โปรแกรมประมวลผลคำมีประโยชน์อะไรบ้าง

วัตถุประสงค์การเรียนรู้ทักษะขั้นต้นสำหรับการทำงาน: การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ

เพื่อให้ผู้เรียนสามารถ

1) จัดการงานเอกสาร โดยการ

• จัดการเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• แสดงมุมมองของเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• ค้นหาข้อความบนเอกสาร และการแทนที่ได้ตามคู่มือการใช้งาน
• เคลื่อนย้ายข้อมูลบนเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• ยกเลิกการกระทำบนเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน

2) จัดรูปแบบข้อความ โดยการ

• ปรับแต่งรูปแบบตัวอักษรในเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• จัดรูปแบบเอกสารด้วยสไตล์ได้ตามคู่มือการใช้งาน
• ใช้เครื่องหมายนำหน้าหัวข้อในเอกสารได้ตามเงื่อนไขที่กำหนด

3) จัดการกับย่อหน้าในเอกสาร โดยการ

• จัดรูปแบบย่อหน้าเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• ปรับแต่งเอกสารด้วยชุดรูปแบบได้ตามคู่มือการใช้งาน
• แบ่งส่วนเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน

4) แทรกวัตถุลงบนงานเอกสาร โดยการ

• แทรกวัตถุในเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• ปรับแต่งวัตถุในเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• แทรกตารางในเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• ปรับแต่งตารางได้ตามคู่มือการใช้งาน

5) จัดรูปแบบเอกสาร โดยการ

• กำหนดค่าหน้ากระดาษในเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• จัดรูปแบบหน้ากระดาษในเอกสารได้ตามคู่มือการใช้
• แทรกหัวหรือท้ายกระดาษในเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน

6) พิมพ์เอกสาร โดยการ

• ตั้งค่าการพิมพ์ในเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน

7) ตรวจทานงานเอกสาร โดยการ

• ตรวจสอบแก้ไขสะกดคำและไวยากรณ์ในเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• ตรวจสอบสถิติจำนวนคำในเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน
• จำกัดการแก้ไขเอกสารได้ตามคู่มือการใช้งาน

ที่มา: สถาบันคุณวุฒิวิชาชีพ (องค์การมหาชน)

               โปรแกรมการประมวลผลคำ (Word Processing) เป็นการนำหลายๆคำมาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด ซึ่งเราสารารถกำหนดได้ว่าจะมีกีตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัด หรือหน้าละกี่บรรทัด กั้นระยะหน้าหลังเท่าไร และสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้สะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้น ๆ ออกมากี่ชุดก็ได้ ซึ่งเอกสารที่ได้จะเหมื่อนกันทุกปรการโปรแกรมหรือ

ชุดคำสั่งที่เราสามารถทำงานเอกสารและสั่งงานต่างๆนี้ได้มีชื่อเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word Processor Program)

            โปรแกรมประมวลผลคำ เป็นโปรแกรมที่ช่วยสร้างเอกสารประเภทต่าง ๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วอาทิเช่น จดหมาย บันทึกข้อความ ใบปะหน้าโทรสาร แบบฟอร์มต่าง ๆ เป็นต้น โดยเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ผู้ใช้สามารถเพิ่มเติมหรือแก้ไขข้อมูลที่เก็บได้โดยที่ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งหมด

                           1.2 วิวัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคำ

              โปรแกรมประมวลผลคำยุคแรก ๆ ใช้โปรแกรมของต่างๆประเทศ เช่น โปรแกรม WORD STAR ของบริษัทไมโครโปร จำกัด ซึ่งสามารถพิมพ์ข้อความได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น จึงทำให้ไม่ได้รับความนิยมจากผู้ใช้ชาวไทยนัก ต่อมาในปี พ.ศ. 2529 นายแพทย์ชุษณะ มากรสาร ได้พัฒนาโปรแกรมประมวลผลคำที่มีชือว่า "ราชวิถีเวิร์ดพัซี (Rajavithi Word PC)" ซึ่งโปรแกรมนี้เขียนขึ้นด้วยภาษา Assembly ทั้งหมด การใทช้งานเหมือนโปรแกรม  WORDSTAR สามารถพิมพ์ข้อความได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ และมีการปรับปรุงพัฒนามาเรื่อย ๆ จึ่งได้รับความนิยมจากผู้ใช้อย่างสูงสุดในเวลาต่อมา ในปี

