การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data collection)
ขั้นแรกที่จะต้องทำก็คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างไม่ต้องสงสัย ซึ่งขั้นตอนนี้อาจจะเกิดขึ้นโดยเป็นการรวบรวมจากแหล่งข้อมูลที่มีอยู่แล้ว หรือมันอาจจะเป็นการรวบรวมข้อมูลด้วยมือมากกว่า
อย่างไรก็ตามข้อมูลก็จะถูกรวบรวมไว้ด้วยกัน มันเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมากสำหรับรูปแบบและลำดับที่เหมาะสม และมันก็สามารถที่จะนำมาใช้ในส่วนที่เหลือของกระบวนการประมวลผลข้อมูลของคุณได้อีก ยกตัวอย่างเช่น คุณสามารถประมวลผลข้อมูลที่ไม่มีการจัดเรียงลำดับได้หรือไม่? และถ้าคำตอบของคุณคือ "ไม่" คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกเก็บรวบรวมในรูปแบบที่มีการจัดเรียงตามลำดับเรียบร้อยแล้ว
การจัดเตรียมข้อมูล (Preparation)
ในลำดับถัดไป นั่นก็คือการจัดเตรียมข้อมูล ซึ่งเป็นกระบวนการที่จำเป็นต้องทำกับข้อมูลดิบที่ได้ทำการรวบรวมมา เพื่อปรับเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสม ที่จะนำไปโหลดเพื่อเก็บเข้าฐานข้อมูล หรือนำไปวิเคราะห์ เนื่องจาก การทิ้งข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือไม่เกี่ยวข้อง จะเป็นการช่วยลดระยะเวลาในการประมวลผลข้อมูล และยังเป็นการช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ชักนำให้เข้าใจผิด ได้เช่นกัน
อินพุต (Input)
ในระหว่างขั้นตอนนี้ ข้อมูลที่สามารถนำไปใช้งานได้ จะถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องสามารถอ่านได้ (Machine-readable) เพื่อที่จะสามารถผลักดันให้เหมาะสมกับเครื่องมือและวิธีการที่จะทำการวิเคราะห์ โดยในขั้นตอนนี้ของข้อมูลหรือการหยุดทำงานนี้ อาจจะต้องใช้เวลาที่นานมาก เท่ากับว่าข้อมูลต้องได้รับการตรวจสอบจากการป้อนข้อมูลของมัน ทั้งนี้ก็เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดและมันอยู่ในรูปแบบที่แอพพลิเคชั่นสามารถประมวลผลได้ สำหรับข้อมูลใดๆ ที่ขาดหายไปและผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง
การประมวลผลข้อมูล (Processing)
การประมวลผลข้อมูลคือ ข้อมูลจะถูกจัดการโดยใช้อัลกอริทึม เพื่อสร้างข้อมูลที่ใช้งานได้และจำเป็นต่อการใช้งาน (Meaningful Information) มากยิ่งขึ้น
ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ (Output)
ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ คือผลลัพธ์ของข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว จากนั้นจะสามารถแสดงต่อผู้ใช้ในรูปแบบที่พวกเขาสามารถเข้าใจได้ ยกตัวอย่างเช่น การนำเสนอในรูปแบบของรายงาน (Report), การแสดงผลด้วยกราฟ (Graph), วิดีโอ (Video), เสียง (Audio) หรือ เอกสาร (Document) ข้อมูลที่จำเป็นต่อการใช้งานนี้ สามารถนำมาใช้เพื่อช่วยผู้ใช้ในการตัดสินใจ เกี่ยวกับข้อมูลดังกล่าว การเลือกใช้โปรแกรมสร้างไฟล์ข้อมูล ผู้ใช้ต้องคำนึงถึงโปรแกรมสำเร็จรูปในการวิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติว่าสามารถอ่านไฟล์ประเภทใดได้บ้าง ซึ่งโปรแกรมสำเร็จรูปทางสถิติมีการพัฒนาขึ้นเพื่อให้สามารถอ่านไฟล์ข้อมูลได้หลายประเภท ทั้งไฟล์ข้อมูลแบบเท็กซ์และไฟล์โปรแกรมเฉพาะโปรแกรม
ในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ ที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อน การประมวลผลข้อมูล เป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายอย่าง ประกอบกันคือ
