อว่าถ้าทำแล้ว คุณจะหลงเสน่ห์วิธีการเขียนจดหมายแบบเดิม ๆ นี้โดยไม่รู้ตัวเลยล่ะ