2532 สถาบันบริการคอมพิวเตอร์ และภาควิชาวิศรกรรมคอมพิวเตอร์  คณะวิศวกรรมศาสตร์จุฬาลงกรณ์หมาลัยได้รวมมือกันพัฒนา

            โปรแกรมจัดพิมพ์เอกสาร์ภาษาไทยและอังกฤษ โดยออกแบบให้ง่ายต่อการใช้งานและมีความสามารถได้ในการใช้งานและมีความสามารถใช้งานเช่นเดียวกับโปรแกรมโปรมวลผลต่างๆ โดยตั้งชื่อว่า "ซียูไรด์เตอร์"  มีลักษณะการทำงานเหมือน WORDSTAR และประกาศให้ใช้เป็นโปรแกรมสาธารณะ (Public Domain)  โปรแกรมประมวลผลคำในปัจจุบันจะใช้ซุดซอฟต์แวร์ซึ่งเป็นโปรแกรมสำเร็จรูป (Package) ชุดซอฟต์แวร์นี้เรียกว่า "โปรแกรมชุดสำนักงาน  (Office Program)" โดยบริษัทไมโครซอฟต์คอร์เปอร์เรชั้น ได้ผลิตโปรแกรมชุดไมโครซอฟต์ออฟฟิศ ออกสู่ตลาดครั้งแรกชือว่า "ไม่โครซอฟต์ออฟฟิศ รุ่น 4.3"

ซึ่งประกอบด้วย 1 word 2 Excel 3 Access 4 Database Software

5 Power Point 6 Presentation Software ซึ่งมีการพัฒนามาเรื่อยๆ

2.0 และ 6.0 เป็นโปรแกรมที่ทำงานบนระบบ windows ของบริษัทไมโครซอฟต์และเป็นซอฟต์แวร์ที่มีลิขสิทธิ์ (License) และพัฒนาปรับปรุงเป็นไมโครซอฟออฟฟิศ 2007 ปัจจุบันได้พัฒนาปรับปรุงเป็นไมโครซอฟออฟฟิศ 2010

                          1.3 คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี

1.3.1 มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help)

       โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีต้องมีระบบขอความช่วยเหลือ ที่ค่อยช่วยให้นำแนนนำช่วยแหลือให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้อย่างสะดวกและรวจเร็ว เช่น หากเกิดปัญหากับการใช้งานหรือสงสัยเกียวกับวิธีการใช้งานแทนทีจะต้องเปิดหาในหนังสือคู้มือการใช้งานของโปรแกรมก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที

1.3.2 มีระบบอัติโนมัติ 
  
      โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีระบบอัติโนมัติ ที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับเอกสาร ได้อย่างสะดวกสะบายมากขึ้น เช่น การตรวจสอบอัติโนมัติ (Auto Format) การแก้ไขอัติโนมัติ (Auto Correct)  มีระบบใส่ข้อความอัตโนมัติ ตรวจสอบการสะกดคำผิดได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษเป็นต้น

1.3.3 การใช้ข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้

       โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรมีความสามารถในการทำงานที่สร้างด้วยโปรแกรมอื้นได้มาใช้งานร่วมกับโปรแกรมได้ เช่น การแทรก
ภาพอะกษร สัญลักษร์ เป้ฯต้น นอกจากนี้ ครวมีความสามารถในการดึงโปรแกรมเอกสารจากโปรแกรม Word  Processing อื่น ๆ มาใช้งานโปรแกรมได้ 

1.3.4 เรียนรู้การใช้งานได้ง่าย

      โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีไม่ควรใช้เวลานานเกินไปสำหรับการเรียนรู้โปรแกรมครวมี บทเรียนสอนหรือสาธิต เกียวกับขี้นตอนต่าง ๆ ในการใช้งานโปรแกรม เพือให้สามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวจเร็ว

1.3.5 มีระบบค้นหาและแทนที่คำ
      
       โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรมีระบบการแทนที่คำให้ช่วยจัดการรูปแบบค้นหาคำเพือการแก้ไขหรือการแทนคำได้สะดวกรวจเร็ว