1. การรวบรวมข้อมูล
2. การแยกแยะ
3. การตรวจสอบความถูกต้อง
4. การคำนวณ
5. การจัดลำดับหรือการเรียงลำดับ
6. การรายงานผล
7. การสื่อสารข้อมูลหรือการแจกจ่ายข้อมูลนั้น
วิธีการประมวลผล มี 2 ลักษณะ คือ
(1) การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing)
หมายถึงการทำงานในขณะที่ข้อมูลวิ่งไปบนสายสัญญาณเชื่อมต่อ
จากเครื่องปลายทาง (terminal) ไปยังฐานข้อมูลของเครื่องหลักที่ใช้ในการ ประมวลผล
การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นการประมวลผลโดยทันทีทันใด เช่น การจองตั๋วเครื่องบินการซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า การฝากถอนเงิน
เอทีเอ็ม การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นวิธีที่ใช้กันมากวิธีหนึ่ง
(2) การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing)
หมายถึงการประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้งๆ เช่น เมื่อต้องการ
ทราบข้อมูลผลสำรวจความนิยมของประชาชนต่อการเลือกตั้ง สมาชิกสภา
ผู้แทน หรือที่เรียกว่า โพล (poll) ก็มีการสำรวจข้อมูลเพื่อ เก็บรวบรวม
ข้อมูลเมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็นำมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์
แล้วนำข้อมูลนั้นมาประมวลผลตามโปรแกรมที่ได้กำหนดไว้ เพื่อรายงาน
หรือสรุปผลหาคำตอบกรณีการประมวลผลแบบกลุ่มจึงกระทำในลักษณะ
เป็นครั้งๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์โดยจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อน
1) การเตรียมข้อมูลนำเข้า (Input Data)
การเตรียมข้อมูลนำเข้า เป็นขั้นตอนของการเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่พร้อมจะทำการประมวลผล โดยข้อมูลเหล่านี้อาจได้มาจากการสัมภาษณ์ การจดบันทึก การสังเกต หรือข้อมูลจากแบบฟอร์มต่างๆ
การเตรียมข้อมูลนำเข้า แบ่งออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ ดังนี้
- การลงรหัส (Coding)
เป็นการใช้รหัสแทนข้อมูลทำให้ข้อมูลอยู่มนรูปแบบที่กะทัดรัดสะดวกในการประมวลผลเช่นข้อมูลเพศของนักศึกษาแบ่งออกเป็น
M หมายถึง เพศชาย
F หมายถึง เพศหญิง
- งานบรรณาธิการเบื้องต้น (Preliminary Editing)
เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นไปได้ของข้อมูล หากข้อมูลมีข้อผิดพลาดก็ทำการปรับปรุงแก้ไข
- การแยกประเภท (Classifying)
เป็นการจัดประเภทข้อมูลให้เป็นกลุ่มตามลักษณะของข้อมูล เพื่อสะดวกในการนำไปประมวลผล
- การบันทึกข้อมูลในสื่อที่เหมาะสม
เป็นการบันทึกข้อมูลลงในอุปกรณ์เพื่อนำไปใช้ในการประมวลผล เช่น การบันทึกข้อมูลลงในแผ่นดิสก์เก็ต
2) การประมวลผล (Processing)
การประมวลผล หมายถึงการนำข้อมูลที่เตรียมไว้มาทำการประมวลผล โดยกรรมวิธีใดกรรมวิธีหนึ่ง หรือหลายกรรมวิธี เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ สามารถนำไปใช้งานได้
3) การแสดงผลลัพธ์ (Output)
การแสดงผลลัพธ์ หมายถึงการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาใช้งานในด้านต่างๆ รวมถึงการเคลื่อนย้ายข้อมูลข่าวสารต่างๆด้วย
รูปที่ 2.1 แสดงขั้นตอนของการประมวลผลข้อมูล
ตัวอย่างที่ 2.1 การคำนวณหาพื้นที่ของสี่เหลี่ยมผืนผ้า เมื่อกำหนดค่าความกว้างและค่าความยาว
ข้อมูลนำเข้า
- ค่าความกว้าง
- ค่าความยาว
การประมวลผล
- คำนวณ พื้นที่ = ค่าความกว้าง x ค่าความยาว
ผลลัพธ์
- พื้นที่ที่คำนวณได้