1.3.6 จัดรูปแบบเอกสารได้สะดวก

      โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีเครื่องมือที่ช่วยรูปแบบจัดการ้เอกสารได้สะดวก และซึ่งครวมีความสามารถจัดเอกสารรูปแบบได้รวจเร็ว มีขั้นตอนการจัดรูปแบบที่ไม่ยุงยาก

1.3.7 กำหนรูปแบบอักษรได้หลากหลายขนาด

       โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรมีคุณสมบัติในการเปลียนแปลงและกำหนดรูปแบบของอักษร ของขนาดตัวอักษรได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งตัวอักษรพิเศษต่างๆ โดยที่ไม่มีในแป้นพิมพ์ด้วย

             1.4 ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผล

           ปันจุบันสำนักงานทั้งภาครัฐและเอกชน ได้มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่าง ๆ แทนเครื่องพิมพ์ดีดมากขึ้น ทั้งนี้เนื่องจากความก้าวหน้าของเทลโนโลยีคอมพิเตอร์โดยเฉพาะอย่าวยิ่งการพัฒนาความสามารถคัวประมวลผลและการเก็บข้อมูลของหน่วยเก็บขอมวลสำของต่างๆ มีความจสูงขึ้น รวมถึงการผลิดเครื่องพิมพ์ ความเร็วสูงประกอบกับราคาเครื่องถูกมาก ทำให้สำนักงานต่างๆ หันมาใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการประมวลผลข้อมูล โดยสามารถแลือกแบบ อักษรแก้ไข เพิ่มเติม ปรับปรุง แทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบเขตหน้ากระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์ออกมา นอกจากนี้ยัง สามารถบันทึกเอกสารต่าง ๆ ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่ได้เก็บบันทึกไว้ขึ้นมาใช้งานภายหลังได้

            1.5 ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ

  1.5.1 การเก็บเอกสาร

           การจัดเก้บเอกสารที่พิมพ์ขึ้นด้วยการดาษนั้น อาจจะสูญเสียหายหรือฉีกขาดได้แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ ไฟล์นั้นจะอยู่ครบถ้วยตราบที่สือใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล เช่น แผ่นซีดี ฮาร์ดิก อยูในสภาพดีและสำบูรณ์

1.5.2 การค้นหาและเรียกใช้งานข้อมูล

         โปรแกรมประมวลผลคำจะมีความสามารถใช้ค้นหาข้อความหรือคำที่เราต้องการหรือแทนทีคำหรือข้อความด้วยคำใหม่โดยอันติโนมัตตลอดการเรียกใช้ข้อมูลก็ทำโดยงายและสะดวกเพียงแต่ทราบชื่อของไฟล์ จะไม่ยุ่งยาก เหนือนกับการเก็บเอกสาร และเรียกใช้เอกสาร

1.5.3 การทำสำเนา

         การทำสำเนาเอกสารด้วยเครื่องพิพม์ดีดจะต้องใช้กระดาษคาร์บอน และสามารถทำสำเนาได้เพียงครั้งล่ะ 3 - 4 แผ่น ในขณะคอมพิวเตอร์สามารถทำได้ไม่จำกัดและทุกสำเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกัน

1.5.4 การเปลียนแปลงแก้ไข้เอกสาร

          การพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะมีการพิมพ์ผิดอยู่เสมอ ๆ ทำให้เสียเวลาค่อนข้างมาก นอกจากนี้เครื่องพิมพ์ดีดเท่าที่ครวและจะปรากฎรอยการแก้ไขขูดลบ แต่คอมพิวเตอร์จะแก้ไข้เอกสารในการลบในไฟล์ ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

1.5.5 การจัดรูปแบบเอกสาร
  
         โปรแกรมประมวลผลคำมีความสามารถในการจัดทำแบบเอกสารได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพ เช่น การกั้นระยะห่างหน้าและ หลัง การใส่ข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การจัดเอกสารหลายคอลัมน์ การจัดรูปแบบอัติโนมัต  ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงานเหนือกว่าการทำงานแบบเอกสารธรรมด

โปรแกรมประมวลคำใช้ทำอะไรได้บ้าง

โปรแกรมประมวลผลคำ Microsoft Word เหมาะสำหรับงานใด

โปรแกรมประมวลผลคำมีความสําคัญอย่างไร เฉลย